Business finance teams udfører en 3-vejs match af leverandørfakturaer som en vigtig kreditorproces. Ved 3-vejs matchende støttedokumenter kan virksomheder opdage duplikerede, fejlagtige eller svigagtige betalinger.
Målet med denne artikel er at forstå 3-vejs match-processen, smertepunkterne ved manuelle matchningsprocesser, hvordan man automatiserer XNUMX-vejs matchingsprocessen og fordelene ved automatisering.
3-vejs matching udføres bedst som en automatiseret arbejdsgang drevet af kreditorautomatiseringsløsninger såsom Nanonets.
Hvad er et 3-vejs match?
Alle betalinger indebærer en form for verifikation for at undgå svig og sikre, at finansielle detaljer i støttedokumenter stemmer overens med hinanden.
Et 3-vejs match er en intern kontrolproces, der sammenligner indkøbsordren (PO) med den modtagede vare (GRN) og den pågældende leverandørs faktura.
Et 2-vejs match sammenligner kun PO'en med fakturaen. Den fakturerede mængde (på fakturaen) skal svare til den bestilte mængde (i indkøbsordren). Og fakturaprisen skal svare til den pris, der er angivet i indkøbsordren.
2-vejs matchningsprocessen er standardtilgangen til at verificere fakturaer på tværs af organisationer. Men virksomheder anvender i stigende grad trevejs-matching for at tilføje et ekstra lag af verifikation og forhindre overforbrug.
3-vejs matchning hjælper med at godkende fakturabetalinger hurtigere og også markere eventuelle uoverensstemmelser, fejl eller potentiel svindel.
Trevejsmatchning sammenligner linjepostdetaljer og totaler på tværs af indkøbsordrer (PO), kvitteringer for varer (verificeret modtagedokument og følgeseddel) og leverandørfakturaer sendt til kunden.
En vellykket verificeret faktura skal matche PO og kvittering inden for acceptable toleranceniveauer. En faktura, der ikke matcher tolerancer, sættes i bero og sendes til passende gennemgang.
Ønsker du at automatisere dine manuelle 3-vejs matchprocesser? Book en 30-minutters live demo for at se, hvordan Nanonets kan hjælpe dit team med at implementere ende-til-ende AP -automatisering.
Indholdsfortegnelse
Hvordan matcher man 3-vejs?
kreditorprocessen er i høj grad afhængig af sporing af detaljer på tværs af tre dokumenter: indkøbsordrer, ordrekvitteringer og fakturaer.
Før leverandørbetalinger behandles, gennemgår AP-teams disse 3 dokumenter for at verificere, at produktet/tjenesten, som virksomheden har modtaget, stemmer overens med detaljerne om det, der oprindeligt blev bestilt/anmodet.
3 måde matchning af fakturaer hjælper med at fremhæve fejl eller uoverensstemmelser i nogen af de 3 vigtige dokumenter nævnt ovenfor. Fejl/problemer kan omfatte forkerte betalingsoplysninger, for høje/forkerte priser, forkerte eller beskadigede produkter osv.
Hvis fejl markeres i 3-vejs matching-processen, sættes fakturaen i bero, og betaling tilbageholdes. Når problemet er afstemt og en vellykket trevejsmatch, kan fakturaen behandles og betales.
3-vejs match eksempel
For at illustrere, antag, at en køber, Køber Inc., modtager en faktura på $1500 fra en leverandør/leverandør, Leverandør Inc., for hundrede pen-drev:
- AP-teamet sammenligner/matcher først fakturaen med sin PO for at kontrollere, om beskrivelsen (pen-drev), mængde (100), pris ($15 pr. styk), samlet pris ($1500) og vilkår (betalingsbetingelser) stemmer overens med dem i den oprindeligt godkendte PO.
- Dernæst sammenlignes/matches faktura- og PO-oplysningerne med dem i ordrekvitteringen (modtagelsesrapport). Denne kvittering udarbejdes af den modtagende afdeling ud fra den følgeseddel, der følger med leveringen. Typen og mængden af pen-drev (100), prisen ($15 pr. styk) og den samlede pris ($1500) skal svare til dem, der er angivet i den originale PO og faktura.
- Den modtagende afdeling kontrollerer også skader og kvalitet på dette tidspunkt.
Hvis fakturaen, PO og ordrekvitteringen matcher nøjagtigt (eller inden for et acceptabelt toleranceniveau), så har du et vellykket 3-vejs match. Fakturaen kan nu betales af AP-teamet.
Hvis de 3 dokumenter ikke stemmer overens – over XNUMX-vejs matching toleranceniveauet – sættes fakturaen i bero, indtil fejlene/problemerne er sorteret.
Lad os kort se på hvert af disse dokumenter og se, hvordan de relaterer til 3-vejs matchningsprocessen for kreditorer:
Indkøbsordre
En indkøbsordre eller PO er en virksomheds standardformular, sekventielt nummereret, der viser de produkter eller tjenester, den kræver. Indkøbsordren bruges til at godkende et køb.
PO'en bliver en kontrakt, når den sendes til og accepteres af den sælger, der har til hensigt at levere varerne eller tjenesterne. indkøbsafdeling genererer en indkøbsordre baseret på en underskrevet og godkendt indkøbsrekvisition efter leverandørvalg.
indkøbsordreproces registrerer firmanavn og logo, leverandørnavn og kontaktoplysninger, juridiske vilkår og betalingsbetingelser, tilbudte rabatter, indkøbsordrenummer, firmaets fakturerings- og forsendelsesadresse, linjeposter med beskrivelser, priser, bestilte mængder, udvidet beløb, subtotal, moms, hvis nogen, og samlet beløb.
Kvittering
En kvittering er et fysisk eller elektronisk dokument, der afspejler den faktiske modtagelse af varer/ydelser. Kvitteringer verificeres af virksomhedens modtagende afdeling i forhold til den specificerede leverandørfølgeseddel, der følger med de leverede produkter.
Kvitteringen refererer til betalingsmetoden samt indkøbsordrenummeret – hvilket letter dokumentmatchning.
Varemodtagelsen kan være levering af hele indkøbsordren eller en delforsendelse, hvis nogle produkter er restordret til senere levering eller afsendt fra et andet sted.
Leverandørfaktura
En leverandørfaktura er et dokument, der fakturerer kunden for leverede varer eller ydelser. Fakturaen er en betalingsanmodning.
Fakturafelter er primært de samme som for en indkøbsordre.
Fakturaer nævner også et fakturanummer, ordredatoer, forsendelsesdatoer, overførselsadresse, betalingsbetingelser, rabatter ved tidlig betaling, subtotal, moms og det samlede skyldige beløb.
Automatiser datafangst, opbyg arbejdsgange og strømline 3-vejs matchprocessen på sekunder. Ingen kode påkrævet. Book en 30-minutters live demo nu.
Smertepunkter ved manuel matchning
Manuel 2-vejs eller 3-vejs matchning kan være en smertefuld langsom, dyr og fejltilbøjelig. Automatisering af 3-vejs matchning og godkendelse af kreditorer ville helt sikkert hjælpe AP-hold med at fokusere på opgaver af højere værdi og redde dem fra et bjerg af manuelt papirarbejde.
Manuel matchning af tusindvis af støttedokumenter kan være tidskrævende, dyrt og arbejdskrævende. AP-hold ender med at bruge masser af mandetimer på manuelt at jage efter hver faktura, PO og kvittering!
Forsinkelser og fejl tvinger kreditorteamet til at arbejde overarbejde og kan også medføre bøder for sene betalinger til leverandører.
Her er nogle af de største smertepunkter i den manuelle trevejs-matching-proces, der ender med at forårsage forsinkelser og omkostningsoverskridelser:
Tabte eller manglende dokumenter
En manuel matchningsproces kræver, at alle dokumenter indsamles, opbevares og vedligeholdes til fremtidig reference. Over tid kan dokumenter blive beskadiget, mistet, stjålet eller forsvundet. Dette kan i alvorlig grad påvirke synligheden af gældsforpligtelser og forårsage forsinkelser.
Håndtering af variationer
En variation opstår, når linjeposterne, mængderne, udvidede beløb eller det samlede skyldige beløb på en leverandørfaktura ikke stemmer overens med indkøbsordren eller modtagelsen af varer eller tjenester. Håndtering af variationer eller undtagelser manuelt kan være ekstremt vanskelig og svær at dokumentere.
Engangsscenarier
Hvis en kreditormedarbejder støder på en enkeltstående matchningsfejl, bliver de nødt til at undersøge problemet for at løse det. Løsningen tager ekstra tid sammenlignet med et kendt gentagne problem.
For eksempel, hvis leverandøren fakturerer det forkerte produkt, skal kreditorer anmode om en korrigeret faktura for at fuldføre matchningen. At vente på at modtage en rettet faktura fra leverandøren vil forsinke fakturagodkendelse, betaling og reducere den samlede produktivitet.
Duplikerede eller svigagtige fakturaer
Duplikerede fakturaer vil ikke have nødvendige støttedokumenter, som allerede er blevet matchet med den originale faktura. Men forestil dig at forsøge manuelt at identificere en dublet eller svigagtig faktura blandt tusinde andre!
Forsinkelser i godkendelse af faktura
I et arbejdsflow for manuel fakturagodkendelse bliver fakturaen bogstaveligt talt skubbet fra et skrivebord til et andet, indtil den endelige godkendelse. Det er svært at holde styr på, hvilket godkendelsesniveau et dokument i øjeblikket sidder fast på, og hvem godkenderen er.
I papirbaseret tre-vejs matchning og fakturagodkendelse kan godkenderforsinkelser skyldes udsættelse, store arbejdsbyrder, løsning af spørgsmål med anmoderen og ferie/orlov.
Book denne 30-minutters live demo for at gøre dette til den sidste gang, du nogensinde bliver nødt til manuelt at indtaste data fra fakturaer eller kvitteringer i ERP-software.
Fordele ved at automatisere processen
Automatisering af 3-vejs matchningsprocessen behandler de fleste, hvis ikke alle, smertepunkter ved manuel matchning, der er beskrevet ovenfor. Her er nogle af de vigtigste grunde til, at virksomheder i stigende grad automatiserer trevejsmatchet og den større AP-proces:
Giv revisionsspor
En automatiseret digital-first-tilgang sikrer, at alle optegnelser er konsistente og giver en enkelt kilde til sandhed. Når data er let tilgængelige til enhver tid, kan virksomheder hurtigt få adgang til klare revisionsspor og lokalisere økonomiske uoverensstemmelser.
Reducer fejlprocenter og svindel
Automatiseret 3-vejs matchningssoftware fungerer på forudindstillede regler/arbejdsgange baseret på toleranceniveauer og godkendelser. Sådanne automatiserede arbejdsgange er hurtige og meget nøjagtige. De markerer hurtigt fejl og potentielle tilfælde af svindel, så AP-teams kan tage øjeblikkelig handling.
Forbedre leverandørforhold
Et superladet 3-vejs matchende AP-workflow sikrer rettidige leverandørbetalinger. Sælgere værdsætter tidlige betalinger og kan tilbyde rabatter til gengæld. Automatisering kan således hjælpe med at spare omkostninger og samtidig etablere en stabil forsyningskæde.
Forøg bundlinjen
Automatisering af trevejsmatchning og andre AP-processer sparer tid, reducerer arbejdsomkostninger, forhindrer svindel/fejl og giver leverandørrabatter i det lange løb. Dette spiller en væsentlig rolle på virksomhedens bundlinje.
Sømløs synkronisering
Luk dine bøger hurtigere ved at synkronisere dit 3-vejs match direkte til dit ERP- eller regnskabssoftware.
Opsæt berøringsfri AP-arbejdsgange og strømline kreditor-processen på sekunder. Book en 30-minutters live demo nu.
Sådan automatiseres 3-vejs matching og AP-arbejdsgange
bro AP automatiseringssoftware, ligesom Nanonets, kan hjælpe organisationer med at skifte fra manuel 3-vejs matchning til en fuldstændig berøringsfri automatiseret arbejdsgang. AP-teams på tværs af virksomheder bruger Nanonets til at opbygge end-to-end automatiserede kreditorarbejdsgange.
AP-automatisering og 3-vejs matchende arbejdsgange opsat på Nanonets kan reducere 80 % af AP-afdelingens arbejdsbyrde uden at ansætte yderligere personale.
Med Nanonets kan du opsætte en automatiseret AP 3-vejs matchende arbejdsgang, der automatisk:
- Trækker dokumenter og filer fra flere kilder – e-mail, scannede dokumenter, digitale filer/billeder, cloud storage, ERP osv.
- Klassificerer og sorterer dokumenterne korrekt som fakturaer, PO'er og kvitteringer
- Læser og fanger data fra alle fakturaer, indkøbsordrer og kvitteringer nøjagtigt
- Afstemmer felter, udgifter, saldi og SKU-niveauoplysninger på tværs af relaterede fakturaer, PO'er og kvitteringer ved et 3-vejs match
- Flag 3-vejs matchfejl, der overtræder toleranceniveauer eller sender fakturaer til yderligere godkendelse på et vellykket 3-vejs match.
- Håndter alle udgiftsarbejdsgange fra oprettelse af en udgiftsrapport til at få lederens godkendelser
- Og synkroniser/integrer alt ovenstående med enhver ERP, regnskabssoftware eller forretningsværktøj efter eget valg
- Vi integrerer let med Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks og mere
Red dit AP-team fra opgaver, der involverer bjerge af papirarbejde. Book en demo for at se, hvordan Nanonets kan automatisere alle dine AP-processer.
- gældsforpligtelser
- kreditorautomatisering
- AI
- AI og maskinindlæring
- ai kunst
- ai kunst generator
- en robot
- kunstig intelligens
- certificering af kunstig intelligens
- kunstig intelligens i banksektoren
- kunstig intelligens robot
- kunstig intelligens robotter
- software til kunstig intelligens
- blockchain
- blockchain konference ai
- coingenius
- samtale kunstig intelligens
- kryptokonference ai
- dalls
- dyb læring
- du har google
- fakturabehandling
- machine learning
- plato
- platon ai
- Platon Data Intelligence
- Platon spil
- PlatoData
- platogaming
- skala ai
- syntaks
- zephyrnet
