কিভাবে বিক্রেতা জালিয়াতি সনাক্ত এবং প্রতিরোধ

একটি এআই-ভিত্তিক এপি অটোমেশন সমাধান খুঁজছেন? Nanonets চেক আউট আরও সঠিকতা, বৃহত্তর নমনীয়তা এবং অন্যান্য অ্যাকাউন্টিং, ইআরপি সিস্টেম এবং আরও অনেক কিছুর সাথে একীকরণের বিস্তৃত সেটের জন্য!

একটি ডেমো তফসিল

---

একটি ব্যবসা চালানোর জন্য প্রচুর ঝুঁকি মোকাবেলা করতে হয়। তৃতীয় পক্ষ যেমন বিক্রেতা বা এমনকি কর্মচারীদের সাথে জড়িত থাকার কারণে জালিয়াতির ঝুঁকি দেখা দিতে পারে। এমনই এক প্রতারণার সঙ্গে যুক্ত প্রদেয় অ্যাকাউন্টের প্রক্রিয়া বিক্রেতা জালিয়াতি হয়.

বিক্রেতা জালিয়াতি এক বা একাধিক উত্স থেকে খুব পরিশীলিত পদ্ধতিতে ঘটতে পারে। সনাক্ত করা না হলে, এটি ব্যবসার জন্য মারাত্মকভাবে ক্ষতিগ্রস্থ হতে পারে। বিক্রেতা জালিয়াতি, এর বিভাগ এবং এটি সনাক্ত এবং প্রতিরোধ করার উপায় সম্পর্কে আরও জানতে পড়ুন।

সুচিপত্র

বিক্রেতা জালিয়াতি কি

বিক্রেতা জালিয়াতি বলতে এমন অসদাচরণকে বোঝায় যা একজন বিক্রেতা, একাধিক বিক্রেতা বা একজন কর্মচারী দ্বারা ব্যক্তিগত লাভের জন্য সংঘটিত হতে পারে পরিশোধযোগ্য হিসাব (এপি) একটি কোম্পানির।

সহজ কথায়, এটি এমন এক ধরনের স্ক্যাম যাতে পেমেন্ট ডাইভার্ট করার জন্য এপি-তে একজন বিক্রেতা বা প্রাপকের অ্যাকাউন্টের তথ্য জাল করা হয়। পেমেন্ট জালিয়াতি এর দ্বারা সংঘটিত হতে পারে:

• এক বা একাধিক কর্মচারী
• এক বা একাধিক বিক্রেতা
• বিক্রেতা(গুলি) এবং কর্মচারী(গুলি) মধ্যে সহযোগিতা
• একটি বহিরাগত সত্তা যিনি একজন বিক্রেতার অর্থপ্রদানের তথ্য পরিবর্তন করেন যা কারো কাছে অজানা

কখনও কখনও জড়িত নিছক জটিলতা বিক্রেতা জালিয়াতি সনাক্তকরণ কঠিন করে তুলতে পারে এবং ব্যবসাগুলিকে বিশাল ক্ষতির ঝুঁকিতে ফেলতে পারে।

কে এটা প্রভাবিত করে

সাধারণত, বিক্রেতা জালিয়াতি ছোট থেকে মাঝারি আকারের ব্যবসাগুলিকে বেশ গুরুতরভাবে প্রভাবিত করতে পারে। এই ধরনের সংস্থাগুলি একটি উচ্চ ঝুঁকির মধ্যে রয়েছে কারণ তাদের শক্তিশালী নিয়ন্ত্রণ বা চেকপয়েন্ট নেই যা এই ধরনের জালিয়াতিগুলিকে ট্র্যাক এবং চিহ্নিত করতে পারে।

এছাড়াও, ছোট সংস্থাগুলির কর্মচারীদের ছোট দল রয়েছে একাধিক পরিচালনা করার জন্য ন্যূনতম কর্মীদের উপর নির্ভর করে AP ফাংশন তাই, ইনভয়েস গ্রহণের পাশাপাশি অর্থপ্রদানের অনুমোদনের দায়িত্বে থাকা একজন কর্মচারীকে রেকর্ডগুলি হেরফের করতে প্রলুব্ধ করা যেতে পারে যা ফলস্বরূপ একটি কোম্পানির আর্থিক এবং বিশ্বাসযোগ্যতার যথেষ্ট ক্ষতি করতে পারে।

এর অর্থ এই নয় যে বৃহত্তর সংস্থাগুলি ঝুঁকির মধ্যে নেই। কিন্তু তাদের উপায়, সক্ষমতা এবং অপেক্ষাকৃত বড় কর্মীদের সাথে, তারা শক্তিশালী ঝুঁকি নিয়ন্ত্রণ মোতায়েন করতে পারে যা বিক্রেতা জালিয়াতির ঘটনা কমাতে পারে।

ট্র্যাকিং প্রক্রিয়া এবং নিয়ন্ত্রণগুলি বাস্তবায়নের উপায় এবং ক্ষমতা না থাকলে ছোট সংস্থাগুলি বিক্রেতা জালিয়াতির জন্য বেশি সংবেদনশীল। তাদের ছাড়া, তাদের AP বিভাগে সংঘটিত হতে পারে এমন বিভিন্ন ধরণের জালিয়াতি প্রতিরোধ বা প্রশমিত করা কঠিন হতে পারে।

বিক্রেতা জালিয়াতি বিভাগ

বিক্রেতা জালিয়াতি যে পদ্ধতিতে এটি বাহিত হয় তা ব্যাপকভাবে পরিবর্তিত হতে পারে। এটি নীচে বিশদ হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে:

• বিলিং জালিয়াতি: অর্থপ্রদানের হেরফের বোঝায় যা কর্মচারীদের দ্বারা 2 উপায়ে করা হয়। এটি একটি মিথ্যা বিক্রেতা বা প্রকৃত বিক্রেতার অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে ডুপ্লিকেট অর্থপ্রদান করতে পারে।
• কাল্পনিক বিক্রেতা - পর্যাপ্ত নিয়ন্ত্রণ এবং অ্যাক্সেস থাকা একজন কর্মচারী একটি জাল বিক্রেতা অ্যাকাউন্ট বা একটি শেল কোম্পানি সেট আপ করে, এটিকে বিক্রেতা হিসাবে নিবন্ধিত করে এবং এই অ্যাকাউন্টে নিয়মিত অর্থ প্রদান করে।
• সদৃশ অর্থপ্রদান - একজন কর্মচারী একটি প্রকৃত বিক্রেতার অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে, অর্থপ্রদানের রেকর্ডগুলি পরিচালনা করে এবং একটি বিক্রেতার চালানে দ্বিগুণ অর্থপ্রদান শুরু করে। অতিরিক্ত অর্থ প্রদান তখন কর্মচারীর অ্যাকাউন্টে স্থানান্তরিত হয়।
• ম্যানিপুলেশন পরীক্ষা করুন: এই ধরনের প্রতারণার মধ্যে একজন কর্মচারী জড়িত থাকে যা একটি বিক্রেতার চেকের তথ্য জালিয়াতি বা পরিবর্তন করে, একটি ব্যক্তিগত ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে অর্থপ্রদান রুট করতে।
• ঘুষ গ্রহণ: একজন বিক্রেতা এবং একজন কর্মচারীর মধ্যে বোঝাপড়ার ফলে, এই ধরনের প্রতারণার সাথে জড়িত কর্মচারী অতিরিক্ত সুবিধা বা বিক্রয়ের বিনিময়ে বিক্রেতার কাছ থেকে ব্যক্তিগত রেমিট্যান্স গ্রহণ করে।
• অতিরিক্ত বিলিং: যখন একজন বিক্রেতা কোম্পানিকে প্রাথমিকভাবে সম্মত হওয়ার চেয়ে অতিরিক্ত পরিমাণ/মূল্যের জন্য বিল দেয়, তখন তাকে ওভারবিলিং বলা হয়। এই ধরনের অনুশীলন একা বা একজন কর্মচারীর সাথে মিলিতভাবে করা যেতে পারে।
• মূল্য নির্ধারণ: এই ধরনের জালিয়াতি ঘটে যখন দুটি বিক্রেতা স্বাভাবিক হারের চেয়ে বেশি দাম নির্ধারণ করতে সহযোগিতা করে। ক্রেতা/কোম্পানীকে তখন বিক্রেতা নির্বিশেষে উচ্চ মূল্য দিতে বাধ্য করা হয়। কর্মচারীরা বাজেটের সংবেদনশীল তথ্য পেতে বিক্রেতাদের অভ্যন্তরীণ উত্স হিসাবে কাজ করতে পারে।
• বিড কারচুপি: প্রতারণা করার একটি সাধারণ উপায়, এটি সাধারণত 2 বা তার বেশি বিক্রেতা এবং কর্মচারীদের মধ্যে সহযোগিতার মাধ্যমে করা হয় যাতে সর্বোচ্চ দরদাতার পক্ষে ক্রয়ের চুক্তি হয়। জালিয়াতিতে উৎসাহিত ও সহায়তা করার জন্য কর্মচারী যথাযথভাবে ক্ষতিপূরণ পাবেন।
• সাইবার জালিয়াতি: সম্ভবত সনাক্ত করা সবচেয়ে কঠিন ধরণের, এই ধরনের বিক্রেতা জালিয়াতির ঘটনাগুলি অজানা, অননুমোদিত ব্যক্তিদের দ্বারা পরিচালিত হয় যাদের কোম্পানি বা বিক্রেতার সাথে কোন সংযোগ নেই। এখানে, বাইরের সংস্থাগুলি একটি বিদ্যমান বিক্রেতার অ্যাকাউন্ট ম্যানিপুলেট করতে পারে এবং তাদের অ্যাকাউন্টে অর্থপ্রদান করতে পারে। সম্পূর্ণ লেনদেন ইলেকট্রনিকভাবে করা হয় যা ব্যবসার জন্য সনাক্তকরণ এবং প্রতিরোধকে আরও কঠিন করে তোলে।

বিক্রেতা জালিয়াতি সনাক্তকরণ এবং প্রতিরোধ করা

বিক্রেতা জালিয়াতি সনাক্ত করা এবং প্রতিরোধ করা সহজ কিন্তু সম্ভব নয়। একবার আপনি মূল ক্ষেত্রগুলি চিহ্নিত করে ফেললে যেখানে নিয়ন্ত্রণের অভাব রয়েছে, শক্তিশালী নিয়ন্ত্রণ এবং ব্যবস্থা প্রয়োগ করা বিক্রেতা জালিয়াতির ঘটনা রোধে দীর্ঘ পথ যেতে পারে। আসুন দেখি যে বিভিন্ন উপায়ে কোন প্রতিষ্ঠানে বিক্রেতা জালিয়াতি প্রতিরোধে নিয়ন্ত্রণ প্রয়োগ করা যেতে পারে।

বিক্রেতা নিয়ন্ত্রণ

যেহেতু বেশিরভাগ বিক্রেতা প্রতারণার ক্ষেত্রে বিক্রেতাদের জড়িত থাকে, তাই নির্বাচন থেকে পেমেন্ট পর্যন্ত কিছু সতর্কতা অনুসরণ করা সম্ভাব্যভাবে তাদের ঘটনা হ্রাস করতে পারে। এখানে কিছু সম্ভাব্য নিয়ন্ত্রণ রয়েছে:

• বিক্রেতা তালিকাভুক্তি প্রক্রিয়ায় যথাযথ অধ্যবসায় অনুসরণ করুন। বিক্রেতার বিশদ যেমন POboxes, যোগাযোগ নম্বর, বিক্রেতা ট্যাক্স সনাক্তকরণ নম্বর, যোগাযোগ ব্যক্তি এবং ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট সহ মেলিং ঠিকানাগুলি যাচাই করার দিকে মনোযোগ দেওয়া উচিত।
• সেট পছন্দের সাথে একটি কেন্দ্রীভূত বিক্রেতা ডাটাবেস বজায় রাখা। উচ্চ-ঝুঁকিপূর্ণ বিক্রেতাদের একটি পৃথক তালিকা থাকা অর্থ পরিশোধের জন্য অতিরিক্ত অনুমোদন শুরু করতে সাহায্য করতে পারে।
• নিরপেক্ষ মূল্যায়নের জন্য বহিরাগত অডিট/উৎস বা বিক্রেতা বিভাগের বাইরের একজন কর্মচারীর মাধ্যমে বিক্রেতাদের পর্যালোচনা করা।
• একটি বিক্রেতার ঠিকানা বা অন্যান্য তথ্য যে কোনো কর্মচারীর তথ্যের সাথে মেলে না বা একটি বিদ্যমান বিক্রেতার অনুরূপ তা যাচাই করা।
• বিলিং ভলিউম বাস্তবসম্মত এবং কোন অসঙ্গতি নেই তা নিশ্চিত করতে পর্যায়ক্রমে ভেন্ডর মাস্টার ফাইলগুলি পরীক্ষা করা হচ্ছে।

কর্মচারী ব্যবস্থা

যদিও এটিকে বিক্রেতা জালিয়াতি হিসাবে আখ্যায়িত করা হয়, প্রায়শই এটি একটি অভ্যন্তরীণ সাহায্যের মাধ্যমে হয় যে বেশিরভাগ জালিয়াতি সংগঠিত হয়। এই ধরনের জালিয়াতিতে কর্মচারীদের জড়িততা যাচাই করার কিছু মূল ব্যবস্থা হল:

• নতুন কর্মচারী বা সংস্থা নিয়োগের সময় পুঙ্খানুপুঙ্খ ব্যাকগ্রাউন্ড চেক করা (যখন আউটসোর্সিং অ্যাকাউন্ট প্রদেয়)
• আর্থিক তথ্য গোপন রাখা এবং উচ্চ স্তরের কর্মীদের মধ্যে সীমাবদ্ধ
• বৃহত্তর সংস্থাগুলি ভাল অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের জন্য বিভিন্ন স্তরে কর্মচারীদের দায়িত্ব আলাদা করতে পারে। তাই,
• বিক্রেতার ডেটা প্রবেশের দায়িত্বে থাকা একজন ব্যক্তি যারা বিক্রেতাদের অনুমোদন করেন তাদের থেকে আলাদা হওয়া উচিত কারণ এটি জাল বিক্রেতাদের সৃষ্টিকে দূর করতে পারে
• বিভিন্ন কর্মীদের পণ্য বা পরিষেবা গ্রহণ, চালান পেমেন্ট প্রক্রিয়াকরণ, এবং অর্থপ্রদানের অনুমোদন অনুমোদন করা উচিত
• ছোট কোম্পানিগুলি বিক্রেতা/এপি/তে কর্মচারীদের দায়িত্ব ঘোরাতে পারেক্রয় বিভাগ বা ম্যানেজারদের সাথে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি নিরীক্ষণ করতে যা একটি জালিয়াতির পরিকল্পনার সম্ভাবনা দূর করতে পারে।

চালান ম্যাচিং পদ্ধতি ব্যবহার করে

চালান ম্যাচিং বিক্রেতা জালিয়াতির সাধারণ ঘটনা রোধ করতে ছোট থেকে বড় প্রতিষ্ঠানের দ্বারা ব্যবহৃত কার্যকর উপায়গুলির মধ্যে একটি।

চালান ম্যাচিং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক নথির বিরুদ্ধে বিক্রেতার চালান পরীক্ষা করার জন্য কোম্পানিগুলি দ্বারা ব্যবহৃত একটি প্রক্রিয়া যেমন ক্রয় আদেশ (PO), পণ্যের রসিদ, পরিদর্শন স্লিপ এবং এমনকি চুক্তির বিরুদ্ধে।

এই বাধ্যতামূলক চেকগুলি পেমেন্টের জন্য অনুমোদিত হওয়ার আগে বিক্রেতার চালানগুলির সত্যতা যাচাই করতে সাহায্য করতে পারে। চালান/পিও ম্যাচিং বিভিন্ন উপায়ে করা যেতে পারে।

• দ্বিমুখী মিল - এটি মূল ক্রয় আদেশের (পিও) সাথে চালান মেলার মাধ্যমে করা হয়। এই প্রক্রিয়াটি যাচাই করে যে চালানে তালিকাভুক্ত পণ্য বা পরিষেবাগুলি সংস্থার দ্বারা অর্ডার করা জিনিসগুলির সাথে মেলে৷
• ত্রিমুখী মিল - এই প্রক্রিয়ায় চালানের উপর ডবল চেক জড়িত। চালানটি প্রথমে এর সাথে মিলে যায় ক্রয় আদেশ এবং তারপর পণ্য রসিদ. এটি যাচাই করতে সাহায্য করে যে চালানে তালিকাভুক্ত পণ্য/পরিষেবাগুলি PO-এর সাথে মেলে এবং সঠিকভাবে বিতরণ করা হয়েছে।
• ফোর-ওয়ে ম্যাচিং – সবচেয়ে বিস্তৃত ম্যাচিং প্রক্রিয়ার জন্য PO, পণ্যের রসিদ এবং একটি পরিদর্শন স্লিপ নামে 3টি অন্যান্য নথির বিরুদ্ধে চালান পরীক্ষা করা প্রয়োজন। এই পদ্ধতিটি নিশ্চিত করে যে চালানে উল্লিখিত পণ্য/পরিষেবাগুলি পিও অনুযায়ী প্রাপ্ত হয়েছে এবং সেগুলি সঠিক কিনা তা যাচাই করার জন্য পরিদর্শন করা হয়েছে।
• নন-পিও বা চুক্তির মিল - এমন পরিস্থিতিতে যেখানে ব্যবসাগুলি একাধিক নথি ব্যবহার করে না, বিক্রেতার চালান চুক্তি চুক্তির সাথে মিলে যায় তা যাচাই করার জন্য যে মূল্য এবং পরিষেবাগুলি চুক্তি থেকে বিচ্যুত হয় না।

ডেটা মাইনিং কৌশল প্রয়োগ করা

ডেটা মাইনিং হল বিপুল পরিমাণ ডেটা বিশ্লেষণ করার একটি আধুনিক কৌশল এবং ব্যবসায়িক বিশ্লেষণ এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণে সাহায্য করে এমন নিদর্শনগুলি আবিষ্কার করা৷ এই কৌশলটি জালিয়াতি সনাক্তকরণে অত্যন্ত নির্ভুল এবং বিক্রেতা জালিয়াতির ঘটনাগুলি প্রশমিত করার জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।

প্রবণতা বিশ্লেষণ ব্যবহার করে, ডেটা মাইনিং অসঙ্গতি সনাক্ত করতে পারে যা প্রতারণামূলক কার্যকলাপ নির্দেশ করতে পারে। সংস্থাগুলি নির্দিষ্ট প্যাটার্নগুলি পরীক্ষা করার জন্য ডেটা মাইনিং কৌশল ব্যবহার করতে পারে যার মধ্যে রয়েছে:

• পেমেন্ট যা স্বাভাবিক পদ্ধতি থেকে বিচ্যুত হয়, কম ডলারের অসঙ্গতি, এবং পরিমাণ যা অনুমোদনের সীমা পর্যন্ত সর্বাধিক করা হয়
• একই তারিখে একই বিক্রেতার কাছে নকল অর্থপ্রদান বা চুক্তি চুক্তির বেশি অর্থপ্রদানের মোট সংখ্যা
• অ-ব্যবসায়িক সময়ে করা পেমেন্ট
• বিক্রেতার তথ্যে বিচ্যুতি যেমন ডেলিভারি এবং অর্থপ্রদানের ঠিকানায় তারতম্য, চালানে একই ক্রয় আদেশের ব্যবহার, অ-ক্রমিক চালান নম্বর ইত্যাদি।

অন্যান্য সাংগঠনিক ব্যবস্থা

বড় পদক্ষেপগুলি ছাড়াও, কোম্পানিগুলি বিক্রেতার জালিয়াতি নিয়ন্ত্রণে রাখতে অন্যান্য পর্যাপ্ত ব্যবস্থা প্রয়োগ করতে পারে। কিছু কার্যকরী হল:

• একটি জালিয়াতি হটলাইন সেট আপ করা - একটি বেনামী হেল্পলাইন সেটআপ কর্মীদের ফলাফল সম্পর্কে উদ্বিগ্ন না হয়ে অনিয়ম প্রতিবেদন করতে সহায়তা করতে পারে। এটি সতর্কতার একটি পরিবেশ তৈরি করে এবং সংস্থাটিকে দ্রুত সংশোধনমূলক ব্যবস্থা নিতে সাহায্য করতে পারে।
• অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ কঠোর করুন - একটি সংস্থার নিশ্চিত করা উচিত যে নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতিগুলি রয়েছে এবং ব্যবস্থাপনা থেকে এন্ট্রি-লেভেল পর্যন্ত সবাই সেগুলি সম্পর্কে সচেতন। বিক্রেতা জালিয়াতির বিষয়ে কর্মীদের শিক্ষিত করা এবং আপডেট করা তাদের ঝুঁকি এবং পরিণতি সম্পর্কে আরও সচেতন হতে সাহায্য করতে পারে। পর্যায়ক্রমিক ঝুঁকি মূল্যায়ন সম্পাদন করা ত্রুটিগুলি সম্পর্কে অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করতে পারে যা বিক্রেতা জালিয়াতি প্রশমিত করতে সংশোধন করা প্রয়োজন।
• দ্বি-স্তরযুক্ত অনুমোদন - বিক্রেতার অনুমোদন এবং অর্থপ্রদানের অনুমোদন উভয়ই একটি বহু-স্তরযুক্ত অনুমোদন প্রক্রিয়ার মাধ্যমে চালানো উচিত। এটি নিশ্চিত করতে পারে যে কোম্পানী বৈধ বিক্রেতাদের পায় এবং প্রক্রিয়াটির তত্ত্বাবধানে একাধিক কর্মচারীর সাথে পেমেন্টগুলি আরও ভালভাবে যাচাই করা হয়।

উপসংহার

বিক্রেতা জালিয়াতি একটি প্রতিষ্ঠানের উপর একটি ভারী টোল নিতে পারে এবং এটি অত্যন্ত ব্যয়বহুল। বিক্রেতা জালিয়াতি প্রতিরোধের জন্য নিয়মিত বিরতিতে কোম্পানির নীতিগুলি সঠিক পরিকল্পনা, পর্যালোচনা এবং আপডেট করা প্রয়োজন। জালিয়াতি প্রশমিত করতে এবং ভবিষ্যতে গুরুতর ক্ষতির হাত থেকে সংস্থাগুলিকে রক্ষা করার জন্য বহু-স্তরের পদ্ধতিতে প্রতিরোধমূলক ব্যবস্থা প্রয়োগ করা উচিত।