Udgifter er uundgåelige. Det klodsede regneark, timers manuel dataindtastning og papirkvitteringer kan dog undgås. Når det kommer til at lave udgiftsrapporter og godkende dem, er der ingen, der kan lide det.
Uanset om det er medarbejderen, økonomiteamet, finansdirektøren eller revisoren, er der ingen, der ønsker at gøre besværet.
At lave udgiftsrapporter kan virke ret ligetil, men det er alt andet end simpelt. Og hvis du stadig er afhængig af manuelle processer, er det en hovedpine for alle involverede. Du forårsager ikke kun spild af arbejdstimer for medarbejderne, men også virksomheden til at lave flere fejl, dobbeltarbejde og tab af produktivitet.
Det er på tide, at du også tænker på at gøre din udgiftsstyring automatiseret, så den hjælper din virksomhed med at slippe af med bekymringerne med manuelle udgiftsanmodninger og -godkendelser.
Hvad er automatisering af udgiftsstyring?
Udgiftsstyringsautomatisering er automatiseringen af de manuelle udgiftsstyringsprocesser. Det eliminerer behovet for manuelt at registrere udgifter og smertefulde aspekter ved behandling af udgiftsrapporter.
At lave udgiftsrapporter manuelt kan være skræmmende for mange mennesker. Hvis du har lavet dem, ved du, hvor forfærdeligt det er at administrere og behandle disse rapporter i slutningen af måneden, det vi kalder "lukningen af måneden", som faktisk er dage med smertefuld dataindtastning og fejl.
Virksomheder, der nyder godt af automatiseret udgiftsstyring, bruger automatiseret software og værktøjer til at styre processen med at spore, registrere og betale udgifter, som medarbejderne har afholdt på grund af forretningskrav.
Brug af automatiserede værktøjer kan også hjælpe organisationer med at træffe forbrugsbeslutninger smart. Desuden kan det hjælpe dem med at opretholde ansvarlighed ved at give dem mulighed for at håndtere udgifter præcist.
Hvorfor automatisere udgiftsstyring?
I dag bruger virksomheder de nyeste værktøjer og teknologier til at få mest muligt ud af deres arbejde. Alligevel overser de nogle gange behovet for at automatisere udgiftsstyring. En undersøgelse viste, at "43% af virksomhederne bruge manuelle processer til at administrere udgiftsrapporter, og 46 % sporer ikke omkostningerne forbundet med det arbejde.”
Manuelle udgiftsstyringsprocesser betyder meget papir og regneark. Dette fører også til ineffektive, mere tidskrævende og fejltilbøjelige processer. Manuelle udgiftsstyringsprocesser kan hindre dit arbejde.
Behovet for automatiseret udgiftsstyring er ikke selve omkostningerne. Mange organisationer, der bruger eller planlægger at investere i teknologi, ønsker at forenkle udgiftsrapporteringsprocessen for medarbejdere og ledere. For at gøre dem glade og øge deres produktivitet.
Det er afgørende, at virksomheder automatiserer deres udgiftsstyringsproces, så de også kan drage fordel af de nyeste trends og teknologier. Automatiseret udgiftsstyring kan også føre til effektive, mindre tidskrævende og fejlfrie processer.
Med automatisering af udgiftsstyring kan du:
- Spar enorme mængder tid.
- Opbevar kvitteringer digitalt og med det samme.
- Du behøver ikke gemme kvitteringer før udgangen af måneden.
Traditionel omkostningsstyringsproces
Traditionel udgiftsstyring består af flere tidskrævende processer. Trinene til at administrere udgifter manuelt er angivet nedenfor.
Indsend udgiftsanmodninger individuelt
Efterhånden som medarbejderne akkumulerer udgifter, indsamler de betalingskvitteringer som bevis for disse betalinger. På kvartals- eller månedsbasis sender de individuelle anmodninger til deres teamleder.
Spor kvitteringer og registrer udgifter
Medarbejderen skal holde styr på betalingskvitteringer, regninger, kreditkortudtog og andre dokumenter for at indsende udgiftsanmodninger.
Indsend anmodninger om refusion
Medarbejderne skal udfylde hver detalje af udgifterne i et regneark sammen med notater og kvitteringer. Herefter skal medarbejderen indsende refusionsanmodningen til lederen for at få godkendt udbetalingen.
Nogle virksomheder kræver, at medarbejderne udfylder udgiftsrapporterne ugentligt, mens andre kræver kvartalsvise eller månedlige rapporter.
Lederens godkendelse
Her kommer den del, som kan være forfærdelig for mange ledere. Når medarbejderen har indsendt udgiftsanmodningen med autentiske notater og kvitteringer, skal lederen bruge tid på at gennemgå disse udgiftsanmodninger i detaljer.
Lederen skal sikre sig, at de indsendte udgiftsanmodninger er autentiske og nøjagtige. Dette tager meget tid. Hvis anmodningerne accepteres, sendes de yderligere til udgiftsbehandling og betaling. Ikke-godkendte udgiftsanmodninger sendes dog tilbage til medarbejderen til gennemgang og revision.
Udgiftsbehandling
I tilfælde af, at udgiftsanmodninger accepteres, videresendes de til regnskabsteamet med henblik på betaling og revision.
Betaling
Når udgifter og krav er godkendt af leder og regnskab, sker udbetalingen til medarbejderen. Refusionsbetalingen kan tage dage at behandle. Når det kommer, modtages det af medarbejderen i form af en check, direkte indbetaling på konti eller kontante refusioner.
Regnskab og revision
Når udgifterne er godkendt og refusion er foretaget, logges udgifterne i virksomhedens regnskabssystem til regnskabs- og revisionsformål.
Traditionel udgiftsstyring er typisk en langsom proces og kan have flere negative konsekvenser. Nogle af dem er som følger.
Kompromitterede forhold mellem virksomhed og medarbejder
Langsomme refusionsbetalingsprocesser kompromitterer også medarbejdernes forhold til virksomheden. Når medarbejdere står over for problemer eller forsinkelser i udgiftsgodtgørelser, er de mere tilbøjelige til at skifte til de organisationer, der har bedre udgiftsstyringsprocesser.
Ifølge en PwC-undersøgelse, 76 % af stressede medarbejdere vil sandsynligvis blive tiltrukket af virksomheder, der bekymrer sig mere om deres økonomiske velbefindende.
Smuldrer medarbejdernes privatøkonomi
Langsomme refusionsbetalinger får medarbejderne til at føle, at deres organisation er ligeglad med deres privatøkonomi. Ikke kun er forholdet mellem virksomhed og medarbejder kompromitteret, men også medarbejdere står over for problemer med pengestrømme på grund af langsom udgiftsgodtgørelse.
Ifølge en rapport: "2 ud af 5 medarbejdere har oplevet pengestrømsproblemer på grund af langsom udgiftsgodtgørelse."
For eksempel bruger en medarbejder deres penge til at dække udgifter på en forretningsrejse. Nu skal de vente længe på refusionen. I mellemtiden er deres privatøkonomi forstyrret, da de måske skal betale deres husleje eller andre regninger med den betaling.
Mindre produktive medarbejdere
Medarbejdere, der står over for økonomiske problemer, er mindre produktive på arbejdet. Langsom tilbagebetaling kan føre til økonomisk stress blandt medarbejderne, hvilket igen kan skade deres produktivitet.
Ifølge Global Business Travel Association tager det 20 minutter til at udfylde en enkelt udgiftsrapport.
Dette kan trække tiden væk fra medarbejdernes kerneansvar og forårsage mindre produktivitet på tværs af organisationen.
For at undgå disse negative påvirkninger på tværs af organisationen skal din organisation have en automatiseret udgiftsstyringsproces. Traditionelle udgiftsstyringsprocesser er blevet forældede nu.
Det er på tide, du springer over de langsomme, typiske refusionsprocesser og får automatiseret udgiftsstyring i din organisation.
Traditionelle vs. automatiserede midler til omkostningsstyring
Folk siger, at guld er gammelt. Men nogle gange er det ikke rigtigt i mange tilfælde. Hvis vi taler om automatiseret udgiftsstyring, har det flere funktioner og fordele i forhold til traditionel udgiftsstyring.
Traditionel udgiftsstyring |
Automatiseret udgiftsstyring |
Medarbejdere skal lave papirarbejde eller lave regneark for at indsende udgiftsanmodninger. |
Ingen grund til at lave papirarbejde eller lave regneark for at indsende udgiftsanmodninger. |
Saml og saml kvitteringer og regninger indtil slutningen af måneden til udgiftsbevis. |
Kvitteringer og regninger kan logges ind i systemet i det øjeblik, de er lavet til udgiftsbevis. |
Vent i længere tid, før lederen godkender eller afviser udgiftsanmodninger. |
Anmodninger kan godkendes eller afvises i det øjeblik, de indsendes til systemet med bevis. |
Tidskrævende proces for både medarbejdere og ledere. |
Kræver meget mindre tid og kræfter. |
Kan have en vejafgift på virksomhedens budget. |
Realtidskontrol af udgifter giver virksomheder mulighed for at administrere budget og udgifter |
Produktiviteten er kompromitteret |
Øget produktivitet blandt medarbejdere og ledere. |
Fordele ved automatiseret omkostningsstyring
Der er en række fordele, når det kommer til automatisering af udgiftsstyring. Nogle af fordelene er angivet nedenfor.
Færre fejl
Når udgiftsrapporterne indtastes manuelt, er der chancer for mange fejl. Ifølge Global Business Travel Association er der en 19 % chance for udgiftsrapporter med fejl.
Med brug af automatiserede udgiftsstyringssystemer er det ikke nødvendigt at indtaste data manuelt. Dette resulterer i færre fejl og også betydelige omkostningsbesparelser.
Glade medarbejdere
Rettidig refusion kan resultere i glade medarbejdere. Det kan være forfærdeligt for medarbejderne, når de skal indtaste udgiftsrapporter manuelt og derefter vente i dage, nogle gange uger for at få deres udgifter refunderet.
Godkendelser til tiden får dem til at indse, at organisationen tager sig af deres økonomiske behov.
Forbedret produktivitet
Gladere medarbejdere betyder øget produktivitet i organisationen. Ingens tid bliver spildt, når der er nemme at bruge udgiftsstyringsprocesser. Behovet for at bruge værdifulde arbejdstimer på smertefuld logning og processen med udgiftsrapporter minimeres, hvilket øger produktiviteten på arbejdet.
Automatiseret udgiftsstyring øger produktiviteten for både medarbejderen og økonomicheferne.
Synlighed i realtid over udgifter
Automatiseret udgiftsstyring giver dig mulighed for at spore køb i organisationen i realtid. Du kan enten have øje for hele organisationens udgift eller en enkelt medarbejder.
Dette hjælper dig ikke kun med at styre pengestrømmen, men tager også informerede og rettidige beslutninger baseret på dit resterende budget.
Hurtigere udgiftsanmodninger og godkendelser
Lederen kan modtage og forbedre udgiftsanmodninger øjeblikkeligt med automatisering af udgiftsstyring. Desuden spildes ingen tid på papirarbejde og oprettelse af regneark.
Funktioner i automatiserede udgiftsstyringsløsninger
Processen med automatiseret udgiftsstyring er problemfri, hvis du har de rigtige værktøjer og løsninger på plads. Nogle af nøglefunktionerne i automatiserede udgiftsstyringsløsninger er angivet nedenfor.
Let at bruge
Automatiserede udgiftsstyringsløsninger skal være nemme at bruge og indstille. Der er mange tilgængelige løsninger, men de har komplekse grænseflader, og du skal tildele et fuldtidsteammedlem til at bruge dem.
Nogle løsninger kan tage måneder at konfigurere. Bedre løsninger er dog altid nemme at bruge og kræver ikke den store indsats.
Skalerbar
Uanset om det handler om sagsbehandlingsløsninger eller automatiseret udgiftsstyring, har de funktionerne til at vokse, efterhånden som din virksomhed vokser. Det er også nemt at tilføje og fjerne brugere med en skalerbar automatiseret udgiftsstyringsløsning.
For at forenkle arkiveringsprocessen letter automatiserede løsninger organisationer med automatisk dataudtræk, såsom omkostninger, tips, skatter, andre oplysninger osv.
Forskellige tilladelsesniveauer
Der vil være én ejer af kontoen i en automatiseret udgiftsstyringssoftware, men teamledere vil være i stand til at godkende eller afvise udgiftsanmodninger for deres teamudgifter. Medarbejderne vil også kunne indsende udgiftsanmodninger.
Indbygget dashboard til anmodninger og godkendelser
Disse løsninger har et indbygget dashboard til brugerne, så de kan fremsætte anmodninger og godkendelser baseret på deres betegnelse. Desuden kan administratorer og økonomichefer nemt se og godkende anmodninger til enhver tid.
Bedre regnskabsintegrationer
Automatiserede udgiftsstyringsløsninger giver dig mulighed for at lave direkte integrationer i virksomhedens øvrige centrale økonomi- eller regnskabssystemer. Ingen grund til at kopiere/indsætte med automatisering af udgiftsstyring.
Udgift beviser
Automatiseret software indeholder dokumenterede udgiftsbeviser for ethvert salg og køb foretaget i tilfælde af en revision.
Data rapporter
Datarapporter og indsigt er til stede i disse løsninger, så virksomheder kan spore deres forbrug og budget.
Valg af den rigtige software til automatiseret omkostningsstyring
At vælge den rigtige software til automatiseret udgiftsstyring er slet ikke let. Med så mange muligheder derude, vil du blive forvirret over, hvilken software du skal vælge til din virksomhed. Forskellige organisationer har forskellige krav og arbejdsgange, når det kommer til udgiftsstyring.
Du skal vælge løsningen ud fra dine krav og størrelsen på din virksomhed. Der er et par faktorer, du skal overveje, når du leder efter software til automatiseret udgiftsstyring.
Faktorer, du skal overveje, før du går til Automated Expense Management
Fleksibilitet
Når du vælger en automatiseret løsning, skal du kigge efter et værktøj, der har fleksibilitet. Det skal kunne tilpasses og tilpasses efter din virksomheds krav og krav. Nogle løsninger giver dig mulighed for at designe og tilpasse dine egne kort og sætte grænser.
Sikkerhed
Når du laver udgifter på så mange forskellige niveauer, kan sikkerheden for virksomhedens penge blive kritisk. Det er afgørende at gå efter en automatiseret udgiftsstyringsløsning, der tilbyder fuldgyldig realtidssikkerhed for dine udgiftsstyringsprocesser.
Nem integration
En anden faktor at overveje, når du vælger en automatiseret løsning, er dens integration. Den software, du vælger, skal integreres med det eksisterende system for en glidende overgang.
Overblik i realtid
Realtidstjek i udgiftsstyringssystemet giver virksomheden mulighed for at spore udgifter i henhold til deres budget og også svigagtige krav.
Dette var nogle af de mange faktorer, du bør overveje, når du leder efter software til automatiseret udgiftsstyring. Du vil også lære, at ikke alle løsninger er rigtige for din virksomhed, og at de ikke alle er ens.
Se efter en løsning, der tilbyder fleksibilitet og sikkerhed, eliminerer papir og sporer og registrerer udgifter. Du vil også have en løsning, der tilbyder funktionalitet i henhold til dine krav og kan tilpasses.
- SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
- Platoblokkæde. Web3 Metaverse Intelligence. Viden forstærket. Adgang her.
- Kilde: https://nanonets.com/blog/what-is-expense-management-automation/
- :er
- $OP
- a
- I stand
- Om
- Ifølge
- Konto
- ansvarlighed
- Bogføring og administration
- Konti
- Ophobe
- præcis
- præcist
- tværs
- faktisk
- administratorer
- Efter
- Alle
- tillade
- tillader
- altid
- blandt
- beløb
- ,
- Godkend
- godkendt
- ER
- AS
- aspekter
- forbundet
- Association
- At
- tiltrukket
- revision
- revision
- Autentisk
- automatisere
- Automatiseret
- Automatisk Ur
- Automation
- til rådighed
- undgås
- tilbage
- baseret
- grundlag
- BE
- bliver
- før
- være
- jf. nedenstående
- gavner det dig
- fordele
- Bedre
- Sedler
- grænser
- budget
- indbygget
- virksomhed
- virksomheder
- by
- ringe
- CAN
- kort
- Kort
- hvilken
- tilfælde
- tilfælde
- Kontanter
- pengestrøm
- Årsag
- forårsager
- central
- CFO
- chance
- odds
- kontrol
- Kontrol
- Vælg
- vælge
- fordringer
- indsamler
- KOM
- Virksomheder
- selskab
- Selskabs
- komplekse
- kompromis
- Kompromitteret
- forvirret
- Overvej
- indeholder
- Core
- Koste
- omkostningsbesparelser
- Omkostninger
- Oprettelse af
- kredit
- kreditkort
- kritisk
- afgørende
- tilpasses
- tilpasse
- instrumentbræt
- data
- indtastning af data
- Dage
- afgørelser
- forsinkelser
- krav
- depositum
- Design
- udpegning
- detail
- forskellige
- digitalt
- direkte
- dokumenter
- Er ikke
- Dont
- hver
- nemt
- nem at bruge
- effektiv
- indsats
- enten
- eliminerer
- Medarbejder
- medarbejdere
- forbedret
- Indtast
- indtastet
- Hele
- indrejse
- fejl
- etc.
- Hver
- alle
- eksempel
- eksisterende
- eksisterende system
- udgifter
- erfarne
- øje
- Ansigtet
- lette
- faktorer
- retfærdigt
- Funktionalitet
- få
- File (Felt)
- Arkivering
- udfylde
- finansiere
- økonomi
- finansielle
- økonomisk trivsel
- Fleksibilitet
- flow
- følger
- Til
- Forbes
- formular
- svigagtig
- Gratis
- fra
- fuldgyldigt
- funktionalitet
- yderligere
- få
- given
- Global
- global forretning
- Go
- gå
- Guld
- Grow
- Vokser
- håndtere
- Gem
- Have
- hjælpe
- hjælper
- hindre
- HOURS
- Hvordan
- Men
- HTML
- HTTPS
- HubSpot
- kæmpe
- straks
- Påvirkninger
- Forbedre
- in
- Stigninger
- stigende
- individuel
- ineffektiv
- oplysninger
- informeret
- indsigt
- integrere
- integration
- integrationer
- grænseflader
- Invest
- involverede
- spørgsmål
- IT
- ITS
- selv
- Holde
- Nøgle
- Kend
- seneste
- føre
- Leads
- LÆR
- niveauer
- Sandsynlig
- Lang
- lang tid
- længere
- Se
- leder
- off
- Lot
- lavet
- vedligeholde
- lave
- maerker
- Making
- administrere
- ledelse
- Management Solution
- leder
- Ledere
- manuel
- manuelt
- mange
- mange mennesker
- midler
- I mellemtiden
- medlem
- måske
- minutter
- fejl
- øjeblik
- penge
- Måned
- månedligt
- måned
- mere
- Desuden
- mest
- Behov
- behov
- negativ
- nummer
- of
- Tilbud
- Gammel
- on
- ONE
- Indstillinger
- ordrer
- organisation
- organisationer
- Andet
- Andre
- egen
- ejer
- smertefulde
- Papir
- papirarbejde
- del
- Betal
- betale
- betaling
- betalinger
- Mennesker
- periode
- tilladelse
- personale
- Place
- planlægning
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatoData
- præsentere
- problemer
- behandle
- Processer
- forarbejdning
- produktiv
- produktivitet
- bevis
- beviser
- indkøb
- formål
- PWC
- realtid
- indse
- kvitteringer
- modtage
- modtaget
- optage
- optagelse
- optegnelser
- forhold
- Relationer
- resterende
- Fjern
- Lej
- indberette
- Rapportering
- Rapporter
- anmode
- anmodninger
- kræver
- Krav
- ansvar
- resultere
- Resultater
- gennemgå
- s
- salg
- samme
- Besparelser
- skalerbar
- sikkerhed
- sæt
- flere
- skifte
- bør
- signifikant
- Simpelt
- forenkle
- enkelt
- Størrelse
- langsom
- So
- Software
- løsninger
- Løsninger
- nogle
- tilbringe
- udgifterne
- regneark
- udsagn
- Steps
- Stadig
- ligetil
- stress
- indsende
- indsendt
- sådan
- Kortlægge
- systemet
- Systemer
- Tag
- tager
- Tal
- Skatter
- hold
- Teknologier
- Teknologier
- at
- deres
- Them
- Disse
- tid
- tidskrævende
- tips
- til
- værktøj
- værktøjer
- spor
- Sporing
- traditionelle
- overgang
- rejse
- Tendenser
- tur
- sand
- TUR
- typisk
- typisk
- brug
- brugere
- Værdifuld
- Specifikation
- synlighed
- vs
- vente
- Affald
- ugentlig
- uger
- Hvad
- Hvad er
- som
- mens
- WHO
- vilje
- med
- Arbejde
- arbejder
- Du
- Din
- zephyrnet