Was ist Dokumenten-Workflow-Automatisierung?

In der heutigen informationsgesteuerten Welt hängen Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Teams stark von Daten und Dokumenten ab. Von Verträgen und Rechnungen bis hin zu Handbüchern und Berichten spielen Dokumente eine entscheidende Rolle bei der Übermittlung strukturierter Informationen, die leicht geteilt, verstanden und umgesetzt werden können. Um jedoch das volle Potenzial von Dokumenten auszuschöpfen, ist eine effektive Verwaltung von entscheidender Bedeutung. Hier kommen Dokumentengenehmigungsworkflows ins Spiel.

Dokumentengenehmigungsworkflows bestehen aus einer Reihe von Schritten, die menschliche Eingaben erfordern und alle darauf abzielen, sicherzustellen, dass ein Dokument internen Standards entspricht, bevor es verwendet werden kann. Diese Workflows dienen als Qualitätssicherungsmechanismus und stellen sicher, dass Dokumente im organisatorischen Rahmen ihren vorgesehenen Zweck erfüllen. Durch die Implementierung von Dokumentengenehmigungsworkflows können Unternehmen ihre Dokumentenverwaltungsprozesse rationalisieren und die Gesamteffizienz steigern.

Traditionell basierte das Dokumenten-Workflow-Management auf manuellen Aufgaben wie Drucken, Scannen, Versenden, manueller Dateneingabe, der physischen Übertragung von Dokumenten über die Hierarchie zur Genehmigung usw. Mit dem Aufkommen von Automatisierungstools nutzen Unternehmen nun die Automatisierung, um die Verwaltung zu verbessern ihre Dokumenten-Workflows.

In diesem Artikel definieren und untersuchen wir die Rolle der Automatisierung im Dokumenten-Workflow-Management.

Was ist Dokumenten-Workflow-Automatisierung?

Die Automatisierung von Dokumenten-Workflows ist Teil des größeren Bereichs der Business-Workflow-Automatisierung und bezieht sich auf den Einsatz intelligenter Tools zur Verwaltung der Bewegung von Dokumenten innerhalb einer Organisation, an der verschiedene Personen, Mitarbeiter und Abteilungen beteiligt sind. Es dient Unternehmen als Mittel zur effizienten Abwicklung ihres Papierkrams, indem Dokumente durch vordefinierte Pfade und betriebliche Aktionen geleitet werden, bis sie ihr endgültiges Ziel oder Ergebnis erreichen. Durch die Implementierung der Workflow-Automatisierung können Unternehmen eine höhere Arbeitseffizienz und optimierte Abläufe erreichen.

Die Automatisierung des Dokumenten-Workflows ist in fast allen Geschäftsbereichen nützlich, da alle Aktivitäten eines Unternehmens große Mengen an Papierkram erfordern. Sehen wir uns zum Beispiel an, wie der Dokumentenautomatisierungsworkflow der Kreditorenbuchhaltung beim Procure-to-Pay-Prozess helfen kann – einem routinemäßigen Geschäftsvorgang, der eine erhebliche Menge an Papierkram, Genehmigungen und Weiterleitungen erfordert.

1. Dokumenteneingang: Der Prozess beginnt mit der Erfassung relevanter Beschaffungsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Quittungen. Dies kann auf verschiedene Weise erfolgen, einschließlich des Scannens physischer Dokumente oder des elektronischen Erhalts dieser Dokumente von Anbietern.
2. Dokumentenextraktion: Automatisierungstools können mithilfe von Technologien wie optischer Zeichenerkennung (OCR) oder intelligenter Dokumentenerkennung (IDR) wichtige Daten aus den erfassten Dokumenten extrahieren. Dadurch kann das System wichtige Informationen wie Rechnungsnummern, Lieferantendetails, Einzelpostenbeschreibungen und Beträge erfassen.
3. Datenvalidierung und -verifizierung: Die extrahierten Daten werden anhand vordefinierter Regeln validiert und mit den entsprechenden Bestellungen und Belegen abgeglichen, um Genauigkeit und Konsistenz sicherzustellen. Es werden Zweier- und Dreier-Spiele ausgetragen. Unstimmigkeiten oder Ausnahmen können zur weiteren Überprüfung und Lösung gekennzeichnet werden.
4. Workflow-Routing: Das automatisierte System leitet die Dokumente auf der Grundlage vordefinierter Arbeitsabläufe an die entsprechenden Stakeholder zur Prüfung und Genehmigung weiter. Dazu können Personen gehören, die für die Überprüfung von Einzelposten, die Überprüfung der Vertragseinhaltung oder die Genehmigung von Zahlungen verantwortlich sind. Das System stellt sicher, dass Dokumente je nach Workflow-Design sequentiell oder parallel an die richtigen Personen gesendet werden.
5. Genehmigungs- und Ausnahmebehandlung: Stakeholder erhalten Benachrichtigungen und können die Dokumente elektronisch einsehen. Sie können je nach Bedarf genehmigen, ablehnen oder zusätzliche Informationen anfordern. Ausnahmen wie Preisabweichungen oder fehlende Informationen können zur Lösung markiert werden, bevor mit weiteren Schritten fortgefahren wird.
6. Integration mit ERP-Systemen: Das automatisierte Dokumenten-Workflow-System lässt sich in das Enterprise Resource Planning (ERP)-System des Unternehmens integrieren und ermöglicht so eine nahtlose Datenübertragung und Aktualisierung von Finanzunterlagen. Genehmigte Dokumente und relevante Daten werden automatisch im ERP-System erfasst, wodurch Konsistenz gewährleistet wird und die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe entfällt.
7. Zahlungsabwicklung: Sobald die Dokumente die erforderlichen Genehmigungen und Validierungen durchlaufen haben, generiert das System Zahlungsanweisungen auf Basis der genehmigten Daten. Dies kann den Zahlungsvorgang auslösen, unabhängig davon, ob es sich um die Ausstellung von Schecks, die Veranlassung elektronischer Geldüberweisungen oder die Verwendung anderer Zahlungsmethoden handelt.
8. Audit Trail und Reporting: Während des gesamten automatisierten Procure-to-Pay-Prozesses führt das System einen umfassenden Prüfpfad und dokumentiert jede an den Dokumenten vorgenommene Aktion. Dieser Prüfpfad dient als Aufzeichnung für Compliance-Zwecke, interne Audits und Berichtsanforderungen.

Ein weiterer Bereich, der stark von der Automatisierung des Dokumenten-Workflows profitieren kann, ist die Personalabteilung. Ein Paradebeispiel ist der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter, der oft zeitaufwändige Aufgaben wie Hintergrundüberprüfungen und manuelle Dateneingabe umfasst. Mit der Automatisierung des Dokumenten-Workflows können diese Aufgaben automatisiert werden, sodass sich die Mitarbeiter der Personalabteilung auf sinnvollere und ansprechendere Projekte konzentrieren können. Diese Automatisierung steigert nicht nur die Effizienz der Personalabteilung, sondern erstreckt sich auch auf andere Abteilungen wie IT, Marketing, Finanzen, Recht und Vertrieb, sodass diese Routineaufgaben automatisieren und die Gesamtproduktivität steigern können. Durch die Implementierung der Dokumenten-Workflow-Automatisierung können Personalabteilungen ihre Abläufe rationalisieren, die Produktivität steigern und Ressourcen strategischeren Initiativen zuweisen, die einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Das Kundendatenmanagement ist ein weiterer Bereich, der von der Automatisierung des Dokumentenworkflows profitiert. Durch die Verwendung standardisierter Vorlagen und die Nutzung von API-Anfragen können Unternehmen dynamische Kundeninformationen automatisch in Dokumente einfügen. Wenn ein Kunde beispielsweise seine Informationen über ein Online-Webformular einreicht, kann automatisch ein Angebot mit seinen Daten generiert werden, einschließlich seines vollständigen Namens, seiner Adresse, seines Firmennamens, seiner Kontaktinformationen und mehr. Für verschiedene Arbeitsabläufe und Vorgänge können unterschiedliche Vorlagen eingerichtet werden, um eine personalisierte und effiziente Dokumentenerstellung auf der Grundlage spezifischer Kundeninformationen zu gewährleisten.

Im Gesundheitswesen ist die effiziente Verwaltung von Patientenakten von größter Bedeutung. Die Automatisierung des Dokumentenverwaltungsprozesses vereinfacht die Erstellung und Pflege von Krankenakten und ermöglicht es Gesundheitsdienstleistern, eine erstklassige Patientenversorgung zu gewährleisten. Automatisierungsplattformen bieten ein sicheres und zentrales Repository für die Speicherung und den Zugriff auf Krankenakten, Verschreibungsinformationen und Behandlungspläne und ermöglichen es Gesundheitsfachkräften, verbesserte Gesundheitsdienstleistungen anzubieten.

Auch in der Bildungsbranche kann die Automatisierung des Dokumentenmanagements Verwaltungsprozesse revolutionieren und die Erfahrung der Studierenden verbessern. Schulen und Universitäten können alle Studentendaten, einschließlich Zeugnisse, Anmeldeformulare und Finanzhilfedokumente, an einem einzigen Ort konsolidieren, wodurch die Datenzugänglichkeit verbessert und die Datengenauigkeit sichergestellt wird. Die Automatisierung unterstützt Lehrkräfte auch bei der Optimierung von Prozessen wie der Benotung, der Einreichung von Aufgaben und der Anwesenheitsverfolgung, was letztendlich die Gesamteffizienz des Betriebs verbessert.

Vorteile der Dokumenten-Workflow-Automatisierung

Laut McKinsey-Forschung wird dies geschätzt 50% der Arbeit kann automatisiert werden, und um 31% der Unternehmen haben bereits die Automatisierung für mindestens eine ihrer Funktionen eingeführt. Dies unterstreicht die zunehmende Anerkennung der Vorteile, die sich aus der Automatisierung verschiedener Aspekte von Geschäftsprozessen ergeben. Die Nachfrage nach optimierter Kommunikation, effizienter Ressourcenzuweisung und robusten IT-Systemen hat das Wachstum des globalen Marktes für Geschäftsprozessautomatisierung weiter vorangetrieben. Prognosen deuten darauf hin, dass dieser Markt bis 2026 voraussichtlich einen Wert von erreichen wird 19.6 Milliarden Dollar. Dies bedeutet die weit verbreitete Einführung von Automatisierungstechnologien zur Steigerung der Produktivität, Reduzierung des manuellen Aufwands und Optimierung der betrieblichen Effizienz in allen Branchen.

Die Automatisierung des Dokumentenworkflows entwickelte sich aus Dokumentenmanagementsystemen (DMS), die Ende der 1980er Jahre entwickelt wurden. Das erste kommerzielle DMS-Produkt wurde Anfang der 1990er Jahre eingeführt und konzentrierte sich hauptsächlich auf die Organisation und Speicherung von Dokumenten. Da Unternehmen jedoch den Bedarf an erweiterten Funktionen erkannten, haben sich DMS-Systeme weiterentwickelt und umfassen Funktionen wie Dokumentversionskontrolle, umfassende Sicherheitsmodule und Funktionen für den Dokumenten-Workflow. Die Integration des Workflow-Managements in DMS hat natürlich zu einem beeindruckenden Wachstum seiner Marktgröße geführt; Im Jahr 2021 soll die weltweite Marktgröße für DMS, die auf 5.00 Milliarden US-Dollar geschätzt wird, ein beeindruckendes Ausmaß erreichen 16.42 Milliarden von 2029.

Zu den spezifischen Vorteilen der Dokumenten-Workflow-Automatisierung gehören:

• Beschleunigte Dokumentenerstellung: Die manuelle Dokumentenerstellung ist ein mühsames und zeitaufwändiges Unterfangen. Die Automatisierung des Prozesses macht eine manuelle Dateneingabe überflüssig und optimiert die Zusammenarbeit, sodass Unternehmen Rechnungen, Verträge und Angebote in Minuten statt in Wochen erstellen können. Durch die Digitalisierung des Dokumentationsprozesses verkürzte der St. Louis Public School District beispielsweise die Zeit für die Personalanforderung von drei Wochen auf drei Stunden.
• Fehlerreduzierung: Eine manuelle Dateneingabe kann zu einer Staffelung führen 40% die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, was zu erheblichen technischen und finanziellen Herausforderungen für Unternehmen führt. Die Dokumentenautomatisierung minimiert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, indem sie die Dateneingabe automatisiert, potenzielle Fehler kennzeichnet und Daten am Eingabepunkt validiert.
• Bessere Zusammenarbeit: Die Zusammenarbeit bei der manuellen Dokumentenerstellung erfordert oft eine komplexe Nachverfolgung und Kommunikation, was zu Fehlern und Verzögerungen führt. Die Dokumentenautomatisierung bietet eine zentrale Plattform, auf der Stakeholder in Echtzeit zusammenarbeiten können, wodurch Wartezeiten verkürzt und die Notwendigkeit langwieriger E-Mail-Ketten und Besprechungen minimiert werden.
• Konsistenz und Versionsklarheit: Die Dokumentenautomatisierung sorgt für Klarheit über die neueste Dokumentversion, bietet Versionskontrolle und sorgt für Konsistenz. Die Automatisierung verfolgt Änderungen, identifiziert die aktuellste Version und ermöglicht es Unternehmen, Vorlagen und Standards für eine konsistente Formatierung festzulegen.
• Datensicherheit: Bei der manuellen Dokumentenerstellung besteht das Risiko von Datenschutzverletzungen und -verlusten. Die Dokumentenautomatisierung bietet eine sichere digitale Plattform für die Dokumentenerstellung und -speicherung mit Funktionen wie Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Prüfprotokollen, die den Schutz vertraulicher Informationen gewährleisten.
• Vorteile für die Umwelt: Nach Angaben der EPA erwirtschaftet der durchschnittliche Büroangestellte etwa ca zwei Pfund täglich Papier- und Kartonprodukte, was zu einer erheblichen Menge an Büroabfällen führt. Häufige Abfallquellen sind Druckfehler, schlechte Fotokopien, veraltete Memos und Berichte sowie veraltete Zeitschriften. Bemerkenswert ist, dass Papierabfälle etwa 90 % des gesamten Büromülls ausmachen. Durch die Implementierung der Automatisierung von Rechtsdokumenten wird die Papierverschwendung möglicherweise nicht vollständig vermieden, sie kann jedoch erhebliche Auswirkungen auf die Verbesserung der Genauigkeit und die Reduzierung von Fehlern haben, die zur Papierverschwendung beitragen
• Verbessertes Endergebnis: Die Automatisierung von Dokumenten bringt erhebliche finanzielle Vorteile mit sich, da sie die mit manuellen Prozessen wie Drucken, Versenden und physischer Lagerung verbundenen Kosten senkt. Darüber hinaus spart die Automatisierung Zeit und Aufwand, sodass sich die Mitarbeiter auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Darüber hinaus werden die Rechnungsstellungs- und Zahlungsprozesse verbessert und schnelle und korrekte Zahlungen gewährleistet.

Wie automatisiere ich Dokumenten-Workflows mit Nanonets?

Nanonets ist eine intelligente KI-basierte Dokumentenautomatisierungssoftware, die eine Reihe von Tools und Funktionen zur Automatisierung von Dokumentgenehmigungsprozessen durch regelbasierte Workflows ohne Code bietet. Mit Nanonets können Teams verschiedene Aspekte des Dokumenten-Workflows effizient verwalten, darunter die Art und Weise, wie Informationen in den Workflow eingehen und sich durch ihn bewegen, Kontrollpunkte für Kommentare und Genehmigungen sowie die Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder.

Mit Nanonets können Unternehmen ihr Dokumenten-Workflow-Management auf verschiedene Weise verbessern:

Automatisierte Aufgabenausführung:

• Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben wie Datenextraktion und -validierung innerhalb des Workflows, sparen Sie Zeit und reduzieren Sie den manuellen Arbeitsaufwand.
• Legen Sie Bedingungen und Regeln fest, um die Dokumentenverarbeitung basierend auf bestimmten Feldwerten zu optimieren.
• Klassifizieren Sie eingehende Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Verträge und Quittungen automatisch und verbessern Sie so die Organisation und Datenextraktion.
• Legen Sie Zugriffsrechte fest und stellen Sie sicher, dass nur autorisiertes Personal vertrauliche Dokumente anzeigen oder bearbeiten kann.

Erweiterte Dokumentenverarbeitung:

• Nutzen Sie die fortschrittliche OCR-Technologie, um Text, Zahlen und Zeichen aus verschiedenen Dokumenttypen, einschließlich handschriftlichem und maschinengedrucktem Text, genau zu erkennen.
• Nutzen Sie Deep-Learning-Algorithmen, um den Kontext der Daten zu verstehen und so eine genaue Extraktion aus komplexen und unstrukturierten Dokumenten zu ermöglichen.
• Passen Sie das Modell an, indem Sie Extraktionsregeln anpassen, und trainieren Sie es mithilfe von Beispieldokumenten, um eine präzise Datenextraktion zu ermöglichen.

Workflow-Automatisierung:

• Erstellen Sie ganz einfach Genehmigungsworkflows mithilfe von Vorlagen und anpassbaren Parametern.
• Definieren Sie Prüfer, Regeln und Phasen, um effiziente Prozesse zur Dokumentenprüfung und -genehmigung sicherzustellen.
• Führen Sie für jedes Dokument definierte Regeln im Autopiloten aus, um Fehler zu minimieren und Genehmigungsengpässe zu vermeiden.
• Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Abteilungen, reduzieren Sie Engpässe und steigern Sie die Gesamtproduktivität.

Benutzerfreundliche Oberfläche und Integration:

• Profitieren Sie von einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die eine einfache Überprüfung und Korrektur der extrahierten Daten ermöglicht und so die Datengenauigkeit gewährleistet.
• Exportieren Sie extrahierte Daten in mehreren Formaten wie CSV, JSON und Excel für eine nahtlose Integration mit anderen Systemen.
• Nutzen Sie die Mehrsprachenunterstützung und ermöglichen Sie die Extraktion aus Dokumenten, die in verschiedenen Sprachen verfasst sind.
• Nutzen Sie die API-Integration, um Nanonets in bestehende Tools und Systeme wie Buchhaltungssoftware, ERPs und CRMs zu integrieren.

Einblicke und Skalierbarkeit:

• Gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse durch umfassende Berichte und Analysen, die eine Leistungsüberwachung und die Identifizierung von Engpässen ermöglichen.
• Optimieren Sie Arbeitsabläufe kontinuierlich auf Basis datengesteuerter Verbesserungen, um maximale Effizienz und Produktivität zu erreichen.
• Profitieren Sie von der Skalierbarkeit von Nanonets und ermöglichen Sie so die effiziente Handhabung großer Dokumenten- und Datenmengen.

Durch die Nutzung der Fähigkeiten von Nanonets können Unternehmen ihr Dokumenten-Workflow-Management optimieren, die Genauigkeit erhöhen, die Datensicherheit verbessern und eine höhere Effizienz ihrer dokumentenbezogenen Prozesse erreichen.

wegnehmen

Laut gitnuxDie Implementierung der Workflow-Automatisierung führt zu einer Verbesserung der Datengenauigkeit um 88 %. Studien haben gezeigt, dass bis zu 72% der Arbeitnehmer glauben, dass sich ineffiziente Prozesse negativ auf ihre Arbeitszufriedenheit auswirken. Ohne Digitalisierung und Automatisierung erleben Mitarbeiter häufig ein erhöhtes Maß an Frustration, Stress und allgemeiner Unzufriedenheit.

Die Automatisierung des Dokumenten-Workflows ist eine transformative Lösung, die eine Vielzahl unbestreitbarer Vorteile bietet. Durch die Implementierung der Automatisierung können Unternehmen eine höhere Produktivität und einen höheren Durchsatz sowie eine deutliche Verbesserung der Datengenauigkeit verzeichnen. Der Einsatz einer regelbasierten Prozessautomatisierungsplattform wie Nanonets kann Unternehmen dabei helfen, einen zentralen und optimierten Prozess zum Erstellen, Bearbeiten und Signieren wichtiger Dokumente einzurichten. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht es Benutzern, die gesamte Dokumentation mühelos zu verfolgen und zu verwalten, wodurch die Abhängigkeit von veralteten papierbasierten Systemen entfällt.

Wenn Sie die Vorteile der Dokumentenautomatisierung nutzen und die betriebliche Leistung Ihres Unternehmens verbessern möchten, stehen Ihnen unsere Experten mit Rat und Tat zur Seite. Sie können Sie durch die bemerkenswerten Funktionen und Fähigkeiten von Nanonets führen und Ihnen dabei helfen, festzustellen, ob es Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Verpassen Sie nicht die Gelegenheit, Ihre Dokumentenverwaltungsprozesse zu rationalisieren und Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Nutzen Sie die Kraft der Automatisierung und steigern Sie die Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/document-workflow-automation/