কেন নথি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার ব্যবসার জন্য আবশ্যক?

---

কেন আপনার ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার প্রয়োজন?

নথি পরিচালনার উন্নতি করে

আপনি যদি আপনার নথি ব্যবস্থাপনাকে স্ট্রীমলাইন করতে চান তবে আপনার নথিগুলিকে ডিজিটাইজ করা যথেষ্ট নয়৷ ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার ছাড়া, আপনি এখনও আপনার ডাটাবেসে ফাইলগুলি ম্যানুয়ালি সংগঠিত, ট্র্যাকিং এবং পুনরুদ্ধারে আটকে থাকবেন। এটি এখনও মূল্যবান সময় নিতে পারে যা আপনি অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ দায়িত্বগুলি মিটমাট করার জন্য ব্যবহার করতে পারতেন। উল্লেখ করার মতো নয়, নথিগুলি পরিচালনা করার ক্ষেত্রে এটি এখনও সম্ভাব্য মানবিক ত্রুটিগুলি দূর করে না।

ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার আপনার নথিগুলির জন্য একটি মহিমান্বিত ডাটাবেসের চেয়ে বেশি। এর অসংখ্য টুলস এবং বৈশিষ্ট্যগুলি শুধুমাত্র কয়েকটি ক্লিকে আপনার সমস্ত ফাইল এবং রেকর্ড পরিচালনা এবং পরিচালনা করা সহজ করে তোলে। আপনি নথিতে একটি শব্দ বা বাক্যাংশ দ্বারা ফাইলগুলি ট্র্যাক এবং পুনরুদ্ধার করতেও এটি ব্যবহার করতে পারেন৷ এবং অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনের সাথে এটিকে একীভূত করে, আপনি সহজেই ডকুমেন্ট থেকে নিষ্কাশিত ডেটা আমদানি এবং রপ্তানি করতে পারেন এবং এর ফলে প্রক্রিয়াটিতে ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি এড়ানো যায়।

এটা মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে DMS একটি বিষয়বস্তু ব্যবস্থাপনা সিস্টেম থেকে আলাদা। একটি বিষয়বস্তু ব্যবস্থাপনা সিস্টেম বা CMS আপনার সামগ্রী অনলাইনে তৈরি এবং প্রকাশ করতে ব্যবহৃত হয়। এটি অগত্যা আপনার ফাইল এবং নথিগুলি পরিচালনা করে না। তাই একটি DMS এবং CMS উভয়ই আপনার ব্যবসার জন্য কাজে আসতে পারে। কিছু CMS সফ্টওয়্যারের উদাহরণ DMS এর সাথে নির্বিঘ্নে সংহত করতে পারে তাই তাদের পরীক্ষা করে দেখুন।

অ্যাক্সেসযোগ্যতা বাড়ায়

দূরবর্তী কাজ এবং হাইব্রিড কর্মক্ষেত্রের উত্থানের সাথে, আপনার কর্মচারীরা যে কোন সময় এবং যে কোন জায়গায় তাদের প্রয়োজনীয় সমস্ত ফাইল অ্যাক্সেস করতে সক্ষম হওয়া উচিত। আপনার দস্তাবেজগুলিকে ডিজিটাইজ করার সময় এক ডিভাইস থেকে অন্য ডিভাইসে ফাইলগুলি ভাগ করা এবং প্রেরণ করা সহজ করে তোলে, আপনার এখনও নথি অনুসন্ধান এবং পুনরুদ্ধারকে স্ট্রীমলাইন করার জন্য নথি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার প্রয়োজন৷ এটি কীওয়ার্ড এবং অন্যান্য বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে ফাইল অনুসন্ধান, ট্র্যাকিং এবং পুনরুদ্ধার স্বয়ংক্রিয় করে। মাত্র কয়েকটি ক্লিকে, আপনি অফিসে যাওয়ার প্রয়োজন ছাড়াই আপনার পছন্দসই যেকোন নথি তুলতে পারেন।

ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার আপনার সমস্ত নথিকে একটি একক প্ল্যাটফর্মে কেন্দ্রীভূত করে যা আপনি কম্পিউটার, স্মার্টফোন বা ট্যাবলেটের মতো যেকোনো ডিভাইস ব্যবহার করে অ্যাক্সেস করতে পারেন। তদুপরি, এটি আপনাকে একটি নথি বা ডাটাবেসের গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তনগুলি না হারিয়ে একটি ডিভাইস থেকে অন্য ডিভাইসে স্থানান্তর করতে দেয়৷ এটি অনুসন্ধান এবং পুনরুদ্ধার করা আরও বেশি সুবিধাজনক করে তোলে পিডিএফ ফাইল এবং অন্যান্য ধরনের নথি আপনি যখন যেতে হবে. বাস্তবায়িত সমাধানের উপর নির্ভর করে, এই ফাইলগুলি অনলাইন বা অফলাইনে অ্যাক্সেস করা যেতে পারে।

সহযোগিতা প্রচার করে

নথিগুলিকে আরও অ্যাক্সেসযোগ্য করে, নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমগুলি আপনার সংস্থার মধ্যে এবং আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে সহযোগিতা বাড়াতে পারে। যেহেতু ডিএমএস আপনার সমস্ত ফাইলকে একটি প্ল্যাটফর্মে কেন্দ্রীভূত করে, তাই অন্যান্য বিভাগের দলগুলি নির্দিষ্ট নথি সংশোধন করতে, রেকর্ডগুলি সংকলন করতে এবং ডেটাবেসগুলি সংগঠিত করতে একসাথে কাজ করতে পারে। এটি নিশ্চিত করে যে আপনার কোম্পানির সত্যের একক উৎস রয়েছে। এর মানে হল যে তারা কখন এবং কোথায় পেয়েছে তা নির্বিশেষে প্রত্যেকে তথ্য এবং ডেটার একই সেটে কাজ করছে।

কিছু ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে দ্রুত ডকুমেন্ট টার্নআরাউন্ড সময়ের জন্য স্বয়ংক্রিয় অনুমোদন ওয়ার্কফ্লো অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এর অর্থ হল প্রয়োজনীয় স্টেকহোল্ডারদের স্বাক্ষর বা অনুমোদন পেতে নথিটি পাঠানোর বিষয়ে আপনাকে চিন্তা করতে হবে না। প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে যাওয়ার সাথে সাথে নথিটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নথিটিকে ফরোয়ার্ড করবে। এমনকি বিলম্ব এড়াতে এটি প্রাপককে নথির আসন্ন অনুমোদন সম্পর্কে অবহিত করতে পারে।

ডেটা নিরাপত্তা বাড়ায়

একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে বিনিয়োগ করা আপনার ব্যবসার ডেটা সুরক্ষিত করার একটি উপায়। আপনার নথিগুলিতে অননুমোদিত অ্যাক্সেস রোধ করতে বিভিন্ন ধরণের নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমগুলি শক্তিশালী সুরক্ষা বৈশিষ্ট্য সরবরাহ করে। এতে অনুমতি নিয়ন্ত্রণ, ডেটা এনক্রিপশন, ট্র্যাকিং এবং মনিটরিং সরঞ্জাম এবং আরও অনেক কিছুর মতো বৈশিষ্ট্য অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

তথ্য নিরাপত্তার ক্ষেত্রে নথি ব্যবস্থাপনার গুরুত্ব উপেক্ষা করা উচিত নয়। আপনার ফাইলগুলি সঠিকভাবে পরিচালনা করতে ব্যর্থ হলে ডেটা ক্ষতি এবং লঙ্ঘন হতে পারে। এবং পরিবর্তে, এটি আপনার ব্যবসা, আপনার ক্লায়েন্ট এবং আপনার অংশীদারদের সামগ্রিক নিরাপত্তাকে প্রভাবিত করতে পারে।

কিছু DMS এর একটি স্বয়ংক্রিয় নথির ব্যাকআপ এবং পুনরুদ্ধারের বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা নিশ্চিত করে যে আপনি কখনই আপনার কোম্পানির মূল্যবান ডেটা হারাবেন না। এটি আপনাকে কয়েকটি ক্লিকে দূষিত, মুছে ফেলা বা হারিয়ে যাওয়া ফাইলগুলি পুনরুদ্ধার করতে দেয়।

খরচ কমানো

প্রথম নজরে, একটি নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমে বিনিয়োগের চেয়ে একটি ফিজিক্যাল ফাইলিং সিস্টেম সস্তা বলে মনে হয়। কিন্তু সম্ভাব্য অব্যবস্থাপনা, নথির ক্ষতি বা ক্ষতির ফলে খরচ সামগ্রিকভাবে অনেক বেশি হবে। উল্লেখ করার মতো নয়, এটি আপনাকে সেই হারিয়ে যাওয়া বা ক্ষতিগ্রস্ত ফাইলটি পুনরায় তৈরি করতে বা পুনরুদ্ধার করতে মূল্যবান সময় ব্যয় করতে বাধ্য করবে। যেমন, ডিএমএস আপনার ব্যবসার জন্য একটি দুর্দান্ত বিনিয়োগ হিসাবে বিবেচিত হয় যেহেতু এটি আপনার প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজ করে ন্যূনতম খরচ সহ।

ডিএমএস আপনাকে কাগজ, কালি এবং ডাকের মতো অফিস সরবরাহের খরচ কমাতেও সাহায্য করতে পারে। একইভাবে, আপনাকে স্টোরেজ স্পেস সম্পর্কে চিন্তা করতে হবে না যেহেতু আপনার সমস্ত ফাইল ইলেকট্রনিকভাবে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। অতএব, আপনার নথিগুলির জন্য সেই ব্যয়বহুল স্টিলের ফাইলিং ক্যাবিনেট বা অফসাইট গুদাম বা ভল্টের প্রয়োজন হবে না।

---

আপনি যদি চালান, এবং রসিদ নিয়ে কাজ করেন বা আইডি যাচাইকরণের বিষয়ে উদ্বিগ্ন হন, তাহলে Nanonets দেখুন অনলাইন ওসিআর or পিডিএফ টেক্সট এক্সট্র্যাক্টর PDF নথি থেকে পাঠ্য বের করতে বিনামূল্যে জন্য. সম্পর্কে আরও জানতে নীচে ক্লিক করুন Nanonets এন্টারপ্রাইজ অটোমেশন সমাধান.

---

সঠিক সফটওয়্যার নির্বাচন করা

ডিজিটাল রূপান্তর বৃদ্ধির সাথে সাথে, আপনার ব্যবসার জন্য একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে বিনিয়োগ করার সময় এসেছে। ডিএমএস আপনার ফাইলগুলিকে ডিজিটাইজ করার চেয়ে আরও বেশি কিছু করে। এটি আপনাকে আপনার সংস্থার মধ্যে নথি ব্যবস্থাপনাকে স্ট্রীমলাইন করার জন্য সরঞ্জাম এবং ফাংশন সরবরাহ করে। আপনি যদি বাজারে প্রাসঙ্গিক এবং প্রতিযোগিতামূলক থাকতে চান তবে এর অসংখ্য সুবিধা এটিকে আপনার কোম্পানির জন্য একটি অপরিহার্য হাতিয়ার করে তোলে।

তবুও, নির্বাচন করা সেরা নথি ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার আপনার ব্যবসার জন্য আপনার কোম্পানির কী প্রয়োজন এবং এটির জন্য কোন ধরনের ডিএমএস উপযুক্ত তা গভীরভাবে বোঝার প্রয়োজন। তাই আপনার বিকল্পগুলি অন্বেষণ এবং নিজের জন্য সেগুলি চেষ্টা করে দেখুন৷

---

ন্যানোনেটস অনলাইন ওসিআর এবং ওসিআর এপিআই অনেক আকর্ষণীয় আছে ক্ষেত্রে ব্যবহার করুন tটুপি আপনার ব্যবসায়ের পারফরম্যান্সকে অনুকূল করতে পারে, ব্যয় বাঁচায় এবং বৃদ্ধি বাড়াতে পারে। খুঁজে বের কর Nanonets- এর ব্যবহারের ক্ষেত্রে কীভাবে আপনার পণ্য প্রয়োগ করতে পারে।

---