Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit von VDR-Lösungen für sicheres Datenmanagement und sichere Zusammenarbeit

Neuauflage von Plato

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Der technologische Fortschritt überrascht heute niemanden mehr. Die alten Methoden der Dokumentationsverarbeitung sind schwach geworden. Häufiger wird diese Methode nur für den letzten Punkt eines Falles verwendet. Alles andere geschieht elektronisch. Einige Unternehmen nutzen eine Reihe unterschiedlicher Ressourcen und Methoden, um diese Aufgabe zu erfüllen. Führende Unternehmen wollen Probleme ganzheitlich lösen und nutzen deshalb VDRs. Ein elektronischer Datenraum bietet Ihnen alle Tools, die Sie benötigen, und noch mehr. Hier sind Partnerverhandlungen, Zusammenarbeit, verschiedene Geschäftsbereiche und mehr enthalten. Aber wie navigieren Sie durch diese große Vielfalt? Sind alle Datenraumanbieter in der Lage, die notwendigen Tools bereitzustellen? Die Suche nach Antworten wird einige Minuten dauern. Zu diesem Zweck müssen sich Benutzer mit den Informationen vertraut machen. Eine solche Quelle ist vdrsolutions.org.

Wer profitiert von einem elektronischen Datenraum?

Jeder VRD hat eine gemeinsame Richtung und gemeinsame Werte. Die Räumlichkeiten sind darauf ausgelegt, eine klare Unternehmensstruktur aufzubauen und bestimmte Personen den Branchen zuzuordnen. Diese Aktivitäten können kommerziell oder nichtkommerziell sein. Es ist sofort klar, dass sie alle unterschiedlich sind. Räume haben gemeinsame Merkmale und jeder von ihnen weist bestimmte Eigenschaften auf.

Ein Vergleich virtueller Datenräume zeigt Konvergenzpunkte und Unterschiede bei den Dienstleistern. Diese Parameter können sein:

Schutzsystem und Anzahl der Barrieren
Bequeme Organisation des Arbeitsbereichs
Grad der Interaktion mit Dokumenten
Fähigkeit, die Umgebung zu kontrollieren
Anzahl der regelmäßigen Benutzer und Besucher
Menge der gespeicherten Informationen
Kosten der erbrachten Dienstleistungen

Wie Sie sehen können, enthält diese Liste die Grundlegende Anforderungen worauf Sie sich konzentrieren müssen. Wie gesagt: „Room wird Ihnen im Geschäft helfen, und es spielt keine Rolle, ob Sie ein Neuling oder ein Big Player sind.“ Diese Liste kann mehr oder weniger umfangreich sein; es kommt auf die Anforderungen und Erwartungen des Unternehmens an.

Alle Zimmer sind gleich, aber alle Zimmer sind unterschiedlich

Es ist nicht schwer zu erkennen, dass alle Anbieter unterschiedliche Datenraumdienste anbieten. Deshalb muss jeder, der das richtige Zimmer bekommen möchte, jeden einzelnen Artikel genau unter die Lupe nehmen.

Militär

Über Schutz muss nicht viel gesprochen werden. Die besten Datenräume nutzen mehrere Verteidigungsbarrieren. Es gibt immer eine Benutzerüberprüfung und -autorisierung; Dienstanbieter nutzen Datenverschlüsselung; und es kann sein, dass Dateien auf Viren gescannt werden.

Verfügbare Funktionen

Ein Unternehmen kann Handel treiben, Rechts- oder Buchhaltungsarbeiten erledigen oder den virtuellen Raum nur für interne Zwecke nutzen. Deshalb ist es wichtig, auf die verfügbaren Tools zu achten.

Umweltkomfort

Dies kann über eine Datenraumsoftware, eine Webversion oder beide Methoden erfolgen. Der Zugriff ist auch per Smartphone möglich.

Spezifische Anforderungen

Für einige Unternehmen ist es notwendig, Informationen mit Außenstehenden zu teilen. Stellen Sie sicher, dass die Online-Datenraumsoftware über Wasserzeichenfunktionen verfügt und funktioniert.

Überwachung und Analyse

Für einen Vermarkter ist es auch ohne Analyse eine gute Informationsquelle über Leads. Für einen Chef ist es nützlich zu wissen, wie hart die Mitarbeiter arbeiten. Manche Räume erzeugen es selbst; andere erwarten eine direkte Anfrage des Benutzers.

Zahl der Teilnehmer

Jeder virtuelle Datenraum bietet eine unterschiedliche Anzahl an Sitzplätzen und eine unterschiedliche Anzahl an Projekten für ein Unternehmen.

Preis für Dienstleistungen

Es ist hilfreich, virtuelle Datenräume zu vergleichen, um zu sehen, ob die Preise auf einem gemeinsamen Plan oder individuell gebildet werden können. Jedes Detail, jede Person oder jede Dienstleistung kann den Preis erhöhen.

Vielseitige Zimmer oder begrenzte Auswahl

Wie der Datenraumvergleich zeigt, ist es jedem Unternehmen selbst überlassen, mit welchem Dienstleister es zusammenarbeitet. Räume können eine allgemeine oder spezifische Richtung haben. Alle virtuellen Räume lassen sich in mehrere Kategorien einteilen:

Multipose bietet einen gemeinsamen Satz an Werkzeugen, die für einige Aktivitäten im virtuellen Raum ausreichend sind. Dies kann mehr als nötig sein oder nicht ausreichen.
Im Finanzbereich eignen sich solche Räume für Banken, Finanzen, Buchhaltung und einige Handelszweige.
Für Geschäfte sind in der Menge solcher Räume die meisten Werkzeuge zur Vorbereitung und Durchführung von Geschäften enthalten. Hier können beide Parteien Angebot und Nachfrage sehen.
Alle Mitarbeiter unterliegen derselben Befehlskette und sind stets unter Kontrolle. Chefs können die Aktivitäten der Arbeiter leicht kontrollieren.
Bei Fusionen und Übernahmen ist dies ein besonderer Bereich, da hier sehr viele Informationen und Tools genutzt werden, um alle elektronischen Dokumente im Detail zu prüfen.
Zur Information: Einige Räume eignen sich besser zum Arbeiten mit Dateien und Dokumenten. Sie verfügen über die einfachsten Zusatzwerkzeuge. Sie können aber sogar ein Dokument von einem anderen Gerät zurückrufen, um es zu vernichten.

Diese Klassifizierung zieht keine klare Grenze zwischen der Sortierung nach Zweck. Darüber hinaus besteht bei einigen Elementen die Möglichkeit der Anpassung. Wenn eine Funktion keine Schlüsselrolle des Tools spielt, kann sie zu einer werden.

Der Kreis wird enger, wenn es Anforderungen gibt

Viele Datenräume bieten eine gute Auswahl an Tools, sind aber oft in eine Richtung voreingenommen und weisen in der Hälfte der anderen Schwächen auf. Daher sollte jeder Benutzer für sich selbst Priorität darauf legen, das Überflüssige auszusortieren und nur das auszuwählen, was benötigt wird. Das letzte Wort bleibt immer beim Kunden.