Vigtigheden af ​​at føre medarbejderregistre

At føre medarbejderregistre er føderalt mandat i USA, men det kan også bruges som en værdifuld ressource for din virksomhed. Når du driver en virksomhed, er det afgørende for din virksomheds succes at holde nøjagtige og opdaterede registre over dine medarbejdere.

Hvad er medarbejderregistreringer?

Medarbejderregistre er beskyttede dokumenter, hvor fakta om medarbejdere nedskrives. Medarbejderregistreringer hjælper virksomhedsejere med at holde styr på mange forskellige ting, herunder lønninger, præstationsanmeldelser, kontaktoplysninger og meget mere. Det anbefales, at du opbevarer forretnings- og medarbejderdokumenter i et sikkert område med begrænset adgang for at beskytte alles privatliv.

Føderalt påkrævede optegnelser

Nogle typer medarbejderregistreringer er forpligtet til at blive opbevaret af alle virksomhedsejere i henhold til føderal lov. Grunden til, at de er føderalt mandat, er for din og dine medarbejderes beskyttelse. Hvis der er en juridisk tvist, kriminel efterforskning eller endda noget så lille som en fyring, ønsker regeringen at have adgang til nøjagtige oplysninger.

Her er de føderalt påkrævede medarbejderregistreringer, som du forventes at opbevare som virksomhedsejer, og hvad de indebærer.

Kommission for ligestillingsmuligheder (EEOC)

EEOC-loven blev vedtaget i 1965 og beskytter arbejdernes ret til at være berettiget til ansættelse uanset race, køn eller religion. Denne lov beskytter medarbejdere mod diskrimination før, under og efter ansættelsen. Derudover fastlægger denne lov kravet om, at arbejdsgivere skal opbevare alle medarbejderregistre i mindst et år, foruden et år efter opsigelse.

Lov om aldersdiskrimination i ansættelsesforhold (ADEA)

ADEA, vedtaget i 1967, forhindrer arbejdsgivere i at diskriminere en potentiel eller nuværende medarbejder baseret på alder. Det sikrer også, at arbejdsgivere giver lige goder og løn til alle arbejdere, uanset alder. Denne lov kræver også, at du opbevarer lønregistreringer og ydelsesprogramdokumenter i mindst tre år.

Fair Labor Standards Act (FLSA) og Equal Pay Act (EPA)

FLSA og EPA er indført for at forhindre forskelsbehandling på grund af køn, når det kommer til medarbejdernes løn. Disse love kræver, at du dokumenterer eventuelle begrundelser for lønforskelle mellem ansatte af forskellige køn og opbevarer disse optegnelser i to år, og at du dokumenterer medarbejdernes løn korrekt.

Andre typer af medarbejderregistreringer

Der er flere andre typer medarbejderregistreringer, som er nyttige at have ved hånden, hvis det er muligt. Dokumentation af ting som medarbejdernes adfærd, lønninger og præstationer kan også forhindre konflikter på arbejdspladsen. Når alt kommer til alt, er der ingen grund til at skændes om noget, hvis det allerede er på skrift.

Her er nogle andre eksempler på medarbejderregistreringer, som det kan være klogt at have til rådighed:

• Kontaktoplysninger (e-mail, telefon osv.)
• Behavioural notes/Write-ups
• Deltagelse
• PTO
• Fordele
• Træningserfaring
• Bolig på arbejdspladsen

1. Nyttigt til præstationsanmeldelser

Præstationsanmeldelser er en normal del af beskæftigelsen, selvom de nogle gange kan være skræmmende. En måde at gøre denne proces lettere på er at oprette optegnelser over de præstationsvurderinger, du udfører. På denne måde, næste gang du sætter dig ned med en medarbejder, er dit forrige mødes notater frisk i hukommelsen.

Det er altid en god ide også at dokumentere medarbejdernes adfærd, selvom du ikke nødvendigvis er interesseret i at forpligte dig til en fuldstændig opskrivning. For eksempel, hvis du bemærker, at en medarbejder kommer for sent på arbejde fra tid til anden eller har et skænderi med en anden kollega, bør du skrive det ned. Dette sparer HR for hovedpine, hvis de nogensinde har brug for at undersøge en medarbejders tidligere adfærd.

2. Opretter en medarbejderprofil

Medarbejderregistreringer giver dig mulighed for at organisere oplysninger om hver af dine medarbejdere, som du ellers sandsynligvis ikke ville huske. Hvis en medarbejder for eksempel præsterer bedre i aftenvagter, kan du notere det og henvise tilbage til det, når du laver en tidsplan. Oprettelse af en medarbejderprofil giver dig mulighed for at se det større billede omkring hver af dine medarbejdere.

Dette kan også hjælpe dig med at identificere tilbagevendende problemer, du måtte have med nogle medarbejdere eller alternativt deres gentagne succesområder. Hvis en medarbejder imponerer dig på ét område, men kæmper på et andet, kan det være nødvendigt med noget coaching. Deres medarbejderprofil er der, hvor du kan finde den information, så du kan sikre dig, at alle dine medarbejdere gør deres absolut bedste.

3. Beskytter mod retssager

Hvis du har en chance for at blive sagsøgt af en tidligere eller nuværende medarbejder, kan du altid stole på dokumenter og optegnelser for at sikkerhedskopiere sandheden. Disse dokumenter kan beskytte dig mod falske anklager og juridiske spørgsmål senere. Ingen har nogensinde planer om at blive sagsøgt, men det er bedre at være sikker end undskyld.

Skriv det ned

At føre medarbejderregistre kan beskytte dig, din virksomhed og dine medarbejdere mod unødvendige juridiske eller personlige tvister. At forblive organiseret og forberedt er den bedste måde at drive forretning på, og det kan holde dig og dine medarbejdere ude af problemer i det lange løb. Sørg for at dokumentere så meget som muligt om din arbejdsplads og dine medarbejdere for at undgå misforståelser hen ad vejen.

Et af de mål, du måske ønsker at have for din virksomhed, er at have et sikkert, sundt og produktivt arbejdsmiljø fyldt med  glade og engagerede medarbejdere.At føre medarbejderregistre kan hjælpe dig med at gøre det ved at beskytte dig og dine medarbejdere.

Artikel tags:

Forretningsmuligheder · Virksomhedskultur · featured · Find din vej · Væk din virksomhed · Leadership" (virkelig menneskelig ledelse) · Dit tankesæt

Artikelkategorier:

Find din vej · Væk din virksomhed · Leder dit team · Produktivitet · Dit tankesæt

Vigtigheden af ​​at holde medarbejderregistreringer genudgivet fra kilde https://startupmindset.com/the-importance-of-keeping-employee-records/ via https://feeds.feedburner.com/startupmindset

<!–

->