Alt du behøver at vide om købsordrer

Hvis der er et dokument, der tjener som referencepunkt for indkøb, kvalitetskontrol, administration og økonomiafdelinger i en virksomhed, er det indkøbsordren – oftest hentydet til som PO.

Uanset om din virksomhed er stor eller lille, spiller indkøbsordren en nøglerolle i sporing af dit lager, sikring af kvalitetsstandarderne for dit produkt eller din tjeneste og effektiviteten af ​​din økonomiske planlægning.

Hvad er en indkøbsordre?

En indkøbsordre er et indkøbsdokument rejst af en virksomhed med detaljer om varer, der skal indkøbes med henblik på administration, produktion eller service. En PO indeholder oplysninger om typen og mængden af ​​produkter/tjenester, der skal købes, tekniske specifikationer, pris, dato og adresse for levering, frist for sandsynlige aflysninger, betalingsbetingelser og andre vilkår og betingelser.

I små virksomheder rejses en PO af virksomhedsejeren eller administrerende direktør. I store organisationer et indkøb el indkøbsrekvisition er normalt rejst af ledere af en afdeling og sendt til indkøbschefen eller økonomichefen i virksomheden, som igen laver en indkøbsordre. En PO er begyndelsen på en transaktion mellem en køber og en sælger.

Juridisk status for indkøbsordrer

En PO i sig selv er blot en liste over ting, der skal giver. Men når en sælger eller sælger accepterer og underskriver den, bliver en indkøbsordre en bindende kontrakt. Sælger er derefter juridisk forpligtet til at levere de varer, som Køber kræver, i henhold til retningslinjerne i Købsordren; og Køber er forpligtet til at cleare betalinger i henhold til den nævnte tidsplan. En bekræftet indkøbsordre er lovlig i det omfang, den kan bruges som en garanti af finansielle institutioner til at yde handelsfinansiering til din virksomhed.

---

Ønsker du at automatisere dine manuelle AP-processer? Book en 30-minutters live demo for at se, hvordan Nanonets kan hjælpe dit team med at implementere ende-til-ende AP -automatisering.

Planlæg en demonstration

---

Hvad er en faktura?

En faktura er et betalingskrav fremsat af en leverandør/sælger for at opfylde en indkøbsordre. Det er regningen, og er baseret på en indkøbsordre og indeholder typisk PO-nummeret sammen med et fakturanummer og en specificeret prisliste. Fakturaen udfærdiges i henhold til betalingsbetingelserne nævnt i Indkøbsordren. Hvis Køber har forpligtet sig til forudbetaling, hæves fakturaen, inden varerne afsendes; ellers leveres fakturaen sammen med de indkøbte varer. Køber er juridisk forpligtet til at foretage betalingerne i henhold til betingelserne i Købsordren. (Hvad er en proformafaktura?)

For eksempel, Bill White indkøb og indkøb leder af et femstjernet hotel, får en indkøbsrekvisition fra konditorikokken på en vaffelkoglemaskine, brødæsker og chokoladeforme. Bill White udfylder en Indkøbsordre med klare specifikationer af det nødvendige udstyr, leveringsdato og forventet pris og sender den til et køkkenudstyrsfirma.  

Køkkenudstyrsfirmaet modtager PO og bekræfter, at de kan opfylde ordren. De sender ordren sammen med en faktura til Bill White. Når forsendelsen ankommer, laver Bill White og hotellets regnskabschef et 3-vejs match for at verificere følgesedlen mod PO og fakturaen. Når verifikationen er gennemført, behandler den kontoansvarlige fakturaen til betaling. Efter betalingen er foretaget, markeres indkøbsordren som lukket, og fakturaen forsegles som betalt.

Indkøbsordre vs. faktura

Selvom en indkøbsordre bruges til at lave en faktura, er de begge separate dokumenter, der bruges af forskellige personer på forskellige stadier i købsprocessen. Her er nogle væsentlige forskelle mellem de to.

En købsordre:

– foretages af køber før et køb

- viser detaljer om produkter/tjenester, der skal købes

– har en foreslået betalingsplan.

En faktura:

– er rejst af sælger efter salget (køb)

– bekræfter de leverede produkter/ydelser med specificeret prisliste

– angiver betalingsplan med datoer.

---

Opsæt berøringsfri AP-arbejdsgange og strømline kreditor-processen på sekunder. Book en 30-minutters live demo nu.

Planlæg en demonstration

---

Hvordan fungerer indkøbsordrer?

Indkøbsordrer er også en indikation af vækstprognosen for din virksomhed. Beslutninger om, hvad der skal købes og i hvilken mængde, er baseret på mængden af ​​forretning, som du forudser i den nærmeste fremtid. Når disse behov er identificeret, kan indkøbsordrer foretages med specifikationer for de nødvendige produkter eller tjenester.

Samtidig kan sælgere/sælgere identificeres for at opfylde kravet, og indkøbsordrer sendes til dem til godkendelse. Sælgeren gennemgår og bekræfter, om de er i stand til at overholde tidslinjen og opfylde dit krav, og godkender indkøbsordren, som derefter bliver juridisk bindende.

I overensstemmelse hermed er sælgeren ansvarlig for at sikre, at produkterne eller tjenesterne leveres til dig på betingelserne i PO. Sælger hæver også fakturaen og betalinger foretages af din virksomhed som aftalt i indkøbsordren.

Spor dine indkøbsordrer for at øge effektiviteten

Indkøbsordresporing eller PO-sporing er processen med at overvåge din indkøbsordre fra idé til endelig levering. Traditionelt, når en PO var godkendt, ringede køberen til leverandøren eller rederiet for at få status for forsendelsen. Hurtig og effektiv teknologi har fuldstændig erstattet den traditionelle langsom tilstand; og forsendelser kan nu spores hvert trin på vejen.

Standardiserede elektroniske indkøbsordrer har gjort behandlingen hurtig, effektiv og mere økonomisk. Smart Tracking Solutions muliggør komplet realtidssynlighed og rapportering af hele processen med din indkøbsordre:

• indsendelse af PO
• flertrinsgodkendelse
• forudgående forsendelsesmeddelelse
• levering
• faktura
• lukning af betaling

Betydningen af ​​indkøbsordrer for din virksomhed

I opstartsfasen kan det være lettere for dig at finde en klar kommunikationskanal med leverandører. Men efterhånden som virksomheden vokser, vokser kravene på forskellige niveauer og med forskellige teams af mennesker. Det er derfor tilrådeligt at etablere et system til at oprette indkøbsordrer for at sikre, at detaljer om en ordre ikke går tabt, betalinger ikke går glip af eller duplikeres for den samme ordre, sparer tid og etablerer et revisionsspor. Korrekt dokumenterede indkøbsordrer giver en gennemsigtig historik over, hvilke varer der blev købt af din virksomhed, hvem der købte dem og hvornår, hvem der er de almindelige leverandører, og hvor meget forbrugskapital der er tilgængelig på et bestemt tidspunkt. Dette vil igen muliggøre en bedre økonomistyring.

---

Book denne 30-minutters live demo for at gøre dette til den sidste gang, du nogensinde bliver nødt til manuelt at indtaste data fra fakturaer eller kvitteringer i ERP-software.

Planlæg en demonstration

---

Fordelene ved at automatisere din indkøbsordreproces

Indkøbsordreautomatisering er strømlining af det hele indkøbsordreproces. Den største fordel ved indkøbsordreautomatisering er at spare tid og kræfter. I store organisationer gør automatiseringsplatformen det muligt for teammedlemmer automatisk at sende købsanmodninger til teamchefen til evaluering og godkendelse. PO'en vil så blive oprettet automatisk, hvilket eliminerer behovet for papirarbejde, duplikering af dataindtastning på forskellige stadier af godkendelse og andre udfordringer som:

---

– mangel på effektivitet og ansvarlighed

– manglende proceskontrol

– privatlivs- og sikkerhedsrisici.

Spar tid på aktiviteter med lav værdi. Øg den samlede effektivitet

Uanset størrelsen på din virksomhed, er fordelene ved indkøbsordreautomatisering mange. Med bearbejdning og godkendelse i realtid sikrer automatisering, at regler og kontroller følges, samtidig med at det øger proceseffektiviteten i dit team og reducerer menneskelige fejl i høj grad. Desuden giver det et komplet revisionsspor, og undgår derved besværet med at søge efter manglende papirfiler. Med en strømlinet proces og omkostnings- og tidsbesparelser følger fleksibilitet, kontrol og synlighed ind i processerne. Derudover muliggør en automatiseret købsplatform problemfri matchning af faktura i en automatiseret AP-afdeling.