Hvordan Regtech-platforme kan tilpasse sig den moderne arbejdsverden

Hvordan Regtech-platforme kan tilpasse sig den moderne arbejdsverden

Tidsstempel: 11. oktober 2023 kl. 7
How Regtech platforms can adapt to the modern working world PlatoBlockchain Data Intelligence. Vertical Search. Ai.

Mens kommunikationsovervågning er blevet et mere presserende krav i de senere år, er sandheden, at det meste af den nuværende generation af platforme blev bygget for 20 år siden. Samfundet har ændret sig meget siden da, både hvad angår vores teknologiske formåen og den måde, vi kommunikerer på. Det er vigtigt, at compliance-værktøjer følger med den verden, de er bygget til at regulere. 

Dette stykke vil analysere de traditionelle metoder forbundet med kommunikationsovervågning, hvor (og hvorfor) disse tilgange ikke længere er egnede, og hvordan platforme kan udvikle sig til bedre at tjene den moderne arbejdsplads.  

Det regulatoriske landskab 

Et ord om 'kommunikationsovervågning' 

De stigende krav til compliance-platforme er måske bedst eksemplificeret ved et skift i terminologi, fra 'kommunikationsarkivering' til 'kommunikationsovervågning'. Arkivering refererer til proceduren for indsamling og lagring af passende data, og de fleste leverandører er bestemt i stand til dette. Det er mange platforme også – Slack har et internt arkiv, Zoom SMS har retlig hold, og RingCentral kan gemme alle opkaldsdata. 

Overvågning er den svære brik, men en som moderne compliance-leverandører simpelthen har at tilbyde i det nuværende reguleringsklima. Ikke-kompatible interaktioner skal ikke kun registreres, men markeres og reageres. Overvågning og arkivering plejede at være adskilte begreber, men er nu blevet uløseligt forbundet, efterhånden som kommunikationskanalerne og de regler, der styrer dem, er blevet diversificeret.  

Der er nu meget mere digitalt område at overvåge på tværs af arbejdsstyrker til en stadig strengere standard. Som et resultat heraf har leverandører et ansvar for at udvikle produktfunktioner, som hjælper compliance-teams med at afsløre fejlbehandling. 

Mobicomms  

Siden COVID-19 fremskyndede en
globalt skift til fjernarbejde, organisationer har kæmpet for at overtale personalet til at bevæge sig væk fra udbredelsen og bekvemmeligheden af ​​mobile platforme. Udvekslinger som dem, der finder sted gennem WhatsApp og andre "off-kanal" mobile platforme er langt sværere at overvåge og fange end e-mail, for eksempel, og så sælgere har ikke altid haft mulighed for at gøre det. 

 I det sidste år er mobilkommunikation kommet i søgelyset for SEC & FINRA-regulerede virksomheder, med

rekordbøder uddeles til nogle af branchens største aktører. At undlade at have en politik for mobilkommunikation er ikke længere en mulighed, og mange virksomheder leder efter en måde, hvorpå de kan frigøre de transaktionelle fordele, der følger med at åbne de efterforskningskanaler, der er tilgængelige for personalet. 

Bekymringer om moderne overholdelse 

iMessage 

Overvågningsleverandører har et ansvar for at holde trit med den lovgivningsmæssige udvikling og har derfor udviklet teknologi til at fange data fra apps som WhatsApp, WeChat, Signal og Telegram. For de fleste leverandører er iMessage dog stadig en reel kilde til frustration.  

iPhonen har en
markedsandel på 58 % i USA i 2023, og derfor er iMessage-optagelse et kritisk krav for virksomheder, der ønsker at sikre overholdelse. Selv i tilfælde af, at et kanalforbud bliver implementeret, er det urealistisk og endda naivt at forvente, at det bliver overholdt af personale, der er kommet til at stole på bekvemmeligheden ved at sende sms'er.  

Gruppechats 

Mange overvågningsleverandører kæmper også med at fange gruppemeddelelser på tværs af mobicomms-platforme. Ganske enkelt bruges gruppechat ofte til at diskutere forretningsspørgsmål; en rådgivers PA kan sende beskeder til en kunde på deres vegne, rådgivere kan dele markedsføringsoplysninger i gruppechat med flere kunder – der er mange scenarier, hvor gruppemeddelelser kan forekomme. 

Hvis gruppechat ikke registreres, kan overholdelse ikke bevises, og det er derfor vigtigt, at leverandører finder en vej. At forbyde gruppebeskeder direkte er ikke rigtig en levedygtig mulighed og kan være meget begrænsende fra et operationelt perspektiv. 

Virtuelle møder 

En anden konsekvens af skiftet til fjernarbejde var en stigning i virtuelle møder, en nødvendighed, der til sidst blev etableret som en yderst bekvem plan B eller endda den foretrukne mulighed for mange arbejdere. Denne ændring gælder for både interne og klientvendte møder, og derfor er muligheden for at overvåge, fange og gemme kommunikation fra applikationer som Zoom afgørende for at sikre overholdelse af FINRA, SEC, FCA, MiFID II og andre regulatoriske mandater. 

Transskriptionsværktøjer er enormt gavnlige for compliance-teams, der gennemgår indholdet af møder, så de kan læse igennem i deres eget tempo, uden om small talk og pauser, der udgør en stor del af virtuelle samtaler. Dette kan forbedres ved at anvende leksikonpolitikker for hurtigt at pege den compliance officer i den rigtige retning og hjælpe dem med at prioritere de data, de gennemgår. 

Transskriptionssoftware er allerede meget almindeligt, og derfor giver det mening for overvågningsløsninger at indbygge det i deres produkt, eller at bygge en integration med eksisterende software.  

Kun en del af billedet 

Et af de vigtigste elementer i kommunikationsovervågning er evnen til at vise den fulde kontekst, som en samtale fandt sted i, så betydningen og derfor adfærden kan vurderes retfærdigt. Værktøjer som leksikonpolitikker hjælper med at give den kontekst og opfange forseelser hurtigere. Traditionelt kan dette betyde, at overholdelsesteams markerer e-mails, der indeholder ordet "garanti", eller sætninger, der vedrører privat kommunikation via en anden kanal. 

Disse 'off-channel' platforme er nu selv under kontrol og bringer deres egne udfordringer. Med mobilkommunikation er der en klar mangel på kontekst forbundet med opfangede beskeder. Lige nu er industristandarden at konvertere mobilbeskeder (fra WhatsApp, WeChat osv.) til e-mail-tråde, hvor systembeskeder (nogen forlader eller går ind i en chat, reaktioner) tilføjer støjen ved at generere deres egen separate e-mail. 

Når du begynder at introducere gifs og emojis, bliver tingene endnu mere komplicerede. Nogle overvågningsleverandører konverterer i øjeblikket disse dynamiske elementer til URL'er, hvilket betyder, at et ekstra lag af fortolkning er påkrævet. Dette gør det vanskeligt at samle samtaler og resulterer i en dårlig, uensartet gennemgangsproces, der kan tillade ikke-overensstemmende adfærd at forblive uopdaget. 

Efterhånden som compliance bliver et mere almindeligt problem, har overvågningsplatforme en pligt til at give en mere strømlinet brugeroplevelse, og en, hvor staccato e-mail-analyse hører fortiden til. En klarere og mere visuel repræsentation af samtalerejsen er afgørende, hvor den kommunikation, der vurderes, vises i samme format, som den oprindeligt blev sendt. Dette vil fremskynde compliance-processen betydeligt og aflaste stresset ved at lægge et indviklet puslespil sammen. 

For meget støj 

For at fortsætte temaet om ineffektivitet i gennemgangsprocessen, er overvågningsplatforme nødt til hele tiden at finde nye måder at rydde op på det indhold, der markeres af leksikonpolitikker. Filtrering af disse data ned til det væsentlige vil tilfredsstille compliance-teams, da de bruger mindre tid på at vade gennem information, som klart opfylder compliance-kriterierne. 

Substandard support 

Uanset hvor intuitivt et produkt er, vil support og træning have en betydelig indflydelse på det indtryk, det gør på en bruger. Beherskelsen af ​​en platform vil næsten altid kræve hjælp udefra. 

Traditionelt har kommunikationsovervågning et ry for under pari kundeservice. Dette kan betyde alt fra langsomme svartider til dårlige forbindelseshastigheder og manglende evne til at tale med et menneske, når det aktuelle problem ikke let kan kategoriseres. Dette er et område, hvor der klart kan foretages væsentlige forbedringer. 

Kommunikationsovervågningssoftware er teknisk, og dets implementering på tværs af et bredere team kan være en kompliceret proces. Det er også et krav snarere end en luksus, og så sælgere bliver nødt til at gøre en fælles indsats for at opbygge denne afdeling til en høj standard, for at skabe ro i sindet for deres kunder i et stadig mere fjendtligt regulatorisk miljø. 

Fjern begrænsninger 

Fra overholdelsesteams til den bredere arbejdsstyrke og faktisk kunder, forældet kommunikationsovervågning påvirker alle dele af en virksomhed. 

Overholdelsespersonale har brug for værktøjer, der gør det muligt for dem at arbejde gennem at udvide datasæt effektivt, mens andre afdelinger skal have mulighed for at bruge teknologi, der hjælper dem med at nå mål. Vigtigst af alt, vil kunderne tiltrækkes mod leverandører, der giver dem mulighed for at kommunikere på de måder, de foretrækker. Det betyder, at moderne kanaloptagelse er afgørende. 

Med mængden af ​​reguleringsændringer
forventes at stige i det kommende år, anbefales det på det kraftigste, at finansielle institutioner vurderer deres overvågningsløsning omhyggeligt. Der er en række forskellige felter, der kan afkrydses, med blandede grader af betydning afhængigt af en virksomheds individuelle prioriteter. Hovedkravet bør dog være en løsning, der kan tilpasses.  

Det er ikke fordelagtigt at nøjes med forældede metoder, og finansielle virksomheder er nødt til at følge med tiden. Ved at overveje deres leverandør nøje, kan de vende fortællingen om "compliance er dyrt" på hovedet og skabe langsigtet værdi for deres organisation.

Tidsstempel:

Mere fra Fintextra