OCR- und PDF-Datenextraktion für Salesforce

Einleitung

Salesforce ist ein renommiertes cloudbasiertes Softwareunternehmen mit Hauptsitz in San Francisco, Kalifornien. Das Unternehmen ist vor allem für seine Customer Relationship Management (CRM)-Lösung bekannt, die es Unternehmen ermöglicht, alle Interaktionen mit Kunden effektiver und effizienter zu verwalten. Die CRM-Plattform ist hochgradig anpassbar und ermöglicht Benutzern die Automatisierung von Vertrieb, Marketing, Kundenservice, Analysen und Anwendungsentwicklung.

Die Dienste von Salesforce sind in mehrere große Kategorien unterteilt: Sales Cloud für die Vertriebsautomatisierung, Service Cloud für den Kundensupport, Marketing Cloud für digitale Marketingkampagnen, Commerce Cloud für Online-Shopping und mehr. Diese Lösungen sind miteinander verbunden und ermöglichen einen nahtlosen Fluss von Daten und Erkenntnissen, die das Geschäftswachstum vorantreiben.

Künstliche Intelligenz wird über Salesforce Einstein in die Plattform integriert, das KI-gestützte Analysen für Vertrieb, Service und Marketing liefert. Salesforce bietet auch die Trailhead-Plattform für Benutzerschulungen und die Weiterentwicklung von Fähigkeiten an und unterstreicht damit sein Engagement für den Benutzererfolg.

Der Bedarf an OCR und Dokumentendatenextraktion für Salesforce

Im Zeitalter der digitalen Transformation werden Unternehmen mit riesigen Datenmengen überschwemmt. Kundeninteraktionen, Geschäftstransaktionen und Verwaltungsverfahren erzeugen riesige Mengen an Dokumenten, die eine sorgfältige Verwaltung erfordern. Salesforce, eine führende Customer Relationship Management (CRM)-Plattform, dient als Drehscheibe für diese Daten und erleichtert deren Analyse, um strategische Geschäftsentscheidungen voranzutreiben. Die Effektivität von Salesforce wird jedoch erheblich gesteigert, wenn es mit Technologien zur optischen Zeichenerkennung (OCR) und zur Dokumentendatenextraktion gekoppelt wird.

OCR ist eine Technologie, die verschiedene Arten von Dokumenten, darunter gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder mit einer Digitalkamera aufgenommene Bilder, in bearbeitbare und durchsuchbare Daten umwandelt. Bei der Dokumentendatenextraktion hingegen handelt es sich um einen Prozess, der spezifische Informationen aus verschiedenen Arten von Dokumenten sammelt und unstrukturierte Daten zur weiteren Verarbeitung und Analyse in ein strukturiertes Format umwandelt.

Die manuelle Dateneingabe ist nicht nur arbeitsintensiv, sondern auch fehleranfällig, was die Qualität der Daten in Salesforce beeinträchtigen kann. Die Einführung von OCR und Dokumentendatenextraktion beseitigt diese Herausforderung. Diese Technologien rationalisieren den Prozess der Dateneingabe, indem sie Daten automatisch erfassen, klassifizieren und in Salesforce eingeben. Dadurch steigern sie die Effizienz, reduzieren menschliche Fehler und stellen sicher, dass hochwertige, genaue Daten für Business Intelligence und Entscheidungsfindung zur Verfügung stehen.

Betrachten Sie das Beispiel eines Unternehmens, das mit zahlreichen Rechnungen, Verträgen und Formularen zu tun hat. Die OCR-Technologie könnte diese Dokumente digitalisieren und sie durchsuchbar und bearbeitbar machen, während die Dokumentendatenextraktion relevante Informationen wie Daten, Beträge, Vertragsbedingungen oder Kundendaten extrahieren könnte. Die extrahierten Daten können dann automatisch in Salesforce eingegeben werden, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert und die Gesamtgenauigkeit der Daten verbessert wird.

OCR- und Document Data Extraction-Technologien können auch eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung des Kundenservice und Supports spielen, einem Kernaspekt von Salesforce. Durch die schnelle Verarbeitung kundenbezogener Dokumente und Mitteilungen können sie Reaktionszeiten verkürzen und die Qualität des Kundenservice verbessern. Informationen aus physischen Dokumenten, E-Mails oder digitalen Formularen können Kundendienstmitarbeitern schnell zur Verfügung gestellt werden, sodass sie personalisierteren und zeitnaheren Support leisten können.

Neben Effizienz und Genauigkeit bieten diese Technologien auch ein Maß an Skalierbarkeit, mit dem manuelle Prozesse einfach nicht mithalten können. Wenn Unternehmen wachsen und die Menge ihrer Daten zunimmt, können OCR- und Dokumentendatenextraktionstechnologien entsprechend skaliert werden, um eine gleichbleibende Datenqualität und Prozesseffizienz sicherzustellen.

Compliance ist ein weiterer Bereich, in dem OCR und Dokumentendatenextraktion erhebliche Vorteile bieten. Viele Branchen unterliegen Vorschriften, die die Aufbewahrung bestimmter Daten erfordern, oft in bestimmten Formaten. Durch die Automatisierung der Extraktion und Klassifizierung dieser Daten können Unternehmen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen einhalten und für Audits oder Untersuchungen problemlos auf die erforderlichen Daten zugreifen können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Integration von OCR und Document Data Extraction mit Salesforce eine starke Synergie darstellt. Diese Technologien verbessern die Leistungsfähigkeit von Salesforce als CRM-Tool, indem sie die Datenqualität verbessern, die Prozesseffizienz steigern, den Kundenservice verbessern, Skalierbarkeit ermöglichen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtern. Da sich Unternehmen weiterhin in der digitalen Landschaft bewegen, wird die Einbindung dieser Technologien in ihre Datenverwaltungsstrategien zunehmend nicht nur zu einem Wettbewerbsvorteil, sondern zu einer Notwendigkeit.

Beispiele für OCR-Workflows mit Salesforce

Rechnungsverarbeitung: Unternehmen erhalten unzählige Rechnungen von verschiedenen Lieferanten. Mit Nanonets OCR können diese Rechnungen digitalisiert und relevante Informationen wie Lieferantenname, Rechnungsnummer, Datum, Einzelpostendetails und Gesamtbetrag extrahiert werden. Diese extrahierten Daten können automatisch in die Salesforce Billing- oder FinancialForce-Systeme übernommen werden. Die OCR-Lösung ermöglicht den automatischen Abgleich von Bestellungen und Rechnungen und hilft Finanzteams dabei, Verbindlichkeiten effizienter zu verwalten.

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Kundenauftragsverwaltung: Unternehmen befassen sich oft mit physischen oder digitalen Kundenaufträgen. Mithilfe von Nanonets OCR können aus diesen Dokumenten wichtige Daten wie Kundenname, Bestellnummer, Produktdetails und Mengen extrahiert werden. Die Daten können dann in die Sales Cloud von Salesforce importiert werden, um automatisch Kundenaufträge und zugehörige Opportunity-Datensätze zu erstellen oder zu aktualisieren. Dadurch kann der Verkaufsprozess rationalisiert und die Genauigkeit der Bestelldaten sichergestellt werden.

Kunden-Onboarding: Während des Kunden-Onboarding-Prozesses sammeln Unternehmen verschiedene Dokumente wie Identitätsnachweise, Adressnachweise oder Finanzdokumente. Mit Nanonets OCR können wichtige Daten aus diesen Dokumenten extrahiert werden, wie z. B. Name, Adresse, Geburtsdatum usw. des Kunden. Diese Daten können verwendet werden, um den Datensatz des neuen Kunden in der Service Cloud von Salesforce zu füllen, wodurch der Onboarding-Prozess beschleunigt und genaue Kundendaten sichergestellt werden zukünftige Interaktionen.

Vertragsmanagement: Unternehmen haben oft mit mehreren Vertragsarten zu tun, etwa Lieferantenverträgen, Leasingverträgen oder Kundenverträgen. Mit Nanonets OCR können aus diesen Verträgen wichtige Daten wie Vertragslaufzeit, Verlängerungsdatum, Klauseln oder beteiligte Parteien extrahiert werden. Diese Informationen können in das Vertragsmanagementsystem von Salesforce eingegeben werden, sodass Unternehmen den Überblick über vertragliche Verpflichtungen behalten und Verlängerungserinnerungen automatisieren können, wodurch das Risiko von Vertragsverletzungen oder -stornierungen verringert wird.

Bearbeitung von Versicherungsansprüchen: In der Versicherungsbranche umfasst die Schadensbearbeitung die Prüfung verschiedener Arten von Dokumenten, beispielsweise Unfallberichte, medizinische Dokumente oder Quittungen. Nanonets OCR kann relevante Daten wie die Anspruchsnummer, die Versicherungsnummer, den geforderten Betrag oder die Art des Anspruchs extrahieren. Diese Daten können in das Insurance Claim Management-System von Salesforce eingespeist werden, um die Bearbeitungszeit von Ansprüchen zu verkürzen, die Genauigkeit zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

So richten Sie OCR und Dokumentenextraktion in Salesforce mit Nanonets ein

Sie können die folgenden Schritte ausführen, um OCR und Dokumentenextraktion für Salesforce mit Nanonets einzurichten –

• Wählen Sie ein vorab trainiertes Modell basierend auf Ihrem Dokumenttyp / erstellen Sie innerhalb von Minuten Ihren eigenen Dokumentenextraktor.

• Nachdem Sie das Modell erstellt haben, navigieren Sie im linken Navigationsbereich zum Abschnitt „Workflow“.

• Gehen Sie im Workflow-Bildschirm zur Registerkarte „Exportieren“ und klicken Sie auf „Nach Salesforce exportieren“.

• Klicken Sie auf Bei Salesforce anmelden.

• Geben Sie Ihre Salesforce-Anmeldeinformationen ein.
• Zurück auf der Nanonets-Salesforce-Karte ordnen Sie die Nanonets-Felder den entsprechenden Spalten in Salesforce zu.
  Beispiel: Die in Nanonets erfasste Rechnungsnummer sollte in Salesforce unter „Rechnungs-ID“ ausgefüllt werden. Um diese beiden Entitäten zu verknüpfen, müssen sie im Nanonets-Exportmodal zugeordnet werden.
• Wählen Sie einen Export-Trigger:
  – Die Datei kann exportiert werden, sobald sie verarbeitet wird ODER
  – Die Datei kann nur exportiert werden, wenn sie als „Genehmigt“ markiert ist
• Klicken Sie auf „Fertig“ und schon kann es losgehen.

Sobald Sie die Integration hinzugefügt haben, sendet Nanonets basierend auf Ihrer Exportkonfiguration aus eingehenden Dateien extrahierte Daten an Salesforce.

Nanonets für OCR und automatisierte Datenextraktion für Salesforce

Während wir in ein Zeitalter zunehmender digitaler Daten eintauchen, stehen Unternehmen vor der Herausforderung, diese Daten effektiv zu verwalten, zu interpretieren und in ihre CRM-Systeme zu integrieren. Salesforce ermöglicht als führende CRM-Plattform den effizienten Umgang mit diesen Informationen. Durch die Integration fortschrittlicher Technologien wie der optischen Zeichenerkennung (OCR) und der automatischen Datenextraktion kann die Leistungsfähigkeit jedoch erheblich gesteigert werden. Nanonets ist ein solch wirksames Tool, das diesem Zweck dient und die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Daten verwalten, revolutioniert.

Nanonets ist eine auf maschinellem Lernen basierende OCR- und Datenextraktionslösung, die es Unternehmen ermöglicht, unstrukturierte Daten aus verschiedenen Dokumenten in strukturierte, umsetzbare Informationen umzuwandeln. Es arbeitet nahtlos mit einer Vielzahl von Dokumenttypen wie Rechnungen, Verträgen, Bestellungen und Formularen zusammen, extrahiert wichtige Daten und bereitet sie für die Analyse und Verarbeitung vor.

Der erste Schritt des Prozesses besteht darin, die Dokumente zu scannen und zu digitalisieren. Nanonets OCR verwendet fortschrittliche Algorithmen, um Text in den Dokumenten unabhängig von ihrem Format oder der Qualität des Scans genau zu erkennen. Dies bedeutet, dass Daten aus gescannten Papierdokumenten, PDF-Dateien oder sogar Bildern problemlos in ein bearbeitbares und durchsuchbares Format umgewandelt werden können.

Als nächstes kommt die Funktion zur automatisierten Datenextraktion von Nanonets ins Spiel. Es kann bestimmte Datenpunkte aus den digitalisierten Dokumenten identifizieren und extrahieren, wie z. B. Namen, Daten, Nummern oder andere relevante Details. Die Fähigkeit der Lösung, im Laufe der Zeit zu lernen und sich zu verbessern, gewährleistet eine hohe Genauigkeit bei der Datenextraktion und verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, die mit der manuellen Dateneingabe einhergehen.

Das Schöne an Nanonets liegt in der nahtlosen Integration mit Salesforce. Die von Nanonets extrahierten Daten können automatisch in die entsprechenden Felder in Salesforce eingetragen werden. Beispielsweise können Rechnungsdaten an das Salesforce Billing-System weitergeleitet werden, Kundenauftragsdetails können Kundenaufträge und Verkaufschancen aktualisieren und Kundendaten aus Onboarding-Dokumenten können in die Service Cloud eingespeist werden.

Im Wesentlichen dient Nanonets als Brücke, die unstrukturierte Daten aus verschiedenen Dokumenten mit der strukturierten Umgebung von Salesforce verbindet. Dies spart nicht nur erheblich Zeit und Ressourcen bei der manuellen Dateneingabe, sondern gewährleistet auch die Zuverlässigkeit der Daten innerhalb des Salesforce-Systems. Folglich können Unternehmen hochwertige, genaue Daten nutzen, um strategische Entscheidungen voranzutreiben, den Kundenservice zu verbessern und die allgemeine betriebliche Effizienz zu verbessern.

Darüber hinaus ermöglicht die Skalierbarkeit von Nanonets die Bewältigung wachsender Datenmengen, wenn Unternehmen expandieren, und stellt so sicher, dass die Datenqualität und die Prozesseffizienz gleichbleibend bleiben. Compliance ist ein weiterer Bereich, in dem Nanonets erhebliche Vorteile bietet. Es hilft bei der Extraktion und Klassifizierung von Daten, die aufgrund behördlicher Anforderungen aufbewahrt werden müssen, und hilft Unternehmen dabei, die Vorschriften einzuhalten und für Audits oder Untersuchungen bereit zu sein.

Zusammenfassend bietet Nanonets eine leistungsstarke, automatisierte Lösung für OCR und Datenextraktion, die bei Integration mit Salesforce die Effektivität der CRM-Plattform erheblich steigern kann. Es ermöglicht Unternehmen, aus ihren Daten Kapital zu schlagen und sie in einen strategischen Vermögenswert zu verwandeln, der die Kundenbindung, die betriebliche Effizienz und das Geschäftswachstum fördert. Je weiter wir in das digitale Zeitalter vordringen, desto unverzichtbarer werden Lösungen wie Nanonets für Unternehmen, die das volle Potenzial ihrer Daten ausschöpfen möchten. Die Synergie von Nanonets und Salesforce bietet einen Einblick in die Zukunft des Datenmanagements, eine Zukunft, in der Datenextraktion und -interpretation nahtlos, genau und von Natur aus intelligent sind.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/salesforce-ocr-and-pdf-data-extraction/