Es wird angenommen, dass sich das Schriftsystem unter Menschen entwickelt hat, um Finanztransaktionen aufzuzeichnen. die frühesten Tontafeln aus dem Jahr 3000 v. Chr. sind Konten von Finanzunterlagen – sozusagen die „Kreditorenbuchhaltung“ der mesopotamischen und ägyptischen Hochkulturen.
Von da an hat sich das System zur Verfolgung finanzieller Interaktionen zwischen Anbietern und Kunden durch Contrugli entwickelt System der doppelten Buchführung, Paciolis Das legendäre Hauptbuchsystem, die Rationalisierung des Kreditorenprozesses durch die US-Transportindustrie in den 1960er Jahren bis hin zu den aktuellen digital verbesserten Kreditorenprozessen, die weltweit eingeführt werden.
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Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Der grundlegende AP-Workflow-Prozess
- Mit dem AP-Prozess verbundene Dokumente
- Die Bedeutung des AP-Managements
- Die Breite des AP-Prozesses
- Herausforderungen für den AP-Prozess
- Straffung des Kreditorenzyklus
- Automatisierung des AP-Verwaltungsprozesses
Automatisieren Sie die Datenerfassung, erstellen Sie Workflows und AP-Prozesse rationalisieren in Sekunden. Kein Code erforderlich.
Einleitung
Alle Unternehmen laufen in miteinander verbundenen Zyklen von Einnahmen und Ausgaben. Die Debitorenbuchhaltung (AR) fällt unter den Einnahmenzyklus, während die Kreditorenbuchhaltung unter die Ausgaben- und damit verbundenen Kaufzyklen fällt.
Die Kreditorenbuchhaltung oder Account Payable (AP) ist der Geldbetrag, den eine Geschäftseinheit Anbietern / Lieferanten für die Inanspruchnahme ihrer Waren / Dienstleistungen schuldet. Der Kreditorenprozess ist die Verwaltung und Ausführung der kurzfristigen Zahlungsverpflichtungen des Unternehmens gegenüber dem Lieferanten/Lieferanten.
Laienhaft ausgedrückt ist die Kreditorenbuchhaltung der Prozess, der für die Bezahlung von Lieferanten und Verkäufern für Waren und Dienstleistungen verantwortlich ist, die von jedem Unternehmen in Anspruch genommen werden. Das Ziel des AP-Prozesses besteht darin, die Legitimität und Genauigkeit aller Zahlungen aus dem Unternehmen sicherzustellen. Es ist Teil des P2P-Prozesses (Procure-to-Pay), der alle Aktivitäten von der Beschaffung bis zur Rechnungsbearbeitung und Lieferantenzahlungen abdeckt.
Die meisten Unternehmen haben eine separate AP-Abteilung, die eingehende Rechnungen/Rechnungen und die an Lieferanten geleisteten Zahlungen bearbeitet. Die Aufgaben der Abteilung können je nach Art und Größe des Unternehmens variieren.
Der grundlegende AP-Workflow-Prozess
Der Umfang der Kreditorenbuchhaltung einer Organisation hängt ab von:
- die Anzahl der Anbieter/Dienstleister, die seinen Bedarf decken
- das voraussichtliche Zahlungsvolumen in einem kurzen Zeitraum
- die Typendokumentation, die zur Validierung des Kaufvorgangs erforderlich ist
Die Kreditorenbuchhaltungsabteilung kann auch mit anderen Abteilungen wie der Einkaufsabteilung in ihren Betrieben eine Schnittstelle bilden.
Beispielsweise würde ein kleiner Tante-Emma-Laden nur eine einfache Kreditorenbuchhaltung erfordern. Ein einziges Hauptbuch kann Rechnungen und Rechnungen in zwei Spalten aufzeichnen – eine für erhaltene Rechnungen und die andere für geleistete Zahlungen. Hier fungiert die Einkaufsabteilung gleichzeitig als Kreditorenbuchhaltung.
Die Abteilungen für die Kreditorenbuchhaltung größerer Unternehmen mit mehr Stakeholdern können mit diesem Single-Ledger-System nicht funktionieren. Sie würden Verfahren benötigen, die mehrere Schritte umfassen: Erhalt der Bestellung (PO) von der Einkaufsabteilung, Erhalt von Rechnungen vom Lieferanten, Abgleich der Details auf Bestellung und Rechnung, Validierung, Genehmigung und Rechnungszahlung an den Lieferanten.
In solchen Fällen ist ein ausgefeilterer Workflow unerlässlich, um den hohen Wert und das Volumen der Transaktionen effizient zu verwalten.
Ein einfacher Workflow des AP-Prozesses umfasst die folgenden Schritte:
Am Ende des Prozesses wäre der Betrag, der im ersten Schritt „zu zahlen“ war, keine Verbindlichkeit mehr. Es kann sein, dass interveniert wird Prozesse rund um Bestellungen, Überprüfungen und Genehmigungen, aber die fünf grundlegenden Schritte sind unerlässlich, um Fehler und Betrug bei Ausgaben zu vermeiden.
Mit dem AP-Prozess verbundene Dokumente
Je nach Umfang der Geschäftstätigkeit können die Kreditorenbuchhaltungsverfahren eines Unternehmens viele oder alle der folgenden Dokumente umfassen:
Bestellung – die PO: Die PO ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung, die das Unternehmen dem Verkäufer erteilt und die die Art des bestellten Produkts/der bestellten Dienstleistung sowie die vereinbarte Menge und die vereinbarten Preise angibt. Bei großen Unternehmen sind mehrere Einheiten am Bestellprozess beteiligt, darunter die Person/Abteilung, die die Waren/Dienstleistungen anfordert, die Einkaufsabteilung, die Kreditorenbuchhaltung, die Empfangsabteilung und der Verkäufer.
Wareneingangsmeldung: Die Wareneingangsmeldung ist eine Bestätigung des Erwerbs der bestellten Ware/Dienstleistung vom Anbieter. Die Angaben auf dem Empfangsbericht müssen mit denen auf der zuvor ausgestellten Bestellung übereinstimmen.
Lieferantenrechnung: Gleichzeitig mit oder nach Erhalt der bestellten Waren erhält das Unternehmen die Rechnung für das Produkt vom Lieferanten der Waren/Dienstleistungen. Auf der Geschäftsseite wird sie als Lieferantenrechnung bezeichnet. Die Verarbeitung der Lieferantenrechnung liegt in der alleinigen Verantwortung der Kreditorenbuchhaltung, die die Details auf der Rechnung durch einen Drei-Wege-Abgleich zwischen Bestellung, Empfangsbericht und Lieferantenrechnung überprüft und Zahlungen nach Genehmigung plant.
Gutscheine: Gutscheine werden manchmal verwendet, um die Vollständigkeit des Genehmigungsprozesses zu „bürgen“ – sie sind wie ein Index zu den unterstützenden Dokumenten wie Bestellung, Empfangsbericht, Lieferantenrechnung usw. und enthalten Informationen zu Genehmigungen, Fallnummern und andere damit verbundene Informationen diesen bestimmten Kauf.
Diese Dokumente werden in einer „offenen“ Akte aufbewahrt, bis die Zahlung vollständig verarbeitet wurde, danach wird sie als „geschlossen“ gekennzeichnet.
Nehmen wir zur Veranschaulichung an, dass ein Käufer, Buyer Inc., 10 USB-Sticks für das Unternehmen benötigt. Es erteilt seinem Lieferanten, Supplier Inc., eine Bestellung für die zehn Artikel zu einem Preis von beispielsweise 15 US-Dollar pro USB-Stick, die in fünf Tagen geliefert werden sollen. Die Bestellung wird von der Einkaufsabteilung erstellt, von der eine Kopie an Supplier Inc., eine an die Kreditorenbuchhaltung, eine an die begünstigte Abteilung und eine zur Aufbewahrung durch die Einkaufsabteilung gesendet wird. Wenn Supplier Inc. die USB-Sticks liefert, wird von ABC Inc. von der Einkaufsabteilung ein Empfangsbericht (oder ein Empfangsbericht) erstellt und die Kreditorenrechnung von der Kreditorenbuchhaltung eingereicht. An diesem Punkt führt die Kreditorenbuchhaltung einen Drei-Wege-Abgleich zwischen der Bestellung, dem Belegbericht und der Einkaufsrechnung durch, um zu prüfen, ob Beschreibung, Menge, Kosten und Bedingungen in allen drei Dokumenten übereinstimmen. Sobald die Übereinstimmung von der AP-Abteilung überprüft wurde, wird die Zahlung eingeleitet. Möglicherweise verfügen nicht alle Unternehmen über die Drei-Wege-Übereinstimmung, aber eine Zwei-Wege-Übereinstimmung zwischen der Bestellung und der Rechnung ist notwendig, um ein Missmanagement der Mittel zu verhindern.
Die Bedeutung des Kreditorenmanagements und des Kreditoren-Workflows
Die Verwaltung von Kreditorenprozessen ist entscheidend für das effiziente und fehlerfreie Funktionieren eines Unternehmens. Ihre Bedeutung ergibt sich aus folgenden Gründen:
- Es hilft, Rechnungen rechtzeitig zu bezahlen, was für die Kreditwürdigkeit des Unternehmens wichtig ist, und trägt dazu bei, gesunde Beziehungen zwischen dem Verkäufer und dem Unternehmen aufzubauen.
- Sofortige Zahlungen verhindern auch überfällige Gebühren, Strafen oder Verzugsgebühren.
- Die Kreditorenbuchhaltung hält Mehrausgaben in Schach und verhindert mehrfache/doppelte Zahlungen für dasselbe Produkt/dieselbe Dienstleistung.
- Es verfolgt die Bedürfnisse und Einkäufe des Unternehmens, was dazu beiträgt, Verzögerungen und Unterbrechungen im Tagesgeschäft des Unternehmens zu vermeiden.
- Es konsolidiert alle Kaufaktionen für einen einfachen Abruf.
- Die Kreditorenbuchhaltung eliminiert Betrug durch strenge Nachverfolgung und Kontrollen in jeder Phase des Prozesses.
- Es trägt zu einer besseren Verwaltung des Cashflows bei, indem es Zahlungen nur bei Fälligkeit ermöglicht, die von Anbietern angebotene Kreditfazilität nutzt usw.
Die Breite des AP-Prozesses
Der Prozess der Kreditorenbuchhaltung umfasst fast alle Zahlungen eines Unternehmens für Waren und Dienstleistungen; Die Gehaltsabrechnung ist jedoch nicht Teil des AP-Prozesses, sondern fällt unter die Klasse des Personalmanagements. Der AP führt Aufzeichnungen über alle finanziellen Aspekte der vom Unternehmen getätigten Einkäufe, was für Prüfungs- und Steuerzwecke von entscheidender Bedeutung ist.
Die Hauptziele des AP sind:
- Um sicherzustellen, dass Zahlungen rechtmäßig und korrekt sind
- Um vorzeitige Zahlungen oder dynamische Rabatte zu nutzen.
Die Integration interner Kontrollen in den Kreditorenprozess, insbesondere in automatisierte Prozesse, eliminiert betrügerische oder ungenaue Zahlungen und stellt gleichzeitig sicher, dass alle Rechnungen berücksichtigt werden.
Herausforderungen für den AP-Prozess
Einige häufige Herausforderungen bei der AP-Verarbeitung sind:
- Zeitverzögerungen: Dies gilt insbesondere bei der manuellen Kreditorenbuchhaltung, da Papierdokumente zwischen Tischen und Abteilungen verschoben werden müssen. Dies kann zu Verzögerungen bei der Bearbeitung einer Rechnung und der Zahlung an den Lieferanten führen. Verzögerungen im Kreditorenbuchhaltungszyklus können zu verspäteten Eingängen bestellter Artikel, schlechter Bonität, schlechten Beziehungen zu Lieferanten und Gebühren/Bußgeldern führen.
- Abgleichsfehler: Der Drei-Wege-Abgleich ist notwendig, um sicherzustellen, dass alle Kreditorenrechnungen korrekt bezahlt werden. Diskrepanzen können auftreten, wenn Dateneingabefehler oder falsche Rechnungsinformationen vorliegen, deren Identifizierung oder Behebung einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
- Ausnahmemanagement: Die Kreditorenbuchhaltung muss mit Ausnahmen wie unvollständigen und nicht übereinstimmenden Informationen in Rechnungen umgehen, was zu kostspieligen Verzögerungen führen kann.
- Unnötige Käufe: Das Fehlen angemessener Kontrollen und Kontrollpunkte im Kreditorenzyklus kann zu unnötigen oder nicht autorisierten Käufen führen.
- Betrug und Diebstahl: AP-Teams müssen ständig gegen Betrug und Diebstahl wachsam sein, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens.
- Fehlende Dokumente: Papierkram kann dazu führen, dass wichtige Dokumente wie Rechnungen verlegt werden und verloren gehen. Dies kann zu einer Vielzahl von Problemen im gesamten Kreditorenbuchhaltungszyklus führen, angefangen bei Reibungen mit dem Lieferanten bis hin zu verzögerten Abläufen.
- Doppelte Zahlung: Unstimmigkeiten und Ineffizienzen in der Dokumentation können dazu führen, dass eine einzelne Rechnung doppelt bezahlt wird. Doppelzahlungen können auch auftreten, wenn anstelle eines einzigen integrierten Systems mehrere Finanzsoftware verwendet wird.
- Blinde Flecken: Papier- und manuelle Prozesse sind mit Undurchsichtigkeit verbunden, die Kreditorenbuchhaltungsteams daran hindert, den Cashflow des Unternehmens in Echtzeit zu verfolgen.
- Kreditorenbuchhaltung auslagern Aktivitäten vs. Automatisierung von AP-Zuständigkeiten
Straffung des Kreditorenzyklus
Die Kreditorenbuchhaltung kann rationalisiert werden, indem alle relevanten Kreditorenbuchhaltungsdokumente zentralisiert und für einen einfachen Zugriff abgelegt werden. Eine solche Rationalisierung kann durch Automatisierung ermöglicht werden. Die Automatisierung dient folgenden Zwecken:
- Eliminiert Papierkram und reduziert dadurch die Bearbeitungszeit und die Fehlerquote
- Verknüpft Bestellungen und Rechnungen mit elektronischen Zahlungen, wodurch das vollständige Bild des Kreditorenzyklus dargestellt wird
- Hilft beim besseren Lieferantenmanagement & Verkäuferbetrug verhindern
- Ermöglicht einen problemlosen Drei-Wege-Abgleich
- Ermöglicht die Integration des Kreditorenprozesses mit anderen zentralen Geschäftssystemen wie ERP und CRM
- Ermöglicht die Einrichtung mehrerer Kontrollpunkte im Zyklus der Kreditorenbuchhaltung, um Mehrausgaben oder unnötige Einkäufe zu vermeiden
- Warnungen und Alarme können eingestellt werden, wenn Diskrepanzen in einer beliebigen Phase des Kreditoren-Workflows festgestellt werden
- Ermöglicht die Einrichtung von Zahlungsfristen
- Ermöglicht die Erstellung regelmäßiger Berichte, um die Ausgabenmuster des Unternehmens zu verstehen und sich auf Prüfungen und Besteuerung vorzubereiten
Automatisierung des AP-Verwaltungsprozesses
Es wird angenommen, dass der digital verbesserte Workflow für die Kreditorenbuchhaltung 1978 mit Visical begann, der ersten Tabellenkalkulationssoftware, die für die Kontenverwaltung verwendet werden konnte. Es folgte eine ähnliche Software, die Unternehmen bei der Computerisierung ihrer Buchhaltung unterstützen könnte. Heute umfasst der digitale Kreditorenprozess die Erfassung von Rechnungsdaten, die Kodierung von Rechnungen mit dem richtigen Konto und der richtigen Kostenstelle, die Genehmigung von Rechnungen, den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und deren Buchung zur Zahlung.
Eine Vielzahl von Workflow-Software für die Kreditorenbuchhaltung verwenden Funktionen wie z Optische Zeichenerkennung (OCR) und intelligente Datenerfassung (IDC) zur automatischen Erfassung wichtiger Daten wie Bestellnummer, Betrag und Datum. Sie verwenden auch voreingestellte Vorlagen, um alle mit dem AP-Management verbundenen Dokumente in digitale Versionen umzuwandeln.
In jüngerer Zeit werden alle Buchhaltungsaufgaben, einschließlich der Kreditorenbuchhaltung, mithilfe von KI-basierten Technologien automatisiert. Durch maschinelles Lernen kann das AP-System aus üblichen Elementen des Prozesses lernen und sinnvolle Vorschläge machen, wie diese Elemente in Zukunft gehandhabt werden können. Eine solche KI-Automatisierung der AP-Prozesse kann dem AP-Team mehr Zeit geben, sich den analytischen und administrativen Funktionen zu widmen, von denen das Unternehmen profitiert.
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