Hvordan robotprocesautomatisering på e-mailhåndtering kan påvirke undervisere

Robotisk procesautomatisering (RPA) gør det muligt for folk at stoppe med at udføre visse typer gentagne opgaver, der ofte udføres manuelt. Da så mange enkeltpersoner nu bruger kostbar tid på at håndtere behov for e-mail-administration, er det ingen overraskelse, at de har set på, hvordan RPA kunne hjælpe deres indbakker. Her er nogle eksempler på, hvordan det kunne forbedre driften i uddannelsessektoren og hjælpe hårdtarbejdende lærere med at frigøre deres tid.

Reducerende skriveopgaver

Nogle RPA-værktøjer kan håndtere indgående og udgående e-mails, før undervisere overhovedet ser dem. Det eliminerer meget af det travle arbejde, der ofte omfatter så meget af deres typiske arbejdsdage.

Sådanne løsninger vurderer generelt en e-mails indhold som det første skridt. Derefter opretter de en tillidsscore for det, der står i e-mailen. Hvis RPA-systemet har høj tillid, sender det et svar uden input fra lærere eller nogen anden involveret i e-mailhåndtering. Undervisere bliver kun involveret, når RPA-værktøjet har lav tillid til e-mailens indhold og har brug for vejledning.

Sådanne opsætninger er særligt nyttige, når forældre sender e-mails, der er nemme at besvare. En underviser kan opsætte specifikke skabeloner til et RPA-værktøj at bruge. Så skal de kun skrive mere detaljerede svar, når en e-mails indhold er mere komplekst.

Overvej et eksempel, hvor elever sender lektier via e-mail. En underviser kunne bruge RPA til at bekræfte modtagelsen af ​​arbejdet eller markere, at en elev glemte at inkludere en nødvendig vedhæftet fil.

RPA er også værdifuld i perioder som starten på et skoleår, hvor en underviser muligvis skal sende velkomstmails til snesevis af nye elever og deres forældre. Lærere skal stadig tilføje personlige præg på korrespondancen, men de kan fjerne eller reducere noget af det e-mail-indhold, der skal med i hver besked.

"RPA kan sende e-mail-svar uden input fra lærere." 

Spar tid under væsentlige opgaver

Mange job, som undervisere udfører, indeholder elementer af både gentagelse og individualisering. Lektionsplanlægning er et glimrende eksempel. Lærere følger typisk specifikke rammer for at sikre, at lektionens indhold overholder statslige eller nationale standarder. Men de vil også justere planerne for hver elev, afhængigt af elevens styrker og behov.

I Skotland blev Aberdeen City Council det første i landet til at bruge RPA til at lave lektionsplaner. Denne RPA-applikation forårsagede positive ændringer svarende til at ansætte 14 flere lærere fordi det sparede så meget tid.

Nogle lektionsplaner inkluderer endda undervisning af elever, hvordan man sender e-mails. Dette indhold er særligt gavnligt for yngre elever eller folk, der lærer engelsk som andetsprog.

E-mails er en integreret del af hverdagen for mange, men alle skulle lære at sende dem på et tidspunkt. Forestil dig en RPA-løsning, der kunne hjælpe lærere med at lave lektionsplaner hurtigere og derefter distribuere temaindhold direkte til elevernes indbakker.

"En RPA-applikation brugt i Skotland sparede så meget tid, at den svarede til at ansætte 14 nye undervisere." 

Sikre at undervisere ser e-mails efter prioritetsniveau

E-mail er en bekvem kommunikationsmetode, men den kan hurtigt blive overvældende. Det skyldes, at de fleste mennesker har deres indbakke sat op til at modtage alle e-mails, når de ankommer. Imidlertid, en bedste praksis for e-mailhåndtering er at prioritere, hvordan og hvornår du håndterer beskeder. Du vil næsten helt sikkert opdage, at nogle har brug for hurtig opmærksomhed, og andre behøver slet ikke svar.

RPA kan arbejde i baggrunden for at prioritere e-mails. Nogle systemer lærer over tid, hvilke e-mails der er mere eller mindre vigtige. Folk kan også justere indstillinger, så de ser e-mails i batches på forudindstillede tidspunkter. På den måde bliver brugerne ikke afbrudt, når der kommer en ny besked.

Nogle RPA-systemer lærer også at genkende specifikke søgeord. Disse kunne omfatte "sygt barn", "sene lektier" eller "misste opgave." Det er alle forhold, der måske kræver hurtig opmærksomhed fra en lærer.

Mange undervisere har stået over for ekstraordinære udfordringer i løbet af de sidste mange år, og nogle er det beskæftiger sig nu med udbrændthed som resultat. Et problem er, at de ofte skal bruge så meget af deres tid på andre ting end at undervise. RPA kan løse dette problem, især hvad angår e-mail-administration.

"Nogle RPA-systemer kan prioritere e-mails og læring over tid, hvilket er mere eller mindre vigtigt." 

Forbedring af behandlingstider og -procedurer

Mange uddannelsessystemer bruger e-mail-indhold som et tidligt varslingssystem. For eksempel kunne visse sætninger indikere en udsat elev eller en med ekstremistiske holdninger, der kunne bringe sig selv eller andre i fare.

I Det Forenede Kongerige implementerede Department for Education et RPA-værktøj kendt som Automated Robot Negating the belastende logning af data – eller ARNOLD. Før brug af ARNOLD, håndterede arbejdere omkring 120,000 e-mails fra offentligheden hvert år ved manuelt at lægge data ind i et system. Det tog lang tid, og det krævede, at nogen læste en besked og forstår den i sammenhæng, og derefter kategoriserer den, før den gik til den rigtige person.

Nu gennemgår ARNOLD hver e-mail, kategoriserer den efter risikoniveau og udfører den nødvendige dataindtastning i uddannelsesafdelingens system. RPA-værktøjet undersøger hundredvis af variabler forbundet med hver e-mail for at beslutte, hvordan den skal klassificeres. Denne opsætning har elimineret den manuelle dataindtastning knyttet til indgående e-mails.

Medarbejdere siger, at denne ændring har hjulpet dem med at fokusere på servicelevering frem for administration. Det gør det også nemmere for dem at få øje på de e-mails, der kræver den hurtigste handling, såsom dem om udsatte elever eller dårligt præsterende skoler.

Robotisk procesautomatisering gør e-mailhåndtering enklere

Nutidens undervisere kan ikke undgå at skrive og svare på e-mails. Men som disse eksempler viser, kunne et robotiseret procesautomatiseringsværktøj hjælpe dem med at spare tid og engagere sig i mere givende og relevant arbejde.

Nogle uddannelsesafdelingens beslutningstagere tøver med at gøre tingene anderledes, især hvis de nye processer kræver økonomiske ressourcer. Det betyder, at lærere muligvis skal tale specifikt om, hvor meget tid og energi, de i øjeblikket bruger på at skrive e-mails, og hvordan RPA ville være en game-changer for at give dem mulighed for at afsætte mere tid til det, de er bedst til.