Rechnung‌ ‌Freigabe‌ ‌Automation‌ ‌

Einleitung

Die Kreditorenbuchhaltung (AP)-Abteilungen der meisten Unternehmen haben interne Regeln für Rechnungsverwaltung die Genehmigungen beinhalten. Was sind Rechnungsfreigaben? Was ist ein manueller Rechnungsgenehmigungs-Workflow? Warum den Rechnungsfreigabe-Workflow automatisieren?

Lesen Sie weiter, um den Rechnungsgenehmigungsprozess zu verstehen.

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Der Betrieb der Kreditorenbuchhaltung (AP) in einem Unternehmen, sei es produkt- oder serviceorientiert, ist entscheidend für die Produktivität des Unternehmens und für die Pflege guter Lieferantenbeziehungen. Eine effiziente Kreditorenbuchhaltung, die den Kaufprozess eines Unternehmens finanziell, administrativ und kaufmännisch unterstützt, muss über ein organisiertes System verfügen, das die verschiedenen Funktionen des Procure-to-Pay-Prozesses, der Bestellverwaltung, Lieferantenkommunikation und Rechnung umfasst, nahtlos integriert Verwaltung, Produktverfolgung und Zahlung.

Rechnungsverwaltung beginnt mit dem Eingang einer Rechnung bei einem Unternehmen und endet mit der Bezahlung der Rechnung, ist eine der wichtigsten Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung des Unternehmens. So einfach es auch klingen mag, das Rechnungsmanagement ist kein zweistufiger Prozess von „Rechnung erhalten, Rechnung bezahlen“ oder sollte es nicht sein. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die viele Einkäufe tätigen und am Ende eine große Anzahl von Rechnungen erhalten. Ein gutes Rechnungsverwaltungsprotokoll muss unbedingt die Überprüfung der Legitimität aller Rechnungen und mehrstufige Genehmigungen beinhalten, bevor sie zur Zahlung verarbeitet werden können.

Der Rechnungsgenehmigungs-Workflow

Der Rechnungsgenehmigungs-Workflow ist eine Kaskade von Schritten im Procure-to-Pay-Prozess, die durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass eine vom Unternehmen erhaltene Rechnung legitim ist und mit der getätigten Bestellung übereinstimmt. Die Rechnungsfreigabe umfasst mehrere Prüfungsebenen durch das für eine Bestellung zuständige Personal und/oder einen Lieferanten. Jedes Unternehmen kann seinen eigenen einzigartigen Genehmigungsworkflow haben

Ein typischer Arbeitsablauf zur Rechnungsfreigabe umfasst die folgenden Schritte:

Eine Rechnung geht bei einem Unternehmen ein. Die Rechnung kann in Form einer Papierkopie, eines PDF-Anhangs oder einer fortgeschritteneren Form einer digitalen Rechnung vorliegen, die zur Bearbeitung im entsprechenden Abschnitt abgelegt werden muss.

• Rechnungsprüfung: Nach dem Einreichen wird die Rechnung mit allen anderen Dokumenten verknüpft, die sich auf diese bestimmte Transaktion beziehen, wie z. B. Bestellanforderung, Bestellung, Angebot des Anbieters, andere Mitteilungen des Anbieters usw. Dies wird allgemein als „Drei-Wege-Abgleich“ bezeichnet. , die drei abzugleichenden Dokumente sind Bestellung, Rechnung und Lieferschein, aber der Abgleich kann auch andere Dokumente umfassen. Weitere für die Validierung zu berücksichtigende Faktoren sind:
  Stimmen die Zahlungsbedingungen überein?
  Sind versprochene Rabatte enthalten?
  Wurde die Rechnung den entsprechenden Spesenkonten zugeordnet?
  Gibt es Leistungsprobleme nach Erhalt, die eine Zurückbehaltung der Zahlung rechtfertigen?
• Rechnungsausnahmen: Eine Ausnahme wird ausgelöst, wenn eine Rechnung unvollständige oder falsche Informationen enthält. Die Rechnung wird an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet, um den Fehler zu verfolgen und zu korrigieren. Darauf folgen erneute Rechnungsausstellungen, erneute Überprüfungen und Abgleiche im Falle einer Fehlerkorrektur oder Betrugsuntersuchungen im Falle ungelöster Ausnahmen.
• Die Genehmigung: Nach der Überprüfung wird die Rechnung abhängig von den Richtlinien des Unternehmens an Mitarbeiter auf verschiedenen Ebenen weitergeleitet. Die Anzahl und Art der Genehmigungen variiert je nach Unternehmen, Abteilung, Produkttyp und Rechnungsbetrag. Beispielsweise muss die Einkaufsabteilung möglicherweise eine Rechnung genehmigen, um die Richtigkeit der Fakturierung des Lieferanten zu bestätigen, bevor die Zahlung verarbeitet werden kann. Einige Unternehmen verlangen Rechnungsbeträge, die über einem Schwellenwert liegen, um zusätzliche Genehmigungen von einem Manager oder CFO zu benötigen.
• Zahlung: Die Rechnung wird in die Zahlungswarteschlange aufgenommen, nachdem alle Genehmigungen eingeholt wurden.

Viele kleine und mittelständische Unternehmen haben weiterhin manuelle Workflows zur Rechnungsfreigabe. Dabei kann es sich um so rudimentäre Aktionen handeln wie um ein Textverarbeitungsdokument à la SOP, mit abgegrenzten Schritten und der Verteilung des Dokuments an die verschiedenen Teilnehmer des Arbeitsablaufs, das als Richtlinie dienen soll. Dies ist, wie man sich vorstellen kann, ein unorganisierter Prozess, bei dem die Teilnehmer nach den Schritten immer wieder auf das Dokument verweisen müssen, was zu Fehlern führen kann.

In vielen kleinen Unternehmen gibt es nicht einmal ein solches SOP, sondern nur ein allgemeines Verfahren, das an die verschiedenen Beteiligten weitergegeben wird, was bei jeder Form von Veränderung im Unternehmen ein Rezept für eine Katastrophe ist den Mitarbeiterstamm vergrößern oder verändern.

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Probleme mit dem manuellen Rechnungsgenehmigungs-Workflow

Einige der spezifischen Herausforderungen des manuellen Rechnungsgenehmigungs-Workflows sind:

• Fehler: Menschliche Fehler aufgrund von Überarbeitung oder einfach Versehen können zu Doppelzahlungen, Unterzahlungen, verspäteten Zahlungen oder Zahlungsausfällen führen, was das Unternehmen mehr Geld und Zeit kosten kann.
• Fehlende Unterlagen: Papierkram kann dazu führen, dass wichtige Dokumente wie Rechnungen verlegt werden und verloren gehen. Dies kann zu einer Fülle von Problemen im gesamten Kreditorenbuchhaltungszyklus führen, angefangen bei Reibungen mit dem Lieferanten bis hin zu verzögerten Vorgängen.
• Verschwendung von menschlicher Anstrengung: Manuelle Genehmigungsprozesse verschwenden menschliche Arbeit, die konstruktiver für produktivere Aktivitäten eingesetzt werden kann.
• Zeitverzögerungen: Wenn mehrere Genehmigungen erforderlich sind, damit eine Rechnung genehmigt werden kann, und wenn das Unternehmen im Laufe seines Geschäftstages mit mehreren Rechnungen zu tun hat, kann es zeitaufwändig sein, nur Genehmigungen einzuholen, bevor die Rechnung verarbeitet wird. Bis zu 20 % der Rechnungen enthalten regelmäßig falsche oder unvollständige Informationen, und ein manueller Rechnungsgenehmigungs-Workflow führt dazu, dass die Kreditorenbuchhaltung 25 % ihrer Zeit damit verbringt, Probleme zu lösen und fehlende Informationen aufzuspüren.
• Verspätete Zahlungen: Verzögerungen beim Einholen von Genehmigungen können wiederum zu Zahlungsverzögerungen führen, die, wie bereits erwähnt, für das Unternehmen kostspielig sein können. In den USA wurden 3 2019 Billionen US-Dollar durch verspätete Zahlungen bei kleinen Unternehmen gebunden, was zu Einstellungspausen, Beschränkungen beim Kauf von Lagerbeständen und einer Reduzierung der Mitarbeiterstunden führte, um über die Runden zu kommen. Verzögerungen können auch zu verspäteten Eingängen bestellter Artikel, schlechter Kreditwürdigkeit, schlechten Beziehungen zu Lieferanten und Gebühren/Bußgeldern führen.
• Opazität des Rechnungspfades: Es ist schwierig oder sogar unmöglich, den Status einer Rechnung auf dem Weg der Validierung und Genehmigung nachzuverfolgen, was eine Rückprüfung und Vorausplanung erschwert.
• Betrugsanfälligkeit: Rechnungsbetrug kann Betrug durch Dritte, Fehlbelastung von Arbeitskräften, Doppelzahlungen aufgrund von Verzögerungen oder interner sein. Um Betrug zu verhindern, ist ein wasserdichter Genehmigungsprozess erforderlich. Dies gilt insbesondere in Krisenzeiten. Beispielsweise hat die Covid-19-Pandemie Berichten zufolge die Häufigkeit von Rechnungsbetrug im Jahr 2020 erhöht. Rechnungsbetrug kann sich in anormalem Rechnungsvolumen, fehlender Rechenschaftspflicht zwischen Waren und Rechnung, Diskrepanzen zwischen Bestellung und Rechnung und zweifelhaftem Verhalten der Mitarbeiter äußern. Diese können nicht manuell erkannt werden, insbesondere wenn das Geschäftsvolumen hoch ist.

Automatisierung des Rechnungsfreigabe-Workflows

Die Automatisierung der Rechnungsfreigabe kann den Prozess vereinfachen und Zeit sparen. Einige der Vorteile der Rechnungsgenehmigungsautomatisierung sind:

• Schnellere Validierung: Dies ist vielleicht der wichtigste Vorteil der Automatisierung. Der automatisierte Vergleich der Rechnung mit anderen verwandten Dokumenten kann die Zeitverzögerungen beseitigen, die mit dem manuellen Drei-Wege-Abgleich verbunden sind, da alle Dokumente zu einer Transaktion digital am selben Ort gespeichert werden und entweder visuell oder über eine KI-basierte Software einfach verglichen werden können. Automatisierte Rechnungsgenehmigungs-Workflows können in Datenbanken und andere Buchhaltungssysteme integriert werden, um einen automatischen Abgleich ohne menschliches Eingreifen zu ermöglichen.
• Schnellere Genehmigungen: Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen können Verzögerungen bei der Rechnungsfreigabe beseitigen. Die Integration elektronischer Signaturen und digitaler Formulare kann Genehmigungen von verschiedenen Prozessbeteiligten unterwegs ermöglichen, sodass eine physische Abwesenheit vom Büro den Genehmigungsprozess nicht verzögert.
• Kosteneinsparungen: Ein Bericht von Levvel (ehemals Paystream Advisors) aus dem Jahr 2018 zeigte, dass verpasste Rabatte (44 %), verspätete Zahlungen (39 %) und doppelte Zahlungen (29 %) die Hauptursachen waren Rechnungsverarbeitung Bedenken in Unternehmen, und alle drei können durch Automatisierung überwunden werden.
• Rechenschaftspflicht: Die automatisierte Verfolgung von Transaktionen in Echtzeit ermöglicht einen Einblick in den Status der Rechnung in der Genehmigungskette. Die Einbeziehung von Eventualitäten und Erinnerungen in den Workflow kann Hindernisse beseitigen und Transparenz für schnellere Genehmigungen schaffen. Durch die Automatisierung des Genehmigungsprozesses wird auch ein Audit-Trail erstellt, der die verschiedenen Genehmigungsebenen anzeigt, die abgeschlossen wurden, und die Ebenen, auf denen dies nicht der Fall ist.
• Dokumentensicherheit: Die Digitalisierung aller Dokumente als Teil des automatisierten Rechnungsgenehmigungs-Workflows kann den Verlust von Dokumenten verhindern, der üblicherweise mit dem physischen Transport des Dokuments im Unternehmen zur Validierung und Genehmigung verbunden ist. Die Automatisierung ermöglicht die Integration des Workflows mit dem Dokumentenverwaltungssystem des Unternehmens und anderen Buchhaltungstools für die automatische Aktualisierung und Archivierung von Aufzeichnungen.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Der automatisierte Rechnungsfreigabe-Workflow ermöglicht einen einfachen Zugriff auf alle relevanten Daten während Audits, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert.
• Bessere Business Intelligence: Automatisierte Rechnungsgenehmigungs-Workflows können einen einfachen Zugriff und eine einfache Bewertung von Kaufdaten und Ausgaben ermöglichen und dadurch bessere Berichtsmechanismen und Entscheidungsfindung ermöglichen.
• Besseres Lieferantenmanagement und Beziehung: Eine systematische Organisation von Rechnungsfreigabeprozessen kann zu einem besseren Lieferantenmanagement beitragen, und die Vermeidung von Zahlungsverzögerungen kann den Lieferantenbeziehungen zugute kommen.
• Betrugsbekämpfung: Die Automatisierung des Rechnungsgenehmigungs-Workflows kann Betrug verhindern, indem Prüfungen im gesamten Workflow ermöglicht und die Transparenz erhöht werden. Unregelmäßigkeiten können während des automatisierten Drei-Wege-Abgleichs automatisch gekennzeichnet werden, und die Überprüfung der elektronischen Signatur kann sowohl internen als auch externen Betrug und damit verbundene Verluste verhindern.

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Vollautomatischer Rechnungsfreigabeprozess

• Rechnungsdigitalisierung: Rechnungen in verschiedenen Formaten müssen zunächst in ein Standardformat digitalisiert werden. Da jede Rechnung Schlüsseldaten enthält, die für die Ressourcenplanung im Rechnungswesen und die Entscheidungsfindung innerhalb des Unternehmens verwendet werden, ist Genauigkeit bei der Datenextraktion von entscheidender Bedeutung. Die aus den Rechnungen gelesenen Daten werden dann in der Regel zur Weiterverarbeitung an ERP-, Buchhaltungs- oder Datenanalyseplattformen des Unternehmens übertragen.
• Automatisierte Validierung: Der automatisierte Drei-Wege-Abgleich kann relevante Daten aus Rechnungen, Bestellungen und Quittungen erfassen und automatisch auf eine Weise verarbeiten, die den menschlichen Verstand nachahmt. Von ihnen kann die KI-fähige Verarbeitung auch Aufzeichnungen vergleichen und abgleichen und Entscheidungen treffen, z. B. das Weiterleiten der Transaktion, das Kennzeichnen von Fehlern oder das Auslösen von Ausnahmen.
• Automatisierte Ausnahmebehandlung: Wenn Fehler gekennzeichnet oder Ausnahmen ausgelöst werden, wird die Rechnung sofort an das zuständige Personal weitergeleitet, das die Fehler beheben kann. Dies kann Zeitverzögerungen reduzieren, die mit der manuellen Fehlerbehandlung verbunden sind.
• Automatisierte Genehmigungen: Nach dem Abgleich und der Validierung werden die Rechnungen automatisch an das zuständige Personal zur Genehmigung übermittelt. Durch das Aufbringen digitaler Signaturen und Genehmigungen in digitaler Form können Verzögerungen vermieden werden.
• Zahlungsvorgang: Nach der Genehmigung leitet das automatisierte System die Rechnung an das Finanzteam zur Zahlungsabwicklung weiter, wonach die Transaktion abgeschlossen und die Daten archiviert werden.

Unternehmen, die automatisierte Rechnungsgenehmigungs-Workflowsysteme einführen möchten, müssen die folgenden Faktoren bei der Auswahl des Tools dafür berücksichtigen:

• Die Infrastruktur und IT-Ressourcen, die zur Unterstützung der Software erforderlich sind
• Das finanzielle Engagement, das mit der Einrichtung und dem Betrieb des Systems verbunden ist
• Integration mit anderen Systemen im Unternehmen
• Die Ebenen der Automatisierung und des menschlichen Eingreifens, die innerhalb des Unternehmens erforderlich/möglich sind
• Verfügbarkeit von Know-how im Unternehmen und Kundenbetreuung durch den Hersteller der Software
• Die erforderlichen Ebenen der Datensicherheit
• Die Zugriffsebene – dies würde entscheiden, wo die Daten gespeichert werden – auf einem lokalen Computer, einem zentralen Server oder der Cloud.

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Zusammenfassung

Die Vorteile der Digitalisierung der Finanzaspekte eines Unternehmens werden zunehmend von Unternehmen erkannt. Dies hat die Einführung von Automatisierung in Workflow-Strukturen erforderlich gemacht. Die Automatisierung des Rechnungsgenehmigungs-Workflows kann Unternehmen dabei helfen, weniger Zeit mit alltäglichen Aktivitäten wie der manuellen Rechnungsverwaltung zu verbringen und sich stattdessen auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren, um das Endergebnis zu verbessern und wettbewerbsfähig zu bleiben.

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