Haben Sie jemals das Gefühl, dass Sie nicht genug Zeit haben oder im Papierkram ertrinken?
Wenn ja, sind Sie nicht allein. Die meisten Fachleute sind sich einig, dass die manuelle Verwaltung von Dokumenten viel Zeit in Anspruch nimmt. Zeitung von heute Dokumenten-Management und Ablagemethoden sind teuer, verschwenderisch und oft ineffektiv. Nach den Fakten,
- Die gewöhnlichen nordamerikanischen Verwendungen 504.84 Pfund Papier pro Jahr.
- Die Einreichung eines Dokuments kostet $20, das Auffinden eines verlorenen Dokuments kostet 120 US-Dollar, und die Reproduktion eines Dokuments kostet 220 US-Dollar.
In der heutigen schnelllebigen Welt muss es jedoch einen besseren Ansatz geben. Es gibt Dokumentenautomatisierung Software zum Glück.
Wir werden in den folgenden Abschnitten mehr über die Top 11 der Dokumentenautomatisierungssoftware erfahren, um herauszufinden, wie sie Ihnen helfen können, Stunden Ihrer Zeit zu sparen.
Falls Sie es eilig haben, Nanonetze ist unsere erste Wahl als Plattform zur Dokumentenautomatisierung, gefolgt von Adobe und Documate. Hier ist eine Momentaufnahme des Vergleichs.
Die 10 besten Software zur Dokumentenautomatisierung im Jahr 2023
Was ist Dokumentenautomatisierungssoftware?
Dokumentenautomatisierung Software hilft Ihnen, Zeit zu sparen, indem sie Ihre Unternehmensabläufe rationalisiert. Benutzer können mit dieser Art von Software Dokumente basierend auf verschiedenen Datenpunkten erstellen, ändern, bearbeiten und verwalten.
Die Verwendung erleichtert das Erstellen dynamischer, bearbeitbarer Vorlagen, die zum Erstellen häufig verwendeter Dokumente verwendet werden können. Mithilfe von Dokumentenautomatisierungssoftware können Sie schnell eine breite Palette von Dokumenten erstellen, darunter Verträge, Angebote, Formulare, Vorschläge und mehr.
Die 11 besten Dokumentenautomatisierungssoftware für Ihr Unternehmen.
1. Nanonetze [Starten Sie Ihre kostenlose Testversion]
Nanonetze ist ein No-Code-Dokument Automatisierungsplattform. Nanonets können alle Aspekte von Dokumentenprozessen automatisieren, von Dokumentenerfassung, Dokumentenprüfung, Genehmigungsworkflows, Incident Management, Dokumentenspeicherung und mehr.
Benutzer können Nanonets zur Automatisierung verwenden manuelle Dateneingabe aus Dokumenten und verbessern die Dokumentenverarbeitungsgeschwindigkeit. Nanonets können in Minuten mit über 5000 Software integriert werden.
Nanonets hat eine fortgeschrittene OCR-API das Dokumenttypen erkennt, relevante Informationen aus den Dokumenten extrahiert und Dokumente in Minuten digitalisiert. Mit Nanonets-Workflows können Sie jeden Prozess automatisieren, wie z. B. das Onboarding von Kunden, ID-Überprüfung, Rechnungsprozesse, Konto Verbindlichkeiten, und mehr mit einem Klick auf eine Schaltfläche.
Nanonets verfügt über mehrere Vorlagen zur Automatisierung Prozesse dokumentieren, aber Sie können auch Ihr eigenes KI-Modell in <15 Minuten erstellen.
Vorteile
- Erfassen Sie ganz einfach Dokumente aus Datenquellen wie Gmail, Drive, Outlook und mehr.
- Extrahieren Sie Daten aus Dokumenten mit >95% Genauigkeit
- Erweiterte OCR-API
- Easy-to-use-Schnittstelle
- No-Code-Plattform
- Automatisieren Sie jeden Prozess mit Workflows
- Erstellen Sie komplexe Logikfunktionen, um Dokumente zu überprüfen
- Vorlagen und einfache Anpassungsoptionen
- Große Auswahl an Integrationen
- Rollenbasierte Zugriffssteuerung
- Buchungskontrolle Protokolle
- Transparente Preise – Preispläne prüfen
- 24 × 7 Unterstützung
Nachteile
- Keine Dokumentgenerierungsoptionen – Kann mit Microsoft Word integriert werden, um Dokumente direkt einzugeben
- Kann nicht für E-Signaturen verwendet werden – Kann in andere E-Signatur-Software integriert werden
- Keine mobile App
Mehr als 30,000 Benutzer vertrauen Nanonets für die Automatisierung von 30 Millionen Dokumenten unterwegs! Das sagen unsere Superkunden über Nanonets.
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2. PandaDoc
PandaDoc ist eine Dokumentenautomatisierungssoftware, die speziell zur Optimierung des Verkaufsprozesses entwickelt wurde. Es ermöglicht Benutzern das einfache Erstellen, Überprüfen und E-Signieren von Vorschlägen, Kostenvoranschlägen und Verträgen. Der Drag-and-Drop-Editor, Uploads mit einem Klick und eine Sammlung gut gestalteter Vorlagen machen das Erstellen neuer Dokumente einfach.
Darüber hinaus ermöglicht die Software den Benutzern, die Kundeninteraktion mit gesendeten Dokumenten zu überwachen und Echtzeit-Benachrichtigungen für notwendige Aufmerksamkeit zu erhalten. Es ist jedoch möglicherweise nicht für die Dokumentenautomatisierung außerhalb des Verkaufsprozesses geeignet, und der Startpreis für die Software beträgt 19 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Erweiterte Dokumenten-Workflow-Funktionen sind nur in den Business- und Enterprise-Plänen verfügbar, die bei 59 $/Benutzer/Monat beginnen.
Vorteile:
- Saubere und einfach zu verstehende Benutzeroberfläche
- Vorinstallierte Vorlagen verfügbar
- Benutzerfreundlichkeit
- Große Auswahl an Integrationsmöglichkeiten
- Verfolgt, wie oft ein potenzieller Kunde ein Angebot liest
- Ermöglicht das Hinzufügen anderer Felder und anderer Informationen
- Elektronische Unterschrift
- Sehr anpassbar
- Reibungslose Benutzerleistung und Inhaltsberichte
Nachteile:
- Schlechte Integration mit CRMs
- Hohe Preise für Automatisierungsfunktionen und große Teamgröße
- Die Benutzeroberfläche könnte zunächst überwältigend sein
- Textfelder sind schwer zu bearbeiten
- Verwirrende Menülayouts mit vielen Bildern und Optionen in jeder Menüoption
- Schwierigkeiten bei der Formularbenennung
- Es sind mehrere Benutzer erforderlich
- Die Funktionalität zum Verschieben von Kacheln innerhalb von Vorlagen kann verbessert werden
- Mehr Tutorials wären hilfreich
- Schwierig, Dokumentprozesse zu ändern
- Keine bedingte Logik in Formularen
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3. Jotform PDF-Editor
Jotform kann Ihre Dokumente hübsch und professionell aussehen lassen, indem es die Drag-and-Drop-Bearbeitung und über 1,200 vorgefertigte Vorlagen verwendet, die Sie an Ihr Unternehmen anpassen können. Obwohl Jotform noch neu bei der Erstellung von Dokumenten ist, kann es für große Unternehmen gut sein, die Formulare auf ihre Websites stellen möchten, um Informationen von Kunden zu erhalten.
Vorteile der Verwendung von Jotform
- Leicht verständliche Tabellen
- Ermöglicht Kunden die Auswahl des richtigen Produkts anhand einer Reihe von Fragen
- Keine Einrichtungsgebühr
- Kostenlose/Freemium-Version
- Antwortverfolgung
- Echtzeitergebnisse
- Beste für Formularverarbeitung
Nachteile der Verwendung von Jotform
- Intermittierende Langsamkeit
- Schaltfläche zum Deaktivieren des nicht automatischen Speicherns
- Probleme beim Synchronisieren von Informationen zwischen Smartphone-App und Web
- Leichte Verbesserungen sind für die Benutzerfreundlichkeit erforderlich
- Für die meisten Benutzer nicht unbedingt intuitiv
- Falsche Ausrichtung beim PDF-Download
- Optionen für den Export nach Excel sollten intelligenter gestaltet werden.
- Die E-Mail-Bearbeitung könnte durch eine größere Auswahl an Vorlagen verbessert werden.
- Das massive Wasserzeichen am unteren Rand des Formulars
- Tabellenfelder können nur aus Formularen aktualisiert werden, nicht umgekehrt
- Der telefonische Kundenservice und der Chat-Support können verbessert werden
- Versteckte Preise
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4. Dokumentieren
Documate ist benutzerfreundlich und ohne Code Verwaltungssoftware für Rechtsdokumente. Es ermöglicht Benutzern, einzigartige Online-Formulare zu entwerfen, die Word- oder PDF-Dokumente automatisch mit Daten füllen.
Um Rechtshilfeorganisationen bei der Erstellung kundenorientierter Prozesse zu unterstützen, hat ein Team von Anwälten und Technologen anfangs Documate ins Leben gerufen. Obwohl Rechtsanwälte die Hauptkunden der Software zu sein scheinen, kann jedes Unternehmen Papiere mit den einfachen Einrichtungen von Documate erstellen. Der Startpreis beträgt 99 US-Dollar pro Monat mit einer Beschränkung auf zehn Workflows.
Vorteile der Verwendung von Documate
- Gute plattformübergreifende Arbeit wie Windows und Mac
- Mehr Kontrolle über unsere Daten
- Leicht anpassbare Fragebögen
- Erzeugt Vereinbarungen und Preislisten
- Verringert menschliches Versagen
Nachteile der Verwendung von Documate
- Grundlegende Dokumentenverwaltungsfunktionen
- Nicht alle Funktionen in der Anfangsstufe
- Teuer für mehr Funktionen
- Keine Premium-Beratungs-/Integrationsdienste
- Langer Implementierungsprozess
- Das Einfügen des Codes erfordert eine Fehlerbehebung
- Weniger Farben und Designthemen
- Richtet sich an Anwälte
- Gut für kleine Unternehmen
- Nicht großartig legale OCR Sie
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5. Vorlage
Templafy ist eine Plattform, die großen Unternehmen hilft, wichtige Informationen und Materialien im gesamten Unternehmen zu verwalten, zu aktualisieren und zu teilen. Manager und Compliance-Teams können steuern, welche Informationen verwendet werden, indem sie sicherstellen, dass nur genehmigte Informationen verwendet werden, indem sie Berechtigungen festlegen.
Mitarbeiter können Templafy verwenden, um wichtige Dokumente wie Verträge, Angebote und Verkaufsmaterialien mithilfe der Tools in ihrer Textverarbeitungssoftware einfach zu erstellen. Templafy eignet sich gut für größere Unternehmen mit mindestens 50 Benutzern.
Vorteile der Verwendung von Templafy
- Einfache Benutzeroberfläche, um Entscheidungen zu treffen und Ergebnisse anzuzeigen
- Es legt die Macht der Anpassung in die Hand des Benutzers
- Schnell aufgebaut und leistungsstark
- Großartige Kundenbetreuung
- Höhere Produktivität
Nachteile der Verwendung von Templafy
- Webbasierte Benutzeroberfläche und Unabhängigkeit von Microsoft-Software
- Die Software hatte früher Schwierigkeiten mit der doppelten Authentifizierung für bestimmte Benutzer.
- Die Software ermöglicht vorerst kein Deep-Link-Sharing.
- Derzeit ist keine Smartphone-Version verfügbar.
- Ausgerichtet auf die Dokumentenerstellung und nicht auf die Automatisierung von Dokumentenprozessen
- Teuer für kleine Unternehmen
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6. Conga
Conga Composer kann Ihre Antwort sein, wenn Ihr Vertriebsteam eine Dokumentenautomatisierungssoftware zur Verwendung mit Salesforce sucht. Conga entwickelt native Salesforce-Lösungen, die Salesforce-Daten integrieren mit Prozessen und automatisierter Dokumentenerstellung.
Conga bietet auch eine Vielzahl von zusätzlichen Salesforce-bezogenen Dokumentenverwaltungsanwendungen. Sie müssen sich für ein Angebot mit dem Unternehmen in Verbindung setzen, da die Preisgestaltung auf personalisierter Basis erfolgt.
Vorteile der Verwendung von Conga
- Unterstützt mehrere Benutzer
- Salesforce Integration
- Elektronische Unterschriften
- Transparenz von Änderungen zwischen Teammitgliedern
- Kunden können die Vereinbarungen ziemlich schnell unterschreiben
- Zieht alle Angebotsinformationen einfach ein
Nachteile der Verwendung von Conga
- Die Benutzeroberfläche kann interaktiver sein
- Es verwendet weiterhin veraltete VF-Seiten.
- Der Ablauf des Template Builders kann verbessert werden
- Die Zertifizierungswartung ist relativ schwierig
- Komplexes Setup – Es erfordert Training und praktische Erfahrung, um dies unabhängig einzurichten.
- Es ist eine Herausforderung, Verträge mit der übergeordneten Funktion zu replizieren.
- Einige Composer-Einstellungen können nicht direkt aus dem Solution Builder hinzugefügt werden.
- Fehler melden
- Salesforce Lightning unterstützt nicht alle Produktfunktionen
- Die Formatierung ist unzureichend
- Manchmal kann es schwierig sein, Felder für Fotos oder Unterschriften zusammenzuführen.
Verwenden Sie eine Dokumentenautomatisierungssoftware, die sich in jede Software integrieren lässt und alle Versprechen hält. Schließen Sie sich 10,000 Benutzern bei der Automatisierung von Dokumenten auf Nanonets an.
7. Specht
Kleine und einzelne Anwaltskanzleien, die nach einer für ihre Anforderungen geeigneten Software zur Dokumentenautomatisierung suchen, werden dieses Microsoft Word-Add-In lieben. Benutzer können Vorlagen erstellen und Dokumenterstellungsprozesse mit Woodpecker automatisieren, alles innerhalb von Word.
Benutzer können ihre optimieren Prozesse dokumentieren mit über 2,000 Softwareverbindungen, die die offene API von Zapier und Woodpecker verwenden. Die Kosten beginnen bei 39 $ pro Monat (für einen Jahresplan) mit Einschränkungen
Vorteile der Verwendung von Woodpecker
- Beschleunigt die Erstellung von Rechtsdokumenten
- Integration mit Microsoft Word
- Einfaches Hinzufügen von Variablen über die Seitenleiste
- Gut für die Dokumentenzusammenstellung
Nachteile der Verwendung von Woodpecker
- Richtet sich an Rechtsanwender
- Ungeschickte Benutzeroberfläche
- Es hat eine Lernkurve – nicht intuitiv genug
- Nicht gerade Dokumentenautomatisierung – eher in Richtung Dokumentenerstellung und -Templatisierung
8. Adobe Acrobat DC
Adobe Acrobat ermöglicht Ihnen das einfache Erstellen, Bearbeiten, Konvertieren, Freigeben, Signieren und Zusammenführen von Dokumenten mit Acrobat innerhalb der Adobe-Plattform. Als Ergebnis können Sie flüssige digitale Erlebnisse erstellen, die es Ihrem Team einfach machen, jederzeit und überall von jedem Gerät aus zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren.
Mit Adobe Document Automation können Unternehmen PDF-Dokumente im Word-, Page- oder PPT-Format erstellen. Mit der Dokumentengenerierungs-API können Sie Code in Ihr Word-Dokument einfügen, um Rechnungen oder andere PDF- oder Word-Dokumente automatisch zu erstellen.
Vorteile der Verwendung von Adobe
- Intuitive Benutzeroberfläche
- Erstellen Sie automatisch PDF-Dokumente anhand einer Vorlage
- Passwortschutz für mehr Sicherheit
- Audio-Sprachfähigkeit
Nachteile der Verwendung von Adobe
- Teuer im Vergleich zu anderen Tools
- Der kostenlosen Version fehlen grundlegende Funktionen
- Die OCR-API erfasst Text nicht perfekt.
- Fehlende Integrationen
- Sie können einem einzelnen Dokument nicht mehrere Signaturen hinzufügen
- Längere Ladezeit
- Zur Automatisierung müssen Sie die Adobe Pro Wizard-Version verwenden
- Kann keine Dokumentprozesse wie automatisieren Zulassungen oder Überprüfung.
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9. BRYTER
Expertenteams wie Legal und Compliance können ihr Fachwissen mit Bryter digital zugänglich machen.
Die No-Code-Plattform von Bryter kann Dokumente generieren und Dokumenten-Workflows verwenden, um Dokumentenprozesse zu automatisieren. Bryter kann digitale Anwendungen erstellen, ohne eine einzige Codezeile zu schreiben. Bryter arbeitet daran, die Digitalisierung in Organisationen mit einfachen, aber leistungsstarken Anwendungen zu ermöglichen. Es werden keine Preisinformationen bereitgestellt.
Vorteile der Verwendung von Bryter
- Keine Codeplattform
- Vorhandene Vorlagen für die Dokumentenautomatisierung
- Erweiterte Datenvisualisierung
Nachteile der Verwendung von Bryter
- Spekulatives Design
- Es sind Anstrengungen erforderlich, damit es funktioniert
- Auf Vertragserstellung ausgerichtet
- Schwer einzurichten
- Vorlagen sind nicht sehr intuitiv zu verwenden
- Es fehlen Zugänglichkeitsfunktionen
10 XaitPorter
XaitPorter enthält einen integrierten Workflow, der auf einer Datenbank basiert, um die Wiederverwendung von Informationen zu erleichtern, und handhabt automatisch Formatierung, Layout und Nummerierung. Ausschreibungen, Verträge, Lizenzanträge, Feldentwicklungspläne, nützliche Berichte, Jahresberichte und viele andere Dokumente können mit XaitPorter automatisiert werden.
Formatierung, Layout und Nummerierung werden automatisch übernommen. XaitPorter stellt sicher, dass unsere Kunden ihr Material effektiver verwalten, aufbewahren und nutzen können, da es auf einer Datenbank basiert.
Vorteile der Verwendung von Xait
- Automatisiert die Dokumentenerstellung und PDF-Erstellung
- Kann Workflows verwenden, um die Dokumentenerstellung zu automatisieren
- Option zur Archivierung früherer RFPs
- Einfach zu bedienen
- Verbessert die Zusammenarbeit an Dokumenten und die gemeinsame Dokumenterstellung
Nachteile der Verwendung von Xait
- Ausgerichtet auf die gemeinsame Erstellung von Dokumenten
- Keine erweiterten Funktionen zur Automatisierung von Dokumentenprozessen
- Keine Preise angegeben
- Die neue Version hat Fehler beim Verstehen von Tabellen
- Der Word-Import ist nicht fehlerfrei
- UI könnte besser sein
- Dashboards sind schwer zu verstehen
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Der Blog listet die besten auf dem Markt verfügbaren Tools zur Dokumentenautomatisierung auf. Versuchen Sie, Ihre Anforderungen mit den Funktionen der Tools zur Dokumentenautomatisierung zu vergleichen. Probieren Sie ihre kostenlosen Testversionen aus und wählen Sie das beste Automatisierungstool aus.
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Hier ist die Momentaufnahme des Vergleichs der führenden Dokumentenautomatisierungsplattform auf dem Markt.
Die Auswahl der besten Dokumentenautomatisierungsplattform kann für die erfolgreiche Implementierung der Automatisierung im gesamten Unternehmen von entscheidender Bedeutung sein. Finden Sie das richtige flexible, anpassbare System, das Ihren Anforderungen entspricht. Bei so vielen Anbietern auf dem Markt erfordert diese Entscheidung viel Recherche. Aber keine Sorge. Wir sind hier, um den Prozess der Auswahl von Anbietern für die Dokumentenautomatisierung zu vereinfachen.
Bewerten Sie Anbieter anhand der folgenden Kriterien und finden Sie die beste Lösung.
- Dokumenttyp
- Genauigkeit von OCR-Modellen
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FAQs
Welche Vorteile bietet die Verwendung einer Dokumentenautomatisierungsplattform?
Reduzieren Sie manuelle Fehler und sparen Sie Zeit
Software zur Dokumentenautomatisierung hilft, Zeit zu sparen, indem verschiedene sich wiederholende Vorgänge automatisiert werden, z. B. das Hinzufügen von Kopfzeilen, Seitenzahlen und Tabellen sowie die Formatierung, z. B. Schriftgröße und Layout. Das manuelle Vorbereiten von Papieren in erheblichen Mengen trägt auch dazu bei, die Möglichkeit menschlicher Fehler zu verringern.
Nanonets können durch die Automatisierung manueller Prozesse mehr als 90 % der Zeit einsparen. Sehen Sie, wie Sie auch Ihre Zeit sparen können.
Papierprozesse verbessern und standardisieren
Software zur Dokumentenautomatisierung erleichtert die Erstellung von Dokumenten, die dem Branding Ihres Unternehmens entsprechen. Benutzer können Vorlagen mit den üblichen Textmerkmalen (Typ, Schriftgröße, Farbe und Dateiname), einem Firmenlogo und Kontaktinformationen erstellen und speichern. Das Programm gibt Ihnen die vollständige Kontrolle über das Branding bei der Verteilung von kundenorientierten Geschäftspapieren.
Visuelle Konsistenz
Um eine starke Markenpräsenz und Professionalität (Corporate Identity) zu bewahren, müssen alle Ihre Papiere das gleiche Erscheinungsbild haben und überall das gleiche Logo, die gleiche Schriftart, Größe und Farben verwenden. Alle Ihre Publikationen können diese ästhetische Einheitlichkeit aufweisen.
Was ist Dokumentenautomatisierungssoftware?
Dokumentenautomatisierungssoftware ist eine Software, die jeden Aspekt des Dokumentenlebenszyklus automatisiert, wie Dokumentenerstellung, Zusammenarbeit, Datenextraktion, Speicherung und mehr. Dies kann das Zusammenführen von Datenfeldern in Vorlagen, das Generieren von Dokumenten basierend auf Eingabedaten und das Optimieren von Dokumenten umfassen Genehmigungsworkflow Prozesse.
Was ist Dokumentenprozessautomatisierung?
Dokument Prozessautomatisierung verwendet Technologie, um die Erstellung, Verarbeitung, Speicherung und Speicherung von Dokumenten zu optimieren Dokumenten-Management auf einer Skala. Dazu gehört die Automatisierung manueller Aufgaben wie Dateneingabe, Weiterleitung von Dokumenten zur Genehmigung und Generierung von Berichten.
Wie automatisiert man ein Dokument?
Sie können ein Dokument einfach mit einer Dokumentenautomatisierungsplattform wie Nanonets automatisieren. EIN Workflow-Management-System kann eingehende Dokumente an die Software weiterleiten, Daten extrahieren und genehmigen, klassifizieren und Dokumente indexieren bevor Sie sie in einem sicheren Cloud-Speicher speichern.
Wie automatisiere ich eine PDF-Datei?
Ja, es ist möglich, eine PDF-Datei mit einem Dokumentautomatisierungstool mit OCR-Software zu automatisieren. Du kannst Extrahieren Sie den Text aus PDF-Dokumenten und verwenden Sie sie als Auslöser für die Aufgabenautomatisierung wie Dateneingabe, Datentransformation, Dokumentklassifizierung und Dokumentenarchivierung.
Sie können auch eine PDF-Automatisierungssoftware verwenden, die Funktionen wie Datenextraktion, Validierung, Aufteilung, Zusammenführung und Anmerkung für PDFs bereitstellt.
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Mehr lesen:
Wie verwende ich Google Drive OCR?
Software zur Dokumentenautomatisierung
Buchhaltungsautomatisierungssoftware
10. Januar 2023: Der Blog wurde am 10. Januar 2023 mit relevanten, frischen Inhalten aktualisiert. Der Blog wurde ursprünglich am 12. Juli 2022 veröffentlicht.
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