Dokumentengenehmigung: Ein vollständiger Leitfaden

Dokumentengenehmigung: Ein vollständiger Leitfaden

Zeitstempel: 29. November 2023, 3:40 Uhr
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Einleitung

In der schnelllebigen Welt der modernen Wirtschaft sind Prozesse zur Genehmigung von Dokumenten von größter Bedeutung. Diese Prozesse, die die Überprüfung, Änderung und Fertigstellung von Dokumenten umfassen, sind von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass der Geschäftsbetrieb reibungslos abläuft und die erforderlichen Compliance-Standards eingehalten werden. Diese Prozesse wirken sich auf alles aus, von der internen Kommunikation und Vertragsverhandlungen bis hin zur Finanzberichterstattung und dem Projektmanagement.

Traditionell umfasste die Genehmigung von Dokumenten eine zeitaufwändige Reihe manueller Übergaben, bei denen physische Dokumente zur Überprüfung und Freigabe an die relevanten Parteien verteilt wurden. Diese Methode war zwar unkompliziert, aber mit Ineffizienzen behaftet – Verzögerungen aufgrund von Missverständnissen, verlorenem Papierkram und mangelnder Rückverfolgbarkeit waren häufige Probleme. In der heutigen Digital-First-Umgebung, in der Geschwindigkeit und Genauigkeit von entscheidender Bedeutung sind, sind diese manuellen Prozesse zunehmend unhaltbar geworden.

Betreten Sie das Zeitalter der Workflow-Automatisierung, beispielhaft dargestellt durch Plattformen wie Nanonets Workflows. Diese Tools revolutionieren die Art und Weise, wie Unternehmen automatisierte und nahezu berührungslose Dokumentgenehmigungen handhaben, indem sie den Dokumentenfluss durch vordefinierte Prozesse automatisieren.

Wir werden alle oben genannten Punkte in unserem Blog besprechen, aber lassen Sie uns zunächst diese Dokumentgenehmigungsprozesse und deren Auswirkungen verstehen.

Dokumentgenehmigungsprozesse verstehen

Die Dokumentengenehmigung ist ein wichtiger Geschäftsprozess, der die Prüfung, Verifizierung und Autorisierung von Dokumenten vor ihrer Fertigstellung und Umsetzung umfasst. Dieser Prozess ist in verschiedenen Sektoren und für eine Vielzahl von Dokumenttypen, einschließlich Verträgen, Vorschlägen, Finanzberichten und Richtliniendokumenten, von grundlegender Bedeutung. Der Hauptzweck der Dokumentengenehmigung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Dokumente korrekt und vollständig sind und den festgelegten Standards und Vorschriften entsprechen.

Sie dienen verschiedenen Zwecken –

  • Es dient als Qualitätskontrollmechanismus und gewährleistet, dass der Inhalt des Dokuments korrekt ist und die erforderlichen, von der Organisation festgelegten Genehmigungskriterien erfüllt.
  • Dokumentgenehmigungsprozesse sind unverzichtbar, um die betriebliche Integrität aufrechtzuerhalten, die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Anforderungen sicherzustellen und sich vor Fehlern zu schützen, die zu finanziellen Verlusten oder rechtlichen Verpflichtungen führen könnten.
  • Sie spielen auch eine entscheidende Rolle bei der Erleichterung einer effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Organisationen.

Manueller Dokumentengenehmigungsprozess

Der traditionelle Ansatz zur Dokumentengenehmigung erfolgt manuell, wobei häufig physische Dokumente von einem Genehmiger an einen anderen weitergegeben werden.

Ein klassisches Beispiel für einen Arbeitsablauf, der in vielen Organisationen häufig manuell durchgeführt wird, ist der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess. Dieser Prozess umfasst mehrere Schritte, um einen neuen Mitarbeiter in das Unternehmen zu integrieren. Hier ist eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Schritte:

  1. Stellenangebot und -annahme
    • Aktion: Die Personalabteilung sendet dem Kandidaten ein Stellenangebot.
    • Verarbeiten: Das Angebot wird in der Regel per E-Mail oder Post verschickt und enthält Angaben zur Stelle, zum Gehalt und zum Eintrittstermin.
    • Antwort: Der Kandidat nimmt das Angebot an und sendet eine unterschriebene Kopie des Angebotsschreibens an die Personalabteilung zurück.
  2. Erstellung von Onboarding-Unterlagen
    • Aktion: Die Personalabteilung bereitet Onboarding-Dokumente wie Verträge, Unternehmensrichtlinien, Steuerformulare usw. vor.
    • Verarbeiten: Diese Dokumente werden oft ausgedruckt und in einem Onboarding-Paket zusammengestellt.
    • Antwort: Der neue Mitarbeiter ist verpflichtet, diese Dokumente zu lesen, zu unterschreiben und zurückzusenden.
  3. Arbeitsplatz einrichten
    • Aktion: Die IT-Abteilung richtet einen Arbeitsplatz für den neuen Mitarbeiter ein.
    • Verarbeiten: Dazu gehört die Zuweisung eines Computers, die Einrichtung von E-Mail-Konten und die Bereitstellung des Zugriffs auf notwendige Software und Netzwerke.
    • Antwort: Der Arbeitsbereich des neuen Mitarbeiters ist vor seinem Starttermin fertig.
  4. Vorstellung des Teams
    • Aktion: Die Personalabteilung oder der einstellende Manager stellt den neuen Mitarbeiter seinem Team vor.
    • Verarbeiten: Dies kann durch ein geplantes Meeting oder ein informelles Teamtreffen geschehen.
    • Antwort: Die Teammitglieder begrüßen den neuen Mitarbeiter und geben möglicherweise einen Überblick über laufende Projekte.
  5. Orientierung und Training
    • Aktion: Die Personalabteilung oder ein benannter Trainer führt Orientierungssitzungen durch.
    • Verarbeiten: Diese Sitzungen umfassen Unternehmensgeschichte, Kultur, Richtlinien und berufsspezifische Schulungen.
    • Antwort: Der neue Mitarbeiter nimmt an diesen Sitzungen teil, um seine Rolle und das Unternehmen besser zu verstehen.
  6. Überprüfung der Probezeit
    • Aktion: Die Personalabteilung und der direkte Vorgesetzte des Mitarbeiters überprüfen die Leistung des Mitarbeiters.
    • Verarbeiten: Dies geschieht in der Regel nach einem festgelegten Zeitraum (z. B. 3 oder 6 Monate) und beinhaltet ein formelles Treffen und eine Feedback-Sitzung.
    • Antwort: Dem Mitarbeiter wird eine Rückmeldung gegeben und über die Weiterbeschäftigung entschieden.
  7. Abschluss des Onboardings
    • Aktion: Offizieller Abschluss des Onboarding-Prozesses.
    • Verarbeiten: Dazu gehört oft ein abschließendes Treffen mit der Personalabteilung, um sicherzustellen, dass alle Unterlagen erledigt sind und alle offenen Fragen geklärt werden.
    • Antwort: Der Mitarbeiter ist nun vollständig in das Unternehmen integriert.

In einem manuellen Onboarding-Prozess erfordert jeder Schritt erhebliche menschliche Eingriffe, von der Vorbereitung und Bearbeitung physischer Dokumente bis hin zur Planung und Durchführung persönlicher Besprechungen. Obwohl es effektiv ist, kann es zeitaufwändig und fehleranfällig sein, wie z. B. Verzögerungen bei der Dokumentenverarbeitung oder Missverständnisse bei der Kommunikation. Die Automatisierung solcher Prozesse kann diese Aufgaben erheblich rationalisieren, wodurch sie effizienter und weniger fehleranfällig werden.

Automatisierter Dokumentgenehmigungsprozess

Automatisierte Dokumentengenehmigungsworkflows stellen einen Paradigmenwechsel gegenüber dem manuellen Ansatz dar. Durch den Einsatz von Technologie können Unternehmen die Einschränkungen traditioneller Methoden überwinden und so die Effizienz, Genauigkeit und Sicherheit steigern.

Die Umwandlung des manuellen Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses in einen automatisierten Workflow mithilfe von Nanonets Workflows kann die Effizienz und Genauigkeit erheblich steigern. In diesem Szenario werden verschiedene Apps in Zaps (automatisierte Arbeitsabläufe in Zapier) integriert, um jeden Schritt zu rationalisieren. So kann es aufgebaut sein:

  1. Stellenangebot und -annahme
    • Trigger: Die Personalabteilung aktualisiert den Status auf „Angebot angenommen“ auf Workable.
    • Aktion: Gmail sendet mithilfe von DocuSign eine automatisierte E-Mail mit dem Stellenangebot und Anweisungen zum digitalen Signieren.
  2. Erstellung von Onboarding-Unterlagen
    • Trigger: Bewerber unterzeichnen Angebotsschreiben auf Docusign.
    • Aktion: Der Google Drive-Ordner wird erstellt und die zusammengestellten Onboarding-Dokumente werden automatisch versendet. Außerdem wird ein Google-Formular zur Eingabe des Startdatums mitgeschickt.
  3. Arbeitsplatz einrichten
    • Trigger: Bestätigung des Startdatums durch Übermittlung über Google Forms.
    • Aktion: Slack-Benachrichtigung an die IT-Abteilung zur Einrichtung eines Arbeitsplatzes.
  4. Vorstellung des Teams
    • Trigger: Eine Woche vor dem Starttermin.
    • Aktion: Google Kalender plant eine Teamvorstellungsbesprechung im Kalender.
  5. Orientierung und Training
    • Trigger: Der erste Tag des Mitarbeiters.
    • Aktion: Gmail sendet eine E-Mail mit einem Einführungsplan und relevanten Schulungsressourcen, die je nach Jobrolle von Notion abgerufen werden.
  6. Überprüfung der Probezeit
    • Trigger: Ende der Probezeit.
    • Aktion: Google Kalender plant eine Leistungsbeurteilungsbesprechung und sendet Erinnerungen. Alternativ können Sie HR-Tools wie BambooHR verwenden, um dasselbe zu tun.
  7. Abschluss des Onboardings
    • Trigger: Genehmigter Abschluss der Probezeitüberprüfung.
    • Aktion: Gmail sendet eine Abschlussbestätigung des Onboardings und einen SurveyMonkey-Link für Feedback.

In diesem automatisierten Workflow ist jeder Schritt des Onboarding-Prozesses durch Auslöser und Aktionen in verschiedenen Apps verknüpft. Dadurch wird sichergestellt, dass Aufgaben berührungslos und ohne manuellen Eingriff ausgeführt werden, wodurch das Risiko von Fehlern und Verzögerungen verringert wird. Die Automatisierung dieser Prozesse spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Erfahrung des neuen Mitarbeiters durch die Bereitstellung zeitnaher und konsistenter Kommunikation und Ressourcen.

Erstellen Sie mit Nanonets automatisierte Dokumentengenehmigungsworkflows und reduzieren Sie manuelle Aufgaben.

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Bedarf an effizienten Dokumentenfreigabe-Workflows

Ineffizienzen bei Dokumentengenehmigungsprozessen können zu erheblichen Engpässen im Geschäftsbetrieb führen. Verspätete Genehmigungen führen zum Stillstand von Projekten, verpassten Chancen und können sich negativ auf die Kundenbeziehungen auswirken. In kritischen Bereichen wie Finanzen oder Recht können Verzögerungen zur Nichteinhaltung von Vorschriften und zu Geldstrafen führen. Darüber hinaus führen ineffiziente Arbeitsabläufe häufig zu wiederholten Arbeiten, erhöhten Betriebskosten und Frustration der Mitarbeiter, was sich negativ auf die Gesamtproduktivität und Arbeitsmoral auswirkt.

Diese Ineffizienzen treten in einer Vielzahl von Branchen auf –

Hoch- und Tiefbau : Verzögerungen bei der Genehmigung von Projektplänen oder Architekturzeichnungen können Bauzeitpläne verschieben und sich auf Fristen und Kosten auswirken.Gesundheitswesen: Patientenversorgungspläne oder medizinische Berichte erfordern eine rechtzeitige Genehmigung, um eine schnelle Behandlung und die Einhaltung der Gesundheitsvorschriften sicherzustellen.Finanzen : Im Bankwesen müssen Kredit- oder Investitionsgenehmigungen schnell erfolgen, um Marktchancen zu nutzen und die Erwartungen der Kunden zu erfüllen.Bildungswesen: Lehrplanänderungen oder Fördergenehmigungen müssen effizient bearbeitet werden, um sie an den akademischen Kalender und die Finanzierungszyklen anzupassen.der Regierung: Richtliniendokumente oder behördliche Genehmigungen müssen beschleunigt werden, um gesetzliche Fristen und öffentliche Dienstleistungsverpflichtungen einzuhalten.

Schlüsselelemente von Dokumentgenehmigungsworkflows

Bei der Einrichtung robuster Arbeitsabläufe für die Dokumentengenehmigung ist es wichtig, mehrere Schlüsselkomponenten zu berücksichtigen, die einen reibungslosen Betrieb und eine effektive Kommunikation gewährleisten. Für einen umfassenden Dokumentgenehmigungsworkflow von Nanonets benötigen Sie die folgenden Komponenten. Sobald Sie einen groben Entwurf Ihres Workflows im Kopf haben, können Sie einen neuen Nanonets-Workflow starten und beginnen, Ihre Apps mithilfe automatisierter Trigger und Aktionen zu verbinden.

Einreichung und Sammlung von DokumentenTools : Google Forms, JotForm oder Microsoft Forms zum Sammeln von Informationen.Prozess: Sichere und leicht zugängliche Portale für die Einreichung von Dokumenten, die eine einheitliche Formatierung und einen einheitlichen Inhalt gewährleisten.Genehmiger und Rollen zuweisenTools : Trello, Asana oder Monday.com für die Aufgabenzuweisung.Prozess: Definieren Sie klar Rollen und Verantwortlichkeiten für jeden Genehmiger, um Verantwortlichkeit und Effizienz sicherzustellen.Berechtigungsstufen festlegenTools : SharePoint oder Google Drive zur Dokumentenspeicherung.Prozess: Richten Sie verschiedene Zugriffsebenen ein, um vertrauliche Informationen zu schützen und die Dokumentenintegrität zu wahren.Fälligkeitstermine festlegenTools : Asana, Trello oder Microsoft Project zur Terminverfolgung.Prozess: Legen Sie realistische Fristen fest, um rechtzeitige Genehmigungen sicherzustellen und gleichzeitig genügend Zeit für eine gründliche Prüfung einzuräumen.Feedback- und RevisionsverfolgungTools : Google Docs oder Microsoft Word für die Zusammenarbeit in Echtzeit.Prozess: Ermöglichen Sie klare und nachvollziehbare Feedback-Mechanismen für effiziente Überarbeitungen und Aktualisierungen.Benachrichtigungen und WarnungenTools : Slack, Microsoft Teams oder E-Mail-Automatisierungstools wie Mailchimp.Prozess: Automatisierte Benachrichtigungen, um alle Beteiligten über den Dokumentenstatus und ausstehende Aktionen auf dem Laufenden zu halten.Endgültige Genehmigung und FreigabeTools : DocuSign, Adobe Sign für digitale Signaturen.Prozess: Sichere und überprüfbare Methoden für die endgültige Genehmigung, um die Einhaltung von Gesetzen und Verfahren sicherzustellen.Berichterstattung und AnalyseTools : Power BI, Tableau für Datenvisualisierung und Berichterstellung.Prozess: Regelmäßige Berichte zur Überwachung der Arbeitsablaufeffizienz und zur Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten.

Erstellen Sie mit Nanonets automatisierte Dokumentengenehmigungsworkflows und reduzieren Sie manuelle Aufgaben.

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Entwerfen eines effektiven Dokumentengenehmigungsworkflows

Um einen optimierten Dokumentengenehmigungsworkflow zu erstellen, befolgen Sie diese Schritte und integrieren Sie die richtigen Tools, um die Effizienz und Genauigkeit zu steigern.

Ausarbeitung des DokumentsTools : Google Docs, Microsoft Word.Prozess: Erstellen Sie Dokumente mit standardisierten Vorlagen, um Konsistenz zu gewährleisten.Zur Überprüfung einreichenTools : E-Mail-Plattformen wie Outlook, Gmail; Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello.Prozess: Implementieren Sie ein System zum Einreichen von Dokumenten zur Überprüfung und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind.Überprüfung des DokumentsTools : Adobe Acrobat für PDFs, Microsoft Word für die gemeinsame Bearbeitung.Prozess: Prüfer geben Feedback und Änderungsvorschläge und nutzen die Nachverfolgungs- und Kommentarfunktionen für mehr Transparenz.Feedback einbeziehenTools : Identisch mit Zeichenwerkzeugen.Prozess: Ursprüngliche Autoren nehmen basierend auf dem Feedback notwendige Änderungen vor und durchlaufen möglicherweise mehrere Überprüfungszyklen.Endgültige GenehmigungTools : DocuSign, Adobe Sign für elektronische Signaturen.Prozess: Die endgültigen Genehmiger prüfen das Dokument und unterzeichnen es elektronisch, um die offizielle Genehmigung anzuzeigen.Archivierung und AufzeichnungenTools : Cloud-Speicherlösungen wie Dropbox, Google Drive.Prozess: Bewahren Sie genehmigte Dokumente auf sichere und organisierte Weise auf, damit Sie sie leicht abrufen und Compliance-Vorgaben erfüllen können.Überwachung und Bewertung des WorkflowsTools : Workflow-Analysetools wie die integrierte Analyse von Zapier, Google Analytics.Prozess: Überwachen Sie kontinuierlich die Leistung des Workflows und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um die Effizienz zu verbessern.

Durch die sorgfältige Gestaltung jedes Schritts und die Integration der entsprechenden Tools können Unternehmen einen reibungslosen, effizienten und transparenten Dokumentgenehmigungsprozess gewährleisten. Dieser Ansatz spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern steigert auch die allgemeine betriebliche Effektivität.

Fazit: Revolutionierung der Dokumentenfreigabe mit Nanonets-Workflows

Im Bereich moderner Geschäftsabläufe sind die Effizienz und Genauigkeit der Dokumentenfreigabe-Workflows von entscheidender Bedeutung. Nanonets Workflows erweist sich als transformative Lösung, die die Leistungsfähigkeit der Workflow-Automatisierung nutzt, um diese Prozesse zu rationalisieren und zu verbessern. Durch die Integration hochentwickelter KI und Large Language Models (LLMs) vereinfacht Nanonets nicht nur die Workflow-Erstellung, sondern erhöht auch die Fähigkeit, komplexe dokumentenbezogene Aufgaben zu verwalten. Dieser Fortschritt ist nicht nur ein Upgrade; Es handelt sich um eine strategische Revolution, die die Art und Weise verändert, wie Unternehmen mit der Genehmigung von Dokumenten umgehen, Compliance sicherstellt und eine nahtlose Zusammenarbeit fördert.

Automatisierte Dokumentenfreigabe mit Nanonets

Im Bereich moderner Geschäftsabläufe sind die Effizienz und Genauigkeit der Dokumentenfreigabe-Workflows von entscheidender Bedeutung. Nanonets Workflows erweist sich als transformative Lösung, die die Leistungsfähigkeit der Workflow-Automatisierung nutzt, um diese Prozesse zu rationalisieren und zu verbessern.

Darüber hinaus vereinfacht Nanonets durch die Integration hochentwickelter KI und Large Language Models (LLMs) nicht nur die Erstellung von Arbeitsabläufen, sondern erhöht auch die Fähigkeit, komplexe dokumentenbezogene Aufgaben zu verwalten. Dieser Fortschritt ist nicht nur ein Upgrade; Es handelt sich um eine strategische Revolution, die die Art und Weise verändert, wie Unternehmen mit der Genehmigung von Dokumenten umgehen, Compliance sicherstellt und eine nahtlose Zusammenarbeit fördert.

Vertragsmanagement in RechtsabteilungenEinreichung des Dokuments: Rechtsteams reichen Verträge mithilfe von Google Forms ein.Überprüfungsaufgabe: Trello weist Verträge automatisch nach Themen zur Prüfung zu.Automatisierte Überprüfung: Nanonets AI führt eine erste Überprüfung durch und weist auf potenzielle Probleme bei der Verwendung von LLMs hin.Feedback und Überarbeitungen: Kollaborative Bearbeitung und Feedback über Google Docs.Endgültige Genehmigung: Digitale Signaturen über DocuSign für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.Archivierung: Abgeschlossene Verträge sicher in SharePoint speichern.Politikentwicklung in RegierungsbehördenErster Entwurf: Richtlinien werden mithilfe standardisierter Vorlagen in Microsoft Word erstellt.Stakeholder-Konsultation: Asana verwaltet den Konsultationsprozess und verfolgt das Feedback verschiedener Abteilungen.Revisionseinbindung: Autoren aktualisieren Richtlinien basierend auf Feedback, das in Microsoft Word verfolgt wird.Genehmigung und Veröffentlichung: Endgültige Freigabe durch Adobe Sign, gefolgt von der Veröffentlichung auf der Website der Agentur.Finanzberichterstattung in der UnternehmensfinanzierungBerichterstellung: Berichte werden mit Excel erstellt und per E-Mail geteilt.Datenüberprüfung: Nanonets AI gleicht Finanzdaten mit internen Datenbanken ab.Managementbewertung: Die Geschäftsleitung überprüft und gibt mithilfe kollaborativer Tools Feedback.Compliance-Check: Automatisierte Prüfungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mithilfe benutzerdefinierter LLMs.Abschluss: Berichte werden elektronisch unterzeichnet und zur Aufzeichnung in Google Drive gespeichert.Genehmigung von Forschungsvorschlägen in akademischen EinrichtungenVorschlagsvorlage: Forscher reichen Vorschläge über JotForm ein.Peer-Review-Koordination: Automatisierte Koordination von Peer Reviews mit Microsoft Project.Feedback-Integration: Forscher überarbeiten Vorschläge auf der Grundlage von Peer-Kommentaren.Genehmigung der Ethikkommission: Vorschläge werden zur endgültigen Genehmigung über DocuSign an die Ethikkommission weitergeleitet.Fördermittelvergabe: Genehmigte Vorschläge werden mithilfe benutzerdefinierter Nanonets-Integrationen automatisch mit Finanzierungsquellen verknüpft.

Begeben Sie sich auf Ihre Reise mit Nanonets, indem Sie einen Anruf mit unseren KI-Experten vereinbaren. Erhalten Sie eine maßgeschneiderte Demo- und Testversion, die speziell auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist. Unser Team führt Sie durch den Einrichtungsprozess und stellt sicher, dass Ihr Übergang zu automatisierten Arbeitsabläufen reibungslos und effektiv verläuft.

Mit Nanonets Workflows können sich Ihre Teams auf wichtige strategische Aufgaben konzentrieren. Verabschieden Sie sich von der manuellen Plackerei und freuen Sie sich auf eine Zukunft, in der die Automatisierung jeden Aspekt Ihrer Dokumentgenehmigungsprozesse verbessert. Starten Sie jetzt und erleben Sie die transformative Kraft von Nanonets Workflows in Ihrem Unternehmen.

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