Kreditorenbuchhaltung verstehen: Soll oder Haben?

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Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (AP) sind kurzfristige Verbindlichkeiten, die ein Unternehmen seinen Gläubigern oder Lieferanten schuldet, die das Unternehmen jedoch noch nicht bezahlt hat. In der Bilanz eines Unternehmens werden Verbindlichkeiten als kurzfristige Verbindlichkeit erfasst.

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Kreditorenbuchhaltung verstehen: Soll oder Guthaben?

Um AP besser zu verstehen, müssen wir zunächst das Grundkonzept von Soll und Haben kennen.

Was sind Soll und Haben?

Soll und Haben sind die beiden wesentlichen Buchhaltungsbegriffe, die Sie kennen müssen, um das System der doppelten Buchführung zu verstehen. Ein System der doppelten Buchführung zeichnet jede Transaktion als Soll und Haben auf. Dadurch wird sichergestellt, dass die Bücher immer ausgeglichen sind.

Wenn ein Unternehmen auf seinem Vermögenskonto, dem normalen Saldo der Verbindlichkeiten, einen Sollsaldo hat, schuldet es jemandem Geld. Umgekehrt, wenn ein Unternehmen ein Guthaben auf seinem Vermögenskonto hat, hat es mehr Vermögenswerte als Verbindlichkeiten und schuldet anderen Geld.

Was ist eine Kreditorenbuchhaltung?

Das gleiche Prinzip gilt für Kreditorenkonten. Ein Sollsaldo in einem Kreditorenkonto bedeutet, dass das Unternehmen Geld schuldet, während ein Habensaldo anzeigt, dass dem Unternehmen Geld geschuldet wird. Daher ist der normale Saldo der Verbindlichkeiten negativ.

Die Verbindlichkeiten eines Unternehmens umfassen alle ausstehenden Rechnungen, die in Kürze bezahlt werden müssen. Der Gläubiger ist ein anderer Begriff für das geschuldete Geld eines Unternehmens.

Unternehmen, die Kredite von Lieferanten kaufen, führen häufig zu Kreditorensalden. Ihre Verbindlichkeiten werden nach jedem Geschäftsjahr in ihrer Bilanz ausgewiesen.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind eine Verbindlichkeit, da es sich um eine Schuld handelt. Die Verbindlichkeit eines Unternehmens ist der Betrag, den es für eine Schuld schuldet, die es in der Vergangenheit eingegangen ist, aber noch nicht bezahlt hat. Ein Unternehmen kann diese Schulden aus verschiedenen Gründen eingehen. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen beinhalten jedoch nur Schulden, die aufgrund normaler Geschäftsaktivitäten und Interaktionen mit externen Anbietern und Lieferanten entstanden sind.

Im Folgenden finden Sie Beispiele für allgemeine Aspekte der Kreditorenbuchhaltung:

• Bei fristgerechter Zahlung ist der Kreditnehmer oft von der Zahlung von Zinsen für das Darlehen befreit.
• Den Verbindlichkeiten wird ein Datum zugewiesen, bis zu dem der Verkäufer mit der Festsetzung von Säumniszuschlägen beginnen kann. In den meisten Fällen wird die Zahlung innerhalb von 30 bis 60 Tagen nach Rechnungsstellung erwartet.
• Sie sind ein Beispiel für eine Verbindlichkeit, die als am kürzeren Ende des Zeitspektrums angesehen wird.
• Sie sind ungesicherte Schulden, was bedeutet, dass keine Sicherheit sie unterstützt.

Eine Vereinbarung zwischen der Firma und dem Verkäufer kann die Form eines Vertrags oder einer Vereinbarung annehmen, und dieses Dokument legt die anzuwendenden Kreditbedingungen fest.

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Ist die Kreditorenbuchhaltung Soll oder Haben?

Um die Frage zu beantworten, werden Kreditoren als eine Art Verbindlichkeitskonto betrachtet. Das heißt, wenn jemandem Geld geschuldet wird, gilt dies als Kredit. Wenn Ihnen hingegen jemand Geld schuldet, wird dies als Lastschrift betrachtet. In diesem Fall würden Verbindlichkeiten als Soll klassifiziert.

Abhängig von der Art der Transaktion können Verbindlichkeiten als Soll oder Haben erfasst werden. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind Verbindlichkeiten; Daher wird in der Regel jedes Wachstum dieser Zahl gutgeschrieben. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden häufig gutgeschrieben, wenn ein Unternehmen eine Zahlung erhält, aber belastet, wenn das Unternehmen von seiner gesetzlichen Verpflichtung zur Zahlung der Schuld befreit ist.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind eine Art Verbindlichkeit, d. h. sie sind Schulden, die Ihr Unternehmen schuldet. Verbindlichkeiten werden in der Regel als Guthaben in Ihrer Bilanz erfasst. Kreditoren können jedoch auch als Belastung angesehen werden, je nachdem, wie Sie Ihren Kontenplan strukturieren.

Kreditkäufe sind die häufigste Kreditquelle in AP. Wenn ein Unternehmen Kredite verwendet, um Lieferungen zu kaufen, wird die Transaktion in der Kreditorenbuchhaltung erfasst.

Umgekehrt ergibt sich eine Belastung der Verbindlichkeiten häufig aus der Rückerstattung von Bargeld an die Lieferanten, wodurch die Verbindlichkeiten reduziert werden. Belastungen der Kreditorenbuchhaltung können auch aus Rabatten oder Produktretouren resultieren.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden als Verbindlichkeit betrachtet, was bedeutet, dass sie in der Regel als Belastung in der Bilanz eines Unternehmens erfasst werden. Das Konto kann jedoch als Gutschrift gebucht werden, wenn ein Unternehmen vorzeitige Zahlungen leistet oder mehr als geschuldet zahlt.

Journaleinträge

Journalbuchungen werden in Buchhaltungssystemen erstellt, um Finanztransaktionen aufzuzeichnen. Belastungen und Gutschriften müssen in einer bestimmten Reihenfolge in einem Buchungsjournal erfasst werden. Belastungen und Entlastungen in einem Buchhaltungsjournal erscheinen immer in Spalten nebeneinander. Wie gewohnt werden links die Belastungen und rechts die Gutschriften angezeigt. Beim Aufzeichnen einer Transaktion ist es immer wichtig, Daten in die richtige Spalte einzugeben.

Das Einkaufs- oder Aktienkonto des Unternehmens wird belastet, und Bargeld oder Bank wird gutgeschrieben, wenn es eine Zahlung an einen Verkäufer leistet. Wenn es sich jedoch entscheidet, diese Käufe auf Kredit zu tätigen, muss es seine Verbindlichkeiten erhöhen. Hier ist der doppelte Eintrag für den Kauf auf Kredit:

Dr.	Einkäufe/Inventar	XX
Cr.	Kreditorenbuchhaltung	XX

Unternehmen beziehen sich bei der Erfassung von Finanztransaktionen häufig auf den Namen des Lieferanten, bei dem sie Einkäufe getätigt haben, und nicht auf das „Kreditorenkonto“. Anstatt alle Salden auf einem einzigen Konto zu führen, können sie ihre Kreditorensalden effizienter verwalten.

Nachdem das Unternehmen seine Schulden gegenüber dem Verkäufer beglichen hat, ist es verpflichtet, die mit der Schuld verbundene Verantwortung zu verringern. Bargeld oder Banküberweisungen sind die beiden häufigsten Methoden, die Unternehmen verwenden, um Verbindlichkeiten zu belasten. Folglich sollte die doppelte Erfassung für die Rückzahlung von Verbindlichkeiten wie folgt aussehen.

Dr.	Kreditorenbuchhaltung	XX
Cr.	Bargeld/Bank	XX

Das Unternehmen muss seine Verbindlichkeiten reduzieren, wenn es die erworbenen Gegenstände verkauft und diese dann zurückgibt, bevor es die Schulden zurückzahlt. Dies liegt daran, dass Artikel, die an den Anbieter zurückgeschickt werden, die mit solchen Artikeln verbundene Verantwortung verringern, vorausgesetzt, der Lieferant würde die Rücksendung akzeptieren.

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Was versteht man unter einer „Umsatzquote“ für die Kreditorenbuchhaltung?

Die kurzfristige Liquidität eines Unternehmens kann bewertet werden, indem eine Kennzahl berechnet wird, die als Kreditorenumsatz bekannt ist. Dieses Verhältnis stellt das durchschnittliche Tempo dar, mit dem ein Unternehmen seine Lieferanten zurückzahlt. Die Kreditorenumsatzquote ist eine Statistik, die Unternehmen verwenden, um zu messen, wie gut sie ihre kurzfristigen Schulden tilgen.

Die folgende Formel sollte verwendet werden, um die Umsatzquote der Kreditorenbuchhaltung zu berechnen:

Kreditorenumsatzverhältnis = Nettokreditkäufe/durchschnittliche Kreditorenbuchhaltung

Bei bestimmten Berechnungen enthält der Zähler keine Nettokreditkäufe; vielmehr werden die Kosten der verkauften Waren verwendet. Die Summe der Verbindlichkeiten zu Beginn einer Abrechnungsperiode und die Verbindlichkeiten nach der Periode werden addiert und dann durch 2 dividiert.

Gläubiger können die kurzfristige Liquidität des Unternehmens und damit auch seine Kreditwürdigkeit anhand der Umschlagshäufigkeit der Kreditorenbuchhaltung einschätzen. Wenn der Prozentsatz hoch ist, bezahlen Käufer ihre Kreditkartenanbieter pünktlich. Lieferanten drängen möglicherweise auf schnellere Zahlungen, oder das Unternehmen versucht möglicherweise, Anreize für vorzeitige Zahlungen zu nutzen oder seine Kreditwürdigkeit zu verbessern, wenn die Zahl hoch ist.

Ein niedriger Prozentsatz deutet auf ein Muster verspäteter oder nicht erfolgter Zahlungen an Kreditoren hin. Dies kann auf gute Kreditkonditionen oder Hinweise auf Liquiditätsprobleme und eine sich verschlechternde Finanzlage zurückzuführen sein. Obwohl ein sinkendes Verhältnis auf finanzielle Probleme hindeuten könnte, ist dies nicht immer der Fall. Das Unternehmen hat möglicherweise günstigere Zahlungsbedingungen ausgehandelt, die es ihm ermöglichen, Zahlungen zu verzögern, ohne dass zusätzliche Gebühren anfallen.

Die Kreditbedingungen der Lieferanten bestimmen oft die Umsatzquote der Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens. Unternehmen, die günstigere Kreditvereinbarungen aushandeln können, melden häufig eine niedrigere Quote. Die Umschlagshäufigkeit der Kreditorenbuchhaltung großer Unternehmen wäre niedriger, da sie besser positioniert sind, um günstige Kreditbedingungen auszuhandeln (Quelle).

Unternehmen sollten die von Lieferanten gewährten Kreditlaufzeiten zu ihrem Vorteil nutzen, um Einkaufsrabatte zu erhalten, auch wenn eine hohe Kreditorenfluktuationsquote von Kreditoren im Allgemeinen als Bonitätssignal wünschenswert ist.

Bei der Analyse der Fluktuationsrate eines Unternehmens ist es wichtig, dies im Kontext seiner Mitbewerber in derselben Branche zu tun. Wenn beispielsweise die Mehrheit der Konkurrenten eines Unternehmens eine Kreditorenfluktuationsquote von mindestens vier hat, wird der zweistellige Betrag für das hypothetische Unternehmen besorgniserregender.

Nutzung von Rabatten für sofortige Zahlungen

Auch die Kreditorenbuchhaltung spielt bei der Inanspruchnahme etwaiger Skonti von Lieferanten eine Rolle.

Beispielsweise kann ein Anbieter Bedingungen wie „3/15 netto 30 Tage“ bereitstellen. Dies bedeutet, dass der Kunde einen Rabatt von 3 % auf den Gesamtwert der Rechnung erhält, wenn er ihn innerhalb von 15 Tagen statt der vereinbarten 30 Tage bezahlt, und dieser Rabatt wird auf den angegebenen Rechnungsbetrag angewendet.

Ein Rabatt dieser Art könnte besonders attraktiv für Unternehmen sein, die Produkte und Dienstleistungen kaufen. Der Käufer kann sich entscheiden, seinen Lieferanten im Rahmen einer dynamischen Rabattlösung vorzeitige Zahlungen zu leisten, um Rabatte systematisch und organisiert zu nutzen. Aus diesem Grund können Verkäufer auf einer flexiblen Basis eine vorzeitige Zahlung auf ausgewählte Rechnungen akzeptieren, dh je früher die Zahlung, desto größer der Rabatt.

Auf diese Weise können Lieferanten ihren Liquiditätsbedarf decken, während das kaufende Unternehmen seine eigenen Mittel investieren kann, um eine risikofreie Rendite auf seine Investition zu erzielen.

Frühzeitige Zahlungssysteme, die dynamische Rabatte und Lieferkettenfinanzierung umfassen können, können Ihnen jederzeit und überall Zugang zu Liquidität zu angemessenen Preisen verschaffen. Schließlich, aber noch wichtiger, können elektronische Rechnungsstellungssysteme Anbietern die Möglichkeit geben, die Übertragung ihrer Rechnungen direkt an das von ihren Kunden verwendete ERP-System zu automatisieren.

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Erfassung der Kreditorenbuchhaltung – Beispiele

Die folgenden Beispiele sollen verdeutlichen, wie die Buchungen im Journal für die Kreditorenbuchhaltung vorzunehmen sind.

Beispiel 1:

Ein Unternehmen, die Firma XYZ, kauft von einer anderen Firma, der LMN Co., Produkte im Gesamtwert von 3000 $. Darüber hinaus kauft es von einem anderen Lieferanten, QPR Co., Artikel im Wert von insgesamt 8,000 $. Diese beiden Käufe werden mit Guthaben für einen Monat getätigt. Im Folgenden sind die doppelten Eingaben aufgeführt, die für den Kauf bei der LMN Company ausgefüllt werden müssen:

Dr.	Einkäufe/Lager	$3,000
Cr.	Kreditorenbuchhaltung (LMN)	$3,000

In ähnlicher Weise sieht der doppelte Eintrag für den Kauf, der bei der QPR Company getätigt wurde, folgendermaßen aus:

Dr.	Einkäufe/Lager	$8,000
Cr.	Kreditorenbuchhaltung (QPR)	$8,000

Nachdem ein Monat verstrichen ist, leistet das Unternehmen XYZ eine Rückzahlung für den oben getätigten Kauf an die Unternehmen LMN und QPR. Die Bank oder Geldquelle des Unternehmens XYZ wird verwendet, um Verbindlichkeiten zu belasten. Das Folgende ist der zusammengesetzte Buchhaltungseintrag, der in beiden Kreditorenbuchhaltungen vorgenommen werden sollte.

Dr.	Abbrechnungsverbindlichkeiten (LMN)	$3,000
Dr.	Abbrechnungsverbindlichkeiten (QPR)	$8,000
Cr.	Bargeld/Bank	$11,000

Dieser Eintrag annulliert den Saldo in den Lieferantenbüchern, dh der Kreditorenbuchhaltung (LMN) und der Kreditorenbuchhaltung (QPR). Der Schlusssaldo am Ende des Geschäftsjahres beträgt für diese beiden Transaktionen null.

Wenn Sie Ihre Miete bezahlen, belasten Sie Ihr Konto mit dem Geld, das Sie schulden. Wenn Sie also Transaktionen in einem doppelten Buchführungssystem verfolgen, stellen Sie sich Belastungen als Geld vor, das von einem Konto abfließt, und Gutschriften als Geld, das auf ein Konto fließt. Dies mag zunächst verwirrend erscheinen, wird aber deutlich, wenn Sie anfangen, mit Beispielen zu arbeiten. Schauen wir uns genauer an, was diese Begriffe bedeuten und wie sie im Buchhaltungssystem zusammenspielen.

Beispiel 2:

Die Firma XYZ hat ihre täglichen Geschäftsaktivitäten in einen von der UVW-Firma gemieteten Standort verlegt, der für die Fläche 2,500 USD pro Monat kostet. Das Unternehmen XYZ zahlt Miete an das Unternehmen UVW.

Die Zahlung des überfälligen Betrags erfolgt periodengerecht nach Abschluss der Mietleistung. Dies bedeutet, dass zuerst der Service genossen wird und dann die Zahlung dafür erfolgt, nachdem er einen Monat lang bereitgestellt wurde.

So sieht der doppelte Eintrag für die Mietleistung für das von der UVW gekaufte Unternehmen aus:

Dr.	Mietkosten	$2,500
Cr.	Mietkonto zahlbar (UVW)	$2,500

Nach einem Monat erhält UVW die überfällige Summe von 2,500 USD als Zahlung. Die Einreichung muss in folgendem Format erfolgen:

Dr.	Mietkonto zahlbar (UVW)	$2,500
Cr.	Bank	$2,500

Aufzeichnung von Gutschriften und Belastungen für Eigenkapitalkonten des Eigentümers

In der Bilanz umfassen Verbindlichkeiten alle Posten, die Schulden darstellen, die das Unternehmen gegenüber Dritten, wie Finanzinstituten oder Lieferanten, schuldet. Dies können kurzfristige Verbindlichkeiten wie Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und Rückstellungen oder langfristige Verbindlichkeiten wie Verbindlichkeiten aus Anleihen oder Hypotheken sein.

Auf der rechten Seite der Bilanz befinden sich die Konten, die das Eigenkapital des Eigentümers darstellen. Diese Konten beinhalten einbehaltene Gewinne und Stammaktien. Bei Journalbuchungen werden sie wie Verbindlichkeitskonten behandelt.

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Unterschiede zwischen Schuldscheindarlehen und Kreditorenbuchhaltung

Die Verpflichtungen, die das Unternehmen in Form von Wechselverbindlichkeiten zu erfüllen hat, können sowohl kurz- als auch langfristig sein. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gelten in der Regel als kurzfristige Verbindlichkeiten, die innerhalb eines Jahres ab Rechnungsdatum zu begleichen sind.

Es ist nicht üblich, Schuldscheine in Verbindlichkeiten umzuwandeln; dennoch ist es möglich, Verbindlichkeiten in Wechselverbindlichkeiten umzuwandeln, solange alle beteiligten Parteien eine Einigung erzielt haben und die entsprechenden Bedingungen gemeinsam kennen.

Schuldscheine sind schriftliche Vereinbarungen, die meist für Schuldenvereinbarungen erstellt und ausgestellt werden. Diese schriftlichen Vereinbarungen sind an Kreditfirmen und Finanzinstitute zu zahlen. Die Unternehmen, die unter die Kategorie „Forderungen“ fallen, sind meistens diejenigen, die Dienstleistungen und Vorräte erbringen.

In den meisten Fällen ist es nicht erforderlich, eine schriftliche Notiz oder ein Dokument zur Definition der Kreditorenkonditionen aufzubewahren. Dennoch findet sich im Folgenden eine vom Verkäufer erstellte und mit jeder Bestellung verbundene Rechnung: Schuldscheine hingegen werden von einer Reihe von Bedingungen begleitet, die für die Schuldentilgung relevant sind. Diese Geschäftsbedingungen können Informationen zu Zinssätzen, dem Fälligkeitsdatum der Schuldverschreibung, Informationen zu Sicherheiten und anderen relevanten Details enthalten.

Ein Schuldscheinkonto wird verwendet, um eingehende und ausgehende Transaktionen von Finanzinstituten aufzuzeichnen, während ein Kreditorenkonto verwendet wird, um den Kauf von Waren und Dienstleistungen zu verfolgen.

Wenn es um Verbindlichkeiten geht, handelt es sich meistens um eine mündliche Vereinbarung zwischen beiden Parteien, und es fallen keine damit verbundenen Finanzierungskosten an, auch wenn es möglicherweise Handelsrabatte gibt. Schuldverschreibungen beinhalten eine Zinszahlung, die auf eine Komponente der beteiligten Finanzierung hinweist; Nichtsdestotrotz wird die Zinsbelastung oft als vom Kreditbetrag getrennt angesehen.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden immer beim Working Capital Management verwendet, und ihr Vorhandensein wirkt sich auf den Bargeldumwandlungszyklus eines Unternehmens aus. Andererseits könnten Wechselverbindlichkeiten als Teil des Cashflow-Managements eines Unternehmens bilanziert werden oder auch nicht.

Wechselverbindlichkeiten und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind Beispiele für gegenwärtige Verpflichtungen; Dennoch gibt es einige wichtige Unterschiede zwischen den beiden Arten von Konten. Beide Verpflichtungen haben einen gewissen Einfluss auf die Gesamtliquidität einer Organisation; sie müssen daher verantwortungsbewusst und effektiv gehandhabt werden.

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Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Die Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses kann eine großartige Möglichkeit sein, Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren. Durch die Automatisierung des Prozesses können Unternehmen die manuelle Eingabe von Daten vermeiden und sicherstellen, dass alle Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Darüber hinaus kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Unternehmen dabei helfen, den Überblick über ihre Ausgaben zu behalten, da alle Transaktionen an einem Ort erfasst werden.

Die Automatisierung des Prozesses der Kreditorenbuchhaltung kann eine hervorragende Möglichkeit sein, die Effizienz und das Endergebnis Ihres Unternehmens zu verbessern. Durch die Automatisierung des Prozesses können viele manuelle Aufgaben im Zusammenhang mit der Kreditorenbuchhaltung entfallen, wie z. B. Dateneingabe, zu verarbeitende Prüfung und Rechnungsgenehmigung. Darüber hinaus kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung dazu beitragen, den Cashflow Ihres Unternehmens zu verbessern, indem der Zahlungszyklus beschleunigt wird.

Mehrere Möglichkeiten zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung umfassen die Verwendung von Software oder die Auslagerung des Prozesses an einen Drittanbieter. Bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist es wichtig, die Vor- und Nachteile jeder Option abzuwägen, um festzustellen, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Als Geschäftsinhaber wissen Sie, dass eine der wichtigsten – und zeitaufwändigsten – Aufgaben darin besteht, Ihre Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Aber was wäre, wenn es eine Möglichkeit gäbe, diesen Prozess zu automatisieren?

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Darüber hinaus wird Nanonets durch maschinelles Lernen unterstützt, sodass es mit jeder verarbeiteten Rechnung intelligenter wird. Dies bedeutet, dass Nanonets im Laufe der Zeit immer mehr Ihrer Kreditorenbuchhaltungsaufgaben erledigen kann, wodurch Sie noch mehr Zeit gewinnen.

Das Kreditorenkonto ist ein Verbindlichkeitskonto, das verwendet wird, um den Geldbetrag zu verfolgen, den ein Unternehmen seinen Lieferanten oder anderen externen Parteien schuldet. Die Lieferanten sind unabhängige Personen, die bereit sind, dem Unternehmen einen Kredit für den Einkauf der Rohstoffe zu gewähren. Jegliches Wachstum des Kreditorenkontos würde als Gutschrift in den Kreditorenbuchhaltungen erfasst werden. Im Gegensatz dazu würde sich jeder Rückgang des Kreditorenkontos als Belastung der Kreditoren widerspiegeln.

Wenn sich der den Lieferanten geschuldete Betrag und die Verbindlichkeiten des Unternehmens verringern, hat das Unternehmen seine ausstehenden Schulden gegenüber den Verkäufern beglichen. In ähnlicher Weise würde ein Anstieg der Verbindlichkeiten auf einen Anstieg sowohl des dem Lieferanten geschuldeten Geldbetrags als auch des dem Unternehmen geschuldeten Geldbetrags hinweisen.

Außerdem ist zu beachten, dass die Begriffe „Kreditorenbuchhaltung“ und „Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen“ in Verbindung miteinander verwendet werden; Die Handhabung kann jedoch je nach den Umständen variieren.

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