Rechnungsabgleich

Rechnungsabgleich

Zeitstempel: 7. März 2023, 12:56 Uhr

Eine wichtige Aktivität in Prozessen der Kreditorenbuchhaltung (AP) ist der Rechnungsabgleich. Herkömmliche Ansätze bei dieser Schlüsselaufgabe können ein Unternehmen Zeit, Mühe und Personal kosten. Der Einsatz innovativer Technologien und automatisierter Toolsets kann den Rechnungsabgleich optimieren, um einem Unternehmen zusätzliche Hebelwirkung und Mehrwert zu bieten.

Dieser Artikel bietet einen detaillierten Einblick in den Rechnungsabgleich, die verschiedenen Arten und die Notwendigkeit von berührungslosen Rechnungen Rechnungsverarbeitung or Rechnungsverwaltung, und seine vielfältigen Vorteile.

Was ist Rechnungsabgleich?

Der Rechnungsabgleich ist eine Kreditorenbuchhaltung das validiert und vergleicht Informationen über die Bestellung (PO) mit der Lieferantenrechnung und den Produktquittungen.

Wenn eine Organisation die Waren oder Dienstleistungen eines Lieferanten nutzen möchte, erstellt sie eine Bestellung mit detaillierten Anforderungen. Bei Lieferung der angeforderten Waren oder Dienstleistungen wird von der einkaufenden Organisation eine Produktquittung ausgestellt. Der Verkäufer hebt dann die Rechnung zur Zahlungsfreigabe auf. Zu diesem Zeitpunkt findet der Rechnungsabgleich statt.

Durch den Abgleich von Rechnungen wird sichergestellt, dass es keine Fehler oder Unstimmigkeiten zwischen der Bestellung und der Rechnung gibt. Es erleichtert die schnellere Begleichung von Lieferantengebühren und verhindert das Risiko von Verkäuferbetrug & Zahlung für betrügerische Rechnungen.

Was ist eine Abweichung?

Als Rechnungsausnahmen bezeichnet, tritt eine Abweichung auf, wenn eine Diskrepanz zwischen den Rechnungsdetails und den validierenden Dokumenten wie der Bestellung oder dem Waren-/Produktbeleg besteht.

Abweichungen können zweierlei Art sein – Menge und Preis

  • Mengenabweichung: bezieht sich auf die Diskrepanz zwischen dem Betrag oder der Anzahl der Artikel auf der Bestellung und der fakturierten Rechnung
  • Preisabweichung: bezieht sich auf eine Diskrepanz zwischen den in der Bestellung genannten Kosten und dem in der Rechnung genannten Wert.

Das Identifizieren und Abgleichen von Abweichungen kann für die Kreditorenbuchhaltung eine entmutigende Aufgabe sein. Abweichungen sollten bewertet werden, um zu sehen, ob sie innerhalb der Toleranzgrenzen liegen, um fortzufahren Rechnungsverarbeitung oder senden Sie die Rechnung zur Korrektur an den Lieferanten zurück.

Die Toleranzebene bezieht sich auf geringfügige Abweichungen, die bei Prozentsätzen oder Beträgen in einer Rechnung auftreten können. Rechnungen, die die Toleranzgrenzen überschreiten, werden zurückgestellt und zur Korrektur an den Lieferanten gesendet.

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Rechnungsabgleich erforderlich

Lassen Sie uns herausfinden, warum die Überprüfung oder der Abgleich von Rechnungen für ein Unternehmen so wichtig ist.

Der Rechnungsabgleich stellt sicher, dass Lieferantenrechnungen anhand von Belegen überprüft werden können, bevor Zahlungen freigegeben werden. Dies hilft Unternehmen dabei:

  • Bestätigen Sie, dass Zahlungen nur für gültige Waren oder Dienstleistungen geleistet werden, die Sie vom Lieferanten erhalten haben
  • Sorgen Sie für schnellere und genaue Freigaben von Zahlungen
  • Sorgen Sie für mehr Transparenz, indem Sie Fehler und Doppelzahlungen eliminieren
  • Verfolgen Sie Aufzeichnungen von Zahlungen für mehrere Anbieter
  • Besser auf Betriebsprüfungen vorbereitet sein

Verschiedene Unternehmen können unterschiedliche Wege des Rechnungsabgleichs verfolgen, wie im nächsten Abschnitt unten erläutert.

Möglichkeiten des Rechnungsabgleichs

Der Rechnungsabgleichsprozess in Organisationen erfolgt normalerweise auf folgende Weise: 2-Wege-Abgleich, 3-Wege-Abgleich und schließlich 4-Wege-Abgleich.

Rechnungen werden anhand anderer verwandter Rechnungen validiert Dokumenten-Workflows das kann beinhalten Kauforder, Wareneingang und Prüfzettel. Diese Abgleichsmethoden prüfen auch auf Rechnungsabweichungen und Toleranzgrenzen, die behoben werden müssen, bevor die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird.

2-Wege-Matching

Der 2-Wege-Abgleich ist eine einfache und gängige Methode zur Überprüfung von Rechnungen. Es beinhaltet den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen sowie die Prüfung auf Toleranzen. Wenn die Rechnung die erforderlichen Kriterien erfüllt, wird sie zur Zahlung eingeplant.

3-Wege-Matching

3-Wege-Matching ist die beliebteste Methode des Rechnungsabgleichs. Dies beinhaltet einen dreistufigen Prozess. Die Rechnung wird auf Richtigkeit der Angaben auf der Bestellung sowie beim Wareneingang geprüft. Sobald die Toleranzwerte genehmigt sind, wird die Rechnung zur Zahlung bereitgestellt.

4-Wege-Matching

Komplexer als 2-Wege- und 3-Wege-Matching beinhaltet 4-Wege-Matching einen weiteren Validierungsschritt. Es erfordert auch den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen, Wareneingängen und Prüfbelegen.

Bei der Warenanlieferung prüft die Warenannahme die Menge und stellt einen Prüfschein aus, der bestätigt, dass die erhaltene Menge korrekt ist. Daher gilt nur eine Rechnung, die mit der Bestellung, dem Wareneingang, den Toleranzen und dem Prüfschein übereinstimmt, als zur Zahlung geeignet.

Diese Möglichkeiten des Rechnungsabgleichs stellen sicher, dass Unternehmen nur für die bestellten und erhaltenen Waren/Dienstleistungen bezahlen. Es schützt auch vor falschen Rechnungen und Zahlungsfehlern, sodass Unternehmen ihre Geschäfte mit Dritten besser im Griff haben.

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berührungslose Rechnungsverarbeitung und Genehmigungsweiterleitung
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Abgleich von Rechnungen mit Verträgen

Abgesehen von den Rechnungsabgleichsmethoden können bestimmte Käufe unter Verwendung eines Vertragsabgleichsprozesses getätigt werden. Diese Art von Rechnung wird auch als Nicht-PO-Rechnungsstellung bezeichnet und wird für wiederkehrende oder Nebenkostenzahlungen verwendet, die in einem Zyklus erfolgen.

Beim Vertragsabgleich wird die Rechnung mit einem bestehenden Vertrag verglichen und verifiziert. Beispiele für solche vertraglich vereinbarten Einkäufe können monatliche Nebenkostenabrechnungen (Strom, Wasser usw.), Miet- und Wartungskosten für Gebäude, Werbekosten, Rechts- oder Beratungsdienste und mehr sein.

Diese Art des Abgleichs unterliegt einem internen Rechnungsfreigabeprozess. Wenn der Vertrag übereinstimmt und die Genehmigung erteilt wird, wird die Nicht-PO-Rechnung zur Zahlung eingeplant.

Rechnungen müssen nicht mehr mit Bestellungen und anderen Belegen abgeglichen werden. Es erleichtert auch die frühzeitige Abwicklung sich wiederholender Zahlungen und spart Zeit, Aufwand und Kosten.

Was ist der automatische Rechnungsabgleich?

Automatisierter Rechnungsabgleich bezieht sich auf die Digitalisierung des Rechnungsabgleichsprozesses eines Unternehmens mit Hilfe fortschrittlicher Tools und Technologien; Rechnungen werden automatisch verarbeitet, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist.

Die automatisierte Rechnungsabgleichstechnologie kann die Arbeitsweise von Kreditorenbuchhaltungsabteilungen verändern. Eingehende Rechnungen werden gescannt, in eine digitale Form umgewandelt, mithilfe von Algorithmen abgeglichen und mit Toleranzeinstellungen geprüft und bei Genehmigung zur Zahlung verarbeitet – alles ohne menschliche Abhängigkeit.

Die Aufgabe, Rechnungen zu validieren oder abzugleichen und sie automatisiert zu verarbeiten, kann eine Vielzahl von Vorteilen bieten. KI-gesteuerte Automatisierungstechnologien wie OCR und RPA können die berührungslose Rechnungsverarbeitung so verbessern, dass sie effizient und fehlerfrei ist.

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AP-Daten automatisch mit ERPs synchronisieren
AP-Daten automatisch mit ERPs synchronisieren

Verwendung von KI im automatisierten Rechnungsabgleich

Die Verwendung von maschineller Intelligenz zur Abwicklung von Prozessen kann komplexe, mühsame Arbeit einfach und unkompliziert machen. KI-gesteuerte Technologien wie OCR und RPA können effektive Tools zur Automatisierung von AP-Prozessen und zur Verbesserung der Geschäftseffizienz sein.

Optical Character Recognition

OCR ist eine Technologie, die Informationen aus digitalen Dokumenten zur Bearbeitung liest und extrahiert. Nützlich für Branchen, die mit großen Datenmengen zu tun haben, sind OCR-Funktionen mit künstlicher Intelligenz ein Segen AP-Automatisierung.

OCR kann effektiv durchgeführt werden Datenerfassung, Extraktion durch Herausziehen relevanter Daten. Es leitet es dann automatisch weiter, um die Rechnung mit der Bestellung abzugleichen. Nach dieser Phase kann der Rechnungsabgleich mit 2-, 3- oder 4-Wege-Abgleich abgeschlossen werden. All dies reduziert den manuellen Aufgabenaufwand, die Zeit und die Kosten und sorgt so für eine bessere Prozesseffizienz.

Aber während OCR einen großen Beitrag zur Optimierung der Automatisierung von AP-Prozessen leisten kann, reicht OCR allein möglicherweise nicht aus, um den Automatisierungsprozess abzuschließen. Die Verwendung einer anderen leistungsstarken Technologie in Verbindung mit OCR kann sich als vorteilhafter erweisen, um eine vollständige Prozessautomatisierung zu erreichen.

Roboter-Prozessautomatisierung

Robotic Process Automation ist eine beliebte und nützliche Softwaretechnologie, die in Verbindung mit OCR als virtueller Assistent zur Automatisierung digitaler Prozesse fungieren kann. Die Software ermöglicht es Benutzern, „Bots“ zu erstellen, die menschliche Handlungen nachahmen.

Diese zuverlässigen Roboter werden in vielen Branchen eingesetzt, um rund um die Uhr mit hoher Geschwindigkeit und Präzision zu arbeiten. Durch die Interaktion mit Systemanwendungen können diese Bots automatisch ausgeführt werden kognitive Datenerfassung, extrahieren und analysieren Sie Daten wie Menschen. Außerdem können sie die extrahierten Daten kommunizieren und an geeignete Prozesse weiterleiten, um innerhalb von Sekunden genaue Maßnahmen einzuleiten.

RPA mit OCR kann einen AP-Rechnungsabgleichsprozess mit Geschwindigkeit, Genauigkeit und verkürztem Zeitrahmen direkt ab dem Zeitpunkt des Rechnungseingangs unterstützen. Es lädt hoch, scannt, führt aus Informationsextraktion, initiiert den 2-, 3- oder 4-Wege-Abgleich, prüft auf festgelegte Toleranzen und markiert Rechnungen zur Korrektur oder Zahlungsabwicklung.

Vorteile des automatisierten Rechnungsabgleichs

Die Automatisierung des Rechnungsabgleichs hilft bei der einfacheren Verarbeitung von Rechnungen für Zahlungen. Da kein menschliches Eingreifen mehr erforderlich ist, werden auch die Komplikationen der Verwaltung von Papierkram und manuellen Validierungen ausgeschlossen.

Einige der bemerkenswerten Vorteile der berührungslosen Rechnungsverarbeitung sind:

  • Zeitersparnis – Der manuelle Rechnungsabgleich ist mühsam und zeitaufwändig. Rechnungsdetails einzeln zu prüfen und mit 2,3-, 4- oder XNUMX-Wege-Prozessen zu validieren, nimmt viel Zeit in Anspruch. Daher können Mitarbeiter des Unternehmens ihre wertvolle Zeit anderen wichtigen Aufgaben widmen und die Gesamtproduktivität verbessern.
  • Genauigkeit – Die Automatisierung des Kreditorenprozesses reduziert das Auftreten von Fehlern und sorgt für einen reibungslosen Arbeitsablauf zwischen den Prozessen. Nichtübereinstimmungen oder Abweichungen werden leicht erkannt und erst wenn eine Rechnung auf allen Ebenen ausgeglichen ist, wird sie zur Zahlung eingeplant.
  • Schutz vor doppelten und betrügerischen Rechnungen – Die Automatisierung des Rechnungsabgleichs erfordert eine konsistente Validierung zwischen Rechnungen und Belegen. Alle Ausnahmen werden ebenfalls erkannt und zur manuellen Überprüfung gekennzeichnet. Dies gewährleistet den Schutz vor betrügerischen oder doppelten Rechnungen und eine bessere Geschäftskontrolle.
  • Fördert Lieferantenbeziehungen – Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung kann Rechnungen schnell mit Bestellungen abgleichen und eine schnellere Zahlung an Lieferanten beschleunigen, um sie zufrieden zu stellen. Im Gegenzug kann das Unternehmen auch von besseren Vertragsangeboten und Frühzahlungsrabatten für eine höhere Rentabilität profitieren.
  • Effiziente Kostenanalyse – Die berührungslose Rechnungsverarbeitung liefert Informationen zu einzelnen Posten, anhand derer diejenigen identifiziert werden können, die den höchsten Wert bieten. Diese zuverlässigen Daten helfen bei einer besseren Kostenanalyse und Auswahl relevanter Anbieter, um dem Unternehmen einen Mehrwert zu bieten.
  • Gut für Audits – Rechnungen mit anderen Belegen sind für Audits zwingend erforderlich. Durch den automatisierten Rechnungsabgleich wird sichergestellt, dass Bestellungen, Wareneingänge, Prüfbelege und Rechnungen an einem digital zentralisierten Ort verfügbar sind, auf den während Audits leicht zugegriffen werden kann, um den Prozess zu beschleunigen.

Zusammenfassung

Der Abgleich und die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen ist ein komplexer Prozess. KI-fähige Technologie kann Unternehmen durch anpassbare Automatisierung eine Hebelwirkung verschaffen. Durch die Automatisierung können Unternehmen eine nahtlose Integration anstreben Dokumentenmanagement-Workflow Prozesse, schaffen mehr Transparenz, pflegen gute Geschäftsbeziehungen für optimierte Geschäftseffizienz und Wachstum.

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