Medarbejderovervågning: er 'bossware' det rigtige for din virksomhed?

Privatliv, forretningssikkerhed

Selvom medarbejderovervågningssoftware kan øge produktiviteten, kan det også være et potentielt privatminefelt, og det kan påvirke dit forhold til dine medarbejdere

Phil Muncaster

Juni 29 2023  •  , 4 min. Læs

Tingene kører måske ikke altid gnidningsløst på arbejdspladsen, og chefer og arbejdere kan ikke altid se øje til øje med mange ting. Men der kan være en anden "trussel" i byen: ekstern medarbejderovervågning. I nogle tilfælde kan medarbejderovervågningssoftware, også kaldet "bossware” og ”tattleware”, truer med at slå en kile ind mellem arbejdsgivere og lønmodtagere.

Hvis det er gjort godt, kan bossware hjælpe med at isolere en organisation mod tyveri og juridiske risici og endda føre til vigtige forbedringer i produktiviteten. Men det er også et privatlivsminefelt, der kan ende med at demotivere dine medarbejdere og udsætte din organisation for retssager.

Alligevel i en ny arbejde-fra-hvor som helst æra, er det mere og mere fristende for ledere at overvåge deres fordelte arbejdsstyrke. I betragtning af, hvad der er på spil, bør omhyggelig planlægning være kodeordet for enhver organisation, der overvejer medarbejderovervågning.

Hvad er bossware?

Bossware er en paraplybetegnelse for en række forskellige medarbejdersporingsværktøjer. Selvom funktionaliteten af ​​sådan software varierer, vil den på et højt niveau spore, hvilke programmer en arbejder bruger i løbet af dagen og hvor længe. Mere påtrængende overvågning kan optage arbejderens skærm og logge deres tastetryk. Bossware ville ideelt set blive installeret på en medarbejders pc eller enhed med deres eksplicitte viden og samtykke, selvom det ikke altid er tilfældet.

Medarbejderovervågning er mere populær, end du måske tror, ​​drevet af stigningen i fjernarbejde udløst af pandemien. En undersøgelse finder at 60 % af virksomheder med fjernmedarbejdere nu bruger en form for bossware, og 88 % af dem har fyret arbejdere efter at have installeret softwaren. Det kan skyldes, at over halvdelen (53 %) af arbejderne, hvis aktivitet blev overvåget, viste sig at bruge tre eller flere timer hver dag på ikke-arbejdsaktiviteter.

Overvågning kan omfatte:

• E-mails (indhold og afsendere/modtagere)
• Browserhistorik
• App forbrug
• Computerskærm og tastetryk
• Webcams
• Telefonbrug og opkaldsindhold
• CCTV-optagelser (på kontoret)
• GPS-sporing af køretøjer
• Få adgang til sporing af badgeplacering
• Fitness sporing af vitale tegn og stemninger

Fordele og ulemper

Bossware-fortalere siger, at den fornuftige brug af overvågningssoftware kan hjælpe deres organisation på flere måder, herunder:

• Sporing stressniveauet blandt arbejdsstyrken
• Hjælper med at øge produktiviteten – ved at vise, hvilke medarbejdere der mangler fokus, og hvilke der bruger for meget tid på manuelle, gentagne opgaver, der kunne optimeres
• Opbygning af en mere retfærdig arbejdsplads ved at sikre, at alle trækker deres vægt
• Reducering af risikoen for bevidst/utilsigtet datalækage og dårlig sikkerhedshygiejne

På den anden side er der potentielle ulemper, såsom:

• Medarbejdere kan finde løsninger og dermed negere enhver potentiel fordel
• Begrænset computer-/enhedsbaseret sporing kan muligvis ikke registrere tid brugt på tænkning, problemløsning og andre ikke-digitale opgaver – hvilket giver ledere et nærsynet syn på medarbejdernes produktivitet
• Det øger stressniveauet og kan demotivere personalet og svække moralen
• Privatliv og juridiske konsekvenser for arbejdsgiveren

Juridiske og privatlivsmæssige konsekvenser

Moderne love om privatliv og databeskyttelse tilføjer et ekstra lag af risiko for organisationer, der ønsker at implementere bossware. Det er vigtigt, at alle ordninger implementeres i overensstemmelse med lokale love og regler.

• EU-dækkende GDPR gør tillade overvågning af arbejdspladsen, men inden for et bestemt sæt retningslinjer. Organisationer skal udarbejde klare politikker, der informerer deres personale om eventuelle medarbejderovervågningsordninger, og arbejde hårdt for at gøre implementeringer så diskrete som muligt. Hemmelig, udtømmende overvågning af ting som internetbrug og kommunikationsindhold er ikke tilladt. Organisationer, der ønsker at overvåge privat kommunikation som e-mails, skal også skitsere et klart juridisk grundlag for at gøre det. Og der er strenge regler omkring beskyttelse af medarbejderdata, der sikrer, at de kun bruges til de formål, de blev indsamlet til, og at der kun indsamles relevante oplysninger i den nødvendige minimumstid.
• I USA føderal privatlivslovgivning Elektronisk kommunikationssikkerhedslov (ECPA) tillader overvågning af elektronisk kommunikation såsom e-mail, så længe det er til legitime forretningsformål og udføres på en enhed/computer, der er udstedt af arbejdet. Det sanktionerer også overvågning af sociale medier og internetaktivitet og endda keylogging og skærmoptagelser. Men mens føderale love ikke kræver forudgående meddelelse om sådan aktivitet, kan nogle statslige love kræve, at arbejdsgivere indhenter samtykke, før de implementerer medarbejderovervågning. Organisationer er også ansvarlige for sikkerheden af ​​alle data, de indsamler, og alle skal have en klart defineret politik for medarbejderovervågning.

Implementering af fair personaleovervågningspraksis

Det bør fremgå af ovenstående, at medarbejderovervågning ikke er et arbejdspladsinitiativ, der skal tages let på. Ikke to organisationer eller juridiske rammer er ens, men nogle bedste praksisser på højt niveau kan omfatte:

• Overvej og skitser det lovlige grundlag for implementering af ordningen.
• Sørg for, at overvågning er nødvendig og forholdsmæssig og ikke griber alt for meget ind i dine medarbejderes liv.
• Overvej omfanget af din overvågning. Vil det inkludere e-mails, app- og internetbrug og opkald? For at undgå juridiske problemer kan det være nyttigt at minde personalet om kun at bruge deres personlige enheder til personlige anliggender og kun arbejdsenheder til virksomhedsanliggender.
• Vær så gennemsigtig som muligt med personalet om, hvad du planlægger at gøre og hvorfor – fuldt dokumenteret i en klar og standardiseret politik.
• Sørg for, at alle indsamlede data er beskyttet mod tab, beskadigelse eller tyveri, og at de kun er synlige for autoriserede brugere.
• Følg dataminimeringspraksis ved at slette alle indsamlede data, så snart de ikke længere er nødvendige.
• Overvej alternativer til personaleovervågning såsom træningssessioner og/eller regelmæssige præstationsgennemgange.
• Overvej, om overvågning er nødvendig på tværs af organisationen, eller om det kan være begrænset til en mindre del af virksomheden.

De bedste politikker vil skabe en vanskelig, men nødvendig balance mellem organisationens forretningskrav og dens ansattes privatlivsrettigheder. Gennemsigtighed og dialog er nøglen til at holde personalet om bord i en ny hybrid arbejdstid.