Leverandørstyringsprocessen: betydning, fordele og udfordringer

Gode ​​leverandørrelationer er vigtige for enhver virksomhed for at få succes. Leverandørstyring har til formål at organisere og styrke relationer mellem virksomheder og leverandører. Effektiv leverandørstyring giver virksomheder mulighed for at køre effektivt og samtidig forhindre stød på udbudssiden.

Hvad er leverandørstyring?

Leverandørstyring er en struktureret proces, som virksomheder følger for at administrere deres leverandører eller leverandører. Leverandørstyring fokuserer på at opbygge/vedligeholde gode samarbejdsrelationer med leverandører på lang sigt; for at forhindre potentielle forsyningsafbrydelser og opfylde forretningsmålene til den bedste værdi.

Leverandørstyringsprocessen er ret kompliceret og omfatter udvælgelse af passende leverandører, forhandling af levedygtige kontrakter, kontrol af omkostninger, minimering af risici og sikring af rettidig levering af varer eller tjenester.

Vigtigheden af ​​leverandørstyring

Leverandørstyring er en strategisk proces, der, når den gøres rigtigt, kan hjælpe virksomheder med at opfylde specifikke forretningsmål.

Det åbner op for muligheder for hurtigere onboarding af flere leverandører, der kan minimere potentielle risici og forsinkelser på udbudssiden. Med et udvalg af leverandører ved hånden, nyder virksomheden også godt af lavere omkostninger og hurtigere levering for at opretholde kontinuitet i forretningen.

Strømlining af leverandørprocessen kan sikre gensidig tillid og stærkere relationer. Det kan hjælpe med at øge virksomhedens effektivitet med fokus på at forbedre kundetilfredshed, rentabilitet og vækst.

Hvad indebærer leverandørstyringsprocessen

Selvom leverandørstyringsprocessen kan være enkel eller kompleks afhængigt af organisationens størrelse, er de involverede trin stort set de samme. Men nogle forudsætninger er nødvendige:

Forudsætninger

1. Definer forretningsmål – Virksomheder kan engagere sig i god leverandørstyring, når virksomhedens mål og mål er veldefinerede. Identifikation af forretningsmål kan give et klarere billede i forhold til leverandørstyring.

2. Oprettelse af et leverandørledelsesteam – At have dygtigt personale som en del af et dedikeret team kan gøre leverandørstyringen nemmere og mere frugtbar. At udvælge, forhandle og evaluere leverandører er ingen nem opgave. Et erfarent team kan fungere som en bro mellem dets interne afdelinger og leverandører for at optimere leverandørstyringsprocessen.

Trin i leverandørstyringsprocessen

Med markedet fyldt med potentielle leverandører, vil en virksomhed, der beskæftiger sig med leverandørstyring, følge nogle almindelige trin for at sikre valget af de rigtige leverandører. De er:

1. Valg af leverandører – Processen starter med at foretage et udvalg af leverandører, der anses for egnede til virksomheden. Derefter søges tilbud vha e-sourcing værktøjer såsom anmodninger om tilbud (RFQ'er) og anmodninger om forslag (RFP'er). Selvom prisen vil være en afgørende faktor, kan virksomheden også måle en leverandørs potentiale baseret på kvalitet, omdømme, kapacitet til at opfylde kravene og track record.

2. Deltag i kontraktforhandlinger – Denne fase involverer diskussioner om vilkår og betingelser i kontrakten mellem virksomheden og den valgte sælger. Vilkår kan relateres til typen/mængden af ​​varerne og/eller tjenesterne, leveringsdatoer, betalingsbetingelser og juridiske forhold, der dækker risici. Kontrakten skal være acceptabel og gensidig fordelagtig for begge parter.

3. Onboarding af leverandører – Processen med at indsamle relevant information og tilhørende dokumenter er vigtig for at anerkende leverandører som godkendte leverandører for virksomheden. Bankkontooplysninger, skatteformularer, gyldige industrilicenser er nogle af de vigtigste oplysninger, der indsamles for at foretage betalinger til leverandører og til revisionsformål.

4. Spor og evaluer leverandørens ydeevne – Virksomheder skal tjekke leverandørens ydeevne for at se, om standarderne er opfyldt, kvaliteten af ​​produkter eller tjenester er god, leveringer sker til tiden, og servicen er tilfredsstillende. Afvigelser kan rettes med handlingsplaner diskuteret med leverandører for at sikre smidigere forretningstransaktioner.

5. Overvågning og styring af risici – Risikostyring involverer vurdering og overvågning af leverandører for potentielle risici, der kan påvirke virksomheden hårdt. Overtrædelse af overholdelse, leverandørsvindel, datalæk, retssager, tab af intellektuel ejendom er alle alvorlige risici, der skal håndteres som en del af risikoovervågningen.

6. Rettidig betaling – At foretage betalinger til tiden til leverandører kan være afgørende for at sikre gode samarbejdsrelationer. At følge kontraktvilkår for betaling og sikre, at fakturaer bliver slettet uden forsinkelser, kan opbygge tillid og tillid for leverandører til at opretholde fortsatte tjenester.

Implementering af et leverandørstyringssystem

Leverandørstyring er en afgørende proces for enhver organisation for at sikre vækst og succes. Fremkomsten af ​​avancerede teknologier har ændret den måde, hvorpå leverandørstyringsprocesser udføres i dag.

Vendor Management Systems (VMS) er webbaseret eller cloud-baseret software, der er designet til at hjælpe med at organisere og administrere flere leverandørrelaterede aktiviteter fra ét sted. De er effektive, nemme, omkostningseffektive og yderst gavnlige for organisationer med flere leverandører.

Fordele ved Vendor Management

De forskellige fordele ved at have leverandørstyring på plads er:

1. Letter bedre udvælgelse – Organisationen vil drage fordel af et bredere udvalg af leverandører, der giver flere valgmuligheder til konkurrencedygtige priser.

2. Omkostningseffektive forhandlinger – Leverandørstyring kan sikre, at flere leverandører konkurrerer om forretninger. Dette gør det muligt for virksomheden at forhandle sig frem til bedre priser og opnå lavere priser eller rabatter.

3. Effektiv kontraktstyring – En af fordelene ved at have et leverandørstyringssystem er centraliserede data. Alle kontrakter, leverandøroplysninger og relaterede dokumenter er tilgængelige fra ét sted for hele organisationen. Dette gør det lettere at spore kontrakter og træffe beslutninger mere effektivt.

4. Lettere præstationsstyring – Leverandørstyringssystemer muliggør et fugleperspektiv af leverandørers samlede præstation. Det er nemt at spore ydeevne og sammenligne den med tidligere data. Interessenter kan sikre, at leverandører overholder kontraktvilkår, og at forretningsbehov opfyldes effektivt.

5. Stærkere leverandørrelationer – Centraliseret leverandørinformation i VMS hjælper med en forenklet beslutningsproces. Identifikation af forsinkelser og hurtig kommunikation reducerer forstyrrelser i forsyningskæden og forhindrer ekstra omkostninger eller tab for begge parter, hvilket resulterer i tillid og bedre relationer.

6. Bedre risikobegrænsning – VMS-software er i stand til at identificere leverandørrisici, der kan forebygges eller håndteres tidligt for at undgå indvirkning på virksomheden. Da alle leverandørrelaterede data er verificeret, og konstant overvågning er mulig, bliver risikoreduktion lettere.

Udfordringer i leverandørstyring

Ukorrekt eller mangel på leverandørstyringsprocesser kan udgøre mange udfordringer:

1. Manglende overholdelse fra leverandører – En organisation uden faste standarder for leverandører står over for risikoen for manglende overholdelse fra sine leverandører. At vælge den rigtige leverandør og sætte standarder under kontraktforhandlinger er vigtigt for at undgå afvigelser.

2. Risiko for dårligt omdømme hos leverandører – Når flere leverandører er involveret, er det vanskeligt at vurdere leverandørernes arbejdskvalitet, og dårlig præstation fra en enkelt leverandør kan påvirke virksomheden. At køre grundige baggrundstjek og indsigt i tidligere præstationer bliver afgørende under udvælgelsesprocessen i leverandørstyring.

3. Besvær med manuel lagring af leverandørdata – Ekspanderende virksomheder kan have svært ved at gemme leverandørdata, efterhånden som virksomheden vokser, og flere leverandører kommer ombord. Manglen på et leverandørstyringssystem skaber yderligere besvær med at hente leverandøroplysninger, når det er nødvendigt.

4. Ingen synlighed for beslutningstagning – Leverandørstyringssystemer kan give overordnet synlighed gennem tilgængeligheden af ​​centraliserede data til god beslutningstagning. Uden et ordentligt VMS på plads bliver dette en kompliceret opgave.

5. Manglende evne til at håndtere forskellige betalinger – VMS-software kan vedligeholde og spore betalinger, selvom betalingsbetingelser eller -metoder er forskellige. Manuelle betalinger til flere leverandører kan være besværlige, komplekse og fejlbehæftede, hvilket resulterer i utilfredse leverandører.

Konklusion

Skiftende og hurtige tider tvinger mange virksomheder til at finde effektive løsninger til at håndtere leverandørrelationer effektivt. Organisationer, store som små, der beskæftiger sig med flere leverandører kan drage fordel af at implementere et godt leverandørstyringssystem. Effektiv VMS-software kan hjælpe med at overvinde udfordringer og fremme stærkere leverandørrelationer, tilføje værdi og forbedre virksomhedens ydeevne.