Det er en hypotese, at skriftsystemet udviklede sig blandt mennesker til at registrere finansielle transaktioner; de tidligste lertavler dateres tilbage til 3000 f.v.t. er regnskaber over finansielle optegnelser - så at sige "Gulden" for de mesopotamiske og egyptiske civilisationer.
Fra da af har systemet til sporing af finansielle interaktioner mellem leverandører og kunder udviklet sig gennem Contruglis dobbelt bogføringssystem, Pacioli's legendarisk hovedbogssystem, den amerikanske transportindustris strømline af kreditor-processen i 1960'erne, til de nuværende digitalt forbedrede kreditor-processer, der blev vedtaget over hele verden.
Lad os lære mere om Gode praksisser for kreditorer og Kreditor-processen.
Leder efter en AI-baseret AP Automation løsning? Tjek Nanonets for bedre nøjagtighed, større fleksibilitet og et bredt sæt af integrationer med andre regnskabs-, ERP-systemer og mere!
Indholdsfortegnelse
- Introduktion
- Den grundlæggende AP-workflowproces
- Dokumenter forbundet med AP-processen
- Vigtigheden af AP Management
- Bredden af AP-processen
- Udfordringer til AP-processen
- Strømlining af kreditorcyklussen
- Automatisering af AP-administrationsprocessen
Automatiser datafangst, opbyg arbejdsgange og strømline AP-processer på sekunder. Ingen kode påkrævet.
Introduktion
Alle virksomheder kører på indbyrdes forbundne cyklusser af indtægter og udgifter. Debitorer (AR) falder ind under indtægtscyklussen, mens kreditorer falder ind under udgifterne og tilhørende indkøbscyklusser.
Kreditorer eller Kreditorer (AP) er det beløb, som en forretningsenhed skylder sælgere/leverandører for at benytte deres varer/tjenester. Kreditor-processen er styring og udførelse af virksomhedens kortsigtede betalingsforpligtelser over for sælgeren/leverandøren.
I lægmandstermer er kreditorbehandling den proces, der er ansvarlig for at betale leverandører og leverandører for varer og tjenester, som enhver virksomhed benytter sig af. Målet med AP-processen er at sikre legitimitet og nøjagtighed af enhver betaling, der stammer fra virksomheden. Det er en del af P2P-processen (procure-to-pay), der dækker alle aktiviteter fra indkøb til fakturabehandling og leverandørbetalinger.
De fleste virksomheder har en separat AP-afdeling, der håndterer indgående regninger/fakturaer og betalinger til leverandører. Afdelingens ansvar kan variere afhængigt af virksomhedens art og størrelse.
Den grundlæggende AP-workflowproces
Omfanget af kreditorbehandling af enhver organisation afhænger af:
- antallet af leverandører/tjenesteudbydere, der imødekommer deres behov
- det beløb, der forventes at blive betalt over en kort periode
- de typer dokumentation, der kræves for at validere købsprocessen
AP-afdelingen kan også interface med andre afdelinger såsom indkøbsafdelingen i sin drift.
For eksempel ville en lille mor-og-pop-butik kun kræve en grundlæggende kontoudbetalingsprocedure. En enkelt hovedbog kan registrere regninger og fakturaer i to kolonner - en for modtagne fakturaer og den anden for foretagne betalinger. Her fungerer indkøbsafdelingen som AP-afdeling.
Kreditorbehandlingsafdelinger i større virksomheder med flere interessenter kan ikke fungere på dette enkelt finanssystem. De ville have brug for procedurer, der involverer flere trin: modtagelse af indkøbsordren (PO) fra indkøbsafdelingen, modtagelse af fakturaer fra leverandøren, matchning af detaljerne på indkøbsordre og faktura, validering, godkendelse og fakturabetalinger til leverandøren.
I sådanne tilfælde bliver en mere udførlig arbejdsgang afgørende for effektivt at administrere den høje værdi og mængden af transaktioner.
En simpel arbejdsgang af AP-processen omfatter følgende trin:
Ved afslutningen af processen ville det beløb, der skulle "betales" ved det første trin, ikke længere være et ansvar. Der kan blive grebet ind processer, der involverer indkøbsordrer, verifikationer og godkendelser, men de grundlæggende fem trin er afgørende for at undgå fejl og svindel i udgifter.
Dokumenter forbundet med AP-processen
Afhængigt af omfanget af operationer kan en virksomheds kreditorprocedurer omfatte mange eller alle af følgende dokumenter:
Indkøbsordre – indkøbsordre: Indkøbsordre er en juridisk bindende aftale, som virksomheden har udstedt til sælgeren, og som informerer om den bestilte type produkt/service og den aftalte mængde og priser. For store virksomheder er flere enheder involveret i PO-processen, herunder den person/afdeling, der anmoder om varerne/tjenesterne, indkøbsafdelingen, kreditorafdelingen, den modtagende afdeling og leverandøren.
Modtagelsesrapport: Modtagelse af varer/servicerapport er en bekræftelse på erhvervelsen af det bestilte produkt/service fra leverandøren. Oplysningerne på kvitteringsrapporten skal svare til dem på den tidligere udstedte PO.
Leverandørfaktura: Samtidig med eller efter modtagelsen af de bestilte varer vil virksomheden modtage fakturaen/regningen for produktet fra leverandøren af varerne/tjenesterne. I forretningsenden kaldes det leverandørfakturaen. Behandlingen af leverandørfakturaen er udelukkende AP-afdelingens ansvar, som verificerer detaljerne på fakturaen ved en tre-vejs match mellem PO, kvitteringsrapport og leverandørfaktura og planlægger betalinger efter godkendelse.
Kuponer: Kuponer bruges nogle gange til at "godkende" fuldstændigheden af godkendelsesprocessen – det er som et indeks til de understøttende dokumenter som PO, Kvitteringsrapport, leverandørfaktura osv. og indeholder oplysninger om godkendelser, sagsnumre og anden information relateret til netop det køb.
Disse dokumenter opbevares i en "åben" fil, indtil betalingen er færdigbehandlet, hvorefter den er mærket "lukket".
For at illustrere, antag, at en køber, Buyer Inc., kræver 10 pen-drev til virksomheden. Det udsteder en indkøbsordre til sin leverandør, Supplier Inc., på de ti varer, til en pris på f.eks. $15 pr. pen-drev, der skal leveres om fem dage. PO'en genereres af indkøbsafdelingen, hvoraf én kopi sendes til Supplier Inc., én til AP-afdelingen, én til modtagerafdelingen og én, der skal opbevares af indkøbsafdelingen. Når Supplier Inc. leverer pennedrevene, udarbejdes en modtagelsesrapport (eller en kvitteringsrapport) af ABC Inc. af indkøbsafdelingen, og leverandørfakturaen arkiveres af AP-afdelingen. På dette tidspunkt foretager AP-afdelingen en tre-vejs-match mellem PO, kvitteringsrapporten og købsfakturaen for at kontrollere, om beskrivelsen, mængden, omkostningerne og vilkårene stemmer overens i alle tre dokumenter. Når matchen er verificeret af AP-afdelingen, igangsættes betalingen. Ikke alle virksomheder har muligvis tre-vejs-matchet, men et to-vejs-match mellem PO og fakturaen er nødvendigt for at forhindre dårlig forvaltning af midler.
Vigtigheden af AP Management og kreditor workflow
Styring af kreditorprocesser er afgørende for en effektiv og fejlfri funktion af en virksomhedsetablering. Dens betydning opstår fordi:
- Det hjælper med hurtig betaling af regninger, hvilket er vigtigt for virksomhedens kreditværdighed og hjælper med at etablere sunde relationer mellem leverandøren og virksomheden.
- Hurtige betalinger forhindrer også forfaldne gebyrer, bøder eller forsinkede gebyrer.
- Kreditorbehandling holder overforbrug i skak og forhindrer flere/duplikerede betalinger for samme produkt/tjeneste.
- Den holder styr på virksomhedens behov og indkøb, hvilket hjælper med at undgå forsinkelser og afbrydelser i virksomhedens daglige drift.
- Det konsoliderer alle købshandlinger for nem genfinding.
- AP-behandling eliminerer svig gennem streng opfølgning og kontrol på alle trin af processen.
- Det hjælper med en bedre styring af pengestrømmen ved kun at aktivere betalinger, når de forfalder, ved at bruge kreditfaciliteten, der tilbydes af leverandører osv.
Bredden af AP-processen
Kreditorprocessen omfatter næsten alle betalinger foretaget af en virksomhed for varer og tjenesteydelser; løn er dog ikke en del af AP-processen, men hører under klassen HR-ledelse. AP fører optegnelser over alle økonomiske aspekter af køb foretaget af virksomheden, hvilket er afgørende for revisions- og skatteformål.
Hovedmålene for AP er:
- For at sikre, at betalinger er legitime og nøjagtige
- For at udnytte tidlige betalinger eller dynamiske rabatter.
Integrationen af interne kontroller i AP-processen, især i automatiserede processer, eliminerer svigagtige eller unøjagtige betalinger, samtidig med at det sikres, at alle fakturaer er bogført.
Udfordringer til AP-processen
Nogle almindelige udfordringer for AP-behandling er:
- Tidsforsinkelser: Dette gælder især ved manuel AP-behandling, fordi papirdokumenter skal flyttes på tværs af borde og afdelinger. Dette kan forårsage forsinkelser i behandlingen af en faktura og betalingen til sælgeren. Forsinkelser i kreditorcyklussen kan føre til sene modtagelser af bestilte varer, dårlig kreditvurdering, dårlige forhold til leverandører og gebyrer/bøder.
- Matchningsfejl: Trevejsmatchet er nødvendigt for at sikre, at alle leverandørfakturaer betales korrekt. Uoverensstemmelser kan opstå, når der er dataindtastningsfejl eller forkerte faktureringsoplysninger, hvilket kan tage tid at identificere eller rette.
- Undtagelsesstyring: Kreditorafdelingerne skal håndtere undtagelser såsom ufuldstændige og ikke-matchende oplysninger i fakturaer, hvilket kan føre til dyre forsinkelser.
- Unødvendige køb: Fraværet af tilstrækkelige kontroller og kontrolpunkter i kreditorcyklussen kan resultere i unødvendige eller uautoriserede køb.
- Svindel og tyveri: AP-teams skal konstant være på vagt over for svindel og tyveri, både indefra og udenfor virksomheden.
- Manglende dokumenter: Papirarbejde kan resultere i fejlplacering og tab af vigtige dokumenter som f.eks. fakturaer. Dette kan føre til et væld af problemer på tværs af den regnskabsmæssige gældscyklus, startende med friktion med leverandøren til forsinkede operationer.
- Dobbeltbetaling: Uoverensstemmelser og ineffektivitet i dokumentationen kan medføre, at en enkelt faktura betales to gange. Dobbeltbetalinger kan også forekomme, hvis der bruges flere finansiel software i stedet for et enkelt integreret system.
- Blinde vinkler: Papir og manuelle processer er forbundet med uigennemsigtighed, der forhindrer AP-teams i at spore virksomhedens pengestrømme i realtid.
- Outsourcing af kreditorer aktiviteter vs automatisering af AP-ansvar
Strømlining af kreditorcyklussen
Kreditorbehandling kan strømlines ved at centralisere alle relevante AP-dokumenter og arkivere dem for nem adgang. En sådan strømlining kan aktiveres ved automatisering. Automatisering tjener følgende formål:
- Eliminerer papirrod og reducerer derved behandlingstid og fejlfrekvenser
- Forbinder indkøbsordrer og fakturaer med elektroniske betalinger, hvilket giver det fulde billede af kreditorcyklussen
- Hjælper med bedre leverandørstyring og forhindre leverandørsvindel
- Muliggør problemfri tre-vejs matchning
- Tillader integration af Kreditor-processen med andre kerneforretningssystemer såsom ERP og CRM
- Tillader opsætning af flere kontrolpunkter i betalingscyklussen for at undgå overforbrug eller unødvendige køb
- Advarsler og alarmer kan indstilles, når der opdages uoverensstemmelser på et hvilket som helst trin i kreditorarbejdsgangen
- Giver mulighed for at opsætte betalingsfrister
- Gør det muligt at generere periodiske rapporter for at forstå virksomhedens forbrugsmønstre og forberede revision og beskatning
Automatisering af AP-administrationsprocessen
Den digitalt forbedrede arbejdsgang for kreditorer menes at være startet i 1978 med Visical, den første regnearkssoftware, der kunne bruges til kontostyring. Dette blev efterfulgt af lignende software, der kunne hjælpe virksomheder med at computerisere deres regnskab. I dag omfatter den digitale kreditorprocess fakturadatafangst, kodning af fakturaer med korrekt konto og omkostningssted, godkendelse af fakturaer, matchning af fakturaer til indkøbsordrer og bogføring af dem til betalinger.
En række af kreditor workflow-software bruger funktioner som f.eks Optisk karaktergenkendelse (OCR) og intelligent datafangst (IDC) til automatisk at fange nøglebits af data såsom PO-nummer, mængde og dato. De bruger også forudindstillede skabeloner til at konvertere alle dokumenter forbundet med AP-administration til digitale versioner.
For nylig er alle regnskabsopgaver, inklusive kreditorer, blevet automatiseret ved hjælp af AI-baserede teknologier. Machine Learning giver AP-systemet mulighed for at lære af de sædvanlige elementer i processen og komme med meningsfulde forslag til, hvordan man håndterer disse elementer i fremtiden. En sådan AI-automatisering af AP-processerne kan give AP-teamet mere tid til at afsætte til de analytiske og administrative funktioner, der gavner virksomheden.
Relaterede artikler
- &
- 10
- Om
- adgang
- Konto
- Bogføring og administration
- erhvervelse
- tværs
- aktioner
- aktiviteter
- Aftale
- AI
- Alle
- blandt
- beløb
- Analytisk
- AR
- Automatiseret
- Automatisering
- Automation
- baggrund
- være
- gavner det dig
- BEDSTE
- Bill
- fakturerings- og
- Sedler
- grænse
- bygge
- virksomhed
- virksomheder
- fange
- tilfælde
- Kontanter
- pengestrøm
- Årsag
- udfordringer
- afgifter
- Kontrol
- klasse
- kunder
- kode
- Kodning
- Fælles
- Virksomheder
- selskab
- indeholder
- Core
- kunne
- kredit
- kritisk
- afgørende
- Nuværende
- data
- Dating
- deal
- forsinkelser
- leveret
- Afhængigt
- opdaget
- digital
- digitalt
- dokumenter
- fordoble
- køre
- dynamisk
- Tidligt
- effektiv
- effektivt
- Uddybe
- Elektronik
- elementer
- muliggør
- sikring
- Enterprise
- enheder
- især
- væsentlig
- etablere
- eksempel
- udførelse
- forventet
- Facility
- Funktionalitet
- Gebyrer
- finansielle
- Fornavn
- Fix
- Fleksibilitet
- flow
- efter
- bedrageri
- fuld
- funktion
- fungerer
- fonde
- fremtiden
- generation
- mål
- Mål
- varer
- større
- hjælpe
- hjælper
- link.
- Høj
- Hvordan
- How To
- hr
- HTTPS
- Mennesker
- identificere
- betydning
- vigtigt
- Inc.
- omfatter
- omfatter
- Herunder
- indeks
- oplysninger
- integreret
- integration
- integrationer
- Intelligent
- grænseflade
- involverede
- spørgsmål
- IT
- Nøgle
- stor
- større
- føre
- LÆR
- læring
- Ledger
- legitimitet
- Leverage
- ansvar
- maskine
- machine learning
- lavet
- administrere
- ledelse
- manuel
- Match
- matchende
- penge
- mere
- flere
- Natur
- nødvendig
- nummer
- numre
- forpligtelser
- Produktion
- ordrer
- ordrer
- organisation
- Andet
- p2p
- betalt
- Papir
- især
- betaling
- betalinger
- billede
- Punkt
- fattige
- PoS
- pris
- behandle
- Processer
- forarbejdning
- Produkt
- køb
- indkøb
- formål
- Quantum
- bedømmelse
- modtage
- modtaget
- optage
- optegnelser
- reducere
- Relationer
- relevant
- indberette
- Rapporter
- kræver
- påkrævet
- ansvar
- ansvarlige
- indtægter
- Kør
- Scale
- sekunder
- Tjenester
- sæt
- indstilling
- Kort
- kort sigt
- lignende
- Simpelt
- Størrelse
- lille
- So
- Software
- udgifterne
- Stage
- påbegyndt
- butik
- strømlinet
- leverandører
- Støtte
- systemet
- Systemer
- opgaver
- skat
- hold
- Teknologier
- tyveri
- Gennem
- tid
- i dag
- spor
- Sporing
- Transaktioner
- transport
- forstå
- us
- brug
- validering
- værdi
- række
- leverandører
- bind
- mens
- inden for
- uden
- verdensplan
- ville
- skrivning