Datenerfassung: Definition, Prozess, Methoden und Vorteile

Zeitstempel: 13. Oktober 2022, 7:26 Uhr
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Die Datenerfassung kann Geschäftsprozesse durch automatische Extraktion, Klassifizierung und Validierung relevanter Daten verbessern; Informationsabruf schneller und effektiver zu machen.

Lesen Sie weiter, um mehr über die Datenerfassung, den beteiligten Prozess, die verschiedenen verwendeten Methoden und die Vorteile für Ihr Unternehmen zu erfahren.

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Was ist Datenerfassung?

Datenerfassung ist der Prozess des Extrahierens von Informationen aus jeder Art von strukturiertem oder unstrukturiertem Dokument (Papier oder elektronisch), um es in ein maschinenlesbares digitales Format umzuwandeln.

Technologische Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) haben die Datenerfassung auf ein neues Niveau gehoben.

Ein klassisches Anwendungsbeispiel für die Datenerfassung ist eine Krankenhausapotheke. Die Datenerfassungstechnologie wird verwendet, um Daten für Medikamente oder medizinische Geräte zu extrahieren, die im Verkauf abgerechnet werden, und um automatisch die verbleibenden Bestände für diese relevanten Artikel zu berechnen, um einen reibungslosen Informationsfluss in der Bestandsverwaltung zu gewährleisten.

Datenerfassungsprozess

Für die meisten Unternehmen beginnt der Datenerfassungsprozess mit einem Formular, das von einer Einzelperson ausgefüllt wird. Die Digitalisierung der gesammelten Informationen macht die Daten zugänglicher. Ein Datenerfassungsformular ist mit ausgewiesenen Feldern oder Kästchen gestaltet. Dies erleichtert die genaue Datenextraktion, den Verbrauch von weniger Speicherplatz, eine schnellere Validierung und eine kürzere Suchzeit von Informationen in Datenbanken.

Die Datenerfassung kann mit verschiedenen Methoden oder Tools erfolgen. Unternehmen können kompatible Datenerfassungstools verwenden, Arbeitsabläufe organisieren und eine schnelle Übertragung von Daten an die erforderlichen Ziele ermöglichen. Diese Tools machen den Inkassoprozess einfach, genau, schnell, transparent und effektiv.

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Methoden der Datenerfassung

Die Datenerfassung wird in der einen oder anderen Form schon seit Jahrzehnten eingesetzt. Die verwendete Datenerfassungsmethode hängt von der Art des Geschäfts und den erforderlichen Informationen ab. Das Erfassen von Daten aus schriftlichen Formularen, E-Mails, PDF-Dateien usw. wird durch die richtige Technologie ermöglicht.

Lassen Sie uns die verschiedenen Methoden untersuchen, die heute zur Erfassung von Daten verwendet werden.

  • Manuelle Datenerfassung: Diese Methode verwendet die manuelle Eingabe erforderlicher Daten aus schriftlichen Formularen in einen Computer für den digitalisierten Zugriff. Es eignet sich für Unternehmen, in denen das Datenvolumen gering und variabel ist. Die manuelle Datenerfassung hängt von menschlicher Arbeit ab, was sie anfällig für Fehler oder Datenauslassungen macht, der Grund, warum die automatisierte Datenerfassungstechnologie zu einer idealen Lösung wird.
  • Automatisierte Datenerfassung: Die automatisierte Datenerfassung stellt sicher, dass Unternehmen nicht nur durch die Verwaltung von Daten, sondern auch durch die Reduzierung von Kosten und Arbeitsineffizienz reibungslos funktionieren können. Um den Anforderungen verschiedener Unternehmen gerecht zu werden, stehen verschiedene Formen der Datenerfassung zur Verfügung, deren Arten unten detailliert beschrieben werden.
    • OCR: Die Optical Character Recognition-Technologie identifiziert maschinengenerierte Zeichen und Schriftarten, um Text aus gescannten Dokumenten, PDF-Dateien usw. zur Bearbeitung zu extrahieren. OCR wird häufig im Gesundheitswesen, bei Versicherungen und im Finanzwesen eingesetzt, wo ein hohes Volumen an Daten ähnlicher Art vorhanden ist.
    • ICR: Intelligent Character Recognition ist die OCR-Technologie der nächsten Generation. Es wurde entwickelt, um handschriftliche Zeichen beliebiger Schriftarten aus Formularen zu lesen und sie in aussagekräftige Daten für die weitere Verwendung umzuwandeln. Banken und Finanzorganisationen übernehmen ICR-Technologielösungen für ihre Unternehmen.
    • IDR: Intelligent Document Recognition kombiniert KI-Technologien wie Natural Language Processing (NLP), OCR, Computer Vision usw., um Muster zu erkennen, sie nach Inhaltstyp zu indizieren und anhand von Nachschlagetabellen auf Genauigkeit zu überprüfen. IDR wird hauptsächlich für Formulare oder Rechnungsverarbeitung, Kundendienstinteraktionen, Poststellen und mehr verwendet.
  • Barcodes und QR-Codes: Die Barcode-Technologie enthält verschlüsselte Informationen als 1D-Barcodes, die mit einem Barcode-Scanner gelesen werden. Die Technologie ist präzise und wird in Werkstätten verwendet, um Inventar oder Mitarbeiterprotokolle zu verfolgen, Patientendaten in Krankenhäusern zu überprüfen, Banksparbücher zu drucken und so weiter. Quick Response (QR)-Codes, auch 2D-Barcodes genannt, sind komplexer. Sie sind nützlich, um Dokumente, Webseiten usw. für eine Vielzahl von Zwecken zu erfassen. QR-Codes werden häufig in Geschäften, Kurierdiensten, Werbung, Produktverpackungen usw. verwendet.
  • OMR: Die Optical Mark Reading-Technologie ist eine elektronische Datenerfassungsmethode, die von Menschen ausgefüllte Daten wie dunkle Felder oder Kontrollkästchen in einem Dokument identifiziert. Seine hohe Genauigkeit macht es zu einem idealen Werkzeug für den Einsatz in Umfrageformularen, Stimmzetteln oder objektiven Prüfungen
  • Digitale Formulare: Diese Methode erleichtert die Datenerfassung über das Internet oder eine mobile Anwendung. Es ist anpassbar und macht papierbasierte Formulare überflüssig. Online erledigt, können Daten auch einfach mit Back-End-Systemen für Sicherheit und sofortigen Zugriff integriert werden.
  • Digitale Signaturen: Digitale Signaturen, die einer handschriftlichen Signatur gleichgestellt sind, werden verwendet, um Genehmigungen und Berechtigungen in computerisierten Nachrichten oder Dokumenten zu autorisieren. Sie sind legal, manipulationssicher und bieten eine hohe Sicherheit gegen Identitätsdiebstahl.
  • Web Scraping: Diese Art der Datenerfassung verwendet Tools, die als Webbots oder Webcrawler bezeichnet werden, um bestimmte Daten im World Wide Web zu suchen und zu sammeln und sie zur Verwendung in relevante Datenbanken zu übertragen. Web Scraping kann sich ändernde Daten wie Nachrichtenaktualisierungen, Richtlinien- oder Preisänderungen, Devisen, Wetter, Aktienmärkte und mehr sammeln.
  • Magnetstreifenkarten: Diese Karten enthalten kodierte Daten über Magnetstreifen, die mit Lesegeräten dekodiert werden. Sie sind ziemlich sicher und werden in Kredit-/Debitkarten, ID-Karten, Zugangskarten in Hotelzimmern und Transportkarten verwendet.
  • MICR: Magnetic Ink Character Recognition erkennt Daten, die in mit magnetischer Tinte gedruckten Maschinenzeichen codiert sind, mit einem MICR-Lesegerät. Banken nutzen diese hochpräzise Technologie, um Schecks schnell für Zahlungen zu verarbeiten und einzulösen.
  • Smartcards: Smartcards werden zu Identifikationszwecken verwendet und speichern verschlüsselte Informationen auf einem Mikroprozessorchip für zusätzlichen Schutz. Unternehmen verwenden Smartcards zur Mitarbeiteridentifikation und Chip-basierte Smart-Debitkarten ermöglichen sichere Finanztransaktionen.
  • Spracherfassung: Diese Art der Datenerfassung verwendet Spracherkennungstechnologie, um Daten zu verarbeiten. Es ist darauf programmiert, Wörter oder gesprochene Befehle zu verstehen und zu interpretieren, und kann für den sprachbasierten Zugriff, das Setzen von Erinnerungen, das Platzieren von Wetter- oder Musikanfragen usw. verwendet werden. Alexa von Amazon, Cortana von Microsoft und Siri von Apple sind klassische Beispiele für Spracherfassungstechnologie.
  • Video-/Bilderfassung: Die Bild- oder Videoerfassung verwendet KI-Technologie, um genaue Daten zu Personen zu identifizieren und zu extrahieren. Es ist nützlich für die Echtzeitanalyse von Daten und findet zahlreiche Anwendungen in den Bereichen Arbeitsplatzsicherheit, Datenbankabgleich, Sicherheitsscans an Flughäfen, biometrische Identifizierung und Diebstahlprävention.

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Warum automatisierte Datenerfassung verwenden?

Die automatisierte Datenerfassung kann Organisationen dabei helfen, die Abhängigkeit von Menschen zu verringern und den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen zu fördern. Die Datenerfassungstechnologie macht Daten von überall aus leicht verfügbar Dokumenten-Workflow, wodurch Kosten und menschlicher Aufwand im Prozess reduziert werden.

Die KI-Technologie hat die Art und Weise, wie Daten beschafft und verarbeitet werden, phänomenal verbessert. Es ahmt die menschliche Intelligenz nach, um Leistung zu erbringen kognitive Erfassung von Daten mit Genauigkeit und Geschwindigkeit. Die Verfügbarkeit von Inhalten am richtigen Ort zur richtigen Zeit macht es ideal für ein Unternehmen, besser auf Kunden/Kunden zu reagieren und die Serviceeffizienz zu verbessern.

Vorteile der Verwendung der automatisierten Datenerfassung

Die automatisierte Datenerfassung bietet Unternehmen die Möglichkeit, den Datenfluss zu glätten und den Überblick über ihr Geschäft zu behalten. Sehen wir uns einige der wichtigsten Vorteile an, die die automatisierte Datenerfassung bieten kann, um die Unternehmenseffizienz zu verbessern.

  • Verringert das Auftreten von Fehlern: Die automatisierte Datenerfassung punktet gegenüber der manuellen Datenerfassung, indem sie das Fehlerrisiko eliminiert. Da der menschliche Aufwand reduziert wird, wird die Genauigkeit der Daten erhöht und die Kosten für die Behebung eines Fehlers gehen gegen Null. Die Extraktion von Daten wird einfacher, was zu einer höheren Effizienz führt

  • Erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit: Die manuelle Datenerfassung kann den menschlichen Aufwand in Anspruch nehmen, da sie zeitaufwändig und monoton ist. Dies kann die Produktivität senken und zu einer geringeren Moral führen. Automatisierte Datenerfassungstechnologie kann Arbeitsbelastung und Monotonie reduzieren, was zu einer besseren Konzentration auf andere wichtige Arbeiten führt. Auch die Menschen sind glücklicher, mehr zu erreichen, was zu einer höheren Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit führt.

  • Reduziert die Betriebskosten: Betriebskosten fallen in jedem Unternehmen an und umfassen Inventar, Miete, Lohnkosten usw. Die Pflege manueller Daten für diese ist nicht nur anfällig für menschliche Fehler, sondern auch mit enormen Kosten verbunden. Die automatische Datenerfassung hilft, zusätzliche Kosten zu eliminieren, indem Daten bei Bedarf automatisch aktualisiert werden, sodass kein Platz für Fehler bleibt.

  • Verbessert die Sicherheit und Datenspeicherung: Papierdokumente können durch die physische Speicherung in Dateien und Ordnern beschädigt werden und Platz beanspruchen. Auch vertrauliche Papiere oder Dokumente müssen für den eingeschränkten Zugriff separat aufbewahrt werden. Mit der Datenerfassung werden all diese Einschränkungen aufgehoben. Verschlüsselungen schützen Daten vor unbefugtem Zugriff, es wird weniger Speicherplatz verbraucht und Backups verhindern Datenverlust.

  • Zentraler Zugriff: Viele Organisationen benötigen Daten an zentralen Standorten. Mit manuellen Daten ist das nahezu unmöglich, da es eine ständige Investition in Ressourcen bedeutet, um dies zu erreichen. Die automatisierte Datenerfassung bietet einen zentralisierten Zugriff mit Cloud-Speicher als One-Stop-Lösung. Somit können verschiedene Personen/Abteilungen mit Zugriffsberechtigungen ohne Verzögerung die erforderlichen Daten erhalten, um Geschäftsvorgänge abzuschließen.

  • 24 / 7-Verfügbarkeit: Unternehmen, die weltweit tätig sind, müssen ihre Verfügbarkeit für Kunden über Zeitzonen hinweg sicherstellen. Ebenso müssen Branchen wie das Gesundheitswesen, das Gastgewerbe und die Schifffahrt ihre Daten jederzeit verfügbar haben, um die Geschäftseffizienz zu gewährleisten. Die KI-gestützte automatisierte Datenerfassung hilft solchen Unternehmen, die Datenverfügbarkeit außerhalb der Arbeitszeit und ohne geografische Einschränkungen zu erreichen.

  • Verbesserter Kundenservice: Eine fehlerfreie Datenerfassung sorgt für höchste Datenqualität, um Kunden und Kundenanforderungen besser zu verstehen. Unternehmen können bessere Angebote machen, mehr Kunden anlocken und eine höhere Kundenzufriedenheit bieten, während sie gleichzeitig bessere Einnahmen erzielen.

  • Bessere Entscheidungsfindung: Die Datenerfassung kann der Entscheidungsfindung in hohem Maße zugute kommen. Dank der verschiedenen verfügbaren Formen der Datenerfassung können Unternehmen mehr und neue Informationen sammeln, um eine detaillierte Datenanalyse zu implementieren und so eine schnellere und profitablere Entscheidungsfindung zu gewährleisten.

Zusammenfassung

Die Datenerfassung ist zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden, um Unternehmen zu einer besseren Funktionsweise und Produktivität zu führen. Das Aufkommen von KI hat die Art und Weise, wie Daten erfasst werden, verbessert, um neue Möglichkeiten zu schaffen. Die Daten sind äußerst genau, leicht zugänglich und haben Unternehmen neue Tore geöffnet, um sicherzustellen, dass sie immer an der Spitze bleiben. Man kann mit Sicherheit sagen, dass automatisierte Datenerfassungstechnologien für Unternehmen heute wirklich zum Wendepunkt geworden sind!

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