Hvad er kreditorer?

Kreditorerne er et regnskabsbegreb, der refererer til de penge, som en virksomhed skylder en sælger eller en leverandør - for at have benyttet deres produkter eller tjenester.

Når en virksomhed køber produkter/ydelser fra en sælger/leverandør med en aftale om at betale senere, kaldes beløbet for kreditor – indtil betalingen er foretaget.  Det er en form for kredit tilbudt af leverandøren/leverandøren.

Kreditoren registreres, når en faktura godkendes til betaling. Det registreres i hovedbogen (eller AP-underregnskabet) som en udestående betaling eller forpligtelse, indtil beløbet er betalt. Gælden kan være leverandørgæld (køb af fysiske varer, der er registreret i en beholdning) eller omkostningsgæld (køb af varer og tjenester, der er faktureret, f.eks. reklame, underholdning, rejser, kontorartikler og forsyningsselskaber).

---

Automatiser datafangst, byg arbejdsgange , strømline kreditor-processen på sekunder. Ingen kode påkrævet. Book en 30-minutters live demo nu. Automatiser fakturabetalinger med AI.

Planlæg en demonstration

---

Indholdsfortegnelse

---

Ønsker du at automatisere dine manuelle 3-vejs matchprocesser? Book en 30-minutters live demo for at se, hvordan Nanonets kan hjælpe dit team med at implementere ende-til-ende AP -automatisering.

Planlæg en demonstration

---

Et eksempel på Kreditorer

ABC bageri bestiller 50 lbs sukker fra grossistforhandleren XYZ Traders til en kurs på 50 cents pr. pund. XYZ Traders tilbyder en kreditperiode på 30 dage efter levering til bageriet, inden for hvilken ABC skal betale regningen på $25. Indtil bageriet betaler XYZ-handlere, vil beløbet på $25 blive kaldt kreditorer og vises som forpligtelse over for kreditorer i bageriets balance.

$25 registreres som et aktiv i balancen for XYZ-handlere, indtil betalingen er modtaget.

Kreditorer omfatter, ud over køb af varer, følgende:

• Transport og logistik
• Strøm / Energi / Brændstof
• Leasing
• Licenser
• Tjenester (montage / underleverandører)

---

Opsæt berøringsfri AP-arbejdsgange og strømline kreditor-processen på sekunder. Book en 30-minutters live demo nu.

Planlæg en demonstration

---

Vigtigheden af ​​Kreditor

AP er vigtig på grund af følgende årsager:

Det sikrer betaling af regninger rettidigt, hvilket igen forbedrer virksomhedens kreditvurdering og langsigtede relationer med leverandører.

• Rettidig betaling af fakturaer sikrer uafbrudt strøm af forsyninger og tjenester, hvilket fører til problemfri strøm af forretningsdrift.
• Rettidig betaling undgår forsinket betaling, bøder og andre forsinkelsesgebyrer.
• Organiseret AP giver mulighed for systematisk sporing af fakturaer og betalinger.
• AP letter pengestrømmen ved kun at foretage betalinger, når de forfalder, og ved at bruge kreditfaciliteter, der tilbydes af leverandøren.
• Stringent AP undgår leverandørsvindel og tyveri.

AP er ikke uden sine ulemper. Det betragtes ofte som en økonomisk belastning for leverandører, der skal vente på betaling efter levering af produkter og ydelser. Fra virksomhedens side indikerer en balance med længerevarende kreditorer en usikker likviditet. Disse ulemper kan overvindes gennem etiske, juridiske og logiske AP processer.

Komponenter i Kreditor-processen

Kreditor er en proces i flere trin og omfatter nogle væsentlige trin:

• AP starter med virksomhedens beslutning om at indkøbe varer/ydelser på et kreditsystem.
• Valg af leverandører, der tilbyder kreditfaciliteter.
• Sammenligning af leverandørernes kreditpolitikker mht. tilladte kreditdage, forsinkede betalinger, kontantrabat ved førtidig betaling etc. og valg af leverandør med de vilkår, der passer bedst til virksomheden.
• Efter indkøbsproces - indkøbsrekvisition, indkøbsordre, faktura, kvittering – af virksomheden.
• Regnskabsføring af fakturaer/regninger i bøgerne som Kreditor, når varerne er modtaget.
• Bogføring hjælper med intern og ekstern revision i virksomheden og med at analysere forbrugsmønstre, hvilket igen hjælper med økonomisk planlægning og opfyldelse af standarder og regler.
• Sporing af datoerne på regninger for at sikre betaling inden forfaldsdatoen.
• Udbetaling inden forfaldsdatoen
• Kommunikerer med leverandøren om, at betalingen er foretaget.

At drage fuld fordel af kreditvarigheden vil hjælpe med at styre pengestrømmen effektivt. Det skal dog huskes, at den mest effektive brug af kreditvilkår er at vide, hvornår regninger skal honoreres.

Den konventionelle Kreditorafdeling

Et team, der er ansvarligt for manuelle Kreditor-processer, er ansvarlig for registrering og behandling af finansielle transaktioner vedrørende indkøb og leverandører.

En række fagfolk er ansat til dette formål:

• Dataindtastningsanalytikeren indtaster fakturaerne i det digitale system, når de er modtaget.
• Betalingsbehandlingsanalytikeren er ansvarlig for at betale fakturaer på den dato, hvor de forfalder
• Undtagelsesanalytikeren adresserer uoverensstemmelser i fakturaer og håndterer problemer med betalingsfejl.
• leverandørstyring personalet opretter og administrerer leverandørdatabasen og korrelerer den med forskellige indkøbsoperationer.
• Kreditorchefen koordinerer med teamet for fejlfri og problemfri fakturahåndtering.

Alle medlemmer af teamet arbejder for at skabe og vedligeholde stærke leverandørrelationer. Holdet skal også holde et vågent øje med AP-udgifterne og opretholde interne kontroller for at beskytte pengestrømmen.  

En effektiv og veldrevet kreditor arbejdsgang kan spare virksomheder for betydelige mængder tid og penge i forhold til AP-processen. Organisationer kunne i sjældne tilfælde også outsource AP funktioner til eksterne bureauer.

Udfordringer til den manuelle kreditorproces

Manuelle kreditorprocesser har følgende problemer:

• Problemer forbundet med manuel dataindtastning: Manuel indtastning af fakturaer i systemet kan være tidskrævende, ineffektiv og udsat for fejl. Alle disse kan påvirke virksomhedens funktion og bundlinje.
• Forsinkelser i betaling: Manuelt tilsyn og fejl kan resultere i forsinkede betalinger og utilfredse leverandører. Det kan også påvirke kreditvurderingen og troværdigheden af ​​virksomheden som kunde til sælgeren.
• Utilfredse medarbejdere: Den hverdagsagtige, gentagne karakter af mange af de opgaver, der er involveret i AP-processen, kan føre til arbejdsutilfredshed og relaterede problemer, herunder medarbejderomsætning.
• Uhåndterlig information: Efterhånden som en virksomhed vokser i størrelse, og der er flere fakturaer, der skal håndteres, kan mængden af ​​information vedrørende leverandører, produkter, tjenester, omkostninger, levering og forfaldsdatoer blive overvældende. Det bliver også svært at lokalisere dokumenter, og bogføring kan blive et mareridt.
• Uigennemsigtighed af data: Sporing af papirfakturaer og fysiske AP-dokumenter kan blive svært, hvis ikke umuligt, når AP-afdelingen vokser i størrelse til at håndtere en masse indkøbsprocesser.
• Tilbøjelighed til svindel: Manglen på synlighed i manuelle kreditorsystemer kan udsætte din virksomhed for sikkerhedssårbarheder og svindel.

Fordele ved at automatisere kreditor-processen

Automatisering af kreditor-processen fører til følgende fordele:

• Tidsbesparelse: Man siger det 25 % af en arbejdsuge bruges på hverdagsagtige manuelle fakturahåndteringsopgaver, tid som bedre kan bruges på mere produktive aktiviteter.
• Omkostningsbesparelser: Manuel behandling af en enkelt faktura har vist sig at koste $12-15. Automatisering kan eliminere meget af disse omkostninger. Derudover holder automatiserede løsninger styr på fakturaens forfaldsdatoer og hjælper med at betale fakturaen på et optimalt tidspunkt, hvilket forbedrer likviditeten, undgår gebyrer for forsinket betaling og opretholder bedre relationer til leverandører.
• Indtægtsgenerering: Rettidige betalinger aktiveret af automatisering kan ikke kun undgå gebyrer for forsinket betaling, men også forbedre virksomhedens kreditvurdering og gøre den åben for rabatter og rabatter fra leverandører.
• Reduktion af fejl: Manuel fakturahåndtering er forbundet med fejl som følge af menneskelig tilsyn. Automatisering kan eliminere mange af de fejl, der er forbundet med manuelle kreditorprocesser.
• Fleksibilitet ved betaling: Automatisering kan muliggøre beslutningstagning om, hvornår og hvordan fakturaer skal betales (f.eks. papircheck, ACH eller via virtuelle kort, hvor du optjener tilbagebetalingsrabatter).
• Bedre vedligeholdelse af data: Manuel gennemsøgning af papirarbejde kan være pinefuldt og udsat for fejl. Vedligeholdelsen af ​​en digital database giver bedre adgang til og genfinding af data og strømliner derved indkøb-til-betal-cyklussen. Sådan styring muliggør også analyser til rapportering og sporing af virksomhedens indkøb og pengestrømme.
• Sikkerhed: Kreditorautomatiseringsløsning kan gemme data på en centraliseret server eller skyen, som giver sikkerhed

Hvad skal du kigge efter i en kreditorsoftware

Det er vigtigt at vælge en AP automatiseringssoftware som giver maksimalt afkast af investeringen. En software til automatisering af kreditorer skal omfatte datafangst, fakturabehandling, automatiserede godkendelser og betalinger. De grundlæggende funktioner, der skal søges, når man leder efter en AP-automatiseringssoftware inkluderer:

• Nøjagtig registrering af fakturadata: Konverteringen af ​​fakturadata til et fælles digitalt format er det vigtigste aspekt ved at skabe effektivitet i AP-automatisering. Manuel dataindtastning er dyr, udsat for fejl og tidskrævende. Et godt OCR-værktøj tillader intelligent indfangning af relevante data uden menneskelig indgriben, hvilket sparer tid, penge og menneskelige fejl.

• Nem fakturagodkendelse: De personer, der godkender fakturaer, er ofte travle ledere og ledere, og den automatiske fakturagodkendelse skal være nem, intuitiv og bekvem for sådanne medarbejdere. Den godkendende person skal kunne se og godkende en faktura med et enkelt klik, uanset hvilken enhed de tilgår fakturaen fra.
• Mulighed for at spore AP-fakturaer i realtid: Workflow-værktøjer skal også give enhver interessent mulighed for nemt at spore fakturaen. Dette vil undgå forsinkelser, fejlkommunikation og fejlstyring i regnskabsbehandlingsprocessen.
• Integration med eksisterende regnskabssystem: Virksomheden kan anvende andre digitale platforme og software og AP-værktøjet skal kunne integreres med disse for at forhindre mismatch i data og drift.
• Automatisering af betalinger: Det sidste trin i AP-processen er betaling. Efter at alle godkendelser er blevet registreret, skal softwaren være i stand til at igangsætte og behandle betalingen til leverandøren for at fuldføre og afslutte Kreditor-processen for det pågældende indkøb.
• Datalagring: Alt efter virksomhedens behov kan alle AP-data gemmes på en centraliseret server eller cloud. Typen af ​​lagring skal besluttes af virksomheden før lancering på AP-automatisering.

Konklusion

Automatisering af kontobehandlingsoperationer kan eliminere problemerne forbundet med manuelle processer, såsom tidsforsinkelser, fejl og spild af menneskelig indsats.  

Effektiv AP-software såsom Nanonets kan muliggøre bedre indkøb-til-betal-processer, sikre skatteoverholdelse, automatisere 3-vejs matchning, optimere AP dage eller DPO, forebygge svindel, strømline pengestrømme, vedligeholde leverandørrelationer og gemme data for eftertiden. Automatisering avler effektivitet og kan orkestrere indkøb-til-betal-processen til langsigtet værdi. Digital aktivering af AP-processen ville fremme forretningsstrategier ved at gøre leverandør-kundeforhold til en konkurrencefordel.