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Dokumente sind seit Jahrhunderten ein fester Bestandteil von Unternehmen. Da Organisationen expandieren und Geschäftsprozesse immer komplexer werden, haben sich die Anforderungen an die Geschäftsdokumentation vervielfacht und sich als zunehmend herausfordernd herausgestellt. KI und ihre fortschrittlichen Technologien haben die Dokumentenautomatisierung ermöglicht, langwierige und umständliche manuelle Dokumentationsprozesse vereinfacht und sich auf die Art und Weise ausgewirkt, wie Unternehmen die Dokumentation verwalten.
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Was ist Dokumentenautomatisierung?
Die Dokumentenautomatisierung, die allgemein als Dokumentenzusammenstellung bezeichnet wird, umfasst die Verwendung von Systemen und Softwaretechnologien, um elektronische Dokumente mit minimaler menschlicher Abhängigkeit zu erstellen.
Aus verschiedenen Quellen extrahierte Daten und Texte werden als Eingaben für die Erstellung neuer Dokumente verwendet. Regeln werden in Form von vorgefertigten Vorlagen definiert, die als Leitfaden für die Erstellung eines endgültigen Dokuments dienen können.
Dokumentenautomatisierung kann sein:
Bearbeitung von Dokumenten
Als Dokumentenprozessautomatisierung bezeichnet, beinhaltet es die Identifizierung, Extraktion und Validierung relevanter Informationen aus verschiedenen Arten von Dokumenten und deren Umwandlung in angereicherte Daten für den Endbenutzer.
Generierung von Dokumenten
Dabei werden vorhandene oder extrahierte Informationen als Eingaben verwendet, um Dokumente zu erstellen, bei denen es sich um Rechnungen, Verträge, Geschäftsbriefe, Angebote und mehr handeln kann.
Bedeutung der Dokumentenautomatisierung
Die Dokumentenautomatisierung minimiert sich wiederholende Aufgaben, die den Zeit- und Arbeitsaufwand der Mitarbeiter reduzieren. Das Scannen, Extrahieren von Daten, Klassifizieren und Speichern von Dokumentendaten ist für jedes Unternehmen wichtig, um effektiv zu funktionieren. All dies und mehr leistet die Dokumentenautomatisierung.
Es kann Inkonsistenzen beseitigen und die Dokumentenverarbeitung optimieren, indem benutzerdefinierte Vorlagen verwendet werden, um den Zeitaufwand für die Dokumentation zu reduzieren. Dies hilft der Organisation, einen Dokumentationsprozess einzurichten, dem jeder Mitarbeiter einfach folgen kann, um seine Zeit und Mühe produktiv zu machen.
Die Dokumentenautomatisierung ist entscheidend, um Zeit und Arbeitskraft zu sparen, die physische Dateipflege zu reduzieren und das Risiko der Nichtverfügbarkeit und Ungenauigkeit von Dokumenten zu verringern. Darüber hinaus ermöglicht es einen reibungslosen Arbeitsablauf zwischen den Abteilungen und verbessert die Gesamtorganisation, um Geschäftsprozesse effizient zu verwalten.
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Über Dokumentenautomatisierungssoftware
Dokumentenautomatisierungssoftware ist ein Tool, das fortschrittliche Technologien nutzt, um Unternehmen dabei zu helfen, die Automatisierung von Dokumenten mit Leichtigkeit zu erreichen. Seine Fähigkeit zur Integration in andere Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR), Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), maschinelles Lernen (ML) usw. und seine Fähigkeit, mit Dokumentenverwaltungssystemen (DMS) und anderer Software zu arbeiten, macht es aus eine ideale Passform für viele Organisationen.
Abhängig von den Arten von Dokumenten, mit denen Unternehmen arbeiten, können auch die Automatisierungsanforderungen stark variieren. Während einige kleine Unternehmen eine einfache Software benötigen, um Dokumente wie Verträge, Briefe oder Angebote zu bearbeiten, benötigen andere Unternehmen wie Anwaltskanzleien oder Finanzunternehmen möglicherweise Automatisierungslösungen, die eine Vielzahl von Dokumenten verarbeiten, von einfachen bis hin zu komplexen Dokumenten kann Klauseln oder Berechnungen beinhalten. Sie können zusammengehörige Dokumente auch zu einem einzigen „zusammenstellen“, um den Wert zu erhöhen. Ein Beispiel ist die Einbeziehung einer Versicherungspolice mit Darlehen oder referenzierten Dokumenten, Exponaten usw. in Rechtsverträge.
Obwohl solche Software mit einer Reihe von Funktionalitäten entworfen werden kann, um für jede Organisation geeignet zu sein, nutzen sie alle die Verwendung von Vorlagen, um die Erstellung und Generierung von Dokumenten zu erleichtern. Die Vorlagen können statische und dynamische Daten enthalten, die entsprechende Änderungen am Inhalt ermöglichen, um Dokumente zweckdienlich zu machen.
Dokumentenautomatisierungssoftware hilft bei:
- Erstellen Sie Vorlagen, die gemäß den Anforderungen der Organisation wiederverwendet, dupliziert und bearbeitet werden können
- Stellen Sie verschiedene Dokumente zusammen, die automatisch mit Daten aus relevanten Quellen gefüllt werden
- Optimieren Sie Arbeitsabläufe mit einem einfacheren Dokumentenerstellungsprozess
- Halten Sie Compliance-Normen ein, wo dies erforderlich ist, und verringern Sie das Risiko von Verstößen
Wie funktioniert die Dokumentenautomatisierung?
Vordefinierte Vorlagen sind das Herzstück der Dokumentenautomatisierung. Dateneingaben einschließlich Text, der aus verschiedenen Quellen stammt, werden in Abschnitte dieser Vorlagen eingefügt, um neue Dokumente zu erstellen. Vorlagen können eine Vielzahl von Elementen enthalten, darunter Textabschnitte, Tabellen, Zahlen, Logos oder andere Bilder.
Die Dokumentenautomatisierung kann sich in der Verarbeitung und Generierung von Dokumenten unterscheiden.
Automatisierte Dokumentenverarbeitung
Es gibt hauptsächlich 3 Schritte in der automatisierten Dokumentenverarbeitung. Sie sind:
Extrahierung
Der erste Schritt, um relevante Daten zu erhalten, besteht darin, die erforderlichen Informationen aus Dokumenten zu extrahieren, die strukturiert, halbstrukturiert oder unstrukturiert sein können.
- Strukturierte Dokumente – Das Abrufen der erforderlichen Informationen aus strukturierten Dokumenten wie Excel-Tabellen, Umfragen oder Fragebögen ist ziemlich einfach, da die meisten Informationen organisiert sind. Automatisierungssoftware mit Hilfe von OCR-Funktionen (Optical Character Recognition) kann korrekte Informationen extrahieren, selbst wenn Dokumente als Bilder vorliegen, und sie zur Verwendung ausfüllen.
- Halbstrukturierte Dokumente – Dokumente wie Rechnungen oder Bestellungen haben keine festgelegten Datenfelder und daher wird die Extraktion etwas schwierig. Dokumentenautomatisierungssoftware verwendet in solchen Fällen eine Kombination aus OCR und DL (Deep Learning), um sie zu sammeln und in strukturierte Daten zu organisieren.
- Unstrukturierte Dokumente – Mit sehr wenigen strukturierten Datenfeldern kann die Extraktion von Daten aus Dokumenten wie Verträgen, Memos, Briefen usw. immer komplexer werden. Dennoch können OCR und DL verwendet werden, um die erforderlichen Daten zu erhalten, wobei der Schwerpunkt verstärkt auf wichtigen Aspekten liegt, die den Dokumentationsprozess aufwerten.
Validierung
Der folgende Schritt zur Extraktion ist die Überprüfung der Genauigkeit und Qualität der Quelldaten auf der Grundlage von Geschäftsregeln, internen Richtlinien und Standards für externe Daten.
- Mit Geschäftsregeln – Überprüfung, ob es keine Duplizierung von Daten gibt, wie es bei Rechnungen üblich ist, und ob die erfassten Daten mit den Geschäftsanforderungen übereinstimmen
- Mit internen Richtlinien – Eine Organisation kann beim Validieren von Daten Richtlinien festgelegt haben. Dazu gehört die Überprüfung, ob die extrahierten Daten den Richtlinien des Unternehmens entsprechen, um Informationen in entsprechenden Feldern wie Datum, Betrag usw. zu erhalten und einzugeben.
- Mit Standards externer Daten – Die meisten Dokumente haben Standardrichtlinien, die bei der Erstellung befolgt werden müssen, und auch diese werden zu einem wichtigen Teil des Validierungsprozesses. Rechnungen können sich beispielsweise unterscheiden, haben aber gemeinsame Felder wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Empfänger- und Absenderadresse, Lieferdatum, Warenbezeichnung und Gesamtbetrag.
Anreicherung
Datenanreicherung bezieht sich auf den Prozess der Wertsteigerung der internen Informationen, um die vorhandenen Daten vollständiger zu machen. Dies geschieht meist über externe Datenquellen. Dies kann erfolgen durch:
- Hinzufügen von Attributen mit Metadaten zur Vervollständigung der Dokumentation.
- Ergänzende Informationen für ein vollständigeres Bild. Beispiel: Angabe vollständiger Postleitzahlen oder Postleitzahlen
Automatisierte Dokumentenerstellung
Automatisierungstools können Organisationen dabei helfen, erforderliche Daten zu erhalten und sie in erforderliche Dokumenttypen umzuwandeln. Der Gesamtprozess kann reibungslos, mühelos und fehlerfrei gestaltet werden, um eine größere Anzahl von Dokumenten in kürzerer Durchlaufzeit zu generieren.
Der Dokumentenerstellungsprozess ist wie folgt:
Abrufen von Eingabedaten zum Zusammenführen mit Vorlagen
Automatisierungstools beziehen zunächst die erforderlichen Informationen aus geeigneten Datenbanken oder Systemen. Beispieldaten wie Namen, Nummern, Adressen etc.
Auswahl des gewünschten Ausgabeformats
Wählen Sie die Dokumente aus, bei denen eine Automatisierung erforderlich und effektiv ist. Diese Dokumente können rechtsgültige Verträge, Rechnungen, Arbeitsaufträge und Kundenmitteilungen umfassen und können mehr als eine Dokumentart umfassen, mit spezifischen Vorlagen für jede davon.
Konvertieren Sie Daten in ein bestimmtes Format
Sobald die Eingabedaten bereit sind und das Dokument für die automatische Generierung ausgewählt wurde, können die ausgewählten Informationen in vorgefertigten Vorlagen platziert werden. Dies kann die Umwandlung von Daten von einem Typ in einen anderen beinhalten. Beispiel vom Bild zum Text.
Überprüfen Sie den Inhalt auf Inkonsistenzen oder Änderungen
Vor dem Generieren der endgültigen Ausgabe prüfen Dokumentenautomatisierungssysteme auf Anomalien oder Anpassungen in den erforderlichen Inhalten. Ein Beispiel können die Zeichen eines Felds sein, die festgelegte Grenzen überschreiten. Die Software kann solche Inkonsistenzen erkennen und notwendige Anpassungen vornehmen, bevor das endgültige Dokument fertig ist.
Dokumente generieren
Sobald das Dokument vollständig eingerichtet und bereit ist, generiert die Software das vollständige Dokument im gewünschten Format und speichert es für die zukünftige Verwendung in Ordnern, Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder Unternehmensinformationssystemen (EIM) usw.
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Wer braucht Dokumentenautomatisierung?
Die Dokumentenautomatisierung ist sehr wichtig für Benutzer, die häufig Dokumente für verschiedene Zwecke erstellen oder generieren müssen. Branchen, die mit komplexen, voneinander abhängigen und dokumentenintensiven Arbeitsabläufen zu tun haben, können von der Dokumentenautomatisierung profitieren.
Unabhängig von der Branche zielen Dokumentenautomatisierungslösungen darauf ab, den Arbeitsaufwand und die Verwaltungs- und Logistikaktivitäten einer Organisation zu reduzieren. Dies hilft beim Erstellen und Freigeben von Dokumenten, die äußerst genau, konsistent und konform sind und ständig erforderlich sind, um Geschäftsabläufe reibungslos und effektiv zu gestalten.
Dokumentenautomatisierung ist dort erforderlich, wo Produktivität im Vordergrund steht. Wenn Mitarbeiter frei von „Wartezeiten“ sind, können sie produktiver sein. Jeder Benutzer mit Zugriffsberechtigungen kann erforderliche Dokumente erstellen und generieren, da sie digitalisiert sind, und/oder die gespeicherten Dokumente aus zentralisierten Datenbanken verwenden, um Aufgaben schnell zu erledigen.
Während kleine Unternehmen, die nur sehr wenige Dokumente benötigen, möglicherweise nicht von der Verwendung eines ausgeklügelten Dokumentenautomatisierungssystems profitieren, können große Organisationen mit mehreren Abteilungen, die zahlreiche Dokumente verwenden, direkt von der Verwendung einer geeigneten und anpassbaren Dokumentenautomatisierungssoftware profitieren.
Die vielfältigen Vorteile der Dokumentenautomatisierung
Dokumentenautomatisierungslösungen sind ein Mittel, um Probleme zu lösen, die bei der Dokumentenverarbeitung und Dokumentenerstellung auftreten. Angesichts der steigenden Anzahl von Geschäftstransaktionen profitieren viele Organisationen von der Nutzung von Softwarefunktionen zur Dokumentenautomatisierung, um die Dokumentenerstellung zum Kinderspiel zu machen. Die wichtigsten Vorteile sind im Folgenden aufgeführt:
Schnellere Erstellung von Dokumenten
Der Hauptvorteil der Automatisierung besteht darin, dass sie die mühsamen Aufgaben der Erstellung von Dokumenten jedes Mal von Grund auf erleichtert. Die Dokumentenautomatisierung beschleunigt die Erstellung/Generierung von Dokumenten und spart wertvolle Zeit für die Mitarbeiter. Die Ausgabe von Standarddokumenten erfolgt viel schneller, und selbst wenn verschiedene Dokumente mehrere Kopien erfordern, wird die Massenarbeit effizient und schnell von der Automatisierungssoftware erledigt.
Benutzerfreundlichkeit
Die Automatisierung kann dazu beitragen, endlose Wartezeiten zu vermeiden, bis Experten kommen und die erforderlichen Dokumente erstellen. Benutzer können die Funktionen der Dokumentenautomatisierungssoftware nutzen, um erforderliche Dokumente im Handumdrehen mit hoher Genauigkeit zu erstellen oder zu generieren. Dies reduziert Zeitverschwendung und führt zu schnelleren Vertragsabschlüssen, Verkäufen usw. mit erhöhter Geschäftseffizienz.
Geringere Fehleranfälligkeit
Die manuelle Erstellung von Dokumenten kann das Kopieren und Einfügen beinhalten, oder neuere können Inkonsistenzen aufweisen, die eine wiederholte Korrektur und einen erschöpfenden menschlichen Aufwand erfordern, was zu unnötigen Verzögerungen in den Arbeitsabläufen führt. Die Automatisierung kann dazu beitragen, diese Art von Fehlern mit garantierter Genauigkeit zu beseitigen oder erheblich zu reduzieren. Die Verwendung vordefinierter Vorlagen und KI-basierter Technologien, die verwendet werden Datenerfassung, helfen, die erforderlichen Informationen mühelos zu erhalten, und senden bei fehlenden Daten Benachrichtigungen an das zuständige Personal.
Bewahren Sie Standard und Konsistenz
Manuell erstellte Dokumente sind möglicherweise nicht immer in ihrem Format konsistent. Beispielsweise kann sich ein Verkaufsangebot, das von zwei Personen erstellt wurde, ausnahmslos in ihrem Stil unterscheiden. Dies kann für die Empfänger verwirrend und für das Unternehmen schwer nachzuverfolgen sein. Bei der Automatisierung stellen die Vorlagen die Struktur bereit und es müssen möglicherweise nur einige Eingabedaten geändert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Art von Dokument, unabhängig davon, wie viele Personen damit zu tun haben, immer korrekt und konsistent ist.
Einsparungen bei den Kosten
Reduzierte Ausgaben sind ein sicherer Vorteil, den Unternehmen durch die Automatisierung der Dokumentenerstellung/-erstellung erfahren können. Abgesehen von der Verbesserung der organisatorischen Kontrolle kann die Automatisierung die Gesamtkosten wie das Drucken von Dokumenten, das Erstellen von Aufbewahrungsschränken für physische Dokumente usw. erheblich reduzieren. Digitalisierte Dokumente, die erstellt oder generiert werden, können an zentralen Orten mit allen erforderlichen Daten gespeichert werden, was Zeiteinsparungen ermöglicht und ermöglicht Kosten für Unternehmen.
Höhere Produktivität
Die Erstellung von Dokumenten, insbesondere gleicher Art, ist eine ermüdende und sich wiederholende Aufgabe, die Mitarbeiter wertvolle Zeit kosten kann. Da die Automatisierung Vorlagen verwendet und Daten problemlos aus anderen integrierten Systemen bezieht, reduziert sie die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter. Indem kostbare Zeit freigesetzt wird, können sie solche umständlichen, wenig qualifizierten Aufgaben vermeiden und sich effizienter auf wichtigere oder komplexere Aufgaben konzentrieren, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einem höheren Produktivitätsniveau führt.
Erhöht Privatsphäre und Sicherheit
Papierdokumente werden normalerweise in physischen Schränken oder Ordnern aufbewahrt, die anfällig für Beschädigungen sind. Automatisierungssysteme verfügen über integrierte digitale Speicherplätze mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen, um den Verlust von Dokumenten zu verhindern und die Datensicherheit zu erhöhen. Automatisierungslösungen mit zusätzlichen Sicherheitskontrollen helfen Branchen wie Rechtsdiensten oder dem Gesundheitswesen, sensible Daten vor Sicherheitsverletzungen und Datenlecks zu schützen. Dies hilft Unternehmen dabei, Compliance einzuhalten, Verstöße zu verhindern und die Dokumentensicherheit für alle ihre Dokumente an einem Ort aufrechtzuerhalten.
Verbessert Geschäftsbeziehungen und Kundenerlebnisse
Jedes Unternehmen lebt von guten Beziehungen, seien es interne, Lieferanten oder Kunden. Die manuelle Erstellung von Dokumenten kann die Aufrechterhaltung guter Beziehungen beeinträchtigen, wenn sie anfällig für Fehler, Verzögerungen und Inkonsistenzen sind. Die Automatisierung erleichtert all das. Es erleichtert die schnelle und einfache Erstellung/Generierung von Dokumenten und macht sie an einem zentralen Ort leicht verfügbar. Mit der Dokumentenautomatisierung sind der Abschluss von Verkaufsvorgängen, automatisierte Genehmigungen und das Unterzeichnen digitaler Verträge mit elektronischen Signaturen möglich. Der aktivierte Zugriff auf Online-Dokumente macht die Zusammenarbeit mit mehr Anbietern und die Kontaktaufnahme mit mehreren Kunden einfacher und sicherer. Der bequeme Zugriff auf die Dokumente überall und jederzeit verbessert die Beziehungen und trägt zu personalisierten Kundenerlebnissen bei.
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Herausforderungen bei der Implementierung von Dokumentenautomatisierung
Obwohl die Dokumentenautomatisierung sehr vorteilhaft ist, gibt es bestimmte Herausforderungen, denen sich viele Unternehmen bei der Digitalisierung der Dokumentationsprozesse stellen können. Die häufigsten sind unten aufgeführt:
Planungsanforderungen und Dokumentationsprozesse
Oft ist der Startpunkt der Automatisierungsprozesse am schwierigsten. Viel Planung ist unerlässlich, um die Abteilung oder den Geschäftsprozess auszuwählen, der automatisiert werden muss, damit er für das Unternehmen von Vorteil ist. Die Planung umfasst die Auswahl der Prozesse, die Zeit, die benötigt wird, um das Personal für die Verwendung und Anpassung an die Dokumentenautomatisierung einzuführen/zu schulen, und die Kosten, die für die Einrichtung anfallen müssen. Es bedeutet auch, sich für eine Automatisierungslösung zu entscheiden, die flexibel, umfassend und anpassbar ist und sich in bestehende Systeme integrieren lässt.
Eine weitere Frage bei der Planung ist, wie viele Prozesse automatisiert werden müssen. In einer großen Organisation bevorzugen verschiedene Abteilungen möglicherweise die Automatisierung unterschiedlicher Prozesse. Obwohl Automatisierungslösungen in der Lage sind, mehrere Prozesse zu handhaben, wird der dafür erforderliche Zeit- und Arbeitsaufwand enorm sein. Außerdem wird das Unternehmen mit zusätzlichen Kosten belastet, wenn die Automatisierung als ungeeignet oder ineffizient befunden wird. Die Priorisierung von Prozessen und die Auswahl der Automatisierung für zunächst ein oder zwei Prozesse und die anschließende schrittweise Erweiterung können Unternehmen dabei helfen, Fallstricke zu vermeiden und die Dokumentenautomatisierung praktikabler zu machen.
Veränderungen verstehen und akzeptieren
Das Einbringen von Änderungen in Dokumentationsprozesse durch Automatisierung kann sehr schwierig sein, wenn die entsprechenden Abteilungen oder Mitarbeiter dagegen sind. Benutzer, die neu in Dokumentationssoftware sind, verstehen möglicherweise nicht, wie diese Lösungen wirklich funktionieren, oder stehen der Idee der Automatisierung nur ungern gegenüber.
Um die erreichbare Automatisierung zu dokumentieren, können Führungskräfte Inputs von Mitarbeitern nehmen und sie zunächst an die Idee der Automatisierung gewöhnen. Zwei-Wege-Kommunikation, Einbeziehung des Top-Managements/der Leiter und Erläuterung ihrer Vorteile sind einige der Möglichkeiten, um ein allgemeines Verständnis und Akzeptanz sicherzustellen, um eine reibungslose Implementierung der Dokumentenautomatisierung aufrechtzuerhalten.
Testen und Implementieren
Die Realität zwischen Planung und Implementierung einer Automatisierungssoftware kann sehr unterschiedlich sein. Die Zeitpläne können unterschiedlich sein, die Koordination zwischen Teams und externen Parteien kann uneinheitlich sein, und Änderungen an geplanten Prozessen können sich auf Meilensteine für die tatsächliche Implementierung auswirken.
Die Testphase hilft dabei, Lücken auszuschließen und gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen, um einen reibungslosen Übergang in die Dokumentenautomatisierung zu ermöglichen. Das Setzen geeigneter Meilensteine zum Erreichen der Go-Live-Phase ist unerlässlich, um die Implementierung von Dokumentenautomatisierungslösungen effektiv zu gestalten.
Wartung und Verbesserungen
Automatisierungssoftware beinhaltet auch Verbesserungen, wenn sich die Organisation daran gewöhnt. Das Hinzufügen weiterer Prozesse bedeutet eine gründliche Überprüfung, die Verfeinerung bestehender automatisierter Prozesse und zusätzliche Kosten, die möglicherweise anfallen, um mehr Funktionalitäten bereitzustellen und die Effektivität der Lösung aufrechtzuerhalten.
Diese Art von Herausforderung ist weit verbreitet und kann anfängliche Anstrengungen zur Rationalisierung der Lösung mit sich bringen, aber es kann sich als lohnenswert erweisen, eine reibungslosere Dokumentenautomatisierung zu erreichen, die zu einem reibungsloseren Arbeitsablauf und einer höheren Produktivität beitragen kann.
Sicherheit
Eine der größten Herausforderungen bei der Implementierung der Automatisierung kritischer Dokumente besteht darin, sicherzustellen, dass sie sicher und geschützt sind. Manuelle Dokumente werden individuell behandelt. Obwohl sie anfällig für menschliche Fehler sein können, wird ihre Sicherheit normalerweise nicht beeinträchtigt. Bei der Automatisierung kann das ganz anders aussehen.
Unternehmen, die sich nicht für eine bekannte Dokumentenautomatisierungslösung entscheiden, riskieren den Verlust von Dokumenten oder Compliance-Probleme. Die meisten Branchen wie Gesundheitswesen, Rechtsberatung und Finanzdienstleistungen haben mit sensiblen Daten zu tun, die nicht kompromittiert werden können. Die Herausforderung liegt in der Auswahl eines Systems mit Cloud-basierter Integration, das Sicherheitsprobleme vereiteln, den sicheren Austausch kritischer Dokumente unterstützen und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten kann.
Dokumente, die für die Dokumentenautomatisierung geeignet sind
Die Dokumentenautomatisierung kann für eine Vielzahl von Branchen geeignet sein. Je nach Art der Arbeit können die Automatisierungsanforderungen unterschiedlich sein. Einige der gängigen Dokumente, die von vielen Unternehmen häufig benötigt werden und sich perfekt für die Dokumentenautomatisierung eignen, sind:
- Verkaufsangebote
- Vereinbarungen wie Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), Dienstleistungsverträge, Darlehensverträge
- Verträge wie Lieferantenverträge, Arbeitsverträge
- Briefe wie Kundenkommunikationsschreiben, Angebotsschreiben, Rechnungen
- Rechnungen
- Verschiedene Arten von Berichten
Abgesehen von den allgemeinen Dokumenten können die automatisierbaren Dokumente je nach Branche variieren. Hier ist eine Liste einiger branchenspezifischer Dokumente, die zur einfacheren Verwaltung automatisiert werden können.
Legal Services
- Arbeitsverträge
- Dokumente des Firmensekretariats
- Aktienkaufvertrag
- Regulatorische Vereinbarungen
- Testamente und Treuhandverträge
- Rechtsgutachten
Gesundheitswesen
- Patientenakten
- Behandlungspläne
- Rezepte
- Meldungen
- Timesheets
Finanzen
- Rechnungen
- Kauforder
- Frachtbrief
- Compliance-Dokumente
Personalwesen (HR)
- Gehaltsabrechnungen
- Angebotsschreiben für Mitarbeiter
- Interne Kommunikationsbriefe
- Angestelltenhandbuch
Banken
- Kontoauszüge
- Willkommensbriefe
- Abrechnungsbriefe
- Kreditverträge
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Auswahl eines Dokumentenautomatisierungstools
Dokumentenautomatisierungslösungen wurden entwickelt, um Geschäftsprozesse zu rationalisieren, indem Daten extrahiert und zur Erstellung von Dokumenten verwendet werden, was wertvolle Zeit und Mühe für diese Abteilung sparen kann. Automatisierungslösungen sind jedoch nicht alle gleich. Daher können eine sorgfältige Planung und eine angemessene Recherche auf der Grundlage der Geschäftsanforderungen bei der Auswahl der richtigen Software helfen.
Automatisierungslösungen können in ihrem Angebot stark variieren. Während eine Software möglicherweise technisches Fachwissen erfordert, unterstützt eine andere möglicherweise nicht alle Dokumenttypen. Wieder andere haben möglicherweise zu viele Funktionen, die ein Unternehmen möglicherweise nie benötigt.
Bei so vielen Optionen auf dem Markt kann die Auswahl der richtigen Dokumentenautomatisierungslösung entmutigend sein. Hier sind einige Hinweise, die Sie bei der Auswahl einer guten Software beachten sollten:
Benutzerfreundlichkeit
Bei der Auswahl einer Automatisierungssoftware ist als erstes zu prüfen, wie benutzerfreundlich sie ist. Benutzer sollten in der Lage sein, die Funktionsweise zu verstehen und effizient zu nutzen, auch wenn sie technisch nicht versiert sind. Jede Software, die die Arbeit nicht erleichtert, sondern eher erschwert, wäre ein Totalausfall.
Software zur Dokumentenautomatisierung sollte eine einfache Erstellung von Vorlagen ermöglichen, vorhandene Vorlagen so verwenden, wie sie sind, und eine einfache Navigation durch ihre Funktionen für Benutzer ermöglichen, ohne Experten hinzuziehen zu müssen.
Die meisten Anbieter von Dokumentenautomatisierungslösungen würden gerne eine Testversion für begrenzte Zeiträume anbieten, um potenzielle Kunden zu gewinnen. Nutzen Sie diese, um zu verstehen, wie die Software an die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter angepasst werden kann, um die Effizienz bei der Dokumentenautomatisierung zu steigern.
Integrationen mit bestehenden Geschäftssystemen
Selbst die beste Dokumentenautomatisierungslösung kann nutzlos sein, wenn sie keine gute Integration mit bestehenden Systemen bietet, die von einem Unternehmen verwendet werden.
Gute Automatisierungssoftware verfügt über integrierte Fähigkeiten, um Daten aus verschiedenen Quellen abzurufen. Die Integration mit CRM-Systemen, CMS, Dateispeichersystemen, Analysesoftware, Zahlungsabwicklungssoftware und Kommunikationssoftware ist am gefragtesten.
Ein Dokumentenautomatisierungssystem, das eine einfache Integration ermöglicht, kann dabei helfen, genaue Daten aus verschiedenen Quellen zu erfassen, um wertvolle Dokumente zu erstellen oder zu generieren. Sich mit dem Anbieter über die Fähigkeiten einer Software zu informieren, Daten aus verschiedenen Quellen zu integrieren und zu sammeln, kann Organisationen bei der Entscheidung über die Nützlichkeit einer Automatisierungslösung helfen.
Zugänglichkeit
Eine der modernen Funktionen, die eine Automatisierungssoftware auszeichnen, ist ihre Zugänglichkeit. Heutzutage sind viele Vertreter eines Unternehmens unterwegs und benötigen Lösungen, mit denen Dokumente schnell erstellt oder generiert werden können, um sie potenziellen Kunden oder Stakeholdern zu präsentieren.
Stellen Sie sich einen Vertriebsleiter vor, der Angebote erstellen muss, um ein Geschäft mit einem interessierten Kunden abzuschließen. Die Verwendung einer Dokumentenautomatisierungslösung, die mit Mobilgeräten, Tablets oder anderen Geräten kompatibel ist, ermöglicht es, erforderliche Dokumente zu erstellen und sie unterwegs zu teilen.
Unterstützung verschiedener Dokumentformate
Bei der Auswahl einer Dokumentenautomatisierungslösung sollten Sie am besten überprüfen, ob die Software verschiedene Arten von Dokumentenformaten wie Textdateien, Bilddateien, PDFs, passwortgeschützte Dokumente usw. unterstützt, die in einem Unternehmen erforderlich sein können.
Das ausgewählte System sollte auch in der Lage sein, verschiedene Dokumentenautomatisierungen zu unterstützen, nämlich Bulk, Interactive und On-Demand. Die Massengenerierung von Dokumenten umfasst die Erstellung zahlreicher Mengen eines oder mehrerer Dokumententypen für bestimmte Geschäftszwecke.
Bei der interaktiven Dokumentenautomatisierung erstellt die Software automatisch ein Formular basierend auf einer Vorlage und erstellt dann ein Dokument, indem sie Daten aus dem Formular in die Vorlage zieht. On-Demand-Automatisierung bezieht sich, wie der Name schon sagt, auf ein Dokument, das als Reaktion auf die Anforderung eines Benutzers erstellt wird, wenn erforderliche Informationen übermittelt werden.
Sicherheit im Fokus
Unternehmen müssen sich Gedanken über die Sicherheit machen, wenn sie nach einer Lösung zur Dokumentenautomatisierung suchen. Geschäftsdokumente sind einzigartig und müssen gegen Datendiebstahl gesichert werden, um Schwachstellen zu vermeiden und Geschäftsinteressen zu schützen. Das Zusammenstellen und Teilen von Dokumenten sollte möglich sein, ohne dass Sie sich Sorgen um Datenverlust machen müssen. Passwortschutz oder Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind einige Features, die für Datensicherheit sorgen können. Zugriffsberechtigungen können zwar zum Schutz der Daten vor Missbrauch beitragen, sollten aber nicht zu einem Hindernis für reibungslose Arbeitsabläufe werden.
Zufriedenstellender Kundensupport
Wie bei jedem Produkt werden auch die Benutzer der Dokumentenautomatisierung in hohem Maße von der guten Kundenbetreuung des Anbieters profitieren. Bewertungen durch Benutzerrezensionen und -support, selbst während der Verwendung von Testversionen, können Aufschluss darüber geben, wie ein Unternehmen auf Benutzer reagiert und sie unterstützt.
Mehr als einen Kommunikationskanal zu haben, einschließlich E-Mail, Telefon, Online-Chat usw., kann effektiver sein, wenn Sie Zweifel oder Störungen haben, die schnell behoben werden müssen, um Unterbrechungen der Geschäftsabläufe zu vermeiden.
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Dokumentenautomatisierung mit Nanonets
Nanonets ist eine KI-basierte OCR-Software, die zusammen mit ML-Funktionen bei der automatisierten Extraktion strukturierter und unstrukturierter Daten aus PDF-Dokumenten, gescannten Dateien, Bildern und mehr helfen kann. Im Vergleich zu herkömmlicher OCR-Software hat Nanonets den Vorteil, dass es keine separaten Regeln und Vorlagen für jeden Dokumententyp gibt.
Der KI-Algorithmus und die OCR-Modelle, die in Nanonets verwendet werden, lernen kontinuierlich mit der Zeit, wodurch die Handhabung halbstrukturierter oder sogar unsichtbarer Dokumenttypen zum Kinderspiel wird. Diese können mehrfach trainiert werden, können angepasst werden, um Daten an spezifische Geschäftsanforderungen anzupassen, und sind einfach genug auszuführen, ohne dass ein internes Entwicklerteam erforderlich ist.
Die Verwendung von Nanonets kann eine Vielzahl von Vorteilen bringen, darunter Kosteneinsparungen, Benutzerfreundlichkeit, Präzision und Skalierbarkeit. Die einzigartigsten Vorteile, die Nanonets auszeichnen, sind:
- Keine programmier Kenntnisse erforderlich
- Funktioniert perfekt mit benutzerdefinierten Daten
- Kontinuierlich lernende Algorithmen
- Es ist keine Nachbearbeitung erforderlich
- Bewältigt Datenbeschränkungen mit Leichtigkeit
- Mehrsprachigkeit
- Kundenspezifische Ausgänge
Zusammenfassung
Die Dokumentenautomatisierung kann Unternehmen, die für ihren Betrieb auf Papierkram angewiesen sind, eine Vielzahl von Vorteilen bringen. Es ist eine effektive Lösung, um Ineffizienzen zu beseitigen, die manuelle Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu reduzieren und einen reibungslosen Übergang von Arbeitsabläufen zu ermöglichen. Die Dokumentenautomatisierung mit KI-basierten Tools kann den gesamten Dokumentenerstellungsprozess optimieren, um die Geschäftseffizienz und Rentabilität zu optimieren.
FAQs
Was bedeutet es, ein Dokument zu automatisieren?
Die Automatisierung eines Dokuments bezieht sich auf die Extraktion sinnvoller Informationen aus unstrukturierten und/oder halbstrukturierten Dokumenten durch ein digitales Werkzeug. Die so aus einem Dokument extrahierten Informationen sind ein organisiertes Format, das anschließend verarbeitet oder für die Nachwelt archiviert werden kann.
Können Sie Word-Dokumente automatisieren?
Mit einem Wort – Ja! Dokumente können in Form von Textverarbeitungsdokumenten wie MS Word-Dokumenten vorliegen. Die meisten Unternehmen benötigen die Daten in den Dokumenten für die Weiterverarbeitung. Beispielsweise benötigen Unternehmen möglicherweise die in einer Word-basierten Rechnung enthaltenen Details für die anschließende Online-Bearbeitung von Bestellungen. Die Automatisierung von Dokumenten umfasst das Hochladen des Dokuments in eine Software und das Extrahieren relevanter Informationen daraus, um es in einer für die weitere Verarbeitung geeigneten Form zu speichern.
Wie erstelle ich ein Automatisierungsdokument?
Die Automatisierung eines Dokuments umfasst die folgenden Schritte:
- Konvertierung des Dokuments von seiner Papierform in eine digitale Version, aus der aussagekräftige Daten extrahiert werden können.
- Unterscheiden der Elemente des Dokuments, um aussagekräftige Inhalte zu identifizieren
- Klassifizierung des Dokuments durch Analyse des identifizierten Inhalts
- Extrahieren des relevanten Inhalts aus dem Dokument
- Weiterverarbeitung der Daten entweder durch Data-Analytics-Tools zur Archivierung für die Nachwelt.
Was ist intelligente Dokumentenautomatisierung?
Wenn das digitale Tool, das aussagekräftige Daten aus einem Dokument extrahiert, KI-Funktionen wie ML nutzt, wird die Automatisierung zur „Intelligenten Automatisierung“, wobei der Prozess selbst als Intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP) bezeichnet wird. Es kombiniert Datenextraktion mit Dateiverwaltung und Orchestrierung und umfasst nicht nur die Extraktion von Daten, sondern auch Kategorisierungs-, Validierungs- und Speicherfunktionen. Diese Tools, aus denen IDP besteht, können unabhängig voneinander oder in Synergie arbeiten, um unstrukturierte Daten aus verschiedenen Arten von Dokumenten zu extrahieren und sie in strukturierte, aussagekräftige Informationen umzuwandeln.
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