Dagene med fyldte arkivskabe og bankbokse fulde af løse papirer er bag os. På mange måder er vi endda forbi den æra, der centraliserede virksomhedsoplysninger i en række Excel-projektmapper og PDF'er, der deles af filoverførselsprotokol.
Men i dag byder vi på en række dokumenthåndteringsudfordringer, uanset hvor langt vi er nået. Vi står nu over for sikkerhedsproblemer, synkroniserer dokumenthåndtering på tværs af spredte teams og fjernmedarbejdere og forsøger effektivt at samarbejde om enkelte dokumenter uden at træde hinanden over tæerne eller slette timers arbejde. Alle disse faktorer tilsammen gør dokumenthåndtering på virksomhedsniveau til en svær nød at knække.
Men der er en ny serie af platforme, der tilbyder en række digitale værktøjer designet til at lindre den hovedpine. De kaldes samlet elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS).
Hvad er EDMS?
Elektroniske dokumentstyringssystemer, forkortet til EDMS, beskriver et omfattende økosystem, der hjælper med at samle, sammensætte, gemme, administrere og få adgang til virksomhedsdækkende data og dokumentation. Sammenlignet med niche-sektionsinterne løsninger, som HR’s dokumentlagring optimeret til HIPAA eller regnskabsvæsenets skattestyrings- og lagringssoftware, EDMS betjener hele virksomhedens vertikale kæde og hierarki og tilbyder adgang på tværs af direktorater, sektioner og teams.
Inden vi ser for tæt på EDMS, lad os tage afstand fra en almindelig misforståelse. Den grundlæggende EDMS-betydning er noget misvisende, da du nemt kan anvende den samme "virksomhedsdækkende, delte dokumentstyringssystem"-etiket på værktøjer som Google Drive/Docs, Notion og lignende kommercielle hyldeløsninger (COTS). Og selvom de fungerer godt til specifikke tilfælde, har COTS i disse kategorier to store ulemper sammenlignet med EDMS:
EDMS er skalerede løsninger
Ja, Notion eller Google Drive fungerer sikkert godt for dit team på 10. Men hvad med, når du skalerer til 100? 1,000? Hvis du forventer at ekspandere, er du bedre stillet at starte med flere hestekræfter til dokumenthåndtering, end du måske har brug for i dag, fordi det er nemmere at vokse ind i en EDMS i stedet for at skifte fra et COTS-værktøj du voksede ud af.
EDMS tilbyder sikkerhed
COTS-løsninger har en tendens til at være sikre. Der er jo ingen, der beskylder Google for at være særligt hackable. Men med personlige data som medarbejderoplysninger eller proprietære firmadata ønsker du (og i nogle tilfælde er det lovpligtigt) at have et mere robust, testet og gennemprøvet sikkerhedsapparat, som EDMS tilbyder. De mest strenge sikkerhedsløsninger, som EDMS tilbyder, omfatter lokal hardware og arkivering uden for netværket, men selv cloud-baserede løsninger tilbyder de regulatoriske eller virksomhedsspecifikke sikkerhedskrav, som de fleste COTS simpelthen ikke kan.
Hvilke funktioner tilbyder en EDMS?
EDMS er i sagens natur skræddersyede og tilpasselige rammer, der passer til dine specifikke dokumenthåndteringsbehov. Denne tilpasning betyder, at kendskab til den grundlæggende EDMS-betydning kun er et første skridt mod at forstå hele spektret af muligheder, som EDMS tilbyder.
Alligevel har rammer, der tilbydes af EDMS, en tendens til at klynge sig omkring en håndfuld specifikke funktioner, der effektivt er krav for at blive betragtet som en kvalitets-EDMS. Hvis du leder efter et elektronisk dokumenthåndteringssystem eller vil vurdere, om din nuværende platform opfylder mærket, omfatter dine EDMS-overvejelser:
- Robust sikkerhed, internt – som brugertilladelser til at administrere, hvem der får adgang til hvad – og eksternt for at beskytte data og dokumenter mod indtrængen fra tredjepart. Dette bør omfatte aktivitetssporingslogfiler, brugshistorik og muligheden for at "rulle tilbage" ændringer fra en manuel eller automatisk backup.
- Hvor let integreret platformen er i dit eksisterende teknologiske landskab, dvs. EDMS skal synkronisere med dine kreditorautomatiseringsværktøjer, faktureringssystem, leverandør onboardingog leverandørportaler, og hver anden daglig platform eller værktøj, som din virksomhed kører på.
- Omfattende og brugervenlige søgefunktioner – det nytter ikke meget at centralisere dine dokumenter til et enkelt lager, hvis du ikke nemt kan finde specifik information eller filer. Dette inkluderer effektive organisationsfunktioner som metadata, tagging, klassifikationer og fornuftsmappemuligheder.
- Dokument- og livscyklusstyringssystemer og gennemgangsværktøjer for at sikre, at du ikke lagrer tilstande, forældede og ubrugte filer. Dette hjælper også med at give en tvingende funktion til iterativt at gennemgå standardiseret dokumentation som medarbejderhåndbøger og standarddriftsprocedurer (SOP), hvilket i sidste ende forbedrer dine operationelle processer.
- Fildeling, internt og eksternt (med sikkerhedsprotokoller og tilladelser indlejret i begge).
- Samarbejdsværktøjer til at muliggøre fælles redigering og præsentationer – kritiske i nutidens "remote first"-arbejdsmiljø, men lige så obligatoriske for spredte teams.
- Tilpasning og skalerbarhed. Du skal være i stand til at tilpasse EDMS til dine behov, og platformen skal tilpasses dine organisatoriske krav, efterhånden som du vokser.
- Multiple dokumentfangst muligheder, herunder scannet fysisk dokumentation, der udnytter teknologi til optisk tegngenkendelse (OCR), digital import og e-mail/digital messenger-arkiveringsmuligheder.
- Overholdelse og lovgivningsmæssige hindringer – hvis din branche eller region er underlagt specifikke parametre som HIPAA, GDPR og lignende initiativer, vil din EDMS skal tilbyde kompatible muligheder.
Hvorfor bruge et elektronisk dokumenthåndteringssystem?
Hvis en eller flere af EDMS's vigtigste fordele og funktioner ikke var nok til at påvirke dig, så lad os kontekstualisere, hvordan et elektronisk dokumenthåndteringssystem-implementering forbedrer dit kontoreffektivitet. Lad os uddybe nogle få nøglevariabler om en teoretisk virksomhed:
Forretningen, nicheteknologisk rådgivning, startede som et par venner, men voksede hurtigere, end de kunne have drømt om. I dag har de teams internationalt, med nogle segmenter i Europa underlagt GDPR, men det meste af virksomheden er centraliseret i Nordamerika. Virksomheden arbejder på en remote-first model, og teamledere har en tendens til at bruge deres valgte dokument- og projektstyringsplatform. På grund af dette er det vanskeligt at synkronisere virtuelle møder på tværs af ti forskellige kalendere og videoplatforme, endsige at dele projektresultater eller tage nye medarbejdere ombord – datatab fra migrering af Microsoft Office-dokumenter til Google Docs og omvendt er så almindeligt, at det er en løbende joke.
Selvom disse EDMS-eksempler kombinerer flere faktorer for dramatisk effekt, er de underliggende tråde ikke ualmindelige. I dette tilfælde kan virksomhedens vokseværk og synkroniseringsindsats løses, hvis de implementerer et EDMS.
- Et EDMS hjælper med at opretholde datasikkerhed og overholdelse af regionsspecifikke mandater.
- EDMS hjælper teammedlemmer op og ned i hierarkiet med at få adgang til projektfiler, onboarding-dokumentation og mere uden besværet eller risikoen for at bytte filer flere gange. Ofte kan du ikke engang migrere en PowerPoint-fil til Google Slides uden betydeligt formateringstab – er det værd at risikere at miste noget meget mere virkningsfuldt fra konstant filkonvertering?
- Det er sikkert at antage, at forskellige konsulentteams, ud over den valgte platform, også gemmer eller hoster filer i personlige skyer, tommelfingerdrev og en række fællesdrev. Hvis noget går tabt, eller et teammedlem stopper pludseligt, risikerer virksomheden at miste tonsvis af historisk dokumentation og data ved at holde sit system decentraliseret.
- Samarbejdsredigering er enkel med EDMS, og teammedlemmer behøver ikke at jonglere med en række tilladelser på tværs af platforme. I stedet administrerer EDMS-godkendelsesmyndighederne der kan redigere det i et enkelt slag uden at beskæftige sig med sidste øjebliks "invitationer til redigering" eller lignende tidsspildere.
Andre EDMS-eksempler omfatter migrering fra ældre arkiverings- og lagersystemer til et helt digitalt paradigme. Denne sag er ved at blive særlig udbredt, da virksomheder identificerer risici forbundet med at vedligeholde fysisk dokumentation på lang sigt eller implementere omkostningsbesparende initiativer for at spare på arkiverings- og opbevaringsgebyrer.
Fordele ved at implementere et elektronisk dokumenthåndteringssystem
Vi så på nogle detaljerede fordele og funktioner ved kvalitets EDMS, men forbedringerne i det store billede er mere slående. Ved at udnytte et kvalitets-EDMS kan din organisation:
- Forbedre interessentsamarbejdet: Uanset om de er en medarbejder, en tredjeparts professionel service, klient, kunde eller leverandør, afkobler en centraliseret database bygget på en effektiv EDMS-platform dine data og dokumentation fra uorganiserede og uensartede lagercentre. Samtidig forhindrer det komfurer og hjælper med at udvikle en fælles, fælles forståelse for alle brugere.
- Sikkerhed og overholdelse: EDMS-værktøjer tilbyder sikkerhed for at beskytte dit mest værdifulde aktiv: data. Da vi står over for øgede trusler om hacking og ransomware, der holder dine følsomme oplysninger som gidsler, er sammenhængende sikkerhed altafgørende. At lade medarbejdere opbevare data og dokumentation på forskellige platforme med lige så forskellige sikkerhedsforanstaltninger øger din risiko. Samtidig gør øgede lovgivningsmæssige krav vedrørende data og privat informationslagring overholdelse umulig, hvis du ikke har en sammenhængende dokumenthåndteringsstrategi.
- Synkronisering på tværs af virksomheder: Hvis du allerede har bygget et teknologisk økosystem, der inkluderer værktøjer til finansautomatisering, HR-ledelsesprogrammer, leverandørportaler og lignende strukturer, så er en EDMS et logisk næste skridt for at hjælpe med at binde hvert enkelt system sammen. Hvis du endnu ikke har udvidet dit tekniske omfang, tjener implementering af et EDMS som en strategisk hjørnesten, når du bringer din virksomhed ind i den digitale tidsalder.
- Effektivitet og datastyring: I sin kerne gør et kvalitets-EDMS dit team bedre ved at øge effektiviteten. Et EDMS skærer ned på tidsspildende aktiviteter som filmigrering, tilladelsesstyring og lignende forhindringer, når du bruger flere platforme. Samtidig hjælper EDMS med at udvikle interne kontroller til at administrere adgang og spore ændringer, hvilket sikrer dataintegritet, mens du skalerer. På samme måde hjælper centralisering af din dokumentation med at forbedre dine feederkilder til dataanalyse, hvilket hjælper med at låse op for værdifuld indsigt, når du udnytter business intelligence-platforme.
EDMS bedste praksis
Selvom du gerne vil finjustere, justere og tilpasse dit EDMS, tjener en håndfuld bedste praksis som rettesnor til at pege dig i den rigtige retning og maksimere EDMS-fordele:
- Sørg for, at du administrerer tilladelser og versionskontrolværktøjer: Når du centraliserer dokumentation, risikerer du uautoriseret adgang eller lækage, hvis du ikke administrerer dit teams tilladelser godt. Dette gælder dobbelt, hvis tredjepartstjenester eller leverandører har adgang til systemet. Udvikling af en SOP for tilladelser hjælper med at beholde dem har brug for at vide ved, mens du beskytter følsom information mod nysgerrige øjne. Samtidig hjælper det at sikre, at du har iterative sikkerhedskopieringsprocedurer og evnen til at spore ændringer, med at opretholde dokumentkvaliteten og forhindre overskrivninger eller uheld.
- Sørg for, at dit EDMS kan skalere med dig: Det nytter ikke noget at gå all-in på et EDMS, der kun vil tjene din organisation i dens nuværende tilstand. Du skal sikre dig, at dit EDMS tilbyder de fordele og funktioner, du har brug for, når du går ind i dit næste vækststadium – selvom du ikke maksimerer brugen af dem i dag, vil det at have adgang til og forstå disse funktioner i dag gør dig klar til succes i morgen.
- Sørg for, at dit EDMS integreres i dit økosystem: Ud over skalerbarhed er integration nøglen, når du implementerer et EDMS. Du maksimerer ikke effektiviteten, hvis du stadig er tvunget til manuelt at scanne, uploade eller migrere fakturering eller kvitteringer ind i EDMS. Husk, din EDMS skal fungere for dig – hvis du tilpasser din dokument arbejdsgang for at imødekomme en byrdefuld EDMS-proces, så skal du revurdere din strategi.
- Udnyt tagging og organisatoriske værktøjer: Når du migrerer din dokumentation til et EDMS, opretter du en centraliseret database, der omfatter hele din virksomheds væsen. Hvis du dog ikke nemt kan finde, søge og få adgang til disse oplysninger, drager du ikke fordel af potentielle effektivitetsgevinster. Du bliver nødt til at udvikle en videnstyrings-SOP for bedst muligt at fange disse fordele, som bør omfatte filnavngivningskonventioner, mappehierarki og indlejringsinstruktioner og omfattende træningsplaner for at sikre, at alle overholder kravene.
Konklusion
Efterhånden som vores dataindsamlingsindsats forstærkes, gør vores behov for elektronisk dokumenthåndtering også det. At overholde nye regler og beskytte følsomme data er en monumental opgave, der bliver sværere, hvis du ikke har en omfattende strategi. Samtidig er alle data i verden ubrugelige, hvis du ikke hurtigt kan få adgang til og udnytte dem til at forbedre dine dokumentere arbejdsgange. EDMS opvejer disse risici, mens de tilbyder en række fordele for at forbedre og strømline din organisatoriske effektivitet, hvilket i sidste ende sparer tid og lader dit team fokusere på det, der betyder noget: at levere de bedst mulige resultater, mens virksomheden vokser.
- SEO Powered Content & PR Distribution. Bliv forstærket i dag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrk dig selv. Adgang her.
- PlatoAiStream. Web3 intelligens. Viden forstærket. Adgang her.
- PlatoESG. Kulstof, CleanTech, Energi, Miljø, Solenergi, Affaldshåndtering. Adgang her.
- PlatoHealth. Bioteknologiske og kliniske forsøgs intelligens. Adgang her.
- Kilde: https://nanonets.com/blog/electronic-document-management-system/
- :er
- :ikke
- $OP
- 000
- 1
- 10
- 100
- a
- evne
- I stand
- Om
- adgang
- ulykker
- imødekomme
- Konti
- gældsforpligtelser
- kreditorautomatisering
- tværs
- aktiviteter
- aktivitet
- tilpasse
- tilpasse
- Desuden
- Fordel
- fordele
- Efter
- alder
- aggregat
- Alle
- lindre
- alene
- allerede
- også
- amerika
- forstærke
- an
- analytics
- ,
- Indløs
- godkendelse
- ER
- omkring
- AS
- aktiv
- forbundet
- antage
- At
- Myndigheder
- Automatisk Ur
- Automation
- backup
- bankmand
- grundlæggende
- BE
- fordi
- blive
- bag
- være
- gavn
- fordele
- skræddersyet
- BEDSTE
- bedste praksis
- Bedre
- Beyond
- både
- kasser
- Bringe
- bygget
- virksomhed
- business intelligence
- men
- by
- kalendere
- kaldet
- CAN
- kan ikke
- fange
- tilfælde
- tilfælde
- kategorier
- Centers
- centralisere
- centraliseret
- kæde
- udfordringer
- Ændringer
- karakter
- karaktergenkendelse
- valg
- kunde
- nøje
- Cluster
- SAMMENHÆNGENDE
- samarbejde
- samarbejde
- samling
- kollektivt
- kombinerer
- Kom
- kommerciel
- Fælles
- Virksomheder
- selskab
- Selskabs
- sammenlignet
- Compliance
- kompatibel
- omfattende
- Bekymringer
- konklusion
- overvejelser
- rådgivning
- kontekstualisere
- kontrol
- kontrol
- konventioner
- Core
- hjørnesten
- kunne
- sprække
- skabe
- kritisk
- Nuværende
- Nuværende tilstand
- kunde
- tilpasses
- tilpasning
- tilpasse
- data
- Dataanalyse
- datatab
- datastyring
- datasikkerhed
- Database
- dag til dag
- Dage
- beskæftiger
- decentral
- anses
- leverer
- implementering
- implementering
- konstrueret
- udvikle
- udvikling
- forskellige
- svært
- digital
- digitale tidsalder
- retning
- dårskab
- spredte
- do
- dokumentet
- dokumenthåndtering
- dokumentation
- dokumenter
- gør
- Dont
- dobbelt
- ned
- dramatisk
- ulemper
- køre
- drev
- e
- hver
- nemt
- nem at bruge
- økosystem
- effekt
- Effektiv
- effektivt
- effektivitet
- effektivitet
- indsats
- elektronisk
- indlejret
- smergel
- Medarbejder
- medarbejdere
- muliggøre
- omfatter
- nok
- sikre
- sikring
- Indtast
- Enterprise
- enterprise-niveau
- Hele
- Miljø
- lige
- Era
- Europa
- Endog
- Hver
- alle
- udviklende
- eksempler
- Excel
- eksisterende
- Udvid
- udvidet
- forvente
- eksternt
- Øjne
- Ansigtet
- konfronteret
- faktorer
- langt
- hurtigere
- Funktionalitet
- Gebyrer
- få
- File (Felt)
- Filer
- Arkivering
- Finde
- Firm
- Fornavn
- Fokus
- Til
- tvinger
- rammer
- venner
- fra
- fuld
- fuldt spektrum
- funktion
- funktioner
- GDPR
- gå
- kornet
- stor
- voksede
- Grow
- Dyrkning
- Vækst
- hacking
- håndfuld
- hårdere
- Hardware
- Have
- have
- hoved
- hjælpe
- hjælpe
- hjælper
- hierarki
- historisk
- historie
- bedrift
- besidder
- host
- Hvordan
- HTTPS
- Hurdles
- i
- identificere
- if
- effektfuld
- gennemføre
- gennemføre
- import
- umuligt
- Forbedre
- forbedringer
- forbedrer
- forbedring
- in
- omfatter
- omfatter
- Herunder
- øget
- Stigninger
- stigende
- industrien
- info
- oplysninger
- initiativer
- indsigt
- i stedet
- anvisninger
- integreret
- Integrerer
- integration
- integritet
- Intelligens
- interne
- internt
- internationalt
- ind
- fakturering
- IT
- ITS
- fælles
- dommer
- lige
- Holde
- holde
- Nøgle
- Kend
- Kendskab til
- viden
- Knowledge Management
- etiket
- landskab
- Leads
- Legacy
- lovligt
- lad
- udlejning
- Leverage
- løftestang
- livscyklus
- ligesom
- lokale
- logisk
- langsigtet
- kiggede
- leder
- miste
- off
- tabte
- lavet
- vedligeholde
- Vedligeholdelse
- større
- lave
- maerker
- administrere
- ledelse
- styring
- mandater
- obligatorisk
- manuel
- manuelt
- mange
- markere
- Matter
- Matters
- Maksimer
- maksimere
- betyder
- midler
- foranstaltninger
- møder
- opfylder
- medlem
- Medlemmer
- budbringer
- Metadata
- microsoft
- måske
- migrere
- migrere
- migration
- misvisende
- model
- monumentale
- mere
- mest
- meget
- flere
- navngivning
- Natur
- Behov
- behov
- nesting
- Ny
- næste
- niche
- ingen
- Nord
- nordamerika
- Begreb
- nu
- OCR
- of
- off
- tilbyde
- tilbydes
- tilbyde
- Tilbud
- Office
- offset
- tit
- on
- onboarding
- ONE
- kun
- drift
- operationelle
- Muligheder
- optisk tegngenkendelse
- Indstillinger
- or
- organisation
- organisatorisk
- Andet
- vores
- ud
- udfald
- Smerter
- papirarbejde
- paradigme
- parametre
- Paramount
- især
- forbi
- Tilladelser
- personale
- Personlig data
- vedrørende
- fysisk
- planer
- perron
- Platforme
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatoData
- Punkt
- mulig
- potentiale
- praksis
- Præsentationer
- gaver
- fremherskende
- forhindre
- forhindrer
- private
- privat information
- sandsynligvis
- procedurer
- behandle
- Processer
- professionel
- projekt
- projektledelse
- proprietære
- beskytte
- beskyttelse
- protokol
- protokoller
- gennemprøvet
- give
- kvalitet
- hurtigt
- AFSLUTTER
- rækkevidde
- ransomware
- hellere
- anerkendelse
- region
- regler
- lovgivningsmæssige
- huske
- fjern
- Repository
- påkrævet
- Krav
- gennemgå
- højre
- stringent
- Risiko
- risikere
- risici
- robust
- kører
- løber
- s
- sikker
- varetagelse
- samme
- Gem
- besparelse
- Skalerbarhed
- Scale
- scanne
- rækkevidde
- Søg
- sektioner
- sikker
- sikkerhed
- Sikkerhedsforanstaltninger
- segmenter
- følsom
- Series
- tjener
- tjener
- tjeneste
- Tjenester
- sæt
- delt
- deling
- Shopping
- forkortes
- bør
- lignende
- Simpelt
- enklere
- ganske enkelt
- enkelt
- Slides
- So
- Software
- Løsninger
- nogle
- noget
- noget
- Kilder
- specifikke
- Spectrum
- Personale
- Stage
- interessent
- standard
- påbegyndt
- Starter
- Tilstand
- Trin
- springbræt
- Stadig
- opbevaring
- butik
- Strategisk
- Strategi
- strømline
- strukturer
- emne
- væsentlig
- succes
- Dragt
- suite
- sikker
- bytte
- Sway
- synkronisering
- systemet
- Systemer
- Opgaver
- skat
- hold
- Holdkammerater
- hold
- tech
- ti
- tendens
- afprøvet
- end
- at
- verdenen
- deres
- derefter
- teoretisk
- Disse
- de
- tredjepart
- denne
- dem
- selvom?
- trusler
- TIE
- tid
- gange
- til
- i dag
- nutidens
- sammen
- i morgen
- tons
- også
- værktøj
- værktøjer
- hård
- mod
- spor
- Sporing
- Kurser
- overgang
- sand
- forsøger
- tweak
- to
- Ultimativt
- uberettiget
- Ualmindelig
- underliggende
- forståelse
- låse
- ubrugt
- us
- brug
- ubrugelig
- Bruger
- brugere
- ved brug af
- Værdifuld
- varieret
- forskellige
- sælger
- leverandører
- udgave
- lodret
- meget
- vice
- video
- Virtual
- ønsker
- måder
- we
- GODT
- Hvad
- Hvad er
- hvornår
- hvorvidt
- som
- mens
- WHO
- vilje
- med
- inden for
- uden
- Arbejde
- virker
- world
- værd
- Ja
- endnu
- Du
- Din
- zephyrnet