Hvad er fakturabehandling? – Fakturabehandling forklaret

Fakturabehandling eller regningsbehandling er hele spektret af operationer, der er forbundet med forretningsslutningen (utilsigtet ordspil) af køb af produkter/tjenester fra en leverandør.

Hvor simpelt det end lyder – modtag fakturaen, tjek for rigtigheden, betal fakturaen, luk transaktionen – fakturabehandling er i de fleste tilfælde ikke en forenklet arbejdsgang. Enhver forsinkelse eller afbrydelse i denne proces kan have en negativ indvirkning på dine forhold til leverandører og hindre rettidig levering af tjenester, forsyninger og materialer.

Lad os se, hvordan fakturaer behandles og hvordan AP -automatisering hjælper med at strømline fakturahåndtering at hjælpe virksomheder med at køre mere effektivt.

Hvad er fakturabehandling?

Fakturabehandling er den arbejdsgang, der følges af kreditorteamet fra det tidspunkt, det modtager en leverandørfaktura. Det omfatter alle trin lige fra modtagelse af en leverandørs faktura til registrering af betalingen efter passende kontroller og godkendelser.

En faktura kan kun behandles til betaling, når den sletter alle fakturabehandlingstrinene. Her er trinene til fakturabehandling i detaljer:

Arbejdsgangen til fakturabehandling

• Indsaml og organiser fakturaer sendt via flere kanaler: e-mail, post osv.
• Opsaml fakturadata, tildel hovedbogskoder og match fakturadata med understøttende dokumenter (PO'er eller kvitteringer).
  • i tilfælde af uoverensstemmelser returneres fakturaen til leverandøren.
• Send fakturaer til autoriserede godkendere for at godkende eller afvise, baseret på interne forbrugspolitikker.
• Opret betalinger via bankoverførsel, ACH eller check for de godkendte fakturaer.
• Registrer betalingen i dit ERP- eller regnskabssoftware.

En strømlinet fakturabehandlingsarbejdsgang er afgørende for at kunne genkende kreditorer og optimere likviditeten for at opfylde gyldige betalinger.

Hvordan behandler man fakturaer?

I mellemstore og store virksomheder er fakturabehandling en del af Accounts Payable (AP) processen. Processen med fakturahåndtering er vigtigt ikke kun for at organisere pengestrømmen, men også for at håndtere leverandører og leverandører for at sikre rettidig indkøb.

Konventionel behandling af faktura involverer følgende grundlæggende trin:

• Vurdering af den faktura, der er modtaget fra leverandøren: En faktura modtages først fra en leverandør for et produkt eller en tjeneste, der normalt er bestilt gennem en indkøbsordre (PO). Kreditorfakturabehandlingspersonalet registrerer fakturaen i finanser med en identifikationskode (hovedbogen eller GL-koden).
• Fakturamatchning: Dataene i fakturaen, herunder typen af ​​bestilt produkt/service, aftalt pris, leveringsdato osv., sammenlignes med den oprindelige PO. I tilfælde af at fakturaen hæves efter leveringen af ​​produktet/ydelsen, matches fakturaoplysningerne også med oplysningerne på leveringskvitteringen. Denne "tXNUMX-vejs matchning” behandler spørgsmål som:

o Stemmer betalingsbetingelserne?

o Er nogle lovede rabatter inkluderet?

o Er fakturaen blevet kodet til de relevante udgiftskonti?

o Er der præstationsproblemer efter modtagelsen, der berettiger tilbageholdelse af betaling?

• Kontrol for uoverensstemmelser: Enhver uoverensstemmelse i fakturadata er markeret som en undtagelse. AP-personalet kontakter derefter leverandøren og den pågældende afdeling i virksomheden for at rette fejlen/uoverensstemmelsen. Når undtagelsen er løst, bliver fakturaen genudstedt af leverandøren, og fakturamatchningsprocessen gentages.
• Modtag passende autorisation og godkendelser: Afhængigt af virksomhedens politikker, sendes fakturaen til forskellige ledelsesniveauer for verifikation og godkendelse. Antallet og arten af ​​de nødvendige godkendelser afhænger af virksomhedens politik og størrelse. Andre faktorer omfatter afdelinger involveret i indkøbs- og indkøbsprocessen, produkttype og fakturabeløb. For eksempel kan nogle virksomheder give mandat til godkendelser på ledelsesniveau for fakturaværdier, der er højere end en bestemt tærskel.
• Godkend fakturabetaling: Efter alle godkendelsesniveauer betales fakturaen i overensstemmelse med de vilkår, der blev forhandlet med leverandøren. Betalingen kan påhvile AP-afdelingen, økonomiafdelingen eller indkøbsafdelingen, afhængig af forretningsstrukturen. Betalingen behandles som checks, bankoverførsler eller andre metoder i henhold til forudbestemte vilkår og betingelser.
• Afslutning af transaktionen: Når betalingen er foretaget, lukkes det pågældende fakturaspor, og transaktionen registreres som fuldført. Faktura- og betalingsoplysningerne arkiveres i GL til fremtidige revisioner.

---

Ønsker du at automatisere dine manuelle AP-processer? Book en 30-minutters live demo for at se, hvordan Nanonets kan hjælpe dit team med at implementere ende-til-ende AP -automatisering.

Planlæg en demonstration

[Indlejret indhold]

---

Udfordringer ved behandling af fakturaer

1. Manglende eller mistede fakturaer

Dette er et problem, når en virksomhed håndterer flere leverandører og mange fakturaer på daglig basis. Problemet forværres af, at fakturaer kan modtages i forskellige formater - som papirkopier, scannede pdf'er, tekstbehandlingsfiler osv. Det bliver udfordrende at håndtere disse forskellige former for fakturaer, modtaget på forskellige tidspunkter og ofte af forskelligt personale .

Manglende fakturaer fører til forsinkede betalinger og tilhørende bøder, anstrengte leverandørforhold, forsinkelser i driften og revisionsproblemer.

2. Uoverensstemmende eller manglende data

En faktura indeholder kritiske data såsom virksomheds-id'er, skatteoplysninger, leverede ydelser/produkt, pris, leveringsstatus osv. Hvis fakturaer er i forskellige formater, bliver det besværligt, hvis ikke umuligt at kontrollere for alle gyldige data fra dem. Nogle fejl, der er nemme at gå glip af, inkluderer:

– Bruger forkert navn på klienten

– Ikke at specificere produkter/tjenester klart

– Passer ikke til det ønskede mærke

– Regnefejl

– Ikke at bruge den rigtige valuta

– Uden forfaldsdato

– Uden at nævne rabatter eller bødegebyrer

– Skattesatsfejl

Ifølge ivrige partnere, er næsten en fjerdedel af alle fakturaer markeret for undtagelser, som skal håndteres af kreditorfakturabehandlingspersonalet. Fakturafejl fører til både penge- og tidstab.

Det har været rapporteret at hospitaler alene taber omkring 68 milliarder dollars om året på grund af faktureringsfejl. Fejl i papirbaserede fakturaer er temmelig dyre at rette - rettelse af fakturadata kan koste $53.50 pr. faktura i gennemsnit!

Problemerne forbundet med manuel regningsbehandling bidrager til over 30 % af AP-teamets omkostninger. Kontrol for nøjagtighed bruger også uforholdsmæssigt meget tid, og hvis den findes utilstrækkelig eller fejlagtig, vil den rejste undtagelse tage mere tid at løse. Sådanne fakturabehandlingsforsinkelser påvirker betalingsplanerne. Næsten 1 ud af 5 virksomheder tabe på favorable vilkår og nedsatte priser på grund af forsinkede leverandørbetalinger.

3. Ukendt fakturastatus

Den aktuelle status for en faktura i dens behandlingsskema er ofte ukendt, især hvis der er mange interessenter involveret i processen. Hvor er det? Hvem har godkendt det? Hvad mere skal der til? Hvornår vil betalingen blive foretaget? Det er spørgsmål, der ofte opstår på grund af manglende gennemsigtighed.

4. Fakturadirigeringsfejl

Der kan være flere leverandører, der dagligt udsteder mange fakturaer til en virksomhed. Efter foreløbig kontrol sorterer AP-fakturabehandlingsteamet hver faktura i routingkøen. Selv den mest effektive AP-specialist kan begå en fejl ved omdirigering af en faktura. Når en faktura bliver dirigeret forkert, går den igennem unødvendige trin – spilder tid og menneskelig indsats. Dette "high-touch"-scenarie er særligt stressende, især når AP-teamet skal lukke bøger med jævne mellemrum. Selvom kreditorhold er designet til at forbedre indkøb og indkøb I virkeligheden kunne de bruge urimelig meget tid på at jage fakturaer gennem den komplekse godkendelsesrute og rette de deraf følgende fejl, der opstår i kæden.

Praktiske implikationer af fakturabehandlingsproblemer

Problemerne med det traditionelle proces med fakturahåndtering, anført i det foregående afsnit, kan have alvorlige konsekvenser for en virksomheds produktivitet og rentabilitet:

• Tab i effektivitet og produktivitet: Kontrol af en faktura, håndtering af fejl og undtagelser, sporing af dens kurs, indhentning af godkendelser og betaling af faktura er tidskrævende processer. Den tid, der "spildes" på sådanne opgaver, ville blive brugt bedre på opgaver, der bidrager til virksomhedens værdi. De gentagne opgaver forbundet med regningsbehandling kan kvæle produktiviteten i en organisation.
• Medarbejdernes moral og kultur: 60% af AP-personalet efter sigende finde fakturabehandling den mest afskyelige opgave i deres job – utilfredshed med mere end halvdelen af ​​deres job fører til tab af moral og entusiasme blandt arbejdere. Det er naturligt, at medarbejderne find tid brugt på interessante aspekter af deres job givende. Minimering af hverdagslige gøremål i fakturabehandlingsprocessen og øget tid brugt på udfordrende og interessante aspekter af en medarbejders job kan således øge arbejdsglæden og dermed medarbejderfastholdelse.
• Eskalerende forpligtelser: Forsinkelser forårsaget af fakturabehandlingens arbejdsgang kan resultere i fakturaer, der ikke kan handles. Dette kan føre til påløbne forpligtelser over tid, eskalerende pres i revisionsperioder og manglende overholdelse. Alle disse påvirker bundlinjen.
• Svigsårbarhed: Nogle bedragerier, der opstår i fakturaprocessen, omfatter tredjepartssvig, fejlopkrævninger, duplikerede betalinger og andre interne fejl. Fakturasvindel kan vise sig som unormalt fakturavolumen, uoverensstemmelse mellem leveret produkt/service og fakturaspecifikationer, uoverensstemmelser mellem PO og faktura og tvivlsom medarbejderadfærd. Manuelle fakturabehandlingsopgaver kan være kedelige og resultere i mental sløvhed. Dette kan resultere i, at svindel går glip af ved kontrol af fakturaer for fejl og dataproblemer. Det gælder især i krisetider. For eksempel Covid-19-pandemien efter sigende øget forekomsten af ​​fakturasvindel i 2020. Fakturasvindel er svær at opdage manuelt, især når forretningsomfanget er højt.
• Decentraliseret fakturabehandling: Fraværet af en konsistent eller sammenhængende fakturahåndteringsarbejdsgang kan føre til fragmenterede processer, som igen kan hæmme centraliseret synlighed og styring.
• Forhindringer for opskalering: Efterhånden som virksomheden vokser, bliver manuel regningsbehandling uhåndterlig. At fortsætte med at holde fast i det, der formentlig virker for et lille setup, hindrer således udvidelse og potentiale for skalering. Det ultimative mål for enhver virksomhed er ikke at opretholde status quo, men at vokse!

---

Opsæt berøringsfri AP-arbejdsgange og strømline kreditor-processen på sekunder. Book en 30-minutters live demo nu.

Planlæg en demonstration

---

Automatiseret fakturabehandling

Automatiseringen af ​​fakturabehandling tilbyder en klar løsning på de fleste, hvis ikke alle problemer forbundet med denne manuelle proces. Forbeholdet om "hvis ikke alle" opstår på grund af det mindre behov for manuel indgriben på nogle stadier. Ikke desto mindre kan automatisering af mange af de gentagne opgaver i processen spare tid, spare penge, bevare medarbejdernes moral og opretholde gode leverandørrelationer.

Fuldstændig berøringsfri fakturarouting – automatisk behandling af fakturaer fra modtagelse til lukning, uden manuel indgriben – er stadig sjælden. EN undersøgelse udført blandt personale involveret i AP-processer viser en overvældende opbakning til at automatisere størstedelen af ​​de manuelle opgaver.

Nogle specifikke fordele ved automatisering af nogle eller de fleste opgaver i fakturabehandlings-workflowet er:

• Datakohærens: Automatiserede fakturabehandlingsværktøjer inkluderer ofte automatiserede dataudtræksværktøjer, der kan udtrække relevante data fra fakturaer og gemme dem i et standardiseret format, der vil hjælpe efterfølgende kontroller og godkendelser. Mange fakturabehandlingsværktøjer kommer med indbyggede OCR-moduler, der kan udtrække relevante data fra fakturaer. AI-aktiveret værktøjer til fakturahåndtering såsom Nanonets kan trænes til at udtrække specifikke data fra en række forskellige formater af fakturaer.
• Hurtigere tre-vejs matchning: Automatiske tre-vejs sammenligninger af fakturaen med PO og kvittering er hurtigere end manuelle valideringer, da alle data, der er relevante for transaktionen, er digitalt lagret på samme sted og nemt kan sammenlignes enten visuelt eller gennem AI-baseret software. Automatiserede fakturabehandlingsarbejdsgange kan integreres med databaser og andre regnskabssystemer til automatisk matchning uden menneskelig indgriben.
• Strømlinede godkendelser: Automatisk passage af fakturaen fra et trin til det næste og opsætning af rykkere til godkendelse kan undgå forsinkelser i behandlingen af ​​fakturaen. Inkludering af uforudsete begivenheder og påmindelser i arbejdsgangen kan eliminere flaskehalse. Integrationen af ​​elektroniske signaturer og digitale formularer kan muliggøre on-the-go godkendelser fra forskellige deltagere i processen, så fysisk fravær fra kontoret ikke vil forsinke godkendelsesprocessen.
• Procesgennemsigtighed: Adgang på flere niveauer til data og centraliseret datalagring kan give mulighed for gennemsigtighed. Automatiseringen af ​​fakturabehandlingen skaber også et revisionsspor til sporing af fakturaens fremskridt langs kontrolpunkterne.
• Datasikkerhed: Digitalisering af fakturadata kan forhindre tab af information, der almindeligvis er forbundet med fysisk flytning af dokumentet til validering og godkendelse. Automatisering kan også muliggøre integration af fakturahåndteringens arbejdsgang med virksomhedens dokumenthåndteringssystem og andre bogføringsværktøjer til revision og arkivering. Det hjælper også med overholdelse af lovgivningen.
• Bedre business intelligence: Automatiseret fakturahåndtering kan muliggøre nem adgang og vurdering af købsdata og forbrug, og derved muliggøre bedre analyser og beslutningstagning.
• Vedligeholdelse af leverandørrelationer: Fraværet af forsinkelser og organiseret håndtering af fakturaer resulterer i rettidige betalinger, bedre leverandørkommunikation og dermed produktive relationer med leverandører.
• Eliminering af svindel: Automatisering af arbejdsgange for godkendelse af fakturaer kan eliminere svindel ved at placere tjek på tværs af arbejdsgangen og øge synligheden. Uregelmæssigheder kan automatisk markeres under automatiseret tre-vejs kamp. Og elektronisk signaturverifikation kan forhindre både intern/ekstern svindel og tilhørende tab.

AP-processer, der passer godt til automatisering

Nogle af de fakturabehandlingstrin, der ville drage fordel af automatisering er:

• Fakturamodtagelse: Da forskellige formater af fakturaer modtages fra forskellige leverandører, vil automatisk registrering af de forskellige relevante felter i fakturaen hjælpe med digitalisering af fakturaen og bedre datastyring. OCR-værktøjer er nyttige her.
• Fakturavalidering: Det er nemt at opsætte regler for at tjekke for dataintegritet og fuldstændighed i fakturaer. At udfylde de forskellige specialfremstillede felter i fakturadatabasen kan hjælpe med at opdage ufuldstændige eller manglende oplysninger.
• Tre-vejs matchning: Fakturaer rejses ofte som svar på en PO og er ofte forbundet med en kvittering. Disse tre dokumenter vil være forbundet med et fælles PO-nummer. Automatisk matchning af fakturaer, PO'er og kvitteringer vil fremskynde valideringsprocessen og flytte fakturaen til næste niveau uden forsinkelser.
• Undtagelseshåndtering: Undtagelser og kantsager er ikke ualmindeligt i fakturahåndtering. Kantsager kan opstå på grund af tidszoneændringer, flere tilbagevendende gebyrer, tilbagevirkende prisjusteringer og variable månedslængder. Noget software, især dem, der drives af AI, som Nanonets, kan håndtere disse kantsager, mens nogle kræver forskellige niveauer af menneskelig indgriben.
• Godkendelsesprocessen: Digitale fakturaer kan automatisk flyttes langs ledelseshierarkiet for godkendelser. Opsætningen af ​​rykkere kan også hjælpe med at fremskynde fakturaprocessen.
• Betaling: Digitale betalinger (bankoverførsel etc.) kan indbygges i softwaren for at muliggøre automatisk betaling til leverandøren, når alle godkendelser er modtaget.
• Analyse: Automatisering kan muliggøre vurdering og analyser af forbrugsmønstre og leverandørrelationer, hvilket kan hjælpe med kurskorrektioner og produktive forretningsbeslutninger. AI-baserede systemer ville tillade bedre analyser med mere træning med fakturaer.

---

Book denne 30-minutters live demo for at gøre dette til den sidste gang, du nogensinde bliver nødt til manuelt at indtaste data fra fakturaer eller kvitteringer i ERP-software.

Planlæg en demonstration

---

Nanonetter til intelligent fakturabehandling

Nanonets er en AI-baseret software, der kan bruges til at automatisere og strømline fakturabehandlingstrinene i din virksomhed.

Data kan fanges fejlfrit fra en række forskellige fakturafiltyper. AI-motoren i Nanonets kan trænes med faktiske fakturaer uden behov for kodning, hvilket gør den tilpasselig til virksomheden.  

Den har også indbyggede state-of-art algoritmer og en stærk infrastruktur til flertrinsgodkendelser. Nanonets fakturabehandlingssoftware kan integreres med andre systemer såsom Mysql-databasen, QuickBooks eller Salesforce og er platformagnostisk. Det er nøjagtigt og skalerbart, sparer tid og penge for dit kreditorfakturabehandlingsteam og øger produktiviteten.

Tag væk

Automatiseringen af ​​fakturabehandling strømliner købsprocessen, øger gennemsigtigheden af ​​fakturaruten, sparer tid og penge, øger medarbejdernes produktivitet og forbedrer leverandørforhold. Automatisering af fakturaflow giver menneskelige medarbejdere mulighed for at koncentrere sig om mindre hverdagsagtige aktiviteter af højere værdi, såsom planlægning og strategilægning. Disse kan igen føre til en forbedret overordnet effektivitet og rentabilitet af virksomheden.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Viden forstærket. Adgang her.
• Udmøntning af fremtiden med Adryenn Ashley. Adgang her.
• Køb og sælg aktier i PRE-IPO-virksomheder med PREIPO®. Adgang her.
• Kilde: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/