Kundenauftrag vs. Rechnung: Hauptunterschiede, Rolle und Typen

Kundenauftrag vs. Rechnung: Hauptunterschiede, Rolle und Typen

Zeitstempel: 8. Januar 2024, 3:49 Uhr
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Die Verfolgung eines Verkaufs von Anfang bis Ende hilft Unternehmen dabei, die richtigen Lagerbestände aufrechtzuerhalten, die besten Cashflow-Taktiken umzusetzen und sicherzustellen, dass Kunden die richtigen Produkte erhalten. Da die meisten Unternehmen mehrere Verkäufe gleichzeitig überwachen, ist es von entscheidender Bedeutung, jeden Schritt auf dem Weg genau zu protokollieren.

Unabhängig von der Art des Unternehmens, der Branche oder sogar der Region verlassen sich Unternehmen auf Kundenaufträge und Rechnungen, um sicherzustellen, dass jeder Verkauf ordnungsgemäß ausgeführt wird, die Zahlung eingeht und eine Dokumentation vorhanden ist. Allerdings sind Kundenaufträge und Rechnungen nicht dasselbe; Tatsächlich werden sie für ganz andere Zwecke verwendet. Beide sind gleichermaßen wichtig, aber wenn Sie den Unterschied zwischen einem Kundenauftrag und einer Rechnung kennen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen von beiden profitiert. 

Auf hohem Niveau steht ein Kundenauftrag an erster Stelle. Dabei handelt es sich um das Dokument, das erstellt wird, wenn ein Kunde den Kaufwunsch äußert und mit Ihrem Vertriebsteam zusammenarbeitet, um einen Liefertermin für die im Kundenauftrag enthaltenen Waren oder Dienstleistungen zu vereinbaren. Sobald die Bestellung versandt wurde, sendet Ihr Debitorenbuchhaltungsteam dem Kunden eine Rechnung, um die für die Bestellung geschuldeten Beträge einzuziehen.

Ganz gleich, wie Ihr Verkaufsprozess aussieht, die Chancen stehen gut, dass er mit einem Kundenauftrag beginnt und mit einem Kundenauftrag endet in rechnung stellen Zahlung.

Was ist ein Kundenauftrag?

Wenn Sie ein Anbieter oder Verkäufer sind, erstellt Ihr Team einen Kundenauftrag, sobald der Kunde Interesse an einem Kauf bekundet hat. Normalerweise bekundet ein Kunde sein Interesse durch a Bestellung. Der Kundenauftrag bestätigt den Eingang der Bestellung, legt die Details fest und dient als Quelldokument für interne Vertriebsteams und Vertriebsverfolgungssysteme beim Abschluss jedes Verkaufs.

Ein Kundenauftrag erfordert detaillierte Informationen. Wenn Sie also nicht bereits über alle erforderlichen Kundeninformationen verfügen, benötigt Ihr Team möglicherweise Eingaben des bestellenden Kunden, um den Kundenauftrag auszufüllen. Die Informationen, die in einem Kundenauftrag enthalten sind, sind: 

  • Der Name Ihres Unternehmens
  • Kontaktinformationen Ihres Unternehmens
  • Kundendaten (Name, Rechnungsinformationen, Adresse)
  • Beschreibung des verkauften Produkts oder der Dienstleistung
  • Menge der im Verkauf enthaltenen Waren oder Dienstleistungen
  • Preis von Waren oder Dienstleistungen
  • Liefer-, Versand- und Steuerkosten
  • Gesamtkosten der Bestellung

Es gibt mehrere Arten von Kundenaufträgen, die Ihr Unternehmen verwenden kann. Je nach Situation oder Vertriebslandschaft nutzen viele Unternehmen regelmäßig alle vier der folgenden Möglichkeiten:

Barverkaufsauftrag

Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, das Produkt abholt und in bar bezahlt, kommt ein Barauftrag zum Einsatz. Da der Kunde bar zahlt, gibt es keine Forderungen Eintrag, der mit der Transaktion verbunden ist. Der Kauf des Kunden wirkt sich direkt auf Ihr Geldkonto aus und die Lieferung erfolgt sofort.

Eilauftrag

Wenn ein Kunde eine ungewöhnlich schnelle Lieferzeit wünscht, wird intern ein Eilauftrag verwendet. Ihr Vertriebsteam kann diese Art von Kundenaufträgen als hohe Priorität kennzeichnen, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig abgeschlossen werden. Je nach Sachlage kann der Kunde die Ware abholen oder für eine schnelle Zustellung extra bezahlen. Nachdem das Produkt geliefert wurde, sendet Ihr AR-Team eine Rechnung an den Kunden, um die Zahlung einzuziehen.

Lieferplan

In einer Situation, in der ein Kunde die Lieferung einer bestimmten Produktmenge zu verschiedenen Terminen anfordert, kann eine Liefervereinbarung ein hervorragendes Instrument sein, um jede einzelne Lieferung pünktlich zu halten. Wenn ein Kunde 10 Widgets in einer Woche, 5 in zwei Wochen und 7 in drei Wochen wünscht, können alle diese Transaktionen über einen einzigen Lieferplan erfolgen, der dann nach der Lieferung aktualisiert wird. 

Kundenauftrag für Dritte

In einigen Fällen, insbesondere bei kleinen Unternehmen, wird ein Drittauftrag verwendet, wenn Ihr Unternehmen die Waren oder Dienstleistungen nicht direkt an die Kunden liefert. Stattdessen senden Sie sie an einen Dritten Verkäufer Damit ist dann die letzte Etappe der Lieferung an den Kunden abgeschlossen.

Was ist eine Rechnung?

Wenn Lieferanten oder Verkäufer einen Kundenauftrag abschließen und das vereinbarte Produkt liefern, erstellen sie einen in rechnung stellen und senden Sie es an den Kunden, um die Zahlung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen einzuziehen. Als einer der letzten Schritte im Verkaufsprozess leitet das Versenden einer Rechnung die Zahlung an den Kunden und den Bargeldeinzug ein, zwei wichtige Komponenten für die Aufrechterhaltung eines gesunden Unternehmens. Rechnungen werden heute meist elektronisch versendet und aufgerufen E-Rechnungen.

Die Rechnung enthält größtenteils die gleichen Informationen wie der Kundenauftrag, enthält aber zusätzlich Folgendes: 

· Zahlungsbedingungen
·  Frühzahlungsrabatte
· Bestellnummer
· Rechnungsnummer
· Gebühren für verspätete Zahlungen
·  Zahlungsinformationen für ACH, Überweisungen oder EDI-Zahlungen

Ebenso wie mehrere Kundenaufträge in unterschiedlichen Situationen verwendet werden, werden in Geschäftstransaktionen häufig unterschiedliche Rechnungstypen verwendet.

Proforma-Rechnung

Normalerweise werden Rechnungen als vertragliche Zahlungsaufforderungen betrachtet, aber a Proforma-Rechnung hat nicht den gleichen Nutzen. Sie wird verwendet, wenn keine Handelsrechnung verfügbar ist, und kann als „Vorabrechnung“ betrachtet werden. Es enthält immer noch eine Kostenaufschlüsselung, aber es handelt sich eher um eine Schätzung, die der Kunde als Referenz verwenden kann.

Beim Export von Waren in die Vereinigten Staaten verlangt der US-Zoll, dass der Bestellung eine Pro-forma-Rechnung beigefügt wird, damit klar ist, was über die Landesgrenzen hinweg versendet wird. 

Zwischenrechnung

Wenn es sich um ein großes Projekt oder einen mehrteiligen Auftrag handelt, der in mehrere Zahlungen oder Phasen aufgeteilt werden muss, ist eine Zwischenrechnung hilfreich. Anstatt bis zum Ende des Projekts zu warten, um eine große Rechnung zu versenden, können Zwischenrechnungen verwendet werden, um nebenbei inkrementelle Zahlungen einzusammeln. Auf der Verkäuferseite tragen Zwischenrechnungen dazu bei, Cashflow-Probleme zu lindern, und auf der Käuferseite teilen sie Zahlungen in überschaubarere Beträge auf. Das ist das Gegenteil von Netting Mehrere Rechnungen in einer Zahlung.

Schlussrechnung

Die am häufigsten verwendete Rechnungsart ist die Schlussrechnung. Dies ist in der Regel einer der einfachsten Rechnungstypen Rechnungen begleichen, was es zum Standard für die meisten Unternehmen macht. Sie werden an Kunden versendet, sobald Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden.

Kundenauftrag vs. Rechnung: Die Unterschiede

Um sicherzustellen, dass der Unterschied zwischen „Kundenauftrag“ und „Rechnung“ deutlich wird, haben wir eine Liste mit einigen der wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden zusammengestellt. Unternehmen verlassen sich bei der Durchführung regelmäßiger Verkaufstransaktionen auf diese beiden Dokumente, der Zweck, den sie erfüllen, ist jedoch unterschiedlich.

Kundenauftrag und Rechnung lassen sich leicht unterscheiden, wenn Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

Zeitpunkt der Schöpfung

Ein Kundenauftrag leitet den Verkaufsprozess ein; Dadurch weiß Ihr Fulfillment-Team, dass es mit der Vorbereitung von Waren oder Dienstleistungen für die Lieferung beginnen kann. Ganz am Ende des Verkaufsprozesses, nach erfolgter Lieferung, wird dem Kunden dann eine Rechnung zugesandt.

Zweck des Dokuments

Bei der Betrachtung einer Rechnung oder eines Kundenauftrags ist es wichtig, den Zweck jedes Dokuments zu berücksichtigen. Ein Kundenauftrag ist eher intern ausgerichtet und zeigt Ihren Teams an, dass ein Auftrag initiiert wurde und Maßnahmen erforderlich sind. Eine Rechnung hingegen ist nach außen gerichtet. Sie wird dem Kunden als förmliche Zahlungsaufforderung zugesandt. Wenn das Fälligkeitsdatum einer Rechnung nicht eingehalten wird, können dem Kunden Verzugszinsen oder andere Strafen auferlegt werden.

Informationen aufgeführt

Während der Unterschied zwischen einem Kundenauftrag und einer Rechnung eher darin besteht, wann und wie jedes Dokument verwendet wird, gibt es leichte Unterschiede hinsichtlich der darin enthaltenen Informationen. Sie enthalten beide Informationen wie den Namen und die Kontaktinformationen des Kunden, die Menge und den Preis der gekauften Produkte sowie die Informationen des Anbieters, aber eine Rechnung enthält zusätzliche Details. Bei diesen Details kann es sich um Säumnisgebühren, Zahlungstermine und mehr handeln. Eine genaue Aufschlüsselung der einzelnen Inhalte finden Sie in unseren Listen oben. 

Auswirkungen auf die Rechnungslegung

Ein Kundenauftrag wird normalerweise von Ihrem Buchhaltungsteam weder gesehen noch bearbeitet. Sofern sie nicht versuchen, einen Kundenauftrag einer bestimmten Rechnung zuzuordnen, werden sie sich nicht auf Kundenaufträge verlassen. Rechnungen hingegen sind wichtige Bestandteile der Buchhaltungsdokumentation. Sie werden benötigt, um genaue Prüfprotokolle bereitzustellen und sicherzustellen, dass die Einträge korrekt sind.

Zusammenfassung

Man könnte leicht einen Artikel lesen, der den Unterschied zwischen Kundenauftrag und Rechnung behandelt, und denken, dass die Auswirkungen vernachlässigbar sind. Aber im Gegenteil: Das Verständnis des grundlegenden Zwecks wichtiger Geschäftsdokumente wird Ihrem Unternehmen helfen, effizienter zu arbeiten, potenzielle Erfüllungs- und Buchhaltungsfehler zu reduzieren und interne Prozesse mit den richtigen Kontrollmechanismen zu schaffen, um Ihr Unternehmen vor Risiken zu schützen.

Letztendlich benötigen Ihre Teams sowohl Kundenaufträge als auch Rechnungen, aber die Art und Weise, wie die verschiedenen Teams diese verwenden, ist unterschiedlich. Ihr Vertriebsteam benötigt Kundenaufträge, um sicherzustellen, dass die Lieferungen wie versprochen ausgeführt werden, aber die Debitorenbuchhaltungsexperten müssen jeden Tag aufs Neue mit Rechnungen rechnen. Damit Ihr Unternehmen sein volles Potenzial ausschöpfen kann, müssen diese Teams zusammenarbeiten und über die richtigen Ressourcen verfügen, um ihre Arbeit zu erledigen. 

Das Verständnis von Kundenaufträgen und Rechnungen scheint vielleicht keine strategische Führungspriorität zu sein, aber für viele Menschen in Ihrem Unternehmen gibt es nichts Wichtigeres. Wenn Sie bereit sind, Ihre Kundenauftragsverwaltung zu übernehmen und Rechnungsverarbeitung auf die nächste Ebene, indem Sie in die richtige Automatisierung investieren Rechnungsbearbeitungssoftware - mögen Nanonetze – kann einen großen Unterschied machen.

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