বিক্রয় আদেশ বনাম চালান: মূল পার্থক্য, ভূমিকা এবং প্রকার

শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত বিক্রয় ট্র্যাক করা ব্যবসাগুলিকে সঠিক ইনভেন্টরি স্তর বজায় রাখতে, সর্বোত্তম নগদ প্রবাহ কৌশল প্রয়োগ করতে এবং গ্রাহকরা সঠিক পণ্য পাচ্ছেন তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে। যেহেতু বেশিরভাগ ব্যবসা একযোগে একাধিক বিক্রয় নিরীক্ষণ করছে, তাই পথে প্রতিটি পদক্ষেপের সঠিক রেকর্ড রাখা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

ব্যবসার ধরন, অপারেটিং শিল্প বা এমনকি অঞ্চল নির্বিশেষে, ব্যবসাগুলি প্রতিটি বিক্রয় সঠিকভাবে সম্পাদিত হয়েছে, অর্থ প্রদান করা হয়েছে এবং একটি কাগজের ট্রেইল রয়েছে তা নিশ্চিত করতে বিক্রয় আদেশ এবং চালানের উপর নির্ভর করে। যাইহোক, বিক্রয় আদেশ এবং চালান একই জিনিস নয়; আসলে, তারা সম্পূর্ণ ভিন্ন উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা হয়. উভয়ই সমানভাবে গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু একটি বিক্রয় আদেশ এবং একটি চালানের মধ্যে পার্থক্য বোঝা উভয়ের থেকে আপনার ব্যবসার সুবিধা নিশ্চিত করতে সহায়তা করবে৷ 

একটি উচ্চ স্তরে, একটি বিক্রয় আদেশ প্রথম আসে. এটি এমন একটি নথি তৈরি করা হয় যখন একজন গ্রাহক কিছু কেনার ইচ্ছা প্রকাশ করেন এবং বিক্রয় আদেশে অন্তর্ভুক্ত পণ্য বা পরিষেবাগুলির জন্য একটি ডেলিভারি টাইমলাইনে সম্মত হওয়ার জন্য আপনার বিক্রয় দলের সাথে কাজ করেন। অর্ডারটি পাঠানো হয়ে গেলে, আপনার অ্যাকাউন্ট রিসিভেবল টিম গ্রাহককে অর্ডারের জন্য বকেয়া তহবিল সংগ্রহ করার জন্য একটি চালান পাঠাবে।

আপনার বিক্রয় প্রক্রিয়া কেমনই হোক না কেন, এটি একটি বিক্রয় আদেশ দিয়ে শুরু হয় এবং একটি দিয়ে শেষ হওয়ার সম্ভাবনা থাকে চালান পেমেন্ট।

একটি বিক্রয় আদেশ কি?

আপনি যদি একজন বিক্রেতা বা বিক্রেতা হন, তাহলে গ্রাহক ক্রয় করতে আগ্রহ প্রকাশ করলে আপনার দল একটি বিক্রয় আদেশ তৈরি করবে। সাধারণত, একজন গ্রাহক a এর মাধ্যমে আগ্রহ প্রকাশ করে ক্রয় আদেশ. বিক্রয় আদেশ অর্ডারের প্রাপ্তি নিশ্চিত করে, বিশদ বিবরণ চূড়ান্ত করে এবং প্রতিটি বিক্রয় সম্পূর্ণ করার সময় অভ্যন্তরীণ বিক্রয় দল এবং বিক্রয় ট্র্যাকিং সিস্টেমের জন্য একটি উত্স নথি হিসাবে কাজ করে।

একটি বিক্রয় আদেশের জন্য বিশদ তথ্যের প্রয়োজন হয়, তাই যদি আপনার কাছে ইতিমধ্যেই প্রয়োজনীয় সমস্ত গ্রাহকের তথ্য না থাকে, তাহলে আপনার দলকে বিক্রয় আদেশ পূরণ করতে অর্ডারকারী গ্রাহকের কাছ থেকে ইনপুটগুলির প্রয়োজন হতে পারে। বিক্রয় আদেশে যে তথ্যগুলি অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে তা হল: 

• আপনার কোম্পানির নাম
• আপনার কোম্পানির যোগাযোগের তথ্য
• গ্রাহকের তথ্য (নাম, বিলিং তথ্য, ঠিকানা)
• বিক্রি করা পণ্য বা পরিষেবার বিবরণ
• পণ্য বা পরিষেবার পরিমাণ বিক্রয় অন্তর্ভুক্ত
• পণ্য বা পরিষেবার মূল্য
• ডেলিভারি, শিপিং, এবং ট্যাক্স খরচ
• অর্ডারের মোট খরচ

আপনার ব্যবসা ব্যবহার করতে পারে যে একাধিক ধরনের বিক্রয় আদেশ আছে. পরিস্থিতি বা বিক্রয় ল্যান্ডস্কেপের উপর নির্ভর করে, অনেক ব্যবসা নিয়মিতভাবে নিম্নলিখিত 4টি ব্যবহার করে:

নগদ বিক্রয় আদেশ

যখন একজন গ্রাহক একটি অর্ডার দেয়, পণ্যটি তুলে নেয় এবং নগদ অর্থ প্রদান করে, তখন একটি নগদ বিক্রয় আদেশ ব্যবহার করা হয়। কারণ গ্রাহক নগদ অর্থ প্রদান করে, নেই সম্ভাব্য অ্যাকাউন্ট লেনদেনের সাথে যুক্ত এন্ট্রি। গ্রাহকের ক্রয় আপনার নগদ অ্যাকাউন্টগুলিতে সরাসরি প্রভাব ফেলে এবং অবিলম্বে বিতরণ করা হয়।

রাশ সেলস অর্ডার

যদি একজন গ্রাহক অস্বাভাবিকভাবে দ্রুত ডেলিভারি টাইমলাইনে অনুরোধ করেন, তাহলে অভ্যন্তরীণভাবে একটি রাশ সেল অর্ডার ব্যবহার করা হবে। আপনার বিক্রয় দল এই ধরণের বিক্রয় আদেশগুলিকে উচ্চ অগ্রাধিকার হিসাবে ফ্ল্যাগ করতে পারে যাতে সেগুলি যথাসময়ে সম্পূর্ণ হয় তা নিশ্চিত করতে। পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে গ্রাহক পণ্যগুলি নিতে পারে বা দ্রুত ডেলিভারি করার জন্য অতিরিক্ত অর্থ প্রদান করতে পারে। প্রোডাক্ট ডেলিভারির পর, আপনার AR টিম পেমেন্ট সংগ্রহের জন্য গ্রাহকের কাছে একটি চালান পাঠাবে।

পূর্বপরিকল্পনা চুক্তি

এমন একটি পরিস্থিতিতে যেখানে একজন গ্রাহক বিভিন্ন তারিখে সরবরাহকৃত পণ্যের একটি নির্দিষ্ট পরিমাণের জন্য অনুরোধ করেন, প্রতিটি পৃথক ডেলিভারি সোজা রাখার জন্য একটি সময় নির্ধারণ চুক্তি একটি দুর্দান্ত হাতিয়ার হতে পারে। যদি একজন গ্রাহক এক সপ্তাহে 10টি উইজেট, দুই সপ্তাহে 5টি এবং তিন সপ্তাহে 7টি উইজেট চান, তাহলে এই সমস্ত লেনদেন একটি শিডিউলিং চুক্তিতে যেতে পারে যা ডেলিভারির পরে আপডেট করা হয়। 

তৃতীয় পক্ষের বিক্রয় আদেশ

কিছু ক্ষেত্রে, বিশেষ করে ছোট ব্যবসার জন্য, একটি তৃতীয় পক্ষের বিক্রয় আদেশ ব্যবহার করা হয় যখন আপনার ব্যবসা সরাসরি গ্রাহকদের কাছে পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহ করে না। পরিবর্তে, আপনি তাদের একটি তৃতীয় পক্ষের কাছে পাঠান বিক্রেতা তারপরে গ্রাহকের কাছে ডেলিভারির চূড়ান্ত লেগ সম্পূর্ণ করে।

চালান কী?

যখন বিক্রেতা বা বিক্রেতারা একটি বিক্রয় অর্ডার সম্পূর্ণ করে এবং সম্মত পণ্য সরবরাহ করে, তখন তারা একটি উৎপন্ন করবে চালান এবং বিতরণ করা পণ্য বা পরিষেবার জন্য অর্থপ্রদান সংগ্রহ করতে গ্রাহকের কাছে পাঠান। বিক্রয় প্রক্রিয়ার একটি চূড়ান্ত পদক্ষেপ, একটি চালান পাঠানো গ্রাহকের অর্থপ্রদান এবং নগদ সংগ্রহ শুরু করে, আপনার ব্যবসাকে সুস্থ রাখার দুটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। আজ, চালানগুলি সাধারণত ইলেকট্রনিকভাবে পাঠানো হয় এবং কল করা হয় ই-চালান.

ইনভয়েসে সেলস অর্ডারের বেশিরভাগ একই তথ্য থাকবে, তবে এতে নিম্নলিখিতগুলিও থাকবে: 

· পরিশোধের শর্ত
· প্রারম্ভিক পেমেন্ট ডিসকাউন্ট
· পি ও নম্বর
· চালান নম্বর
· বিলম্বে পেমেন্ট ফি
· ACH, তারের জন্য পেমেন্ট তথ্য, বা ইডিআই পেমেন্ট

একইভাবে যেভাবে বিভিন্ন পরিস্থিতিতে একাধিক বিক্রয় আদেশ ব্যবহৃত হয়, ব্যবসায়িক লেনদেনে প্রায়ই বিভিন্ন চালানের ধরন ব্যবহার করা হয়।

প্রো ফরমা চালান

সাধারণত, চালানগুলিকে চুক্তিভিত্তিক অর্থপ্রদানের অনুরোধ হিসাবে বিবেচনা করা হয়, কিন্তু ক প্রো ফর্মা চালান একই ব্যবহার নেই। এটি ব্যবহার করা হয় যখন একটি বাণিজ্যিক চালান উপলব্ধ না থাকে এবং এটিকে "প্রি-ইনভয়েস" হিসাবে বিবেচনা করা যেতে পারে। এটিতে এখনও একটি খরচ ভাঙ্গন রয়েছে, তবে এটি একটি অনুমান বেশি যা গ্রাহক রেফারেন্সের জন্য ব্যবহার করতে পারেন।

মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে পণ্য রপ্তানি করার সময়, ইউএস কাস্টমসের অর্ডারের সাথে একটি প্রো ফর্মা চালান সংযুক্ত করা প্রয়োজন যাতে এটি পরিষ্কার হয় যে দেশের লাইন জুড়ে কী পাঠানো হচ্ছে। 

অন্তর্বর্তী চালান

যদি একটি বড় প্রকল্প বা বহু-অংশের অর্ডার থাকে যা একাধিক অর্থপ্রদান বা পর্যায়ে বিভক্ত করা প্রয়োজন, একটি অন্তর্বর্তী চালান কাজে আসে। একটি বড় চালান পাঠানোর জন্য প্রকল্পের শেষ অবধি অপেক্ষা করার পরিবর্তে, অন্তর্বর্তী চালানগুলিকে পথে ক্রমবর্ধমান অর্থপ্রদান সংগ্রহ করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। বিক্রেতার দিক থেকে, অন্তর্বর্তীকালীন চালানগুলি নগদ প্রবাহের চ্যালেঞ্জগুলি কমাতে সাহায্য করে এবং ক্রেতার পক্ষে, তারা অর্থপ্রদানকে আরও পরিচালনাযোগ্য পরিমাণে বিভক্ত করে। এটি এর বিপরীত জালের বুনানি এক পেমেন্টে একাধিক চালান।

চূড়ান্ত চালান

ব্যবহার করা সবচেয়ে সাধারণ ধরনের চালান হল চূড়ান্ত চালান। এটির জন্য সবচেয়ে সহজ চালান প্রকারের একটি হতে থাকে চালান নিষ্পত্তি, এটি বেশিরভাগ ব্যবসার জন্য আদর্শ করে তোলে। পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহ করার পরে সেগুলি গ্রাহকদের কাছে পাঠানো হয়।

বিক্রয় আদেশ বনাম চালান: পার্থক্য

"সেলস অর্ডার" এবং "ইনভয়েস" এর মধ্যে পার্থক্যটি পরিষ্কার করার জন্য, আমরা দুটির মধ্যে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কিছু পার্থক্যের একটি তালিকা তৈরি করেছি। ব্যবসা নিয়মিত বিক্রয় লেনদেন পরিচালনা করার জন্য এই উভয় নথির উপর নির্ভর করে, কিন্তু তারা যে উদ্দেশ্য পরিবেশন করে তা পরিবর্তিত হয়।

সেলস অর্ডার বনাম ইনভয়েস পার্থক্য করা সহজ যখন আপনি নিচের বিষয়গুলো বিবেচনা করেন:

সৃষ্টির সময়

একটি বিক্রয় আদেশ বিক্রয় প্রক্রিয়া বন্ধ করে দেয়; এটিই আপনার পূরণকারী দলকে ডেলিভারির জন্য পণ্য বা পরিষেবা প্রস্তুত করা শুরু করতে দেয়। তারপর, বিক্রয় প্রক্রিয়ার একেবারে শেষে, একবার ডেলিভারি সম্পন্ন হলে, গ্রাহকের কাছে একটি চালান পাঠানো হবে।

নথির উদ্দেশ্য

একটি চালান বনাম বিক্রয় আদেশ দেখার সময়, প্রতিটি নথির উদ্দেশ্য বিবেচনা করা গুরুত্বপূর্ণ৷ একটি বিক্রয় আদেশ আরও অভ্যন্তরীণ-মুখী হয়, আপনার দলগুলিকে জানিয়ে দেয় যে একটি অর্ডার শুরু করা হয়েছে এবং পদক্ষেপ নেওয়া প্রয়োজন। অন্যদিকে, একটি চালান বাহ্যিক-মুখী। এটি গ্রাহকের কাছে অর্থপ্রদানের আনুষ্ঠানিক চাহিদা হিসাবে পাঠানো হয়। একটি চালানের নির্ধারিত তারিখ পূরণ না হলে, গ্রাহকের উপর বিলম্ব ফি বা অন্যান্য জরিমানা আরোপ করা যেতে পারে।

তথ্য তালিকাভুক্ত

একটি বিক্রয় আদেশ এবং একটি চালানের মধ্যে পার্থক্য যখন প্রতিটি নথি কখন এবং কীভাবে ব্যবহার করা হয় সে সম্পর্কে বেশি, তবে প্রতিটিতে থাকা তথ্যের ক্ষেত্রে সামান্য পার্থক্য রয়েছে৷ তারা উভয়ই গ্রাহকের নাম এবং যোগাযোগের তথ্য, ক্রয় করা পণ্যের পরিমাণ এবং মূল্য এবং বিক্রেতার তথ্যের মতো তথ্য ধারণ করবে, তবে একটি চালান অতিরিক্ত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করবে। এই বিবরণগুলি দেরী ফি হার, অর্থপ্রদানের শেষ তারিখ এবং আরও অনেক কিছু হতে পারে। প্রতিটিতে কী আছে তার সঠিক বিভাজনের জন্য উপরের আমাদের তালিকাগুলি পড়ুন। 

অ্যাকাউন্টিং প্রভাব

একটি বিক্রয় আদেশ সাধারণত আপনার অ্যাকাউন্টিং দল দ্বারা দেখা বা স্পর্শ করা হবে না। যদি না তারা একটি নির্দিষ্ট চালানের সাথে একটি বিক্রয় আদেশ মেলাতে না চায়, তারা বিক্রয় আদেশের উপর নির্ভর করবে না। অন্য দিকে চালান হল অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশনের গুরুত্বপূর্ণ অংশ। সঠিক অডিট ট্রেলগুলি প্রদান করতে এবং এন্ট্রিগুলি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য তাদের প্রয়োজন।

উপসংহার

বিক্রয় আদেশ এবং চালানের মধ্যে পার্থক্য কভার করে এমন একটি নিবন্ধ দেখা সহজ হতে পারে এবং মনে করতে পারে যে এর প্রভাব নগণ্য। কিন্তু, এর বিপরীতে, প্রধান ব্যবসায়িক নথিগুলির মূল উদ্দেশ্য বোঝা আপনার ব্যবসাকে আরও দক্ষতার সাথে চালাতে, সম্ভাব্য পূর্ণতা এবং অ্যাকাউন্টিং ত্রুটিগুলি প্রশমিত করতে এবং আপনার ব্যবসাকে ঝুঁকি থেকে রক্ষা করার জন্য সঠিক চেক এবং ব্যালেন্সের সাথে অভ্যন্তরীণ প্রক্রিয়া তৈরি করতে সহায়তা করবে।

দিনের শেষে, আপনার দলগুলির একইভাবে বিক্রয় আদেশ এবং চালানগুলির প্রয়োজন হবে, তবে বিভিন্ন দল যেভাবে প্রতিটি ব্যবহার করবে তা পরিবর্তিত হবে। প্রতিশ্রুতি অনুযায়ী ডেলিভারি সম্পন্ন হচ্ছে তা নিশ্চিত করতে আপনার সেলস টিমের সেলস অর্ডারের প্রয়োজন কিন্তু অ্যাকাউন্ট রিসিভেবল বিশেষজ্ঞরা প্রতিদিন বেঁচে থাকবেন এবং ইনভয়েস করবেন। এই দলগুলিকে ঐক্যবদ্ধভাবে কাজ করতে এবং আপনার ব্যবসার চূড়ান্ত সম্ভাবনায় পৌঁছানোর জন্য তাদের কাজ করার জন্য প্রয়োজনীয় যথাযথ সংস্থানগুলি লাগে। 

বিক্রয় আদেশ বনাম চালান বোঝা একটি কৌশলগত নেতৃত্বের অগ্রাধিকার বলে মনে হতে পারে না, কিন্তু আপনার প্রতিষ্ঠানের অনেক লোকের কাছে এর চেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কিছু নেই। আপনি আপনার বিক্রয় আদেশ ব্যবস্থাপনা নিতে প্রস্তুত হলে এবং চালান প্রক্রিয়াকরণ পরবর্তী স্তরে, সঠিক স্বয়ংক্রিয় বিনিয়োগ চালান প্রক্রিয়াকরণ সফ্টওয়্যার - মত ন্যানোনেটস - পার্থক্যের একটি বিশ্ব তৈরি করতে পারে।

• এসইও চালিত বিষয়বস্তু এবং পিআর বিতরণ। আজই পরিবর্ধিত পান।
• PlatoData.Network উল্লম্ব জেনারেটিভ Ai. নিজেকে ক্ষমতায়িত করুন। এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটোএআইস্ট্রিম। Web3 ইন্টেলিজেন্স। জ্ঞান প্রসারিত. এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটোইএসজি। কার্বন, ক্লিনটেক, শক্তি, পরিবেশ সৌর, বর্জ্য ব্যবস্থাপনা. এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটো হেলথ। বায়োটেক এবং ক্লিনিক্যাল ট্রায়াল ইন্টেলিজেন্স। এখানে প্রবেশ করুন.
• উত্স: https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/