Nanonets und QuickBooks für die Automatisierung der Buchhaltung

Automatisierungstools verändern die Geschäftslandschaft und die Art und Weise, wie wir heute arbeiten. Von der Fertigung und dem Einzelhandel bis hin zum Finanz- und Rechnungswesen spielt die Automatisierung eine entscheidende Rolle bei der Optimierung von Geschäftsprozessen, der Steigerung der Effizienz und der Kostensenkung. Im Bereich der Buchhaltung wird die Automatisierung immer beliebter, und das aus gutem Grund. Durch die Automatisierung von Buchhaltungsaufgaben können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, die Genauigkeit verbessern und das Fehlerrisiko verringern.

In diesem Artikel untersuchen wir die Vorteile der Buchhaltungsautomatisierung und wie sie Unternehmen jeder Größe helfen kann. Wir sehen auch, dass die Implementierung einer Buchhaltungssoftware wie QuickBooks möglicherweise nicht ausreicht und wie Nanonets mit QuickBooks integriert werden kann, um Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Vorteile der Buchhaltungsautomatisierung

Im Laufe der Jahre hat der Einsatz von Software zur Durchführung herkömmlicher Buchhaltungsaufgaben die Effizienz, Genauigkeit und Einhaltung von Vorschriften in diesen Verfahren verbessert. Angesichts des aktuellen Wirtschaftsklimas werden Unternehmen, die die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen nur langsam in ihre Finanz- und Buchhaltungsprozesse implementieren, wahrscheinlich eine verminderte Produktivität und Effizienz erfahren. Einige spezifische Vorteile der Buchhaltungsautomatisierung sind

• Verbesserte Genauigkeit: Buchhaltungsfehler können erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen haben, die von finanziellen Verlusten bis hin zu Rufschädigungen reichen können. Häufige Buchhaltungsfehler sind Dateneingabefehler, falsche Klassifizierung von Transaktionen und Fehler bei Finanzberechnungen. Diese Fehler können zu ungenauen Abschlüssen führen, die schwerwiegende Folgen haben können, einschließlich rechtlicher Probleme und Vertrauensverlust der Anleger. Durch die Automatisierung von Buchhaltungsaufgaben wie Dateneingabe, Rechnungsstellung und Abstimmung können Unternehmen das Fehlerrisiko verringern und sicherstellen, dass Finanzinformationen korrekt und aktuell sind. Dies spart nicht nur Zeit, sondern hilft Unternehmen auch dabei, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage genauer Finanzdaten zu treffen.

• Zeitersparnis: Laut TDWI Best Practices Report on Verbesserung der Datenvorbereitung für Business Analytics, verbringen 28 Prozent der Befragten zwischen 41 und 60 Prozent ihrer Zeit mit der Datenaufbereitung. Durch die Automatisierung von Buchhaltungsaufgaben können Unternehmen Zeit gewinnen, die für strategischere Aktivitäten wie die Analyse von Finanzdaten und das Treffen fundierter Entscheidungen verwendet werden kann. Darüber hinaus kann die Automatisierung Unternehmen dabei helfen, die Zeit zu verkürzen, die für die Durchführung von Routineaufgaben wie Dateneingabe und -abgleich erforderlich ist, sodass sie sich auf Aktivitäten mit höherem Mehrwert konzentrieren können.

• Gesteigerte Effizienz: Durch die Automatisierung von Buchhaltungsaufgaben können Unternehmen manuelle Prozesse eliminieren, das Fehlerrisiko verringern und ihre Abläufe rationalisieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Kosten und verbessert die Produktivität. Darüber hinaus kann die Automatisierung Unternehmen dabei helfen, ihren Cashflow zu verbessern, indem der Rechnungsstellungs- und Zahlungsprozess beschleunigt wird. Dies wiederum kann Unternehmen dabei helfen, ihre Beziehungen zu Kunden und Lieferanten zu verbessern und eine effizientere und effektivere Lieferkette zu schaffen.

• Reduzierte Kosten: Gemäß a berichten von Blue Hill Research verbringen Datenanalysten in der Regel zwei Stunden pro Tag ausschließlich mit der Datenaufbereitung, was etwa 22,000 US-Dollar des typischen Jahresgehalts eines Datenanalysten ausmacht. Manuelle Buchhaltungsprozesse können teuer sein, insbesondere wenn sie einen erheblichen Personalaufwand erfordern. Durch die Automatisierung von Buchhaltungsaufgaben können Unternehmen den Zeit- und Ressourcenaufwand für Routineaufgaben reduzieren und dadurch Kosten senken.

• Verbesserte Compliance: Die Automatisierung kann Unternehmen dabei helfen, sicherzustellen, dass sie den korrekten Steuerbetrag berechnen und zahlen, genaue Finanzunterlagen führen und die Datenschutzbestimmungen einhalten. Dies verringert nicht nur das Risiko von Strafen und Bußgeldern, sondern hilft Unternehmen auch dabei, ihren Ruf zu wahren und Vertrauen bei Kunden und Interessengruppen aufzubauen.

• Verbesserte Transparenz: Durch die Automatisierung von Buchhaltungsaufgaben können Unternehmen Echtzeit-Einblicke in ihre finanzielle Leistung gewinnen und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage genauer und aktueller Finanzdaten treffen. Dies hilft Unternehmen nicht nur dabei, Verbesserungsbereiche zu identifizieren, sondern ermöglicht ihnen auch, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren und strategische Entscheidungen zu treffen, die ihnen zu Wachstum und Erfolg verhelfen.

Wie führen Sie eine Buchhaltungssoftware in Ihrem Unternehmen ein?

Die Integration von Automatisierungstechnologie in Ihr Unternehmen mag auf den ersten Blick einschüchternd erscheinen, ist jedoch problemlos möglich. Die Software lässt sich problemlos in Ihre bestehenden Lösungen integrieren, und es gibt einige Dinge, die Sie tun können, um loszulegen.

Um mit dem Automatisierungsprozess zu beginnen, ist es wichtig, zunächst ineffiziente Aufgaben und Prozesse zu identifizieren, die durch Automatisierung rationalisiert werden könnten. Dies kann die manuelle Dateneingabe, sich wiederholende Aufgaben oder andere zeitaufwändige Aktivitäten umfassen.

Sind diese Aufgaben identifiziert, gilt es, die Mitarbeiter in der Bedienung der Automatisierungssoftware zu schulen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Technologie effektiv genutzt wird und sich die Mitarbeiter mit dem neuen System wohlfühlen. Der Einsatz qualifizierter Citizen Automators innerhalb des Unternehmens kann auch den Übergang zur Automatisierung unterstützen, indem er Kollegen anleitet und unterstützt.

Die Entwicklung von Determinanten und Markern für den Erfolg der Dateneingabeautomatisierung ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Diese Metriken können dabei helfen, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Automatisierung ihre beabsichtigten Ziele erreicht. Das Testen der Automatisierungssoftware in den Buchhaltungssystemen des Unternehmens vor der Verwendung durch den Kunden ist ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass sie effektiv funktioniert, und um potenzielle Probleme zu vermeiden.

Nachdem Sie die Automatisierungsprozesse im Unternehmen getestet und verfeinert haben, ist es an der Zeit, mit der Implementierung der Automatisierung in Kundenkonten zu beginnen. Die Analyse der Ergebnisse und Kennzahlen der Erstnutzung kann dabei helfen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Automatisierung die beabsichtigten Vorteile bringt. Sobald die anfängliche Einführung erfolgreich war, ist es möglich, Automatisierungsprozesse innerhalb des Unternehmens zu skalieren, um den Betrieb weiter zu rationalisieren und die Effizienz zu verbessern.

Die QuickBooks-Nanonets-Kombination

QuickBooks ist eine beliebte Buchhaltungssoftware, die zunehmend zur Automatisierung vieler Buchhaltungsprozesse eingesetzt wird. Mit QuickBooks können Unternehmen Aufgaben wie Rechnungsstellung, Rechnungszahlung und Finanzberichterstattung automatisieren. Unternehmen können QuickBooks in ihre POS-Systeme, Gehaltsabrechnungssoftware und sogar ihre CRM-Systeme integrieren, um einen nahtlosen Informationsfluss zwischen verschiedenen Abteilungen zu schaffen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Fehlerrisiko.

Ein Workflow in Quickbooks ist jedoch immer noch vollständig manuell – die Dateneingabe. Dabei müssen Mitarbeiterteams große Mengen an Finanzdaten wie Rechnungen, Rechnungen und Spesen eingeben, was zeitaufwändig, kostenintensiv und fehleranfällig sein kann.

Die Integration von Nanonets mit QuickBooks kann Unternehmen dabei helfen, ihre Dateneingabeprozesse zu automatisieren und ihre Buchhaltungsabläufe zu rationalisieren.

Nanonets können kontobezogene Daten aus verschiedenen Quellen wie E-Mail, digitalen Dateien, gescannten Dokumenten, Cloud-Speicher, ERP und API extrahieren und konsolidieren. Es erfasst und extrahiert Daten aus Rechnungen, Quittungen und Rechnungen mit intelligenter Technologie, kategorisiert und kodiert Transaktionen auf der Grundlage von Geschäftsregeln, richtet automatisierte Genehmigungsworkflows ein und stimmt alle Transaktionen ab. Die mit Nanonets extrahierten Daten können mit QuickBooks für die Rechnungsverarbeitung und andere Aktivitäten der Kreditorenbuchhaltung integriert werden.

So können Sie Nanonets mit QuickBooks integrieren:

1. Melden Sie sich bei flow.nanonets.com an
2. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Integrationen
3. Klicken Sie auf die QuickBooks-Karte, um sich anzumelden und Ihr QuickBooks-Konto zu verbinden
4. Geben Sie Ihre QuickBooks-Anmeldeinformationen ein
5. Aktivieren Sie auf der Flow QuickBooks-Karte die Projekt-/Kurssynchronisierung.
6. Ihre FIBU-Codes und Kontenpläne werden automatisch in Flow importiert.
7. Richten Sie Benachrichtigungen für Ihre Teammitglieder ein. Rechnungen werden erst exportiert, wenn sie in Flow genehmigt wurden.
8. Klicken Sie auf „Fertig“

So testen Sie Ihre QuickBooks-Integration

1. Gehen Sie im linken Seitenbereich auf die Registerkarte „Rechnungen“.
2. Laden Sie eine Rechnung aus Ihrem lokalen Speicher hoch oder leiten Sie eine E-Mail mit angehängter Rechnung an die angezeigte E-Mail-ID weiter
3. Sobald die Rechnung von Flow gelesen wurde (in etwa 60 Sekunden), können Sie auf die Rechnung klicken
4. Auf dem Bildschirm zur Rechnungsprüfung werden Sie aufgefordert, einen Genehmiger für die Rechnung hinzuzufügen. Fügen Sie jemanden aus Ihrem Team hinzu und bitten Sie ihn, die Rechnung zu genehmigen
5. Sobald die Rechnung genehmigt wurde, wird sie automatisch nach Quickbooks exportiert

Zusammenfassung

Die Kombination von Nanonets und QuickBooks bietet Unternehmen eine benutzerfreundliche Lösung, die sich nahtlos in ihre bestehenden Systeme integrieren lässt, ohne dass umfangreiche Schulungen oder erhebliche Investitionen erforderlich sind. Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit der Automatisierung können Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse verbessern, was zu einer besseren Entscheidungsfindung und erfolgreicheren Ergebnissen führt. Es ist klar, dass die Buchhaltungsautomatisierung der richtige Weg für Unternehmen ist, die in der heutigen schnelllebigen und technologiegetriebenen Welt wettbewerbsfähig und erfolgreich bleiben wollen.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/how-to-select-the-best-accounting-software-for-your-business/