På tværs af alle sektorer udgiver organisationer støt mere og mere indhold online.
Dette er blevet endnu mere fremtrædende post-pandemi, da det globale samfund skiftede online for at overvinde de fysiske begrænsninger, der blev pålagt dem ved lockdown.
Websites bruges til at sælge produkter og tjenester til kunder, til at udgive og dele salgs- og marketingmateriale og – fra små virksomheder til statslige regeringer – som en primær kommunikationskanal med medlemmer af den brede offentlighed.
Udbredelsen af digitalt indhold byder på et nyt sæt udfordringer. Finansielle virksomheder skal for eksempel opfylde en række compliance-forpligtelser for at bruge digitale kanaler (inklusive websteder) til at annoncere til kunder. Andre steder kan organisationer være nødt til at føre optegnelser over deres webstedsindhold til tvistbilæggelsesformål, og andre ønsker måske at bevare webstedssider blot for deres kulturelle eller historiske betydning, som et spørgsmål om offentlig registrering eller som et referencepunkt for fremtidige marketingkampagner .
Webstedsarkivering er den eneste måde at bevare webstedets indhold på i en form, der gør det muligt at gense det, som det var på et bestemt tidspunkt. Det er det eneste middel til at skabe og vedligeholde en stabil, tidsstemplet, verificerbart autentisk og uafhængig version af webindhold. Da arkiverne er uafhængige, er de fuldstændig adskilt fra den originale webstedsarkitektur og vil kun omfatte de elementer, der var live på arkiveringstidspunktet, hvilket skaber en iteration så tæt på dens oprindelige form som muligt.
Der er mange grunde til, at en organisation bør arkivere sin hjemmeside, men i alle tilfælde skal de sikre, at deres arkiver er fuldstændige, sikre og juridisk tilladte.
I denne guide ser vi på nogle af de specifikke udfordringer omkring arkivering af hjemmesider i tre forskellige sektorer – finansielle tjenesteydelser, den offentlige sektor og brands.
Webstedets arkivering rolle
Webstedsarkivering giver virksomheder i den finansielle, offentlige og detailhandelssektor mulighed for at gemme uforanderlige registreringer af deres websider. Dette er med til at sikre følgende:
1. Overholdelse
Regulerede virksomheder og firmaer over hele verden skal registrere og opbevare al elektronisk kommunikation under MiFID II (EU), FCA (UK), SEC (US), ASIC (AU) og FINRA (US) regler. MiFID II siger for eksempel, at den optagede elektroniske kommunikation skal være:
• Komplet – En organisation skal være opmærksom på alle former for elektronisk kommunikation, der bruges og af hvem. Ud over dette skal de have et system og processer på plads, der er designet til at opfange og opbevare alle registreringer af disse kommunikationer.
• Præcis – En organisation skal have fuld tillid til den registrerede elektroniske kommunikations indhold og metadata, som kan påvise de nøjagtige datoer og tidspunkter, hvor noget har fundet sted.
• High Quality – En organisation bør være i stand til at gengive registreringer af elektronisk kommunikation så tæt på deres "oprindelige form" som muligt.
Snoren strammes globalt. Fra november 2022,
SEC's markedsføringsregel udvidet definitionen af, hvad der er en 'annonce', til også at omfatte webstedsindhold, som nu skal fanges og arkiveres i sin helhed. I mellemtiden er den australske værdipapir- og investeringskommission (ASIC) begyndt at anmode om registreringer af historiske løfter om webstedspriser fra forsikringsselskaber, og
administrere bøder til dem, der ikke er i stand til at give dem.
2. Retlig antagelighed
Virksomheder kan blive pålagt at fremlægge autentificerede beviser for elektroniske data, når de er i retten. Optegnelserne skal vise, at dataene er blevet opbevaret i et format, der ikke kan ændres, og hvornår de blev arkiveret. Disse krav er dækket af følgende regler og forskrifter:
• Føderale bevisregler (regel 901) – kravet om at autentificere eller identificere et bevis.
• Code of Practice om bevisvægt og lovlig adgang til elektroniske oplysninger (BS 10008:2014) – at sikre elektronisk informations ægthed og integritet.
• SEC regel 17a-4 – som kræver, at virksomheder arkiverer elektronisk virksomhedskommunikation i format, der ikke kan genskrives og ikke slettes (WORM).
• eDiscovery-anmodninger – arkivering af webstedsdata til tvistløsning og eDiscovery-formål kan hjælpe med at sikre, at registreringerne ikke kan gendrives og er en sand gengivelse af indholdet på det tidspunkt.
3. Beskyttelse af IP- og brandaktiver
Brands har et klart incitament til at holde en langsigtet registrering af deres aktivitet for at informere fremtidige kampagner. Men efterhånden som mere forretningsaktivitet sker online, vil de løbende skabe og udgive store mængder digitalt indhold med en hastighed, som kan være svær at holde styr på. Hjemmesidearkivering kan udføres regelmæssigt, og med ubegrænset cloud-lagring og mulighed for at arkivere store datasæt kan det sikre, at intet af værdi går tabt.
4. Bevaring af optegnelser af kulturel og historisk betydning
Offentlige organisationer og arkivarer kan kræve bevarelse af kulturelt vigtigt webstedsindhold for øjeblikkelig adgang til historiske offentlige registre. Webstedsarkivering er den ideelle løsning til at bevare disse store mængder data og gemme dem i et uforanderligt WORM-filformat.
Hvem har gavn af webstedsarkivering?
Financial Services
Den finansielle serviceindustri er under konstant pres for at tage nye onlinekanaler i brug, hvis de skal følge med i det digitale landskab under udvikling. Men ved at gøre det skal deres brug af disse kanaler afbalanceres mod strenge overholdelsesbestemmelser fra f.eks. SEC, ASIC, FINRA og flere.
Enhver løsning skal kunne demonstrere overholdelse af sådanne regler samt med enhver potentiel datasuverænitet og GDPR-krav.
Offentlig sektor
Talrige nationale arkiver, biblioteker, regeringer og universiteter arkiverer nu webstedsdata for at bevare alle optegnelser af kulturel og historisk betydning. Dette er for det meste drevet af lovgivning som f.eks
UK Public Records Act 1958 og for nylig den
Lov om informationsfrihed 2000.
Efterhånden som den offentlige sektor påtager sig mere aktivitet online, leder organisationer efter måder at udvikle deres webstedsarkiveringsbestemmelser for at drage fordel af nye teknologier såsom:
-
Skyen – At give mulighed for effektiv og fleksibel lagring af de store datasæt.
-
Indeksering og søgning – At gøre dataene nyttige for forskere, embedsmænd, studerende og medlemmer af offentligheden (inklusive offentligt vendte portaler som f.eks.
Det britiske nationalarkiv). -
Opdateringen fra det traditionelle ARC-filformat til ISO-standarden
WARC filformat, som kan være med til at opbevare born-digital eller digitaliserede materialer.
mærker
FMCG-mærker skaber mere og mere onlineindhold ud over traditionelle brandaktiver. Dette indhold kan nemt ændres, ødelægges eller gå tabt uden planlægning og forudseenhed.
Registrering af online brandaktivitet og kundekommunikation kan hjælpe...
-
Informere fremtidig brandretning (gennem overvågning af ydeevne)
-
Inspirer fremtidige kampagner
-
Sørg for, at der føres lovligt tilladte optegnelser over al kommunikation i tilfælde af tvistbilæggelse.
Hvordan arkiverer du en hjemmeside?
Når det kommer til faktisk at arkivere dit webstedsindhold, er der flere måder at gøre det på. Gratis onlineværktøjer som Wayback Machine er muligheder, men kræver, at brugere manuelt gemmer hver side individuelt. Dette er simpelthen ikke muligt for de fleste virksomheder i betragtning af den hyppighed, hvormed indfangninger skal finde sted for at tilfredsstille tilsynsmyndighederne; nemlig hver gang der foretages en ændring.
Mens nogle virksomheder er afhængige af Content Management System (CMS) backups til registreringsformål, er der nogle store forskelle mellem en backup og et arkiv.
-
Digitale signaturer og metadata: Vigtigst er det, at data taget fra en CMS-sikkerhedskopi ikke har en digital signatur og vil derfor ikke kunne autentificeres eller accepteres i retten. Ydermere tillader CMS-sikkerhedskopier ikke juridiske teams nemt at eksportere en post med alle dens afgørende metadata.
-
Fuldtekstsøgning: CMS-sikkerhedskopier giver ikke en fuldtekstsøgningsfunktion. Revisorer kan anmode om oplysninger omgående og med et øjebliks varsel – når man manuelt fanger dit websted, kan mængden af data, der er opsamlet, gøre det vanskeligt at lokalisere specifikke data hurtigt.
-
Overensstemmende datalagring: For regulerede brancher med specifikke registreringsregler (såsom den offentlige sektor og finansielle tjenester) opfylder en CMS-backup ikke kravene.
Alternativt giver en automatiseret webstedsarkiveringstjeneste virksomheder mulighed for at føre en komplet fortegnelse over deres webstedsindhold, samtidig med at den letter den manuelle byrde og sikrer juridisk antagelighed.
Vejning af dine muligheder
Efterhånden som det digitale landskab bliver mere ekspansivt, følger reguleringsniveauet trop. Organisationer som SEC og ASIC har for nylig foretaget væsentlige ændringer for at afspejle vores stigende afhængighed af online platforme, og hvor let værdifuld information kan gå tabt, givet de dele af den, vi møder dagligt.
Webstedsarkivering opfylder så mange funktioner for så mange forskellige typer af organisationer, at det er blevet et grundlæggende krav for en voksende andel af moderne virksomheder. Uanset om det er at tilfredsstille regulatorer, bevare dit brands akkumulering af digitale output eller bevare information af kulturel og historisk betydning, gælder det industrier fra den offentlige sektor til finansielle tjenesteydelser, detailbrands og mange derimellem.
Efterhånden som kravene til arkivering er steget, er visse funktioner blevet uundværlige, som næsten altid leveres af tredjepartsleverandører. Automatiseret webstedsregistrering giver virksomheder mulighed for at gennemgå hele deres websted med regelmæssige, forudindstillede intervaller og fange en nøjagtig version af webstedet, som det eksisterede på det tidspunkt, hver gang. Fuldtekstsøgning reducerer yderligere den manuelle byrde til et overskueligt niveau, hvis der skulle anmodes om en specifik side til retssager. I mellemtiden, hvis disse data ikke gemmes i et juridisk tilladt format, er hele processen værdiløs, i det mindste set fra et compliance-perspektiv.
Inden arkiveringsprocessen påbegyndes, er det vigtigt at forstå formålet bag den, og om dit team har værktøjerne til selv at håndtere det. Først da vil du begynde at finde ud af den rigtige tilgang at tage fra et ressourceperspektiv, og hvem der er rustet til at hjælpe dig med at nå disse mål. Og hvis dine mål er juridiske forpligtelser, rådes du til at tage fejl af forsigtighed i en
stadig mere brutalt reguleringsklima.
- SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
- Platoblokkæde. Web3 Metaverse Intelligence. Viden forstærket. Adgang her.
- Kilde: https://www.finextra.com/blogposting/23577/a-guide-to-website-archiving-2023?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs
- 1
- 2014
- 2022
- 2023
- a
- evne
- I stand
- adgang
- akkumulering
- præcis
- opnå
- Lov
- aktivitet
- faktisk
- Desuden
- vedtage
- Fordel
- Annoncer
- mod
- Alle
- tillader
- altid
- beløb
- ,
- tilgang
- Arc
- arkitektur
- Arkiv
- omkring
- ASIC
- Aktiver
- revisorer
- australsk
- Australsk værdipapir- og investeringskommission
- Autentisk
- autentificeret
- ægthed
- Automatiseret
- backup
- sikkerhedskopier
- grundlag
- bliver
- bliver
- bag
- fordele
- mellem
- brand
- brands
- byrde
- virksomhed
- virksomheder
- Kampagner
- fange
- fanger
- Optagelse
- tilfælde
- vis
- udfordringer
- lave om
- Kanal
- kanaler
- klar
- kunder
- Luk
- Cloud
- Cloud Storage
- cms
- kode
- Kommissionen
- Kommunikation
- Kommunikation
- samfund
- Virksomheder
- fuldføre
- fuldstændig
- Compliance
- sikker
- konstant
- indhold
- beskadiget
- kunne
- Ret
- dækket
- Oprettelse af
- afgørende
- kulturelle
- kunde
- dagligt
- data
- datasæt
- data opbevaring
- Datoer
- krav
- demonstrere
- konstrueret
- forskelle
- forskellige
- svært
- digital
- Digitalt indhold
- digitaliseret
- retning
- Bestride
- Dispute Resolution
- gør
- Dont
- drevet
- hver
- nemt
- effektiv
- elektronisk
- elementer
- andetsteds
- sikre
- sikring
- Hele
- helhed
- udstyret
- EU
- Endog
- bevismateriale
- udvikle sig
- udviklende
- udvidet
- ekspansiv
- eksport
- FCA
- gennemførlig
- Feature
- Funktionalitet
- File (Felt)
- finansielle
- finansielle tjenesteydelser
- bøder
- Finextra
- firmaer
- fleksibel
- efter
- formular
- format
- Gratis
- Frekvens
- fra
- Opfylde
- fuld
- fuldt ud
- funktioner
- fundamental
- yderligere
- fremtiden
- GDPR
- Generelt
- offentligheden
- given
- Global
- Globalt
- Mål
- regeringer
- Dyrkning
- vejlede
- håndtere
- hjælpe
- hjælper
- historisk
- Hvordan
- Men
- HTTPS
- ideal
- identificere
- uforanderlige
- vigtigt
- in
- Tilskyndelse
- omfatter
- Herunder
- øget
- stigende
- stigende
- uafhængig
- Individuelt
- industrier
- industrien
- oplysninger
- instans
- øjeblikkelig
- forsikring
- integritet
- Investeringer
- IP
- ISO
- IT
- iteration
- Holde
- landskab
- stor
- Lov
- Politikker
- Lovgivning
- Lets
- Niveau
- biblioteker
- begrænsninger
- Retssager
- leve
- Lockdown
- langsigtet
- Se
- leder
- maskine
- lavet
- større
- Flertal
- lave
- ledelse
- manuel
- manuelt
- mange
- Marketing
- materialer
- Matter
- midler
- I mellemtiden
- Mød
- Medlemmer
- Metadata
- måske
- Moderne
- øjeblik
- overvågning
- mere
- mest
- nemlig
- national
- Behov
- behov
- Ny
- Nye teknologier
- november
- objektiv
- målsætninger
- forpligtelser
- online
- online platforme
- Indstillinger
- ordrer
- organisation
- organisationer
- original
- Andre
- Overvind
- særlig
- ydeevne
- perspektiv
- fysisk
- Place
- planlægning
- Platforme
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatoData
- Punkt
- mulig
- post-pandemi
- potentiale
- praksis
- gaver
- tryk
- pris
- primære
- behandle
- Processer
- Produkter
- fremtrædende
- Promises
- beskyttelse
- give
- forudsat
- offentlige
- offentliggøre
- Publicering
- formål
- hurtigt
- rækkevidde
- årsager
- for nylig
- optage
- journalføring
- registreres
- optegnelser
- reducerer
- afspejler
- fast
- reguleret
- Regulering
- regler
- Regulators
- lovgivningsmæssige
- afhængighed
- reproduktion
- anmode
- kræver
- påkrævet
- krav
- Krav
- Kræver
- forskere
- Løsning
- ressource
- detail
- tilbageholdende
- Reuters
- roller
- Herske
- regler
- salg
- Gem
- Søg
- SEK
- sektor
- Sektorer
- sikker
- Værdipapirer
- sælger
- tjeneste
- Tjenester
- sæt
- sæt
- flere
- Del
- bør
- side
- Underskrifter
- betydning
- signifikant
- ganske enkelt
- websted
- lille
- små virksomheder
- So
- løsninger
- nogle
- suverænitet
- specifikke
- hastighed
- stabil
- standard
- Starter
- Tilstand
- Stater
- opbevaring
- butik
- opbevaret
- Studerende
- sådan
- Dragt
- systemet
- Tag
- hold
- hold
- Teknologier
- deres
- selv
- derfor
- tredjepart
- tre
- Gennem
- stramning
- tid
- gange
- til
- værktøjer
- spor
- traditionelle
- sand
- typer
- Uk
- uforanderlig
- under
- forstå
- Universiteter
- ubegrænset
- Opdatering
- us
- brug
- brugere
- Værdifuld
- værdi
- leverandører
- udgave
- måder
- web
- Hjemmeside
- websites
- vægt
- Hvad
- hvorvidt
- som
- mens
- WHO
- vilje
- uden
- verdensplan
- orm
- Du
- Din
- zephyrnet