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Das Gesundheitswesen befindet sich in einer Zeit enormer Veränderungen. Glücklicherweise verbessern viele dieser Änderungen den Prozess für Patienten und medizinisches Personal. Durch diese Veränderungen erwarten Patienten jedoch zunehmend Automatisierung, Digitalisierung und sofortige Unterstützung, da die Technologie rasant voranschreitet und intelligente Geräte immer häufiger verfügbar werden.
Heutzutage möchten Patienten keine übermäßig zeitraubenden Aufgaben übernehmen. Als direkte Folge dieser Entwicklung konzentriert sich die Gesundheitsbranche auf die Verbesserung des Patientenerlebnisses.
Laut Forschung zur Patientenzufriedenheit Laut einer Studie des Altarum Institute Center for Consumer Choice in Health Care waren Ärzte der Ansicht, dass 76 % ihrer Patienten mit ihrer Versorgung zufrieden waren. Dennoch waren nur 39 % der Patienten mit ihrer Behandlung zufrieden.
Häufig besteht eine Kluft zwischen Patient und Behandler, die sich auf Ihre Praxis auswirken kann. Einer der wichtigsten Aspekte dabei ist der erste Eindruck, den Sie hinterlassen, einschließlich des Onboarding-Prozesses, den Sie bei neuen Patienten durchlaufen.
In diesem Artikel wird der Arbeitsablauf bei der Aufnahme neuer Patienten eingehend untersucht. Dieser ist ein wesentlicher Bestandteil für die hervorragende Patientenerfahrung, die medizinisches Fachpersonal anstrebt.
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Was ist Patienten-Onboarding?
Die Registrierung neuer Patienten und die Einweisung in Ihre Gesundheitseinrichtung wird als „Patienten-Onboarding“ bezeichnet. Der Prozess des Patienten-Onboardings bleibt in Arztpraxen häufig unbemerkt. Eine Perfektionierung dieses Prozesses kann jedoch möglich sein zeigen sofortige Ergebnisse bei der Patientenzufriedenheit.
Patienten können einen ungünstigen ersten Eindruck von der Praxis gewinnen, wenn der Prozess der Aufnahme eines neuen Patienten schwer zu verstehen ist, übermäßig viel Zeit in Anspruch nimmt oder auf altmodischen Methoden wie dem Ausfüllen seitenlanger Papiere beruht Formen. Durch Maßnahmen zur Beschleunigung des Onboarding-Prozesses vermitteln potenzielle Patienten jedoch den Eindruck, dass Ihre Einrichtung nicht nur eine schnelle und bequeme, sondern auch persönliche Versorgung bietet.
Die Aufnahme neuer Patienten kann stressig sein und viel Zeit und Mühe erfordern. Du kannst Reduzieren Sie Stress, Zeit und Mühe der Aufnahme neuer Patienten ohne Einbußen bei der Patientenzufriedenheit durch ein papierloses Aufnahmeverfahren.
Um Ihren Patienten einen guten Start zu ermöglichen, müssen Sie einen effizienten digitalen Workflow etablieren, der aus den folgenden vier wesentlichen Komponenten besteht:
- Effektive und effiziente Patientenaufnahme
- Datensicherheit
- Patientenfeedback
- Datenspeicherung und -weiterleitung
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Die Vorteile der papierlosen Patientenaufnahme
Dokumentation spielt seit jeher eine wichtige Rolle im Gesundheitswesen. Ärzte brauchen Patienten, um unter anderem Aufnahmeunterlagen auszufüllen, Einverständniserklärungen zu unterzeichnen und Zugang zu ihren Informationen zu erhalten.
Eine papierlose Patienten-Onboarding-Lösung, die Sie vollständig mit Ihren bestehenden Systemen verbindet, ist jetzt eine Notwendigkeit. Da die Fernpflege zu einer absoluten Voraussetzung für Anbieter auf der ganzen Welt wird, bietet das papierlose Patienten-Onboarding eine effektive Lösung zur Förderung der Fernpflege.
Hier sind nur einige der Vorteile, die Sie erwarten können, wenn Sie das papierlose Onboarding von Patienten implementieren:
- Kontaktlose Dokumentation: Durch die papierlose Patienteneingliederung können Sie die durch Patientenaufnahme und -vereinbarungen verursachten Zeitbeschränkungen verringern und gleichzeitig ein sicheres und kontaktloses Erlebnis für Patienten und interne Abteilungen bieten.
- Zugängliche und durchsuchbare Wissensdatenbanken: Durch die papierlose Patientenaufnahme können Sie die Datenerfassung und Aufzeichnungen optimieren. Sie können zentralisierte Content-Repositories nutzen, die für alle erforderlichen Abteilungen frei zugänglich und durchsuchbar sind. Dadurch können Ihre Mitarbeiter effizienter arbeiten, sodass mehr Zeit für die Patientenversorgung bleibt und gleichzeitig das Risiko von Dateneingabefehlern verringert wird.
- Datenverfolgung: Durch das papierlose Patienten-Onboarding können Sie außerdem Vereinbarungen verwalten und aktualisieren, indem Sie signierte Dokumente mit Ihrer Content-Management-Software verbinden. Dieser Prozess ebnet den Weg für eine papierlose Nachverfolgung und Änderungsverwaltung.
- Fernzugriff: Mithilfe einer papierlosen Patienten-Onboarding-Lösung können Sie den kontaktlosen Check-in weiter optimieren und so Ihren Patienten den Aufenthalt in Ihrer Praxis erleichtern. Mit dieser Lösung können Patienten von jedem Ort aus Termine buchen und sich anmelden.
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Best Practices für ein effizientes Patienten-Onboarding
Jeder Schritt der Patientenreise sollte sich auf den Patienten konzentrieren. Den Patienten im Mittelpunkt zu behalten, gibt ihm ein Gefühl von Wert und Wichtigkeit, während er in Ihrer Praxis behandelt wird. Mit digitalen Gesundheitsprozessen können Gesundheitsdienstleister ihre Fähigkeiten erweitern und ihre Patienten überall treffen, um ein angenehmeres Erlebnis zu haben.
Patienten können ihre bevorzugten Geräte verwenden, um Anamnesedaten auszutauschen, wichtige Papiere zu unterschreiben und Termine zu verwalten. Dieser Prozess nutzt Online-Datenerfassung, Dokumentenerstellung und eSignatur-Erfassung für eine absolut sichere Transaktion. Digitale Workflows reduzieren den Bedarf an langwierigen, veralteten Verfahren und Prozessen, die anfällig für menschliche Fehler sind.
Folglich werden die folgenden Empfehlungen Ihren Onboarding-Prozess für neue Patienten verbessern und Ihnen dabei helfen, eine solide Grundlage für Ihre Verbindungen zu neuen Patienten zu schaffen.
Bereitstellung von Online-Zugriff auf Patientenformulare
Die Verwendung von Papierformularen in medizinischen Berufen ist eine der ineffizientesten Praktiken. Die Patienten sind meist schon unter Zeitdruck und viele sind krank. Formulare sind das Letzte, womit sie sich beschäftigen wollen, wenn sie in einem geschäftigen Wartebereich sitzen.
Das Durcheinander von Papier ist nicht nur ein Problem für Patienten. Fast ein Drittel der Ärzte gaben an, mindestens 20 Stunden pro Woche mit Papierkram und anderen administrativen Tätigkeiten zu verbringen.
Die Umstellung auf Online-Patientenaufnahmeformulare ist der erste Schritt zur Optimierung Ihres Onboarding-Prozesses für Patienten. Neue Patienten werden gebeten, diese Formulare auszufüllen, um ihre Krankengeschichte, Kontaktinformationen und andere relevante Informationen anzugeben. Die Einverständniserklärung der Patienten kann durch elektronische Signaturen eingeholt werden, mit denen Sie Geschäftsbedingungen einbinden können. Patienten können alle erforderlichen Unterlagen ausfüllen, bevor sie in Ihrer Klinik ankommen, wodurch die Wahrscheinlichkeit verringert wird, dass sie sich bei ihrer Ankunft in Eile fühlen.
Darüber hinaus kann Ihr Personal mit Hilfe dieser Systeme, die keine manuelle Verwaltung erfordern, mehr Zeit für strategisches Arbeiten und weniger Zeit für mühsame Dateneingabe aufwenden.
Bewahren Sie die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer Daten
Die Einbindung von Online-Formularen und geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) für neue Patienten ist ohne Bezugnahme auf die nicht möglich Krankenversicherungs-Portabilitäts- und Rechenschaftsgesetz (HIPAA). Sie müssen bestimmte Vorkehrungen treffen, um die Integrität und Vertraulichkeit geschützter Gesundheitsinformationen zu wahren.
Der Schutz der sensiblen Gesundheitsdaten von Patienten, die über Online-Aufnahmeformulare gesammelt werden, ist für die papierlose Aufnahme von Patienten von entscheidender Bedeutung. Es verringert die Wahrscheinlichkeit einer Sicherheitsverletzung und erleichtert den Erwerb und die Aufrechterhaltung des Vertrauens der Patienten.
Zusätzlich zur Verwendung von HIPAA-konformen Formularen können die folgenden zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen dazu beitragen, die Einhaltung und Vertraulichkeit während des Onboarding-Prozesses zu gewährleisten:
- Zugangskontrolle: Durch die Implementierung von Zugriffskontrollen können Sie genau überwachen, wer Zugriff auf die gesammelten Daten hat. Um Patienten- und Praxisdaten zu schützen, können Sie individuelle Benutzerberechtigungen basierend auf Verantwortlichkeiten einrichten.
- Prüfung und Protokollierung: Sie sollten damit rechnen, Prüfprotokolle mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren und die Benutzeraktivitäten in Ihren Konten zu verfolgen, was dazu beitragen kann, potenzielle Datenschutzverletzungen oder Probleme in Bezug auf die Datensicherheit aufzudecken.
- Datenverschlüsselung: Die Verschlüsselung schützt Patientendaten, indem sie mit einem Schlüssel verschlüsselt werden, der nur von jemandem entschlüsselt werden kann, der Zugriff auf den Verschlüsselungsschlüssel hat. Selbst wenn Hacker Zugriff auf Dateien erhalten, sind ihre Informationen ohne einen Entschlüsselungsschlüssel nicht zugänglich.
- Inaktivitäts-Timeouts: Indem Sie Benutzersitzungen so einstellen, dass sie nach einer vorbestimmten Inaktivität ablaufen, können Sie die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Patienten- oder Praxisdaten auf einem inaktiven Gerät zugänglich sind.
Ein entscheidender Schritt in Ihrem papierlosen Onboarding-Verfahren für Patienten ist die sichere Speicherung und Weiterleitung der ePHI, die Sie von Patienten erhalten. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Ihre Arbeitsabläufe erheblich rationalisiert und Ihre Datengenauigkeit erhöht werden.
- Datenspeicher: Von neuen Patienten werden häufig eine Menge Informationen angefordert, darunter grundlegende Identifizierungsdaten, eine Krankengeschichte und ein Versicherungsnachweis. Sie können die Daten sofort in einer sicheren Datenbank speichern, wenn Sie diese Informationen über Online-Formulare sammeln. Wenn ein Patient auf „Senden“ klickt, werden Informationen über diesen Patienten in die erforderliche Datenbank eingegeben, wo autorisierte Benutzer darauf zugreifen können, um die Versicherung zu überprüfen oder Behandlungspläne zu erstellen.
- Datenrouting: Der Patientenfluss kann verbessert werden, indem sichere Methoden verwendet werden, um ePHI automatisch zu übermitteln, um wichtige Formulare auszufüllen oder Aufzeichnungen zu erstellen. Da die Daten nicht manuell von Punkt A nach Punkt B verschoben werden müssen, können auch Datenfehler reduziert werden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, das Datenrouting zu implementieren:
- Email: Wenn Daten übermittelt werden, wird eine einfache E-Mail-Nachricht an die Mitarbeiter gesendet, die sie darüber informiert, dass neue Daten zur Datenbank hinzugefügt wurden. Sie können in diesen E-Mails einen Link zu den in der Datenbank gespeicherten Einreichungsdaten einfügen. Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung von E-Mail-SMTP, das den Vorteil hat, dass E-Mails über einen privaten Server gesendet werden, wodurch die Übermittlungsdaten direkt in die E-Mail aufgenommen werden können.
- Systeme von Drittanbietern: Übermittlungsdaten können über Integrationen, APIs und Webhooks an Anwendungen von Drittanbietern weitergeleitet werden, wenn die Verbindungen HIPAA-konform sind. Um Patientenakten zu generieren und zu aktualisieren, können Sie eine CRM-Schnittstelle wie Salesforce verwenden, um ePHI von einem Online-Formular an das CRM zu übergeben.
- E-Signatur-Sammlung: Übermittelte Daten können auch zur Vervollständigung wichtiger Papiere verwendet und für elektronische Signaturen übermittelt werden. Sie können alle Formulare auf einem Computer, Tablet oder Mobiltelefon unterzeichnen. Außerdem können Sie das System so einrichten, dass Erinnerungen ausgegeben werden, um die Schnelligkeit zu fördern.
Fragen Sie Patienten nach ihrer Meinung und ihrem Feedback
Sobald die Patienteninformationen elektronisch eingeholt wurden und der zuständige Arzt den Patienten untersucht hat, ist es an der Zeit herauszufinden, wie zufrieden er mit seiner gesamten Erfahrung war.
Diese Funktion kann am effizientesten erreicht werden, indem allen neuen Patienten eine Umfrage zur Patientenzufriedenheit gesendet wird, in der sie gebeten werden, ihre Gesamterfahrung zu bewerten, einschließlich des Onboarding-Prozesses.
Suchen Sie nach Trends, die Ihnen helfen könnten, das Gesamterlebnis zu verbessern. So können Sie sicherstellen, dass Sie alles tun, um Ihren Patienten einen reibungslosen und qualitativ hochwertigen Besuch zu ermöglichen.
Ein schnelles und bequemes Onboarding-Verfahren ist von entscheidender Bedeutung, da es den ersten Eindruck des Patienten von Ihrer medizinischen Einrichtung vermittelt. Ein Ansatz zur Beschleunigung des Prozesses ist die Verwendung sicherer, papierloser Formulare. Patienten können ihre Daten zu einem Zeitpunkt und an einem Ort ihrer Wahl übermitteln, und zwar mit der Gewissheit, dass ihre Daten sicher und geschützt sind.
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Zusammenfassung
Zeit ist heutzutage das wertvollste Gut, das es gibt. Daher ist die Implementierung alter, traditioneller Onboarding-Prozesse anstelle von papierlosen Prozessen kontraproduktiv und verschwenderisch für alle Parteien.
Erstellen Sie als ersten Schritt in Ihrem Plan ein papierloses Onboarding-Verfahren für Patienten, um die allgemeine Patientenerfahrung in Ihrer Gesundheitseinrichtung zu verbessern. Da die Gesundheitsversorgung persönlich und invasiv sein kann, ist es wichtig, den Einzelnen zu beruhigen und seine Belastung von Beginn seiner Erfahrung an zu verringern.
Letztendlich spart die Implementierung von Online-Arbeitsabläufen im Gesundheitswesen Zeit für Ihr Backoffice, optimiert die Patientenerfahrung und bewahrt wichtige Patientengesundheitsinformationen.
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