Eliminer hovedpine ved månedsrapportering med AP-automatisering (Kim Albrecht)

Månedsafslutning er en stressende tid for mange kreditorafdelinger. Oprettelse af afsluttende rapporter kan være en monoton og tidskrævende opgave, især for dem, der stadig er afhængige af manuelle processer for at få arbejdet gjort.

Heldigvis er et stigende antal organisationer ved at vågne op til, at det ikke behøver at være sådan. Under pandemien revurderede mange deres processer og opdagede hurtigt den værdi, som automatisering af kreditorer (AP) kan bringe, ikke kun
når det kommer til at strømline driften og understøtte fjernsamarbejde, men også holde sig på toppen af ​​data i realtid. Nedenfor er nogle af de mange måder, det hjælper at opnå dette på.

Sparer tid og ressourcer

AP-automatisering hjælper med at øge effektiviteten og nøjagtigheden af ​​månedsslutningsrapportering på en række forskellige måder. En af de mest virkningsfulde er gennem automatisering af de mange kedelige manuelle processer, der er involveret i månedsafslutningsrapportering. Disse processer tager unødigt
op betydelige mængder af tid, hvilket holder AP-teams i backoffice meget længere end nødvendigt. De er også meget mere modtagelige for menneskelige fejl, især når de travlt med at opsummere økonomien i slutningen af ​​hver måned. Men mange af processerne
involveret, fra fakturamatchning til dataverifikation, kan hurtigt og nemt automatiseres, hvilket sparer værdifuld tid og eliminerer samtidig dyre fejl.

AP-automatisering kan også bruges til at standardisere manuelle rapporteringsprocedurer. Mange af disse procedurer varierer meget afhængigt af, hvem der implementerer dem, hvilket hurtigt kan føre til forvirring og fejl hos andre teammedlemmer. Standardisering af dem gennem en central
AP-automatisering hjælper organisationer med at sikre, at alle altid er på samme økonomiske side. Ydermere giver veldokumenterede procedurer det højeste niveau af hastighed og nøjagtighed ved håndtering af månedsafslutningsrapporter samt andre revisionsprocesser.

Forenkling af håndtering af både data og personer

En anden vigtig overvejelse under månedsafslutningsrapportering er selve dataene, som ofte kan blive begravet eller forsinket under manuelle, papirbaserede processer. AP-automatisering skaber meget større synlighed ved at eliminere papirfakturaer, levere realtidsrapportering,
og oprettelse af brugsklare, tilpassede rapporter til måneds-/årsafslutningen. Som et resultat er relevante data altid lige ved hånden for de rigtige interessenter, når det er nødvendigt.

Det kan også bruges til at forbedre teamsamarbejdet. Effektiv AP-drift er afhængig af teammedlemmer, der arbejder sammen for at levere projekter både hurtigt og effektivt. AP-automatisering muliggør dette ved at skabe gennemsigtighed på tværs af teams, så alle forstår
det ansvar, der er tildelt hinanden. Det understøtter også samarbejde, uanset tidspunkt, omstændigheder eller sted, med fakturagodkendelser og forespørgsler løst på sekunder eller minutter i stedet for dage eller uger.

Fremme driftseffektivitet på tværs af virksomheden

Optimering af effektiviteten i alle aspekter af driften er afgørende for at forblive konkurrencedygtig på et globalt marked i konstant udvikling. AP-automatisering udfører problemfrit opgaver, der kan tage mange timers medarbejdertid at udføre. Det kan også gøre det i realtid,
fra enhver enhed eller placering, i et samarbejdende og sikkert miljø, hvilket sparer tid og penge og øger effektiviteten og produktiviteten.

AP-automatisering kan gøre månedsafslutningsrapporter smertefri – hvis de rigtige processer er på plads. Slutmålet med enhver automatisering er at eliminere den forvirrende papirjagt, der er forbundet med manuel behandling og at understøtte samarbejde i realtid fra
enhver placering. Dette frigør ikke kun teammedlemmer til at arbejde med mere strategiske og innovative aktiviteter, men det sætter også vigtige økonomiske data ved hånden for dem, der har brug for det, når de har brug for det, hvilket giver mulighed for hurtigere og mere informeret beslutningstagning
på alle niveauer i virksomheden.