Hvorfor er dokumenthåndteringssoftware et must for virksomheder? PlatoBlockchain Data Intelligence. Lodret søgning. Ai.

Hvorfor er dokumenthåndteringssoftware et must for virksomheder?

Tidsstempel: 16. august 2022 kl. 8

Dagene med at gå gennem arkivskabe og vade gennem bunker af papirer er for længst forbi. Virksomheder bruger i dag elektrisk lagring, hvor de kan få adgang til alle deres filer, dokumenter og optegnelser via enheder som pc'er, smartphones og tablets. Dette gør vigtige oplysninger nemmere og hurtigere at hente og administrere. Faktisk en undersøgelse af Deloitte viser, at 85 % af virksomhederne accelererer deres digitale tiltag i de kommende måneder.

Manuel håndtering og hentning af dokumenter kan dog stadig være tidskrævende og kedeligt. Det eliminerer heller ikke risikoen for menneskelige fejl, der resulterer i beskadigede eller mistede filer. Derfor er det vigtigt, at du investerer i et dokumenthåndteringssystem til din virksomhed.

Dokumenthåndteringssoftware eller DMS er en type software, der gemmer, administrerer og henter al dokumentation, som din virksomhed bruger hver dag. Den håndterer alle dine elektroniske filer og endda papirbaserede dokumenter gennem hele deres livscyklus, fra deres oprettelse til deres implementering. Vigtigst er det, at det automatiserer processen, så du kan bruge mindre tid på at organisere og hente alle dine filer og har mere tid til at arbejde på andre vigtige opgaver.

Hvordan dokumenthåndteringssystemet fungerer afhænger af den software, du investerer i. Men generelt hjælper det din virksomhed ved at digitalisere alle dine filer og gemme dem i en enkelt database for nem genfinding og adgang. Nogle har scannede og billedoptagelsesfunktioner til at omdanne papirbaserede dokumenter til digitale filer. Andre udnytter endda AI og maskinlæringsteknologi til at fange data fra dokumenter med det samme. Du kan også bruge dokumentstyringssoftware til at verificere ægtheden af ​​dokumenter, oprette godkendelsesarbejdsgange i din organisation og automatisere sikkerhedskopiering og gendannelse af data.

Der er mange flere funktioner, som dokumentstyringssoftware har at tilbyde. Og det er på grund af dets fordele, at den globale efterspørgsel efter dokumentstyringssoftware nåede 5.55 mia. $ i 2022 og forventes at nå $16.42 milliarder i 2029.

Hvorfor har du brug for dokumenthåndteringssoftware?

Forbedrer dokumenthåndtering

Digitalisering af dine dokumenter er ikke nok, hvis du vil strømline din dokumenthåndtering. Uden dokumenthåndteringssoftware vil du stadig sidde fast med manuelt at organisere, spore og hente filer i din database. Dette kan stadig tage kostbar tid, som du kunne have brugt til at imødekomme andre vigtige opgaver. For ikke at nævne, det eliminerer stadig ikke potentielle menneskelige fejl, når det kommer til håndtering af dokumenter.

Dokumenthåndteringssoftware er mere end blot en glorificeret database til dine dokumenter. Dens talrige værktøjer og funktioner gør det nemmere at håndtere og administrere alle dine filer og poster med blot et par klik. Du kan også bruge den til at spore og hente filer ved hjælp af et ord eller en sætning i dokumentet. Og ved at integrere det med andre applikationer kan du nemt importere og eksportere udtrukne data fra dokumentet og derved undgå manuel dataindtastning i processen.

Det er vigtigt at bemærke, at DMS adskiller sig fra et indholdsstyringssystem. Et indholdsstyringssystem eller CMS bruges til at generere og udgive dit indhold online. Det administrerer ikke nødvendigvis dine filer og dokumenter. Så det kan være nyttigt for din virksomhed at have både DMS og CMS. Nogle eksempler på CMS-software kan integreres problemfrit med DMS, så sørg for at tjekke dem ud.

Øger tilgængeligheden

Med fremkomsten af ​​fjernarbejde og hybride arbejdspladser bør dine medarbejdere kunne få adgang til alle de filer, de har brug for, når som helst og hvor som helst. Mens digitalisering af dine dokumenter gør det nemmere at dele og sende filer fra én enhed til en anden, har du stadig brug for dokumenthåndteringssoftware til at strømline dokumentsøgning og -hentning. Det automatiserer filsøgning, sporing og hentning ved hjælp af nøgleord og andre egenskaber. Med blot et par klik kan du hente ethvert dokument, du ønsker, uden at skulle på kontoret.

Dokumentstyringssoftware centraliserer alle dine dokumenter på en enkelt platform, som du kan få adgang til ved hjælp af enhver enhed, såsom en computer, smartphone eller tablet. Desuden giver det dig mulighed for at skifte fra en enhed til en anden uden at miste vigtige ændringer i et dokument eller selve databasen. Dette gør det endnu mere bekvemt at søge efter og hente PDF-filer og andre typer dokumenter, når du er på farten. Afhængigt af den implementerede løsning kan disse filer tilgås online eller offline.

Fremmer samarbejdet

Ved at gøre dokumenter mere tilgængelige kan dokumentstyringssystemer også forbedre samarbejdet inden for din organisation og med dine kunder. Da DMS centraliserer alle dine filer på én platform, kan teams fra andre afdelinger arbejde sammen om at ændre bestemte dokumenter, kompilere poster og organisere databaser. Det sikrer også, at din virksomhed har en enkelt kilde til sandhed. Det betyder, at alle arbejder på det samme sæt information og data, uanset hvornår og hvor de har fået dem.

Nogle dokumentstyringssystemfunktioner inkluderer også automatisering af godkendelsesarbejdsgange for hurtigere dokumentbehandlingstid. Det betyder, at du ikke behøver at bekymre dig om at sende dokumentet til de nødvendige interessenter for at få deres underskrifter eller godkendelse. Selve dokumentet videresender automatisk dokumentet, mens det gennemgår processen. Det kan endda underrette modtageren om dokumentets forestående godkendelse for at undgå forsinkelser.

Forbedrer datasikkerheden

At investere i et dokumenthåndteringssystem er også en måde at beskytte dine virksomhedsdata på. Forskellige typer dokumenthåndteringssystemer tilbyder robuste sikkerhedsfunktioner for at forhindre uautoriseret adgang til dine dokumenter. Dette inkluderer funktioner såsom tilladelseskontrol, datakryptering, sporings- og overvågningsværktøjer og mere.

Betydningen af ​​dokumenthåndtering i datasikkerhed bør ikke overses. Hvis du ikke håndterer dine filer korrekt, kan det føre til datatab og brud. Og til gengæld kan dette påvirke den overordnede sikkerhed for din virksomhed, dine kunder og dine partnere.

Nogle DMS har også en automatisk sikkerhedskopiering og gendannelse af dokumenter, som sikrer, at du aldrig mister værdifulde data i din virksomhed. Dette giver dig mulighed for at hente beskadigede, slettede eller mistede filer med blot et par klik.

Skær ned på omkostningerne

Ved første øjekast virker et fysisk arkiveringssystem billigere end at investere i et dokumenthåndteringssystem. Men omkostningerne som følge af potentiel fejlstyring, dokumentskade eller tab ville være langt større samlet set. For ikke at nævne, ville dette tvinge dig til at bruge kostbar tid på at genskabe eller hente den tabte eller beskadigede fil. Som sådan betragtes DMS som en stor investering for din virksomhed, da det optimerer din proces med minimale omkostninger.

DMS kan også hjælpe dig med at skære ned på udgifterne til kontorartikler såsom papir, blæk og porto. Ligeledes behøver du ikke bekymre dig om lagerplads, da alle dine filer kan gemmes elektronisk. Derfor behøver du ikke de dyre stålarkivskabe eller et offsite lager eller hvælving til dine dokumenter.

Hvis du arbejder med fakturaer og kvitteringer eller bekymrer dig om ID-bekræftelse, så tjek Nanonets online OCR or PDF-tekstudtrækker at udtrække tekst fra PDF-dokumenter gratis. Klik nedenfor for at lære mere om Nanonets Enterprise Automation Solution.

Valg af den rigtige software

Med digital transformation i fremmarch, er det på høje tid, at du investerer i et dokumenthåndteringssystem til din virksomhed. DMS gør mere end blot at digitalisere dine filer. Det giver dig også værktøjer og funktioner til at strømline dokumenthåndtering i din organisation. Dets mange fordele gør det til et vigtigt værktøj for din virksomhed, hvis du vil forblive relevant og konkurrencedygtig på markedet.

Ikke desto mindre, at vælge bedste dokumenthåndteringssoftware for din virksomhed kræver en dybtgående forståelse af, hvad din virksomhed har behov for, og hvilken type DMS der passer til det. Så sørg for at udforske dine muligheder og afprøve dem selv.

Nanonetter online OCR & OCR API har mange interessante brug sager that kunne optimere din virksomheds ydeevne, spare omkostninger og øge væksten. Finde ud af hvordan Nanonets' use cases kan gælde for dit produkt.

Tidsstempel:

Mere fra AI og maskinindlæring