Debitor arbejdsgang skabelon

Oprethold et sundt likviditetsflow med rettidige betalingspåmindelser, strømlinet betalingsopkrævning og opdaterede økonomiske poster med Nanonets' Debitor-workflowskabelon.

Om Debitor Workflow-skabelonen

Opdaterer du dine økonomiske optegnelser, hver gang du foretager et salg på kredit? Har du en strømlinet proces til at fange alle dine tilgodehavender på én gang?

Hvis ikke, er det tid til at ændre dette. Automatiser, øg synlighed og eliminer fejl i debitorprocessen ved hjælp af en automatiseret debitor-workflowskabelon på få minutter. Fremskynd debitorer med periodisk fakturering og rettidige rykkere. Få AR-rapporter i realtid med problemfri dataudveksling med dit regnskabssoftware. Ved altid, hvor dine pengestrømme er med Nanonets AR-workflowskabelonen.

Trin i Nanonets Debitor Workflow-skabelon

For at bruge Nanonets-debitor-workflowskabelonen, logge ind til din Nanonets-konto eller Opret en gratis konto hvis du ikke allerede har det

Fakturering

Opret og send automatisk fakturaer, når en kunde køber ved hjælp af 3. parts integrationer. Brug arbejdsgange til at afgøre, om købet er tilbagevendende, engangs, kreditværdigt eller risikabelt.

Betaling Processing

Anvend nødvendige finansieringsgebyrer, skatter eller rabatter til tidlig betaling baseret på dine kriterier. Send en faktura eller kontoudtog til kunden med alle detaljer.

Opdater finansielle poster

Synkroniser betalingsoplysningerne med din regnskabssoftware som Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite og mere ved hjælp af sømløse integrationer.

Fordele ved at bruge Nanonets Debitor Workflow-skabelon

Udestående tilgodehavender kan have ringvirkninger på pengestrømmene. Administrer dine tilgodehavender, spor dine pengestrømme, og fremskynd dine betalinger med Nanonets. Med Nanonets' debitor-workflow-skabelon kan du

Minimer menneskelige fejl

Synkroniser data til din regnskabssoftware med sømløse integrationer automatisk. Reducer manuel dataindtastningsfejl til 0.

Automatiserede arbejdsgange

Opsæt automatiserede arbejdsgange med få klik. Brug workflow-skabeloner, tilpas dine arbejdsgange, eller lad vores team konfigurere dem for dig.

Spot Cash flaskehalse

Få et komplet overblik over pengestrømme med realtidsdata på dit regnskabssoftware uden regneark eller dokumenter.

Automatiske påmindelser

Fremskynd betalinger, godkendelser og finansiel rapportering med automatiske påmindelser til relevante interessenter.

Integrer, automatiser og få betaling til tiden, altid

Automatiser hvert trin i faktura-til-kontant-cyklussen med intelligente arbejdsgange. Nanonets integreres med al større regnskabssoftware for at holde styr på dine tilgodehavender med indsigtsfuld sporing, automatiske påmindelser og fuldstændig synlighed.

Fremskynd dine pengestrømme med AR-arbejdsgange i dag!

Automatiser dine debitorarbejdsgange med en no-code intelligent automatiseringsplatform. Optimer din virksomheds ydeevne, spar omkostninger og boost vækst med Nanonets.

Kom i kontakt med vores automationseksperter eller prøv selv at oprette et debitor-workflow.

Læs flere regnskabsartikler:

Automatiser regnskab med gratis regnskabsskabeloner

Find den bedste software til din virksomhed

Hvad er tilgodehavender?

AR, også kendt som debitorer, er de penge, virksomheden modtager fra sine kunder efter deres tjenester. For nem forståelse, lad os tage et eksempel fra det virkelige liv. Forestil dig, at du lånte penge af din kollega til at betale for ordren, fordi du ikke havde penge dengang. Dette kunne kaldes debitorer, da du vil betale ham tilbage senere. Nu tilbage til forretningen, tilgodehavender er den kredit, som firmaet giver, som kan variere fra et par dage til endda et år, og er "IOU".

Efter at have lavet det samme eller leveret tjenesterne, hvis virksomheden endnu ikke har modtaget pengene fra kunden, kaldes det virksomhedens tilgodehavender. Mange virksomheder tilbyder denne service for at gøre det nemmere for kunderne at betale dem senere. For eksempel leverer en serviceproducent bestikket til detailbutikken. Efter at have faktureret butikken for tingene, registreres betalingen direkte på debitorer. Og når detailbutikken modtager artiklerne, betaler den for dem.

AR-processer kan være komplicerede, hvis de håndteres manuelt, så en virksomhed bør have en automatisk AR-proces. Det hjælper virksomheden med at styre indkomststrømmen effektivt og giver virksomheden mulighed for at vokse. Derudover er de modtagne og tilbageværende betalinger tydeligt vist på kontoen, så det bliver nemt for medarbejderne at spore beløbet.

Hvad er debitorprocessen?

De fleste virksomheder har deres debitorproces. Dette hjælper dem med at administrere og spore betalingen nemt. Oprettelse og brug af en automatisk regnskabsløsning til at styre og spore debitorprocessen gør det derfor muligt for virksomheden at holde transaktionerne kørende. Trinnene i debitorprocessen er som følger:

Etablering af kreditpraksis

Oprettelse af en kreditansøgningsprocedure i virksomheden er det første trin i debitorprocessen. Baseret på omdømmet til enhver organisation eller individuelle kunder, vil virksomheden beslutte, om de vil levere deres varer på kredit. Derudover skal virksomheden fastlægge vilkår og betingelser for at tilbyde kredit baseret på kundernes behov og krav. Dokumentet angiver renter og kreditbetingelser i detaljer, så der ikke opstår uoverensstemmelser.

Det næste i kreditprocessen inkluderer den periode, hvor en organisation låner kredit til kunden. Store virksomheder kan låne kredit i længere perioder, mens små virksomheder har brug for flere kontanter.

Fakturering af kunder

Næste trin i debitorprocessen inkluderer at sende en faktura til kunderne. En faktura er et dokument, der angiver produktoplysninger, omkostninger, betalingsdato og andre bankoplysninger. Det kunne sendes umiddelbart efter afsendelse af varerne, så betaling kunne ske hurtigst muligt.

Sporing af debitorer

En debitoransvarlig sporer ordrebetalingen. En AR-officers rolle er at kontrollere beløbet indsat på bankkontoen, indlæse dataene i AR-systemet og tildele dem til en faktura. Desuden skal han afstemme debitorreskontroen for at sikre, at alle betalinger er korrekt bogført og skal udstede månedlige opgørelser til kunder.

Der er forskel på sporingsprocessen for store og små organisationer. Store organisationer ansætter et team af AR-officerer, der bruger et avanceret sporingssoftwaresystem. Dette reducerer tid og kræfter og giver nøjagtige resultater. På den anden side har små organisationer normalt brug for et avanceret system, så de udfører sporingsprocessen manuelt. Dette kan udføres af en professionel revisor eller et team af dem.

Regnskab for debitorer

Det næste trin indebærer, at inkassoansvarlig fastsætter betalingsforfaldsdatoen. Så skal de føre en journal til registrering af ordrerne efter at have organiseret dataene for ubetalt gæld. Denne proces bruges til at bogføre ubetalt gæld og identificere rabatter ved tidlig betaling.

Hvorfor er debitorer så vigtige?

Standardproceduren for at returnere pengene er blot en myte. Folk skal følge den ideelle procedure, hvorfor debitorprocessen bliver afgørende. Hvis betalingen bliver forsinket, kan det føre til organisationens fald, og hele pengestrømssystemet kan stoppe. Desuden kan det føre til knaphed på kontanter til at investere til yderligere produktion og betaling til aktionærerne. Debitorproceduren er således afgørende for, at enhver organisation kan fungere gnidningsløst. Det viser, hvor mange kontanter du skal modtage, og tidslinjen for at opretholde et sundt cashflow.

Hvordan automatiserer debitorer?

Indkøb

Indkøbsafdelingen tager det første skridt i automatiseringsprocessen. Den afgiver ordren og sender en kopi af indkøbsordren til debitorafdelingen. Derefter sender organisationen en faktura med angivelse af betalingen og andre detaljer efter at have modtaget ordren.

Fakturabehandling

Fakturabehandling kunne ske manuelt såvel som elektronisk. Manuel behandling er dog en meget tidskrævende procedure, så det foreslås at gå efter automatisk databehandling. Dette er med til at reducere fejlene og give nøjagtighed, hvilket igen hjælper med at køre hele can flow-processen problemfrit.

Godkendelse af faktura

I lighed med fakturabehandling kan godkendelse af faktura udføres manuelt og elektronisk. Dette indebærer, at oplysningerne matches med indkøbsordren, så den modtagne betaling passer nøjagtigt til ordren. Derefter udarbejdes dokumenter om omkostninger, leveringstidspunkt, antal gange og andre væsentlige detaljer.

Betaling

Så kommer betalingen, som kunne modtages kontant, og en check kunne behandles automatisk. En debitoransvarlig skal godkende betalingen og udføre alle formaliteter, så betalingen kan modtages uden problemer.

Forhandlerledelse

Det er nødvendigt at tjekke op med kunden, hvis han står over for et problem i forbindelse med betalingen. Det er debitorafdelingens pligt at kontrollere, om fakturaen stadig er i godkendelsesprocessen, eller betalingen er modtaget.

Systemopgraderinger

For at automatisere debitorprocessen er det vigtigt at holde ERP-systemet (Enterprise Resource Planning) opgraderet ved at installere nye versioner af software som krævet af teamet for at gennemføre betalingsprocessen problemfrit.

Rapportering og analyse

Det sidste trin i automatiseringsprocessen for debitorer er indberetning af de udarbejdede ark for afsendte ordrer og betalinger modtaget af AP-afdelingen. Derefter skal du analysere transaktionerne og undersøge afdelingens præstationer, så de kan foretage ændringer, hvis der er noget bag dem. Igen hjælper dette med at køre organisationen problemfrit.

Tips til at forbedre debitorer

Vedligehold detaljerede forbrugeroplysninger

Lad os sige, at en organisation bruger manuel dataindtastning; det kan føre til fejl, der påvirker faktureringsproceduren. Således bør det automatiske debitorsystem indlæse alle de væsentlige detaljer, især betalings- og kreditbetingelser. Automatiseret AR-proces hjælper med at opretholde nøjagtigheden i regelmæssig kontrol af databasen, informerer deadlines og træner personalet i at administrere detaljerne korrekt, så pengestrømmen er jævn.

Tilbyde positive og negative incitamenter

Incitamenter kunne gøre underværker for den overordnede likviditetsprocedure. Det er det samme som det virkelige eksempel på at købe varer; når der tilbydes rabatter, stiger salget. På samme måde virker positive og negative incitamenter for at afvise kontanter fra virksomheder og enkeltpersoner. Et eksempel på et positivt incitament kunne være at tilbyde gavekurver, hvis betaling modtages tidligt. Et eksempel på et negativt incitament kunne være at straffe dem med ekstra gebyrer, hvis betalingen forsinkes. Dette kan indgyde en vis frygt, og de begynder at tage betalinger alvorligt, hvilket kan gavne din organisation.

Sørg for, at dine kreditpolitikker er klare og præcise

Før du låner penge til varer og tjenester, skal du sikre dig, at din organisation har et solidt sæt af kreditpolitikker. Dette er vigtigt, for at kreditstrømmen skal vedligeholdes ordentligt. Dette er finans- og salgsteamets pligt til at fastsætte kreditgrænser og bøder, hvis datoen forlænges. Personalet bør også planlægge møder for at sikre, at politikkerne opfylder de skiftende økonomiske forhold.

Hold kontakten med dine kunder

Mange gange sker det, at kunder skal huske at betale for ordren, da dette er et almindeligt menneskeligt instinkt. Eller andre gange kan de have ægte grunde til ikke at betale regningerne til tiden. Uanset årsagen kan det løses med sund kommunikation. Ved hjælp af debitorprocessen kunne dette løses. Du kan sende rykkere, så de husker betalingen eller ringe direkte til dem for at finde løsningen.

Brug almindelige månedlige gebyrer i stedet for standardfakturaer

Det anbefales altid at sende månedlige regninger, hvis ordren er stor, eller der er en regelmæssig transaktion mellem virksomheder. I modsætning til uregelmæssige fakturaer er månedlige regninger mere produktive for enhver organisation. Det hjælper virksomheden med at regulere pengestrømmen, forbedrer produktionsprocessen og hjælper virksomheden med at vokse. Desuden betyder månedlige regninger, at kunder kan betale med direkte debitering, hvilket forenkler hele betalingsproceduren.

Forenkle dit faktureringsworkflow

For at udjævne debitorprocessen er det vigtigt at være fri for eventuelle fejl. Fejl kan variere fra stavefejl til helt forkerte detaljer. Det anbefales derfor at bruge fakturaskabeloner, der indeholder et format, så du kan huske, hvad du skal inkludere og hvad ikke. Dette fremskynder til gengæld hele debitorprocessen og hjælper med at fungere gnidningsløst af enhver organisation.

Tilbyd betalingsvalg til dine kunder

En organisation bør tilbyde sine kunder betalingsmuligheder for rettidig modtagelse af kontanter. Det gør dem fortrolige med at foretage betalinger i den tilstand, de ønsker, før pengene rettidigt. Patentmulighederne omfatter checks, kontanter, debetkort, kreditkort, direkte debitering og bankoverførsler. Blandt disse muligheder er Direct Debit den mest effektive, da det er en pull-betaling i stedet for en push-betaling. Dette indebærer, at det er forhåndsgodkendt, og kunden behøver ikke at handle for at ratificere betaling.