Der Lieferantenmanagementprozess: Bedeutung, Vorteile und Herausforderungen

Gute Lieferantenbeziehungen sind für den Erfolg jedes Unternehmens wichtig. Ziel des Lieferantenmanagements ist es, die Geschäfts-Lieferanten-Beziehungen zu organisieren und zu stärken. Durch ein effektives Lieferantenmanagement können Unternehmen effizient arbeiten und gleichzeitig angebotsseitige Schocks verhindern.

Was ist Lieferantenmanagement?

Lieferantenmanagement ist ein strukturierter Prozess, den Unternehmen befolgen, um ihre Lieferanten oder Anbieter zu verwalten. Das Lieferantenmanagement konzentriert sich auf den Aufbau/die Aufrechterhaltung guter Arbeitsbeziehungen mit Lieferanten auf langfristiger Basis; um mögliche Lieferunterbrechungen zu verhindern und Geschäftsziele zum besten Preis zu erreichen.

Der Lieferantenmanagementprozess ist recht aufwändig und umfasst die Auswahl geeigneter Lieferanten, die Aushandlung tragfähiger Verträge, die Kostenkontrolle, die Minimierung von Risiken und die Sicherstellung der pünktlichen Lieferung von Waren oder Dienstleistungen.

Bedeutung des Lieferantenmanagements

Lieferantenmanagement ist ein strategischer Prozess, der, wenn er richtig durchgeführt wird, Unternehmen dabei helfen kann, bestimmte Geschäftsziele zu erreichen.

Es eröffnet Möglichkeiten für ein schnelleres Onboarding mehrerer Anbieter, wodurch potenzielle Risiken und Verzögerungen auf der Angebotsseite minimiert werden können. Da eine Auswahl an Lieferanten zur Verfügung steht, profitiert das Unternehmen außerdem von niedrigeren Kosten und einer schnelleren Lieferung, um die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten.

Durch die Optimierung des Lieferantenprozesses können gegenseitiges Vertrauen und stärkere Beziehungen gewährleistet werden. Es kann dazu beitragen, die Geschäftseffizienz zu steigern, wobei der Schwerpunkt auf der Verbesserung der Kundenzufriedenheit, der Rentabilität und des Wachstums liegt.

Was beinhaltet der Lieferantenmanagementprozess?

Auch wenn der Lieferantenverwaltungsprozess je nach Größe der Organisation einfach oder komplex sein kann, sind die erforderlichen Schritte im Großen und Ganzen dieselben. Es sind jedoch einige Voraussetzungen erforderlich:

Die Anforderungen:

1. Definieren Sie Geschäftsziele – Unternehmen können ein gutes Lieferantenmanagement betreiben, wenn die Unternehmensziele klar definiert sind. Die Identifizierung von Geschäftszielen kann ein klareres Bild für das Lieferantenmanagement liefern.

2. Aufbau eines Lieferantenmanagementteams – Mit qualifiziertem Personal als Teil eines engagierten Teams kann das Lieferantenmanagement einfacher und fruchtbarer werden. Die Auswahl, Verhandlung und Bewertung von Anbietern ist keine leichte Aufgabe. Ein erfahrenes Team kann als Brücke zwischen seinen internen Abteilungen und Lieferanten fungieren, um den Lieferantenmanagementprozess zu optimieren.

Schritte im Lieferantenmanagementprozess

Da der Markt voller potenzieller Anbieter ist, wird ein Unternehmen, das sich mit dem Anbietermanagement beschäftigt, einige allgemeine Schritte befolgen, um die Auswahl der richtigen Anbieter sicherzustellen. Sie sind:

1. Anbieter auswählen – Der Prozess beginnt mit der Auswahl der Anbieter, die für das Unternehmen als geeignet erachtet werden. Dann werden Angebote gesucht mit E-Sourcing-Tools wie etwa Angebotsanfragen (RFQs) und Angebotsanfragen (RFPs). Obwohl der Preis ein entscheidender Faktor sein wird, kann das Unternehmen das Potenzial eines Anbieters auch anhand von Qualität, Ruf, Fähigkeit zur Erfüllung von Anforderungen und Erfolgsbilanz einschätzen.

2. Nehmen Sie an Vertragsverhandlungen teil – In dieser Phase werden die Vertragsbedingungen zwischen dem Unternehmen und dem ausgewählten Anbieter besprochen. Bedingungen können sich auf die Art/Menge der Waren und/oder Dienstleistungen, Liefertermine, Zahlungsbedingungen und rechtliche Bedingungen zur Risikoabsicherung beziehen. Der Vertrag muss für beide Parteien akzeptabel und für beide Seiten vorteilhaft sein.

3. Onboarding von Anbietern – Das Sammeln relevanter Informationen und zugehöriger Dokumente ist wichtig, um Lieferanten als zugelassene Lieferanten für das Unternehmen zu erkennen. Bankkontoinformationen, Steuerformulare und gültige Branchenlizenzen gehören zu den wichtigsten Informationen, die für Zahlungen an Lieferanten und für Prüfzwecke erfasst werden.

4. Verfolgen und bewerten Sie die Leistung der Anbieter – Unternehmen müssen die Leistung ihrer Lieferanten überprüfen, um festzustellen, ob die Standards eingehalten werden, die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen gut ist, die Lieferungen pünktlich erfolgen und der Service zufriedenstellend ist. Abweichungen können durch mit den Anbietern besprochene Aktionspläne behoben werden, um reibungslosere Geschäftsabwicklungen zu gewährleisten.

5. Überwachung und Management von Risiken – Zum Risikomanagement gehört die Bewertung und Überwachung von Anbietern hinsichtlich potenzieller Risiken, die schwerwiegende Auswirkungen auf das Unternehmen haben können. Compliance-Verstoß, VerkäuferbetrugDatenlecks, Klagen und der Verlust geistigen Eigentums sind allesamt schwerwiegende Risiken, die im Rahmen der Risikoüberwachung berücksichtigt werden müssen.

6. Rechtzeitige Zahlungen – Die pünktliche Zahlung von Zahlungen an Lieferanten kann für die Gewährleistung guter Arbeitsbeziehungen von entscheidender Bedeutung sein. Die Einhaltung der Vertragsbedingungen für die Zahlung und die Sicherstellung, dass Rechnungen ohne Verzögerungen beglichen werden, können das Vertrauen der Anbieter stärken, ihre Dienstleistungen weiterhin aufrechtzuerhalten.

Implementierung eines Lieferantenmanagementsystems

Das Lieferantenmanagement ist für jedes Unternehmen ein entscheidender Prozess, um Wachstum und Erfolg sicherzustellen. Das Aufkommen fortschrittlicher Technologien hat die Art und Weise verändert, wie Lieferantenmanagementprozesse heute durchgeführt werden.

Vendor Management Systems (VMS) sind webbasierte oder cloudbasierte Software, die dabei helfen soll, mehrere anbieterbezogene Aktivitäten von einem Ort aus zu organisieren und zu verwalten. Sie sind effizient, einfach, kostengünstig und äußerst vorteilhaft für Unternehmen mit mehreren Anbietern.

Vorteile des Lieferantenmanagements

Die verschiedenen Vorteile eines Lieferantenmanagements sind:

1. Erleichtert eine bessere Auswahl – Die Organisation wird von einer größeren Auswahl an Anbietern profitieren, die mehr Auswahl zu wettbewerbsfähigen Preisen bieten.

2. Kostengünstige Verhandlungen – Durch das Lieferantenmanagement kann sichergestellt werden, dass mehrere Lieferanten um Geschäfte konkurrieren. Dadurch kann das Unternehmen bessere Tarife aushandeln und niedrigere Preise oder Rabatte erzielen.

3. Effektives Vertragsmanagement – Einer der Vorteile eines Lieferantenmanagementsystems sind zentralisierte Daten. Alle Verträge, Lieferanteninformationen und zugehörigen Dokumente sind für das gesamte Unternehmen von einem Ort aus zugänglich. Dies erleichtert die Nachverfolgung von Verträgen und ermöglicht eine effizientere Entscheidungsfindung.

4. Einfacheres Leistungsmanagement – Lieferantenmanagementsysteme ermöglichen einen Überblick über die gesamte Leistung von Lieferanten aus der Vogelperspektive. Es ist einfach, die Leistung zu verfolgen und sie mit früheren Daten zu vergleichen. Stakeholder können sicherstellen, dass Lieferanten die Vertragsbedingungen einhalten und Geschäftsanforderungen effizient erfüllt werden.

5. Stärkere Lieferantenbeziehungen – Zentralisierte Anbieterinformationen im VMS tragen zu einem vereinfachten Entscheidungsprozess bei. Das Erkennen von Verzögerungen und die schnelle Kommunikation reduzieren Störungen in der Lieferkette und verhindern zusätzliche Kosten oder Verluste für beide Parteien, was zu Vertrauen und besseren Beziehungen führt.

6. Bessere Risikominderung – VMS-Software ist in der Lage, Anbieterrisiken zu identifizieren, die verhindert oder frühzeitig angegangen werden können, um Auswirkungen auf das Geschäft zu vermeiden. Da alle herstellerbezogenen Daten überprüft werden und eine ständige Überwachung möglich ist, wird die Risikominderung einfacher.

Herausforderungen im Lieferantenmanagement

Unsachgemäße oder fehlende Lieferantenmanagementprozesse können viele Herausforderungen mit sich bringen:

1. Nichteinhaltung seitens der Anbieter – Eine Organisation ohne festgelegte Standards für Lieferanten ist dem Risiko ausgesetzt, dass ihre Lieferanten diese nicht einhalten. Um Abweichungen zu vermeiden, ist es wichtig, den richtigen Lieferanten auszuwählen und bei Vertragsverhandlungen Standards festzulegen.

2. Risiko eines schlechten Rufs der Anbieter – Wenn mehrere Anbieter beteiligt sind, ist es schwierig, die Arbeitsqualität der Anbieter zu beurteilen, und eine schlechte Leistung eines einzelnen Anbieters kann sich negativ auf das Geschäft auswirken. Während des Auswahlprozesses im Lieferantenmanagement sind gründliche Hintergrundüberprüfungen und Einblicke in vergangene Leistungen von entscheidender Bedeutung.

3. Aufwand bei der manuellen Speicherung von Lieferantendaten – Für expandierende Unternehmen kann es schwierig sein, Lieferantendaten zu speichern, wenn das Unternehmen wächst und mehr Lieferanten eingebunden werden. Das Fehlen eines Lieferantenverwaltungssystems führt zu weiteren Problemen beim Abrufen von Lieferanteninformationen bei Bedarf.

4. Keine Sichtbarkeit für die Entscheidungsfindung – Lieferantenmanagementsysteme können durch die Verfügbarkeit zentralisierter Daten für eine umfassende Transparenz sorgen und eine gute Entscheidungsfindung ermöglichen. Ohne ein geeignetes VMS wird dies zu einer komplizierten Aufgabe.

5. Unfähigkeit, unterschiedliche Zahlungen abzuwickeln – VMS-Software kann Zahlungen verwalten und verfolgen, auch wenn sich die Zahlungsbedingungen oder -methoden unterscheiden. Manuelle Zahlungen an mehrere Anbieter können umständlich, komplex und fehleranfällig sein und zu unzufriedenen Anbietern führen.

Zusammenfassung

Veränderte und schnelllebige Zeiten zwingen viele Unternehmen dazu, effektive Lösungen zu finden, um Lieferantenbeziehungen effizient abzuwickeln. Unternehmen, ob groß oder klein, die mit mehreren Anbietern zusammenarbeiten, können von der Implementierung eines guten Anbietermanagementsystems profitieren. Effektive VMS-Software kann dabei helfen, Herausforderungen zu meistern, stärkere Lieferantenbeziehungen zu fördern, einen Mehrwert zu schaffen und die Geschäftsleistung zu verbessern.