10 সালে 2022টি সেরা নথি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার

বিশ্বজুড়ে অফিসগুলো কাগজবিহীন হয়ে যাচ্ছে। ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবসায়িক নথিতে পূর্ণ কক্ষ প্রতিস্থাপন করেছে। তার উপরে, এটি বুদ্ধিমান অটোমেশন, কম ত্রুটি, অতিরিক্ত সঞ্চয়, উন্নত নিরাপত্তা এবং আরও অনেক কিছুর মতো সুবিধা নিয়ে আসে।

এবং এটি দ্রুত বৃদ্ধি পাচ্ছে।

ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার বাজার বর্তমানে 5.5 সালে 2022 বিলিয়ন মার্কিন ডলারে দাঁড়িয়েছে এবং 16.4 সালের মধ্যে এটি 2029 বিলিয়ন মার্কিন ডলারে উন্নীত হবে। 16.8% সিএজিআর।

আসুন দেখি কিভাবে আপনি দক্ষ নথি ব্যবস্থাপনার মাধ্যমে আপনার ব্যবসার প্রক্রিয়াগুলিকে অপ্টিমাইজ করার প্রবণতায় ঝাঁপিয়ে পড়তে পারেন। এই নিবন্ধটি বাজারে শীর্ষ 5 নথি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার নিয়ে আলোচনা করবে। নেতৃস্থানীয় সংস্থাগুলি তাদের কাগজ-ভিত্তিক প্রক্রিয়াগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করতে এবং নথির নিরাপত্তা, সূচীকরণ এবং সামগ্রিক নথি প্রক্রিয়াকরণের জন্য নীচে উল্লিখিত DMS সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করে।

যদি আপনার কাছে সময় কম থাকে, তাহলে এখানে 5 সালের সেরা 2022টি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার সুপারিশ এবং কীভাবে তারা একে অপরের সাথে তুলনা করে:

---

নথি ব্যবস্থাপনা কি?

ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট হল ক্যাপচার, ট্র্যাকিং, নিষ্কাশন, যাচাইকরণ, অনুমোদন, এবং ছবি, ইমেল, ওয়ার্ড ডকুমেন্ট, পিডিএফ, এবং অন্যান্য ব্যবসা-সম্পর্কিত নথি বিন্যাসের মতো নথি সংরক্ষণ করার একটি প্রক্রিয়া।

ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট নথির জীবনচক্রের সবকিছুকে অন্তর্ভুক্ত করে – প্রজন্ম থেকে নিষ্পত্তি পর্যন্ত।

---

ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার কি?

ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার (DMS) হল বুদ্ধিমান অটোমেশন সফ্টওয়্যার যা নথির জীবনচক্রের প্রতিটি দিককে ওয়ার্কফ্লো অটোমেশনের সাথে স্বয়ংক্রিয় করে, যেমন তৈরি, ক্যাপচার, ডেটা নিষ্কাশন, শ্রেণীবিভাগ, যাচাইকরণ, অনুমোদন, পরিবর্তন, ডাটাবেস সিঙ্ক্রোনাইজেশন, স্টোরেজ এবং নিরাপত্তা।

ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ডকুমেন্ট ট্যাগিং, ফুল-টেক্সট অনুসন্ধান (এটি আপনাকে কীওয়ার্ড অনুসন্ধান করে ফাইলগুলি অনুসন্ধান করতে দেয়), এবং ভূমিকা-ভিত্তিক অ্যাক্সেস স্টোরেজ সুবিধার মতো বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে আপনার ফাইলগুলি খুঁজে পাওয়া এবং কাজ করা সহজ করে তোলে।

যাইহোক, এটি কেবল নথি সংরক্ষণের চেয়ে বেশি; এটি আপনার ডাটাবেস সংগঠিত করে, ডাটা এন্ট্রির মতো ম্যানুয়াল কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করে, কর্মচারীর উত্পাদনশীলতা উন্নত করে এবং অডিটের জন্য কার্যকলাপের লগগুলি বজায় রাখে।

---

একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বেছে নেওয়ার সময় যে বৈশিষ্ট্যগুলি দেখতে হবে৷

একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম খোঁজার সময় এই বৈশিষ্ট্যগুলি দেখুন:

• নথি ইনপুট - আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একাধিক উত্স থেকে নথি ক্যাপচার করতে পারেন?
• ডকুমেন্ট ইনডেক্সিং - আপনি কি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথি সাজাতে পারেন?
• নথি অনুসন্ধান - আপনি কীওয়ার্ড ব্যবহার করে নথি অনুসন্ধান করতে পারেন?
• ডকুমেন্ট প্রসেসিং - আপনি কি OCR ব্যবহার করে ডকুমেন্ট থেকে ডেটা বের করতে পারবেন?
• ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন - আপনি কি ডকুমেন্ট প্রসেসিং স্বয়ংক্রিয় করতে ওয়ার্কফ্লো ব্যবহার করতে পারেন?
• ডকুমেন্ট সিকিউরিটি - ডকুমেন্টগুলো কি নিরাপদ স্টোরেজে রাখা আছে? আপনার কি ভূমিকা ভিত্তিক অ্যাক্সেস আছে?
• কাস্টমাইজেশন - আপনি কি ওয়ার্কফ্লো এবং প্রক্রিয়াগুলি কাস্টমাইজ করতে পারেন?
• ইন্টিগ্রেশন - এটি কি আপনার ব্যবহার করা ব্যবসায়িক সরঞ্জামগুলির সাথে একীভূত হয়?
• নমনীয় হোস্টিং - আপনি কি অন-প্রিমিস বা ক্লাউড স্টোরেজ বিকল্পগুলি বেছে নিতে পারেন?

---

5 সালে শীর্ষ 2022 নথি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার

#1 ন্যানোনেটস

Nanonets হল একটি AI-ভিত্তিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার যাতে অন্তর্নির্মিত শক্তিশালী OCR, নো-কোড ওয়ার্কফ্লো এবং নিরাপদ স্টোরেজ রয়েছে। Nanonets নথি ক্যাপচার, ডেটা নিষ্কাশন, নথি যাচাইকরণ, নথি অনুসন্ধান, নথি সংরক্ষণাগার এবং আরও অনেক কিছুর মতো সমস্ত নথি প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করতে পারে। আপনি ভূমিকা-ভিত্তিক অ্যাক্সেস এবং নমনীয় হোস্টিং বিকল্পগুলির সাথে আপনার নথিগুলি নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন।

Nanonets নো-কোড কাস্টম ডকুমেন্ট ওয়ার্কফ্লো, 5000+ ইন্টিগ্রেশন এবং উন্নত OCR সফ্টওয়্যার সহ নথি ব্যবস্থাপনাকে সহজ করে।

ভালো দিক

• Gmail, ড্রাইভ, আউটলুক এবং আরও অনেক কিছুর মতো ডেটা উত্স থেকে সহজেই নথি ক্যাপচার করুন৷
• নথিগুলি ক্যাপচার, ডিজিটাইজ, যাচাই এবং সঞ্চয় করতে স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ
• অনুমোদন কর্মপ্রবাহ সব পতাকাঙ্কিত নথি অনুমোদন পেতে
• API এবং Zapier এর মাধ্যমে 5000+ অ্যাপের সাথে সহজ ইন্টিগ্রেশন
• নথি থেকে তথ্য বের করতে প্রাক-প্রশিক্ষিত OCR API মডেল
• >95% নির্ভুলতার সাথে রেকর্ড থেকে ডেটা বের করুন
• সহজে-ব্যবহারযোগ্য ইন্টারফেস - 30 মিনিট বা তার কম সময়ে এটি কীভাবে ব্যবহার করবেন তা শিখুন
• টেমপ্লেট এবং সহজ কাস্টমাইজেশন বিকল্প
• ভূমিকা ভিত্তিক অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ
• 24 × 7 সমর্থন

মন্দ দিক

• কোনো নথি তৈরির বিকল্প নেই
• ই-সাইনিং নথির জন্য ব্যবহার করা যাবে না

---

#2। হাডল

একটি নিরাপদ প্ল্যাটফর্মে দস্তাবেজ সহযোগিতা, পুনর্বিবেচনা, অনুমোদন এবং আলোচনাগুলি পরিচালনা করার জন্য একটি অনলাইন হাব তৈরি করার জন্য Huddle সংস্থাগুলির জন্য একটি অনলাইন নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম অফার করে৷

অনলাইন Google ড্রাইভ স্টোরেজের মতো, আপনি নিরাপত্তা বাড়াতে নির্বিঘ্নে ভাগ করতে পারেন, সীমিত অ্যাক্সেস প্রদান করতে পারেন বা আপনার ফাইলগুলিকে সুরক্ষিত করতে পারেন৷ হাডল পেইড প্ল্যানও অফার করে যা অতিরিক্ত স্টোরেজ স্পেস, অ্যাড-অন যেমন মোবাইল অ্যাপস, ভিডিও কনফারেন্সিং ক্ষমতা ইত্যাদি প্রদান করে।

ভালো দিক

• ব্যবহার এবং শিখতে সহজ
• নথি সংস্করণ
• সুরক্ষিত ক্লাউড ডকুমেন্ট স্টোরেজ
• বহিরাগত ব্যবহারকারীদের জন্য সহজ ফাইল শেয়ারিং বিকল্প
• সহজ অনবোর্ডিং প্রক্রিয়া
• মাইক্রোসফ্ট অফিস স্যুটের সাথে সহজ ইন্টিগ্রেশন

মন্দ দিক

• সহযোগিতা বৈশিষ্ট্য উন্নত করা যেতে পারে
• 2-ফ্যাক্টর প্রমাণীকরণের মতো উচ্চ-নিরাপত্তা বৈশিষ্ট্য অনুপস্থিত।

---

#3। আলফ্রেস্কো ওয়ান

আলফ্রেস্কো ওয়ান ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার এর জন্য ডিজাইন করা হয়েছিল এন্টারপ্রাইজ সামগ্রী পরিচালনা. এটি একটি ক্লাউড-ভিত্তিক পরিষেবা হিসাবে ব্যবহার করা যেতে পারে বা অন-প্রিমিসে ইনস্টল করা যেতে পারে। সফ্টওয়্যারটি এন্টারপ্রাইজ ডকুমেন্ট সার্চ, সুরক্ষিত স্টোরেজ, ওসিআর ডকুমেন্ট প্রসেসিং এবং বুদ্ধিমান ডকুমেন্ট অ্যানালিটিক্স সহ এন্টারপ্রাইজ সামগ্রীর দক্ষ পরিচালনার অনুমতি দেয়।

ভালো দিক

• দুর্দান্ত নথি সংরক্ষণ এবং ভাগ করার বৈশিষ্ট্য
• কাস্টমাইজেশন বিকল্প প্রচুর
• জটিল এবং বিস্তৃত ব্যবহারের ক্ষেত্রে।

মন্দ দিক

• ইউজার ইন্টারফেস খুব স্বজ্ঞাত নয়।
• সেটআপ করা কঠিন
• কর্মপ্রবাহগুলি বের করা জটিল।

---

#4। OpenKM

OpenKM হল একটি অল-ইন-ওয়ান ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম যা একটি প্ল্যাটফর্মে নথি ব্যবস্থাপনা, সহযোগিতা, বিতরণ এবং স্টোরেজের সমস্ত দিককে একত্রিত করে। এন্টারপ্রাইজ ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার এন্টারপ্রাইজ বিষয়বস্তুর উপর সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণের অনুমতি দেয়, বিস্তারিত কার্যকলাপ লগ সহ নিরাপত্তা বাড়ায় এবং অটোমেশনের সাথে নথির প্রবাহ বজায় রাখে।

ভালো দিক

• বৈশিষ্ট্য সমৃদ্ধ DMS প্ল্যাটফর্ম
• নন-টেক লোকেদের জন্য ভালো
• সহজ একীকরণ
• চমৎকার আপটাইম
• সমস্ত আপডেট হওয়া নথিতে ভাইরাসের জন্য স্ক্যান করুন

মন্দ দিক

• UI তারিখযুক্ত
• OCR সবসময় সঠিক নয়

---

ইফাইল ক্যাবিনেট

eFileCabinet হল একটি এন্টারপ্রাইজ-গ্রেড, ছোট এবং মাঝারি ব্যবসার জন্য ক্লাউড-ভিত্তিক নথি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার। eFileCabinet আপনাকে আপনার সমস্ত কাগজের নথি, ইমেল, চালান, চুক্তি এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্য এক জায়গায় পরিচালনা করতে দেয়।

ভালো দিক

• ফোল্ডার গঠন জন্য টেমপ্লেট
• ওয়ার্কফ্লো নির্মাতাকে টেনে আনুন
• নিরাপদ ফাইল স্টোরেজ

মন্দ দিক

• দীর্ঘ অনবোর্ডিং প্রক্রিয়া
• এটি বাল্ক পরিবর্তন সমর্থন করে না
• মাঝে মাঝে পিছিয়ে যায়

---

এখানে আরও কিছু ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম রয়েছে যার বিশেষ উল্লেখ প্রয়োজন:

গুগল ডকুমেন্টস

Google ডক্স হল একটি বিনামূল্যের নথি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার যা যেকোনো স্থান থেকে অ্যাক্সেস করা যেতে পারে, এটি বিশ্বের অন্যান্য অংশে ক্লায়েন্টদের সাথে দূর থেকে কাজ করা ফ্রিল্যান্সার এবং ছোট ব্যবসার জন্য একটি আদর্শ পছন্দ করে তোলে৷ বোনাস হিসেবে, গুগল ডক্স ওসিআর চিত্রগুলিকে সম্পাদনাযোগ্য পাঠ্যে রূপান্তর করতে পারে।

মাইক্রোসফট SharePoint

SharePoint সংস্থাগুলিকে নথিগুলি ভাগ করে নিতে, লোকেদের সাথে সংযোগ করতে এবং নথির প্রক্রিয়াগুলিকে স্ট্রিমলাইন করতে সহায়তা করে৷ SharePoint হল Google ড্রাইভের মতো, যেখানে কর্মীরা সহযোগিতা করতে পারে এবং সহজে অ্যাক্সেসের জন্য নথিগুলির একটি অভ্যন্তরীণ তালিকা বজায় রাখতে পারে। আপনি Microsoft Sharepoint এর সাথে একত্রিত করতে পারেন মাইক্রোসফট পাওয়ার অটোমেট আর ব্যবহার করুন স্বয়ংক্রিয় নথি কর্মপ্রবাহ.

দৃষ্টিভঙ্গি দল

ভিউপয়েন্ট টিম নির্মাণ পেশাদারদের জন্য একটি শক্তিশালী নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম। এটি একমাত্র সমাধান যা আপনার জন্য প্রয়োজনীয় সরঞ্জামগুলি সরবরাহ করে মামলা পরিচালনার ক্লায়েন্টদের সাথে সহযোগিতামূলক কর্মপ্রবাহ, নিরাপদ পর্যালোচনা এবং অনুমোদন সহ শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত নথির জন্য প্রক্রিয়া, এবং অ্যাক্সেস অধিকার নিয়ন্ত্রণ।

ODOO

ওডু হল একটি ওপেন সোর্স ইআরপি এবং সিআরএম সফ্টওয়্যার যেখানে ফিনান্স পেশাদারদের জন্য একটি ফ্রি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম মডিউল রয়েছে। Odoo সংস্থাগুলিকে নথির ডিজিটাইজ করার মাধ্যমে, নথির প্রক্রিয়াগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করে এবং অন্যান্য Odoo অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে নির্বিঘ্নে একত্রিত করার মাধ্যমে একটি কাগজবিহীন অ্যাকাউন্টিং বিভাগ রাখার অনুমতি দেয়৷

ডকমি

Dokmee হল একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার যা আপনাকে আপনার নথি, ইমেল এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ ফাইল সংরক্ষণ, সংগঠিত এবং শেয়ার করতে দেয়।

---

2023 সালে আপনার ব্যবসার জন্য সেরা নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম কোনটি?

আপনার ব্যবসা এবং প্রয়োজনীয়তার জন্য সেরা ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার নির্বাচন সহজ করতে আমরা উপরের নিবন্ধে উল্লিখিত পাঁচটি সেরা নথি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যারের উল্লেখযোগ্য বৈশিষ্ট্যগুলি ম্যাপ করেছি৷ স্ন্যাপশটটি একবার দেখুন, বিনামূল্যে ট্রায়াল চেষ্টা করুন, আপনার প্রয়োজনীয়তাগুলি ম্যাপ করুন এবং সেরা টুলটি নির্বাচন করুন৷

স্ন্যাপশট অনুযায়ী, Nanonets হল সেরা নথি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার। যদিও Nanonets-এর নথি তৈরির ক্ষমতা নেই, আপনি দ্রুত নথি তৈরি করতে Google স্যুটের সাথে সহজ ইন্টিগ্রেশন ব্যবহার করতে পারেন। Nanonets এছাড়াও মাইগ্রেশন সহায়তা সহ একটি বিনামূল্যের ট্রায়াল এবং বিনামূল্যে অ্যাকাউন্ট সেটআপ অফার করে৷

Nanonets দ্বারা অনুসরণ করা, OpenKM পরবর্তী সেরা নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম. এটি একটি ওপেন সোর্স ERM সফটওয়্যার। দস্তাবেজ পরিচালনার জন্য ব্যবহারের ক্ষেত্রে আর্থিক পেশাদারদের মধ্যে সীমাবদ্ধ এবং 15 দিনের জন্য একটি বিনামূল্যে ট্রায়াল অফার করে৷

---

আপনার ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হিসাবে Nanonets

[এম্বেড করা সামগ্রী]

Nanonets হল একটি সহজে ব্যবহারযোগ্য সফ্টওয়্যার যা ব্যবহার শুরু করার জন্য তীব্র প্রশিক্ষণ বা সেটআপের প্রয়োজন হয় না। এখানে, আমরা তালিকা করি কেন আপনি Nanonets কে আপনার নথি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার হিসাবে বিবেচনা করবেন।

বুদ্ধিমান তথ্য সংগ্রহ:

ব্যবসার অনেক নথি আছে যেমন ফর্ম, চালান, রসিদ, আদেশ ইত্যাদি। Nanonets ব্যবসায়িকদের ডিজিটাইজ করতে এবং এই নথিগুলি থেকে প্রাসঙ্গিক তথ্য বের করতে সাহায্য করে বুদ্ধিমান OCR API.

স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ:

সমস্ত ম্যানুয়াল, নথি সংগ্রহের মতো পদক্ষেপগুলি স্বয়ংক্রিয় করে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলির গতি ত্বরান্বিত করুন, নথি যাচাইকরণ, 3-ওয়ে ম্যাচিং, অনুমোদন এবং আরো.

রিয়েল-টাইম ড্যাশবোর্ড:

আপনার খরচ, ট্যাগ করা খরচ এবং রিয়েল-টাইম প্রবণতা বুঝতে খরচ ড্যাশবোর্ড ব্যবহার করুন। Nanonets থেকে ডেটা সহ %STP চালান, %প্রদেয় চালান ইত্যাদির মতো প্রাসঙ্গিক KPI গুলি নিরীক্ষণ করুন৷

ক্লাউড এবং অন-প্রিমাইজ হোস্টিং বিকল্প:

আপনার প্রয়োজনীয়তা অনুসারে হোস্টিং বিকল্পটি চয়ন করুন।

ঐক্যবদ্ধতা:

সহজ ইন্টিগ্রেশন একটি আবশ্যক. আপনি একটি সফ্টওয়্যার মিটমাট করার জন্য আপনার প্রযুক্তিগত স্ট্যাক পরিবর্তন করতে পারবেন না৷ Nanonets আপনার সমস্ত সফ্টওয়্যারের সাথে সহজে সংহত করে Zapier এবং API ইন্টিগ্রেশন. Nanonets Xero, Quickbooks, SAP, ইত্যাদির সাথে একীভূত হয়।

টেমপ্লেট এবং কাস্টম মডেল:

Nanonets এর সাথে, আপনি হয় পূর্ব-নির্ধারিত ওয়ার্কফ্লো ব্যবহার করতে পারেন যেমন চালান, বিল অফ লেডিং, ক্রয় অর্ডার, বা প্রদেয় অ্যাকাউন্ট বা আপনার নিজস্ব কাস্টম এআই মোড তৈরি করতে পারেন।

স্বচ্ছ মূল্য নির্ধারণ:

Nanonets-এর একটি স্বচ্ছ মূল্য নীতি রয়েছে $499/মাস এবং $0.1/ডকুমেন্ট স্ক্যান৷ কোন গ্রাহকের জন্য কোন গোপন চার্জ.

উপসংহার

ডিজিটাল রূপান্তর বৃদ্ধির সাথে সাথে, আপনার ব্যবসার জন্য একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে বিনিয়োগ করার সময় এসেছে। এটি ফাইল ডিজিটাইজ করার চেয়ে বেশি কিছু করে। একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম প্রতিষ্ঠানের মধ্যে নথিগুলির প্রবাহকে প্রবাহিত করে এবং ব্যবসায়িক নথিগুলিতে নিরাপত্তার একটি অতিরিক্ত স্তর প্রদান করে। নথি ব্যবস্থাপনার সুবিধাগুলি সংস্থাগুলিকে প্রতিযোগিতামূলক এবং উত্পাদনশীল থাকতে দেয়।

তবুও, নির্বাচন করা সেরা নথি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার আপনার ব্যবসার জন্য আপনার কোম্পানির কী প্রয়োজন এবং কোন ধরনের DMS এর জন্য উপযুক্ত তার গভীরভাবে বোঝার প্রয়োজন। তাই আপনার বিকল্পগুলি অন্বেষণ এবং নিজের জন্য সেগুলি চেষ্টা করে দেখুন৷

FAQ বিভাগ