Hvad er automatisering af dokumentarbejdsgange?

Hvad er automatisering af dokumentarbejdsgange?

Tidsstempel: 1. august 2023 kl. 4
Hvad er automatisering af dokumentarbejdsgange? PlatoBlockchain Data Intelligence. Lodret søgning. Ai.

I nutidens informationsdrevne verden er samarbejde og kommunikation inden for teams stærkt afhængig af data og dokumenter. Fra kontrakter og fakturaer til manualer og rapporter spiller dokumenter en afgørende rolle i at formidle struktureret information, der let kan deles, forstås og reageres på. For at udnytte det fulde potentiale af dokumenter er effektiv styring imidlertid afgørende. Det er her arbejdsgange for dokumentgodkendelse kommer i spil.

Dokumentgodkendelsesarbejdsgange er en række trin, der involverer menneskelige input, alle rettet mod at sikre, at et dokument opfylder interne standarder, før det kan bruges. Disse arbejdsgange fungerer som en kvalitetssikringsmekanisme, der garanterer, at dokumenter opfylder deres tilsigtede formål inden for den organisatoriske ramme. Ved at implementere arbejdsgange for dokumentgodkendelse kan organisationer strømline deres dokumenthåndteringsprocesser og øge den overordnede effektivitet.

Traditionelt var styring af dokumentarbejdsgange baseret på manuelle opgaver, såsom udskrivning, scanning, post, manuel dataindtastning, fysisk transmission af dokumenter på tværs af hierarkiet til godkendelse osv. Med fremkomsten af ​​automatiseringsværktøjer udnytter virksomheder nu automatisering til bedre at administrere deres dokumentarbejdsgange.

I denne artikel vil vi definere og udforske automatiseringens rolle i dokument workflow management.

Hvad er automatisering af dokumentarbejdsgange?

Automatisering af dokumentarbejdsgange er en del af det større område af automatisering af forretningsprocesser og refererer til brugen af ​​intelligente værktøjer til at styre bevægelsen af ​​dokumenter inden for en organisation, der involverer forskellige enkeltpersoner, medarbejdere og afdelinger. Det tjener som et middel for virksomheder til effektivt at håndtere deres papirarbejde ved at guide dokumenter gennem foruddefinerede stier og operationelle handlinger, indtil de når deres endelige destination eller resultat. Ved at implementere workflowautomatisering kan organisationer opnå øget arbejdseffektivitet og strømlinet drift.

Automatisering af dokumentarbejdsgange er nyttig i næsten alle forretningsområder, fordi alle aktiviteter i enhver virksomhed kræver store mængder papirarbejde. Lad os for eksempel se, hvordan dokumentautomatiseringsworkflow kan hjælpe Kreditorafdelingen i indkøb-til-betal-processen – en rutinemæssig forretningsdrift, der involverer en betydelig mængde papirarbejde, godkendelser og routing.

  1. Dokumentkvittering: Processen begynder med indsamling af relevante indkøbsdokumenter såsom fakturaer, indkøbsordrer og kvitteringer. Dette kan gøres på forskellige måder, herunder scanning af fysiske dokumenter eller elektronisk modtagelse af dem fra leverandører.
  2. Dokumentudtræk: Automatiseringsværktøjer kan udtrække nøgledata fra de registrerede dokumenter ved hjælp af teknologier som optisk tegngenkendelse (OCR) eller intelligent dokumentgenkendelse (IDR). Dette gør det muligt for systemet at fange vigtige oplysninger som fakturanumre, leverandøroplysninger, linjepostbeskrivelser og beløb.
  3. Datavalidering og -verifikation: De udtrukne data valideres mod foruddefinerede regler og matches med tilsvarende indkøbsordrer og kvitteringer for at sikre nøjagtighed og konsistens. To-vejs og Tre-vejs kampe udføres. Uoverensstemmelser eller undtagelser kan markeres til yderligere gennemgang og løsning.
  4. Workflow Routing: Det automatiserede system dirigerer dokumenterne til de relevante interessenter til gennemgang og godkendelse baseret på foruddefinerede arbejdsgange. Dette kan omfatte personer, der er ansvarlige for at verificere linjeposter, kontrollere for kontraktoverholdelse eller godkende betalinger. Systemet sikrer, at dokumenter sendes til de rigtige personer på en sekventiel eller parallel måde, afhængigt af workflow-designet.
  5. Godkendelse og undtagelseshåndtering: Interessenter modtager meddelelser og kan gennemgå dokumenterne elektronisk. De kan godkende, afvise eller anmode om yderligere oplysninger efter behov. Undtagelser, såsom prisforskelle eller manglende oplysninger, kan markeres til løsning, før du fortsætter med yderligere trin.
  6. Integration med ERP-systemer: Det automatiserede dokument workflow-system integreres med organisationens Enterprise Resource Planning (ERP) system, hvilket muliggør problemfri dataoverførsel og opdatering af finansielle poster. Godkendte dokumenter og relevante data fanges automatisk i ERP-systemet, hvilket sikrer konsistens og eliminerer behovet for manuel dataindtastning.
  7. Betalingsbehandling: Når dokumenterne er gennemgået de nødvendige godkendelser og valideringer, genererer systemet betalingsinstruktioner baseret på de godkendte data. Dette kan udløse betalingsprocessen, uanset om det involverer generering af checks, initiering af elektroniske pengeoverførsler eller brug af andre betalingsmetoder.
  8. Revisionsspor og rapportering: Gennem hele den automatiserede indkøb-til-betaling-proces opretholder systemet et omfattende revisionsspor, der dokumenterer hver handling, der er foretaget på dokumenterne. Dette revisionsspor tjener som en registrering af overholdelsesformål, interne revisioner og rapporteringskrav.

Et andet område, der kan have stor gavn af automatisering af dokumentarbejdsgange, er HR-afdelingen. Et godt eksempel er onboarding-processen for nyansatte, som ofte involverer tidskrævende opgaver som baggrundstjek og manuel dataindtastning. Med automatisering af dokumentarbejdsgange kan disse opgaver automatiseres, hvilket frigør HR-medarbejdere til at koncentrere sig om mere meningsfulde og engagerende projekter. Denne automatisering øger ikke kun HR-effektiviteten, men udvider også til andre afdelinger såsom IT, marketing, økonomi, jura og salg, hvilket gør dem i stand til at automatisere rutineopgaver og øge den samlede produktivitet. Ved at implementere automatisering af dokumentworkflow kan HR-afdelinger strømline deres drift, forbedre produktiviteten og allokere ressourcer til mere strategiske initiativer, der tilføjer værdi til organisationen.

Kundedatastyring er endnu et område, der drager fordel af automatiseringen af ​​dokumentarbejdsgangen. Ved at bruge standardiserede skabeloner og udnytte API-anmodninger kan organisationer automatisk indsætte dynamiske kundeoplysninger i dokumenter. For eksempel, når en kunde indsender deres oplysninger via en online webformular, kan et forslag automatisk genereres med deres detaljer, herunder deres fulde navn, adresse, firmanavn, kontaktoplysninger og mere. Forskellige skabeloner kan opsættes til forskellige arbejdsgange og operationer, hvilket sikrer personlig og effektiv dokumentoprettelse baseret på specifikke kundeoplysninger.

I sundhedssektoren er effektiv styring af patientjournaler altafgørende. Automatisering af dokumenthåndteringsprocessen forenkler generering og vedligeholdelse af lægejournaler, hvilket gør det muligt for sundhedsudbydere at levere overlegen patientbehandling. Automatiseringsplatforme tilbyder et sikkert og centraliseret lager til lagring og adgang til lægejournaler, receptoplysninger og behandlingsplaner, hvilket giver sundhedspersonale mulighed for at levere forbedrede sundhedsydelser.

På samme måde kan automatisering af dokumenthåndtering i uddannelsesbranchen revolutionere administrative processer og forbedre elevoplevelsen. Skoler og universiteter kan konsolidere alle studerendes optegnelser, inklusive transskriptioner, registreringsformularer og finansielle støttedokumenter, på et enkelt sted, hvilket forbedrer datatilgængeligheden og sikrer datanøjagtighed. Automatisering hjælper også undervisere med at optimere processer som karaktergivning, opgaveafleveringer og tilstedeværelsessporing, hvilket i sidste ende forbedrer den overordnede operationelle effektivitet.

Fordele ved automatisering af dokumentarbejdsgange

Ifølge McKinseys forskning anslås det, at 50 % arbejde kan automatiseres, og omkring 31 % af virksomheder har allerede taget automatisering til sig for mindst én af deres funktioner. Dette fremhæver den stigende anerkendelse af fordelene ved at automatisere forskellige aspekter af forretningsprocesser. Efterspørgslen efter strømlinet kommunikation, effektiv ressourceallokering og robuste it-systemer har yderligere fremmet væksten på det globale marked for automatisering af forretningsprocesser. Fremskrivninger indikerer, at dette marked i 2026 forventes at nå en værdi på $ 19.6 milliarder. Dette betyder den udbredte anvendelse af automatiseringsteknologier for at øge produktiviteten, reducere den manuelle indsats og optimere driftseffektiviteten på tværs af brancher.

Automatisering af dokumentarbejdsgange udviklede sig fra dokumentstyringssystemer (DMS), som blev udviklet i slutningen af ​​1980'erne. Det første kommercielle DMS-produkt blev introduceret i begyndelsen af ​​1990'erne, primært med fokus på dokumentorganisering og opbevaring. Men efterhånden som organisationer erkendte behovet for mere avancerede funktionaliteter, har DMS-systemer udviklet sig til at inkorporere funktioner som dokumentversionskontrol, omfattende sikkerhedsmoduler og dokumentworkflow-funktioner. Inkorporeringen af ​​workflow management i DMS har naturligvis ført til en imponerende vækst i dets markedsstørrelse; i 2021 forventes den globale markedsstørrelse for DMS, som blev vurderet til USD 5.00 milliarder USD, at nå en imponerende 16.42 milliarder af 2029.

Nogle specifikke fordele ved automatisering af dokumentarbejdsgange inkluderer:

  • Fremskyndet dokumentgenerering: Manuel oprettelse af dokumenter er en besværlig og tidskrævende indsats. Automatisering af processen eliminerer behovet for manuel dataindtastning og strømliner samarbejdet, hvilket gør det muligt for virksomheder at generere fakturaer, kontrakter og forslag på få minutter i stedet for uger. Gennem digitalisering af dokumentationsprocessen reducerede St. Louis Public School District for eksempel personalerekvisitionstiden fra tre uger til tre timer.
  • Fejlreduktion: Manuel dataindtastning kan føre til en svimlende 40 % sandsynlighed for menneskelige fejl, hvilket medfører betydelige tekniske og økonomiske udfordringer for organisationer. Dokumentautomatisering minimerer sandsynligheden for fejl ved at automatisere dataindtastning, markere potentielle fejl og validere data ved indtastningspunktet.
  • Bedre samarbejde: At samarbejde om manuel dokumentoprettelse involverer ofte kompleks sporing og kommunikation, hvilket resulterer i fejl og forsinkelser. Dokumentautomatisering giver en centraliseret platform, hvor interessenter kan arbejde sammen i realtid, hvilket reducerer ventetider og minimerer behovet for lange e-mailkæder og møder.
  • Konsistens og versionsklarhed: Dokumentautomatisering sikrer klarhed omkring den seneste dokumentversion, tilbyder versionskontrol og opretholder konsistens. Automatisering sporer ændringer, identificerer den seneste version og gør det muligt for virksomheder at etablere skabeloner og standarder for ensartet formatering.
  • Datasikkerhed: Manuel oprettelse af dokumenter udgør en risiko for databrud og tab. Dokumentautomatisering giver en sikker digital platform til oprettelse og opbevaring af dokumenter med funktioner som adgangskontrol, kryptering og revisionsspor, der sikrer beskyttelsen af ​​følsomme oplysninger.
  • Miljømæssige fordele: Ifølge EPA genererer den gennemsnitlige kontormedarbejder omkring to pund af papir- og papprodukter dagligt, hvilket resulterer i en betydelig mængde kontoraffald. Almindelige kilder til affald omfatter trykfejl, dårlige fotokopier, forældede notater og rapporter og forældede tidsskrifter. Bemærkelsesværdigt tegner papiraffald sig for cirka 90 % af alt kontoraffald. Implementering af juridisk dokumentautomatisering eliminerer muligvis ikke helt papirspild, men det kan have en væsentlig indvirkning på at forbedre nøjagtigheden og reducere fejl, der bidrager til papirspild
  • Forbedret bundlinje: Dokumentautomatisering giver betydelige økonomiske fordele ved at reducere omkostninger forbundet med manuelle processer, herunder udskrivning, forsendelse og fysisk opbevaring. Desuden sparer automatisering tid og kræfter, så personalet kan fokusere på værdiskabende aktiviteter. Det forbedrer også fakturerings- og betalingsprocesser, hvilket sikrer hurtige og præcise betalinger.

Hvordan automatiserer man dokumentarbejdsgange med Nanonets?

Nanonets er en intelligent AI-baseret dokumentautomatiseringssoftware, der tilbyder en række værktøjer og funktioner til at automatisere dokumentgodkendelsesprocesser gennem regelbaserede arbejdsgange uden kode. Med Nanonets kan teams effektivt administrere forskellige aspekter af dokumentworkflow, herunder hvordan information kommer ind og bevæger sig gennem workflowet, kontrolpunkter for kommentarer og godkendelser og tildeling af opgaver til teammedlemmer.

Med Nanonets kan virksomheder forbedre deres dokumentworkflowstyring på flere måder:

Automatiseret opgaveudførelse:

  • Automatiser gentagne opgaver såsom dataudtræk og validering inden for arbejdsgangen, spar tid og reducere manuel arbejdsbyrde.
  • Etabler betingelser og regler for at strømline dokumentbehandling baseret på specifikke feltværdier.
  • Klassificer automatisk indgående dokumenter, såsom fakturaer, indkøbsordrer, kontrakter og kvitteringer, hvilket forbedrer organisation og dataudtræk.
  • Bestem adgangsrettigheder, og sørg for, at kun autoriseret personale kan se eller redigere følsomme dokumenter.

Avanceret dokumentbehandling:

  • Brug avanceret OCR-teknologi til nøjagtigt at genkende tekst, tal og tegn fra forskellige typer dokumenter, herunder håndskrift og maskintrykt tekst.
  • Udnyt dybe læringsalgoritmer til at forstå konteksten af ​​dataene, hvilket muliggør nøjagtig udtrækning fra komplekse og ustrukturerede dokumenter.
  • Tilpas modellen ved at justere udtræksregler og træne den ved hjælp af eksempeldokumenter, der giver mulighed for præcis dataudtræk.

Workflow automatisering:

  • Opret godkendelsesarbejdsgange med lethed ved hjælp af skabeloner og tilpasselige parametre.
  • Definer korrekturlæsere, regler og stadier for at sikre effektive dokumentgennemgang og godkendelsesprocesser.
  • Kør definerede regler på autopilot for hvert dokument, minimering af fejl og eliminering af godkendelsesflaskehalse.
  • Strømlin samarbejde og kommunikation på tværs af afdelinger, reducerer flaskehalse og øger den samlede produktivitet.

Brugervenlig grænseflade og integration:

  • Drag fordel af en brugervenlig grænseflade, der letter gennemgang og korrektion af udtrukne data, hvilket sikrer datanøjagtighed.
  • Eksporter ekstraherede data i flere formater, såsom CSV, JSON og Excel, for problemfri integration med andre systemer.
  • Brug multi-sprog support, hvilket muliggør udtræk fra dokumenter skrevet på forskellige sprog.
  • Udnyt API-integration til at integrere Nanonets med eksisterende værktøjer og systemer, såsom regnskabssoftware, ERP'er og CRM'er.

Indsigt og skalerbarhed:

  • Få værdifuld indsigt gennem omfattende rapportering og analyser, der giver mulighed for præstationsovervågning og flaskehalsidentifikation.
  • Optimer løbende arbejdsgange baseret på datadrevne forbedringer for at opnå maksimal effektivitet og produktivitet.
  • Drag fordel af skalerbarheden af ​​Nanonets, der muliggør effektiv håndtering af store mængder dokumenter og data.

Ved at udnytte funktionerne i Nanonets kan virksomheder strømline deres dokument-workflow-styring, forbedre nøjagtigheden, forbedre datasikkerheden og opnå større effektivitet i deres dokument-relaterede processer.

Take Away

Ifølge gitnux, resulterer implementeringen af ​​workflowautomatisering i en 88% forbedring af datanøjagtigheden. Undersøgelser har vist, at op til 72 % af arbejderne mener, at ineffektive processer har en skadelig indvirkning på deres arbejdsglæde. I mangel af digitalisering og automatisering oplever medarbejderne ofte øgede niveauer af frustration, stress og generel utilfredshed.

Automatisering af dokumentarbejdsgange er en transformativ løsning, der tilbyder en lang række ubestridelige fordele. Ved at implementere automatisering kan virksomheder opleve øget produktivitet og gennemløb sammen med en væsentlig forbedring af datanøjagtigheden. At omfavne en regelbaseret procesautomatiseringsplatform som Nanonets kan hjælpe virksomheder med at etablere en centraliseret og strømlinet proces til generering, redigering og signering af kritiske dokumenter. Den brugervenlige grænseflade giver brugerne mulighed for ubesværet at spore og administrere al dokumentation, hvilket eliminerer afhængigheden af ​​forældede papirbaserede systemer.

Hvis du er ivrig efter at låse op for fordelene ved dokumentautomatisering og forbedre din organisations operationelle ydeevne, er vores eksperter til rådighed for at give vejledning. De kan lede dig gennem de bemærkelsesværdige funktioner og muligheder i Nanonets, og hjælpe dig med at afgøre, om det stemmer overens med dine specifikke krav. Gå ikke glip af muligheden for at strømline dine dokumenthåndteringsprocesser og optimere dit workflow. Omfavn automatiseringens kraft og driv din virksomhed mod større effektivitet og succes.

FAQ

Hvad er automatisering af dokumentarbejdsgange?

Automatisering af dokumentarbejdsgange er processen med at bruge teknologi og software til at automatisere og strømline styringen af ​​dokumenter i en organisation. Det involverer digitalisering, organisering og optimering af dokumentrelaterede opgaver såsom oprettelse, redigering, gennemgang, godkendelse og distribution. Ved at erstatte manuelle og papirbaserede processer med automatiserede digitale arbejdsgange forbedrer automatisering af dokumentarbejdsgange effektivitet, nøjagtighed og produktivitet. Det reducerer risikoen for fejl, sparer tid og ressourcer, forbedrer samarbejdet og sikrer overholdelse af regler.

Hvordan automatiserer du et workflowdokument?

Først skal du vælge et workflow-styringsværktøj eller software, der passer til din organisations behov og integrerer godt med dine eksisterende systemer. Derefter skal du identificere de stadier og trin, der er involveret i dokumentarbejdsgangen, herunder oprettelse, redigering, gennemgang og godkendelse. Kortlæg rækkefølgen af ​​opgaver og definer regler og betingelser for hvert trin. Med et workflow-styringsværktøj kan du ofte bruge en visuel editor eller træk-og-slip-funktionalitet til at designe workflowet. Tildel specifikke interessenter til hvert trin, sæt deadlines, og opret meddelelser eller påmindelser om opgaveafslutning. Derudover kan du konfigurere workflow-værktøjet til at automatisere handlinger baseret på specifikke forhold, såsom automatisk routing af dokumenter til godkendelse eller udløsning af meddelelser. Når workflowet er designet og konfigureret, test det med eksempeldokumenter for at sikre, at det fungerer korrekt. Til sidst skal du implementere den automatiserede arbejdsgang til daglig brug, løbende overvåge dens ydeevne og foretage forbedringer efter behov for at optimere effektiviteten og effektiviteten.

Hvad er den bedste måde at dokumentere en arbejdsgang på?

Den bedste måde at dokumentere en arbejdsgang på er at bruge en kombination af tekstbeskrivelser og visuelle repræsentationer. Start med at give en klar og præcis skriftlig beskrivelse af hvert trin, der er involveret i arbejdsgangen, inklusive input, output og eventuelle afhængigheder eller forhold. Dette er med til at sikre en helhedsforståelse af processen. Brug desuden visuelle hjælpemidler såsom rutediagrammer, diagrammer eller proceskort til visuelt at repræsentere arbejdsgangen. Visuelle repræsentationer kan gøre arbejdsgangen lettere at forstå, identificere flaskehalse eller ineffektivitet og lette kommunikation og samarbejde mellem teammedlemmer. Brug af en kombination af skriftlige beskrivelser og visuelle repræsentationer giver en omfattende dokumentation af arbejdsgangen, der er både klar og tilgængelig for alle involverede interessenter.

Hvad er fordelene ved at automatisere dokumentarbejdsgangen?

Automatisering af dokumentarbejdsgange giver flere fordele, der markant forbedrer den operationelle effektivitet og produktivitet. Det reducerer manuel indsats og menneskelige fejl, hvilket fører til øget nøjagtighed og datakvalitet. Det strømlinede dokumentflowet, hvilket muliggjorde hurtigere behandling og reducerede ekspeditionstider. Automatisering sikrer også konsistens og overholdelse af foruddefinerede regler og processer, hvilket minimerer variationer i dokumenthåndtering. Ved at centralisere dokumenthåndtering forbedrer det samarbejde og kommunikation mellem teammedlemmer, hvilket eliminerer behovet for manuelle overdragelser og reducerer forsinkelser. Automatisering af dokumentarbejdsgange forbedrer også datasikkerhed og overholdelse ved at implementere adgangskontroller, revisionsspor og krypteringsforanstaltninger. Automatisering muliggør også sporing, overvågning og rapportering i realtid, hvilket giver værdifuld indsigt i dokumentstatus, ydeevne og flaskehalse. Det forbedrer den overordnede produktivitet ved at frigøre tid og ressourcer, der kan omdirigeres til opgaver af højere værdi. Endelig optimerer automatisering af dokumentarbejdsgange organisatoriske processer, reducerer omkostningerne, øger kundetilfredsheden og understøtter effektiv beslutningstagning.

Tidsstempel:

Mere fra AI og maskinindlæring