5 almindelige freelancer-onboarding-spørgsmål Tekniske løsninger løser (Pavel Shynkarenko)

I øjeblikket står amerikanske virksomheder over for et alvorligt og tostrenget problem. På den ene side er der

massiv talentmangel, hvilket gør det vanskeligt at ansætte kvalificerede kandidater. Samtidig kan de fleste virksomheder ikke tilbyde højere og mere attraktive lønninger for at erhverve de bedste talenter, fordi de skal optimere arbejdskraftomkostningerne. 

I de fleste tilfælde er løsningen på dette problem at ansætte kvalificerede freelancere frem for fuldtidsansatte. En nylig undersøgelse viste, at teknologivirksomheder er blandt de første, der henvender sig til uafhængige entreprenører for at spare penge, mens de ansætter toptalenter. I dette
undersøgelse, bemærkede 71 % af virksomhederne, at det at ansætte freelancere er ideelt til at forblive smidig under økonomisk usikkerhed, som alle virksomheder leder efter i det nuværende landskab. 

Onboarding af fjernentreprenører giver dog udfordringer. Virksomheder skal finde ud af, hvordan de fjernstyres på en hurtig, effektiv og kompatibel måde, hvilket rejser nogle få nøglespørgsmål, som teknologivirksomheder kan løse. 

1. Hvordan kan min virksomhed lovligt arbejde med freelancere på tværs af alle regioner?

Hvert land har sine forretningslove og finansielle bestemmelser, som kan være udfordrende at holde organiseret, især når man ansætter entreprenører fra flere regioner. 

For eksempel er den lovlige erhvervsaktive alder 14 i Indien, men 18 i Indonesien. I Mexico kan freelancere kun ansættes til specifikke job, og i Malaysia er det forbudt at interagere med Israel (og omvendt). Det er derfor, det ofte er umagen værd at outsource din
freelance ansættelse til virksomheder, der specifikt følger disse regler.

Derudover kan virksomheder bruge strømlinede verifikationsprocedurer med høj sikkerhed. Virksomheder som Sumsub tilbyder grundige baggrundstjek og KYC-processer, som sikrer overholdelse. 

2. Hvordan skal min virksomhed opstille kontraktmål og modtage udført arbejde?

Med fjernarbejdere kan det være svært at vide, hvordan man etablerer et arbejdsforhold. Da du ikke kan gå til deres kontor for at få et statustjek, hvordan navigerer du så med at sætte mål og modtage arbejde til tiden? 

Svaret er med en klar, grundig kontrakt. Websteder som Rocket Lawyer og HoneyBook hjælper virksomheder og entreprenører med at udarbejde skriftlige forventninger, der dækker fortrolighed, ejerskab, eksplicitte opgaver og mål, gennemsigtige betalingssatser og opsigelse
betingelser. 

I disse tilfælde er det bedre at forklare forventninger for meget, så der ikke er plads til fremtidige debatter eller forvirring. 

3. Hvordan måler vi entreprenørens resultater og produktivitet?

Den globale pandemi hjalp virksomheder med at tage et tiltrængt nyt kig på, hvordan man evaluerer resultater for interne og kontraktansatte. I stedet for at måle værdi ved antallet af arbejdstimer, evaluerer virksomheder nu output og sporer, hvor meget tid
bruges på hver opgave.

Heldigvis er der et par løsninger, virksomheder kan vælge imellem. Tjenester som TimeCamp eller Quickbooks Time kan bruges til at spore fakturerbare timer og entreprenørens produktivitet. Disse optegnelser kan også hjælpe virksomheder med at beslutte, hvilke entreprenører der skal udvikles på fuld tid
relationer med. 

4. Hvordan kan vi effektivt kommunikere med freelancere om deadlines? Hvornår skal vi få mægling for at løse tvister?

Mens mange freelancere er fremragende arbejdere, der afleverer arbejde til tiden, skal virksomheder have politikker og procedurer på plads for at håndtere vanskelige situationer med kontraktansatte. 

Din virksomhed skal sætte klare deadlines og skitsere klare mål ved oprettelse af en ny kontrakt. Det betyder, at man skal bestemme ting som timepriser versus pr. opgave, og hvilke tjenester der er inkluderet i disse takster, såsom antallet af revisioner eller test for en opgave. 

Nogle platforme, som Solar Staff, holder betaling i spærret stilling og tillader, at arbejdstidsfrister flyttes, hvis begge sider godkender det. Disse tjenester tilbyder også ekstern mægling i tilfælde af, at en afsluttet kontrakt ikke anses for tilstrækkelig af nogen af ​​parterne. Derudover, hvis
du leder efter en løsning til at hjælpe med at løse konflikter, tvistprocenten er et vigtigt tal: Hvor mange tvister har tjenesten løst med succes?

Virksomheder har altid mulighed for at kommunikere med entreprenører direkte via e-mail eller messenger-programmer som Whatsapp og Slack. Alligevel er det normalt bedst at holde kommunikationen på en verificeret serviceplatform. Brug af en tredjepartstjeneste som denne beskytter
både freelancere og virksomheder, når det kommer til at overholde deadlines og uenighed om arbejdsmål. 

5. Hvordan kan min virksomhed hurtigt og nemt betale freelancere for udført arbejde?

Spørgsmålet om entreprenørbetaling er ofte det mest komplicerede for virksomheder. Entreprenører ses ikke på samme måde som almindelige medarbejdere, så regnskabsafdelinger skal have detaljerede, nøjagtige logfiler over, hvordan pengene fordeles. 

Virksomheder skal f.eks. sørge for, at alle entreprenørudbetalinger for udførte opgaver er markeret som lønbudgetter og ikke som betalinger til enkeltpersoner. Derudover, da forskellige regioner rundt om i verden har deres skatte- og arbejdsbestemmelser, har virksomheder brug for
for at sikre, at de dokumenterer hver transaktion nøjagtigt. Generelt er de tre største problemer, virksomheder står over for, når de betaler grænseoverskridende entreprenører:

1. Sådan navigeres forudbetaling uden garanti for, at entreprenøren sender arbejdet.

2. Hvordan man reducerer tiden brugt på grænseoverskridende betalinger til uafhængige kontrahenter.

3. Hvordan man fremskynder betalingsprocessen, så transaktioner kommer hurtigt frem i stedet for at tage flere uger (som SWIFT-betalinger ofte gør).

I de fleste tilfælde er det hurtigere, nemmere og mere effektivt for virksomheder at outsource dette regnskab til en professionel service. Tredjepartstjenester, der specialiserer sig i at holde trit med juridiske og finansielle bestemmelser, kan hjælpe virksomheder med at forblive kompatible uden
ekstra papirarbejde og hovedpine. 

Endelig er det også klogt for regnskabsafdelinger at vedligeholde lukkebind for hver opgave, så regnskabs- og bogføringsprocesser forløber gnidningsløst i fremtiden. 

Ifølge
Internationale Arbejdsorganisation46.5 % af den globale arbejdsstyrke består af freelancearbejdere. Alene i USA forventes freelancere at gøre op

over halvdelen af ​​den samlede arbejdsstyrke af 2028.

Disse tal beviser, at kontraktansatte er fremtiden, og byggeentreprenørteams vil snart være lige så almindelige som interne ansættelser. Dette skift i arbejdsstyrken betyder, at virksomheder skal begynde at revidere deres onboarding-processer hurtigere end
senere for at forblive relevant i fremtiden.

Heldigvis er der adskillige startups og tekniske løsninger på scenen, der er klar til at hjælpe med at strømline processen med at skabe et eksternt team, så arbejdet med freelancere behøver ikke at være besværligt.