Den bedste e-mail-parser i 2022

Din virksomheds e-mail-indbakke er meget mere end blot ulæste e-mails og vedhæftede filer – det er en skatkammer af data. Data, der skal udtrækkes manuelt og sendes til en bestemt forretningssoftware.

Virksomheder modtager et væld af e-mails hver dag med fakturaer, kvitteringer, tilbud, kundeemner, kontaktoplysninger, ordrebekræftelser, leveringsopdateringer og meget mere.

Derefter følger det daglige slid med at gennemsøge e-mails for at udvælge vigtige. Og manuelt udtræk af specifikke data, der skal tilføjes til Google Sheets, CRM'er, ERP'er, regnskabssoftware eller andre forretningsapplikationer.

Forestil dig at gøre dette manuelt for hundreder eller tusinder af e-mails – og de resulterende flaskehalse! Denne proces kan bare ikke skaleres – især for store virksomheder. Dette er grunden til, at mange virksomheder henvender sig til løsninger til e-mail-parsing.

En e-mail-parser er en software, der kan klassificere indgående e-mails og vedhæftede filer, udtrække specifikke data fra dem og eksportere dem til andre forretningsapplikationer.

I denne artikel gennemgår vi nogle af de bedste e-mail-parsing-software, og hvordan de kan optimere dine arbejdsgange til indtastning af e-mail-data.

Den bedste software til e-mail-parsing i 2022

• Nanonetter – automatiser avancerede arbejdsgange til e-mail-parsing
• Zapier Email Parser – til integration af e-maildata via Zapier
• parsisk – til skabelonbaseret e-mail-parsing
• Mailparser – til regelbaseret e-mail-parsing
• EmailParser – til selvstændig regelbaseret e-mail-parsing på Windows
• Parseur – til skabelonbaseret e-mail-parsing
• Sigparser – til at udtrække signaturer fra e-mails

Hvorfor analysere e-mails?

E-mail-dataudtrækning er et ret udfordrende problem at løse. E-mail-data er ustrukturerede – de har intet skema. E-mails kommer i flere formater, og der er ingen standardiseret repræsentation.

At klassificere e-mails, genkende e-mail-data og udtrække kun de relevante oplysninger kræver en kombination af automatisering, regler og kognitiv datafangst. Dette er, hvad e-mail-parsere gør.

Hvorfor bør du overveje e-mail-parsing for din virksomhed? Her er nogle af fordelene ved at anvende e-mail-parsing:

1. Parsing af e-mails med en software er hurtigere og mere præcis end det manuelle alternativ.
2. E-mail-parsere kan automatiseres til at udtrække vitale data fra indgående e-mails – uden nogen manuel indgriben.
3. Data kan udtrækkes fra e-mail-headeren, brødteksten, signaturen og vedhæftede filer (PDF, billede eller andre filer) - alt sammen uden nogensinde at skulle åbne e-mailen!
4. Indgående e-mail-data kan klassificeres og sendes til passende forretningsapplikationer (CRM'er, ERP'er osv.) - glem manuel kopiindsættelse.

Hvordan vælger man den ideelle e-mail-parser?

I dette indlæg ser vi på blot de syv bedste e-mail-parsing-software på markedet.

Der kan være endnu flere derude. Men hvilken er den bedste for dig?

Her er nogle tips, du skal huske på, når du vælger den mest ideelle e-mail-parsingsoftware til din virksomhed:

Brug sag

Den e-mail-parser, du har brug for, vil for det meste afhænge af den type data, du ønsker at parse fra dine indgående e-mails.

Skal du kun parse data fra e-mail-tekster eller metadata såsom overskrifter og tidsstempler? Har du også brug for at udtrække data fra vedhæftede filer, PDF'er eller billeder?

Skabelon vs regelbaseret vs kognitiv e-mail-parsing

Hvis du leder efter en e-mail-parser, skal du for det meste kun udtrække nogle specifikke data eller felter fra dine e-mails?

Modtager du e-mails i samme format, med data nøjagtigt på samme position på tværs af alle e-mails? Vil du opsætte regler for at definere/specificere dataene i hver e-mail? Eller har du brug for en e-mail-parser, der automatisk udvælger alle relevante data?

Data integrationer

E-mail-data parses for det meste, så de kan sendes til en specifik virksomhedsapplikation til yderligere downstream-behandling.

Kan din e-mail-parser integreres problemfrit med Google Sheets, CRM, ERP, regnskabssoftware, databaser eller endda Slack? Du skal tjekke, om e-mail-parseren kan forbedre dine nuværende processer uden at ændre eksisterende arbejdsgange.

Datatransformation

Kan de data, der parses fra dine e-mails, behandles, transformeres eller ændres til andre formater? Forretningsapplikationer indtager muligvis kun data, der er importeret i bestemte filformater eller strukturer.

Bedste software til e-mail-parsing i 2022

Lad os se på nogle af de bedste software til e-mail-parsing derude:

Nanonetter

Nanonets er en AI-baseret automatiseret parser, der kan udtrække information fra e-mails, metadata, vedhæftede filer og mere.

I modsætning til andre parsere på denne liste er den hverken regelbaseret eller skabelonbaseret. Når den først er blevet trænet i nogle få eksempler på e-mails, udnytter den AI og maskinlæringsfunktioner til at parse e-mails med forskellige data og formater. AI'en bliver ved med at blive bedre, efterhånden som den møder mere variation!

Fordele:

• avancerede e-mail-parsing wokflows
• høj parsing nøjagtighed
• let skalerbar
• funktioner til efterbehandling og datatransformation
• kan automatisk parse data fra enhver type vedhæftet dokument
• kan parse data fra enhver kilde: e-mails, websteder, dokumenter osv.

Ulemper:

• kan ikke håndtere pludselige høje volumenspidser
• table capture UI kan være bedre

Zapier Email Parser

Zapier e-mail-parseren er perfekt grundlæggende parser at komme i gang med - især hvis du allerede bruger Zaps i dit workflow.

Dette er en gratis skabelonbaseret mail-parser, der automatisk fanger tekst fra indgående e-mails. Du kan oprette en skabelon ved at bruge en peg-og-klik-grænseflade til at fremhæve e-maildata af interesse.

Fordele:

• nem at konfigurere og bruge
• ubegrænsede postkasser
• kan integreres med stort set enhver app via Zapier

Ulemper:

• kan kun parse simple e-mails
• kan ikke håndtere e-mails med ukendte eller varierende skabeloner
• kan ikke parse metadata eller tabeldata fra e-mails
• kan ikke parse vedhæftede filer eller gentagne elementer
• mangler avancerede parsing funktioner

parsisk

Parsio er en skabelonbaseret e-mail-parser, der kræver, at brugere definerer skabeloner eller interessefelter ved hjælp af en simpel fremhævningsfunktion. Den integreres med en bred vifte af applikationer.

Fordele:

• kan parse data fra metadata og vedhæftede filer (skabelonbaseret)
• tabeldataparsing (skabelonbaseret)
• ubegrænsede postkasser

Ulemper:

• kan ikke håndtere e-mails, vedhæftede filer eller metadata med ukendte eller varierende skabeloner

Mailparser

Mailparser er et populært og kraftfuldt regelbaseret e-mail-parsingværktøj. Selvom det er mere alsidigt end dets skabelonbaserede modstykker, kan opsætning af regler for e-mail-parsing blive kompliceret – især for komplicerede e-mail-layouts.

Fordele:

• kan håndtere komplicerede e-mail-layouts
• kan parse data fra metadata og vedhæftede filer (regelbaseret)
• tabeldataparsing (regelbaseret)

Ulemper:

• dataudtræk fra vedhæftede filer med visse begrænsninger
• dateret UI/UX
• kan blive overvældende for førstegangsbrugere
• svært at sætte op til komplekse e-mail-strukturer

EmailParser

EmailParser er en regelbaseret e-mail-parsing-software, der fungerer på linje-kolonne tekstfangst, regulære udtryk og scripting regler.

Det fungerer som en Windows-applikation såvel som en web-app og tillader integration af e-mail-oplysninger med lokale filer eller interne værktøjer.

Fordele:

• kan oprette forbindelse til e-mail-servere (IMAP/POP3)
• understøtter lokale filer
• kan parse en bred vifte af vedhæftede filer

Ulemper:

• webapp, der ikke er så avanceret som Windows-appen
• kan blive overvældende for førstegangsbrugere
• svært at sætte op til komplekse e-mail-strukturer

Parseur

Parseur er en fantastisk skabelonbaseret mail-parser, som vi er ret intuitive at bruge. Det tilbyder også avancerede efterbehandlingsfunktioner og en Chrome-udvidelse, der fungerer som en webskraber.

Fordele:

• nem at bruge med flot UI
• kan skrabe en lang række af vedhæftede filformater
• bibliotek af skabeloner til at håndtere almindelige e-mail-typer
• understøtter parsing fra en bred vifte af tekstbehandlingsfilformater

Ulemper:

• dyrere end andre alternativer

SigParser

SigParser er en e-mail-parser, der udelukkende fokuserer på omtale af kontaktoplysninger i e-mails og e-mailsignaturer.

Det kan endda gennemgå alle dine nuværende e-mails og konsolidere en liste over kontaktoplysninger - som derefter kan sendes til dit CRM.

Fordele:

• har specialiseret sig i parsing af e-mailsignatur

Ulemper:

• ikke en fuldgyldig e-mail-parser
• kan ikke parse vedhæftede filer

Take Away

Selvom der er mange e-mail-parsere tilgængelige på markedet, afhænger en virksomheds valg af dens specifikke behov.

Den rigtige e-mail-parser kan hjælpe med at spare enorm tid ved at udtrække vital information fra e-mails og kan i sidste ende hjælpe med den fuldstændige automatisering af alle aktiviteter i en virksomhed.