Hvad er indkøbsprocessen?

Hvad er indkøbsprocessen?

Tidsstempel: 9. december 2023 kl. 6:03
What is the procurement process? PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertical Search. Ai.

Den iboende karakter af at drive en virksomhed kræver, at du gør selv de mest banale, dagligdags handlinger til proces- eller systembaserede rammer for at styre overholdelse, forhindre svindel, og hold dit skib kørende. Til det formål, selvom du er vant til at skubbe et kort eller aflevere kontanter, når du skal købe varer eller tjenester derhjemme, bliver en simpel transaktion til at få det samme som en del af en virksomhedsstruktur. indkøbsprocessen.

 

Men selvom indkøb er længerevarende og kræver mere tid og opmærksomhed end at stryge et kort tankeløst, behøver det ikke at være svært eller ubehageligt. Hvis du har erfaring i lignende roller, særligt dygtig til at administrere bureaukratiske funktioner eller udnytter mange af nutidens automatiserede indkøbsplatforme, er du godt på vej til at blive en indkøb pro.

Men du skal først have en solid forståelse af, hvad indkøbsprocessen indebærer, indkøbsprocedurer, indkøbsprocessens trin og almindelige faldgruber forbundet med indkøb – samt teknikker til at navigere gennem dem.

Hvad er indkøb?

Indkøb er den formaliserede, kodificerede og procesbaserede teknik til at bestille materialer, varer eller tjenester på vegne af din virksomhed. Indkøb er også ofte den sætning, der er forbundet med en dybere leverandørforbindelse, så det er altafgørende at styre din leverandørindkøbsproces ved at engagere sig med dine leverandører.

Tidligere var indkøb en manuel proces, der krævede bunkevis af papirarbejde og den mest værdifulde arbejdsplads nogensinde – tiden. Selv den seneste udvikling, såsom digitale regneark og e-mail, er for langsomme til at matche virksomhedens tempo i dag og kan have en væsentlig effekt på din bundlinje, hvis indkøb ikke er optimeret.   

I sidste ende, a kvalitetsindkøbsstrategi matcher dine behov (materiale, gods, service osv.) med en optimeret serie af arbejdsgange, der reducerer omkostningerne, eksekverer hurtigt og holder din virksomhed på god fod med dine leverandørteams.

Typer af indkøb

Mens indkøb detaljerne spænder vidt, vil din virksomheds indkøb sandsynligvis falde ind under en af ​​tre primære paraplyer:

Direkte indkøb

Dette er faktisk, hvad din indkomstopgørelse er omkostninger til varer afspejler. Direkte indkøb omfatter ethvert køb af materielle objekter, der direkte bidrager til din omsætning og dit salg. Afhængigt af din branche kan dette være råmaterialer som tømmer til fremstilling eller engrosbeholdning til videresalg.

Indirekte indkøb 

Disse elementer ville falde ind under SG&A udgifter på din resultatopgørelse. De omfatter alt købt, købt og indkøbt til internt firmabrug. Elementer kan omfatte flybilletter til en konference, nye kontormøbler eller daglige forsyninger som vand og elektricitet. Selvom det er nødvendigt for erhvervslivet, påvirker indirekte indkøb ikke direkte din omsætning. 

Tjenester Indkøb

Den endelige indkøbstype inkluderer alt, der forbedrer din medarbejders eller virksomheds output, effektivitet eller arbejdskvalitet. Disse omfatter softwareabonnementer, engangskonsulenttjenester eller endda midlertidige entreprenører til at dække travle forretningscyklusser.

Hvad er indkøbsprocessen?

Indkøbsprocessen beskriver din virksomheds specifikke standarddriftsprocedure (SOP) for at udføre leverandørindkøb. Kodificering af en formel indkøbsproces sammenlignet med at smide kontanter rundt eller give hver medarbejder et betalingskort, har et par specifikke og kvantificerbare fordele:

  1. Det forhindrer svindel, spild og misbrug.
  2. Det hjælper med at opretholde et papirspor for overholdelse af lovgivningen.
  3. Over tid afslører indkøbsprocesser nøje ineffektivitet eller organisatorisk spild at trimme, hvilket i sidste ende forbedrer din bundlinje.

Igen vil din specifikke leverandørindkøbsproces variere i henhold til SOP, din rolle og din virksomheds branche. Hvis du dog får succes, er en fantastisk indkøbsproces: 

  1. Skaber en fælles forståelse mellem din virksomhed og leverandører, hvor hver part følger de gensidigt aftalte regler og systemer.
  2. Har lige nok kontaktpunkter med medarbejdere og ledelse til at sikre kvalitetsindkøb uden spild, samtidig med at arbejdsgangen holdes slank nok til at være effektiv og hurtig.
  3. Har arkiverings- og opbevaringsparametre, der effektivt organiserer og vedligeholder dokumentation fra trinene i processen.

Trin i indkøbsprocessen: Hvordan fungerer det?

Da vi sikrer, at vores indkøbsproces opretholder dokumentation for de involverede trin, skal vi også dække dem. Husk – dine specifikke indkøbstrin kan variere, men vil sandsynligvis følge en meget lignende ramme:

  1. Identificer behovet: i virksomheden identificerer en medarbejder eller leder et behov og starter indkøb med en rekvisition.
  2. Indkøbsrekvisition: den igangsættende medarbejder vil fuldføre Indkøbsrekvisition før du sender det op i kæden til gennemgang og godkendelse.
  3. Opfordring: Når den er godkendt af den godkendende myndighed, begynder virksomhedens kontraherende team at anmode om indkøb. Afhængigt af hvor komplekst behovet er, kan du ende med en Anmodning om tilbud (RFQ) i tilfælde af meget enkle, ligetil indkøbssager eller en komplet anmodning om forslag (RFP), hvis du anskaffer et større system eller en kompleks service.
  4. Evaluering og kontrakt kickoff: Når dit team har evalueret alle forslag og bud, vil du vælge en leverandør, underret alle ansøgere og begynd onboarding af leverandøren. Det er også her, kontrakter og juridisk dokumentation er færdige. Fasen slutter, når leverandøren modtager og underskriver deres Indkøbsordre (PO).
  5. Ordrecyklus: Afhængigt af din virksomheds SOP vil du derefter modtage varen og fakturaen før ruten arbejdsgange for godkendelse af faktura og betaler fuldt ud. Dette trin varierer i kompleksitet baseret på indkøbte varer, og hvordan din virksomhed administrerer gældsforpligtelser transaktioner.
  6. Dokumentation og journalstyring: Så vil du sikre dig, at alt papirarbejde er udfyldt korrekt og i orden før opbevaring – vi anbefaler dog at finde en digital lagringsplatform af høj kvalitet i stedet for at opbevare årtiers gamle indkøbsdata i bankbokse!

Almindelige udfordringer virksomheder står over for under indkøb

 Som med alt, der involverer mere end to personer, udgør indkøb nogle unikke udfordringer for din virksomhed – især hvis du ikke er opmærksom på potentielle faldgruber og ikke proaktivt planlægger at løse dem.

Usynkroniserede leverandør- og leverandørrelationer

Et kendetegn ved en velsmurt maskine i erhvervslivet er omfattende og frugtbare relationer med dine leverandører. Ethvert kontaktpunkt, din virksomhed har med en leverandør – onboarding, fakturahåndtering og mere – er en chance for at forbedre eller forringe dette forhold.

I sidste ende går kvalitetsindkøbsstyring langt hen imod at holde relationskvaliteten høj. Efter indledende opfordring og onboarding kan dit indkøbsworkflow være den hyppigste del af din operation, som sælgeren ser. Ønsker du, at din leverandør skal være begejstret, når de ser et indkøbsordrefilter ind i deres platform, eller vil du hellere forestille dig, at de sukkede i frustration, da de står over for endnu en unødvendigt kompleks og indviklet indkøbscyklus? 

Selvom leverandørstyring bare er en god forretning, inducerer det at holde indkøbskvaliteten høj også rabatter, en første chance for værdisalg og en bedre forhandlingsposition, når kontrakter skal fornys. 

Svig, spild og misbrug

 Selvom en formel indkøbsproces ophæver meget af den åbenlyse svindel på en arbejdsplads, skaber den menneskelige natur (og menneskelige fejl) nogle gange spild eller unødvendige udgifter. Dette kaldes også nogle gange maverick-udgifter, som er udbredt, når der er få kontroller af indkøbere og deres bestilte varer.

Maverick-udgifter er i sagens natur et resultat af dårlig indkøbspraksis. Når flere medarbejdere har ukontrolleret forbrugskraft og opererer uden for et sæt parametre, kan de nemt begynde at overforbruge eller forbruge varer, der ikke er relateret til at levere værdi til din virksomhed – selv med de bedste intentioner. 

Synlighed og sporing

Vi kan ikke forstå, hvad vi ikke måler, men virksomheder, der bruger manuelle indkøbsprocesser, risikerer at miste muligheder for at aggregere og vurdere data for at forbedre effektiviteten. Ligeledes gælder det, at jo mindre information ledere og ledelse har, jo mindre er de i stand til at styre skibet ordentligt. 

Samtidig udgør dårligt sporede processer eller indkøb med begrænset synlighed regulerings- og overholdelsesrisici, der kan forårsage tonsvis af hovedpine og besvær under revisioner.

Konklusion

 Selvom indkøb kan være hårdt, næste generation finansautomatisering teknologien strømliner hurtigt selv de mest komplekse indkøbsarbejdsgange. Hvis du køber indkøbsautomatisering eller ønsker at se, hvilke muligheder der er tilgængelige, så husk at gode indkøbsplatforme:

  1. Centraliser medarbejdere, leverandører, interessenter og ledelse i en enkelt arbejdsgang for maksimal synlighed.
  2. Tillad dataaggregering og AI-drevet analyse for at fastlægge spild, generere rapporter og hjælpe med at guide strategisk beslutningstagning.
  3. Kan tilpasses nok til at lade dig skræddersy systemet til din specifikke branche eller lovgivningsmæssige krav, mens de forbliver brugervenlige nok til, at alle medarbejdere nemt kan lære det.
  4. Integrer i dit økosystem og, lige så vigtigt, med dine leverandørers stak, mens du udfører første leverandør onboarding.
  5. Opret iterative feedback-loops for at forbedre dine indkøbsarbejdsgange og økonomiske status.

Mens, ja, dig kan holde indkøbsarbejdsgange kørende manuelt, bør du ikke – især i lyset af den involverede risiko og letheden ved at indføre nye platforme, der gør indkøbsprocessens trin til en leg.

Tidsstempel:

Mere fra AI og maskinindlæring