Gemäß einer Bericht 2020 zur Studie zu Betrug und Missbrauch am Arbeitsplatz Nach Angaben der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) stellen die jährlichen Verluste durch Berufsbetrug eine enorme Belastung für die Weltwirtschaft dar und wirken sich direkt auf die Fähigkeit von Organisationen aus, Arbeitsplätze zu schaffen, Waren und Dienstleistungen zu produzieren und öffentliche Dienstleistungen zu erbringen . Der Studie zufolge gehören zu den häufigsten Betrugsmodellen am Arbeitsplatz in der Branche Abrechnungssysteme. Bei einem Abrechnungssystem handelt es sich um ein betrügerisches Auszahlungssystem, bei dem eine Person ihren Arbeitgeber dazu veranlasst, Zahlungen auszustellen, indem sie Rechnungen für fiktive Waren oder Dienstleistungen, überhöhte Rechnungen oder Rechnungen für persönliche Einkäufe einreicht.
Bei solchen Betrügereien ist es sinnvoll, auf Nummer sicher zu gehen. In diesem Blog befassen wir uns mit der Bedeutung von Rechnungsprüfungen und warum sie für die finanzielle Integrität von Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind.
Was ist eine Kreditorenbuchhaltungsprüfung?
Eine Kreditorenbuchhaltungsprüfung ist ein Prozess, bei dem die Finanzunterlagen der Kreditorenbuchhaltung von einem Wirtschaftsprüfer geprüft werden. Dabei prüfen die Prüfer die Richtigkeit, Vollständigkeit, Einhaltung der allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) und Gültigkeit der Transaktionen.
Müssen alle Unternehmen geprüft werden?
Der Sarbanes-Oxley Act von 2002 schreibt vor, dass börsennotierte Unternehmen alle ihre Unterlagen einer unabhängigen Prüfung vorlegen müssen. Nach Prüfung der Verfahren und Aufzeichnungen gibt der Abschlussprüfer seine Stellungnahme zum Jahresabschluss ab. Der externe Prüfer prüft die Rechnungslegungsverfahren und internen Kontrollen des Unternehmens und teilt seine Meinung darüber mit, wie gut sie funktionieren. Dies bedeutet, dass börsennotierte Unternehmen nicht umhinkommen, ihre Abschlüsse prüfen zu lassen.
Obwohl kleine Unternehmen möglicherweise nicht gesetzlich zur Prüfung verpflichtet sind, liegt es in ihrem Interesse, dass zumindest ihre Rechnungen ordnungsgemäß geprüft werden.
Was ist eine Rechnungsprüfung?
Rechnungsprüfungen umfassen eine sorgfältige Prüfung von Finanzdokumenten, um deren Richtigkeit, Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und Einhaltung von Branchenstandards und -vorschriften zu überprüfen. Diese Prüfungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der finanziellen Transparenz und der Vermeidung von Unstimmigkeiten.
Durch Rechnungsprüfung können Unternehmen das Risiko von Betrug und Diebstahl sowohl durch Kunden als auch durch Mitarbeiter effektiv minimieren.
Wer führt eine Rechnungsprüfung durch?
Die Rechnungsprüfung und die Prüfung der Kreditorenbuchhaltung können intern von den Mitarbeitern oder durch externe Prüfer durchgeführt werden.
Interne Auditoren
Interne Prüfer haben im Vergleich zu externen Prüfern bestimmte Vorteile, beispielsweise das Verständnis für die besonderen Bedürfnisse des Unternehmens. Ihre Dienstleistungen sind günstiger. Allerdings sind die internen Prüfer bei ihrer Beurteilung möglicherweise nicht objektiv und neigen zu Vorurteilen.
Externe Prüfer
Externe Prüfer sind in ihrer Beurteilung objektiv und unabhängig und verfügen über umfassendere Kenntnisse über die Funktionsweise der Finanzsysteme der Unternehmen. Sie verfügen außerdem über bessere und praktische Kenntnisse der Gesetze und Vorschriften. Daher haben externe Prüfer im Hinblick auf das Gesamtergebnis der Prüfung einen Vorsprung gegenüber internen Prüfern.
Es ist zu beachten, dass eine gesetzlich vorgeschriebene Kreditorenbuchhaltungsprüfung nur von externen Wirtschaftsprüfern durchgeführt werden darf. Das Unternehmen kann zusätzlich zur Prüfung durch einen externen Prüfer eine interne Revision durchführen.
Die Checkliste zur Rechnungsprüfung
- Empfang und Dokumentation: Rechnungen gehen von Lieferanten und Lieferanten ein. Alle relevanten Unterlagen, einschließlich Bestellungen, Verträge und Quittungen, werden gesammelt und den Rechnungen zugeordnet.
- Dateneingabe und -überprüfung: Rechnungsdetails wie Beträge, Daten und Artikelbeschreibungen werden in das Buchhaltungssystem eingegeben. Um die Richtigkeit sicherzustellen, wird eine Überprüfung der eingegebenen Daten anhand von Belegen durchgeführt.
- Kodierung und Klassifizierung: Rechnungen werden nach der Art der Ausgabe oder Dienstleistung kodiert. Durch die Klassifizierung wird die korrekte Zuordnung zu den richtigen Kostenstellen bzw. Konten sichergestellt.
- Compliance-Check: Rechnungen werden anhand der Unternehmensrichtlinien, Bestellungen und vertraglichen Vereinbarungen überprüft, um die Einhaltung sicherzustellen. Eventuelle Unstimmigkeiten oder Abweichungen werden zur weiteren Untersuchung markiert.
- Genauigkeitsbewertung: Die mathematische Genauigkeit der Rechnungsberechnungen wird überprüft. Mengen, Stückpreise und eventuell anfallende Steuern oder Rabatte werden gegengeprüft.
- Interne Kontrollbewertung: Bewertet werden die internen Kontrollverfahren des Unternehmens im Zusammenhang mit der Rechnungsbearbeitung. Dazu gehört die Überprüfung von Autorisierungsprozessen, Aufgabentrennung und Genehmigungsworkflows.
- Optimierungsanalyse: Experten können Rechnungen analysieren, um Kosteneinsparungen oder Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu ermitteln. Dies kann das Verhandeln mit Anbietern über bessere Konditionen oder Rabatte beinhalten.
- Kommunikation mit Stakeholdern: Sollten Unstimmigkeiten festgestellt werden, wird zur Klärung eine Kommunikation mit relevanten Stakeholdern wie Lieferanten oder internen Abteilungen eingeleitet. Unstimmigkeiten können durch Verhandlungen oder durch Aktualisierung der Buchhaltungsunterlagen gelöst werden.
- Audit-Trail-Dokumentation: Es wird ein umfassender Prüfpfad geführt, der jeden Schritt des Prüfprozesses dokumentiert. Diese Dokumentation dient als Nachweis der Prüfung und ist für Compliance- und Berichtszwecke von entscheidender Bedeutung.
- Berichterstattung und Analyse: Ein zusammenfassender Bericht hebt die Auditergebnisse und alle ergriffenen Korrekturmaßnahmen hervor. Trends oder wiederkehrende Probleme können analysiert werden, um die Effizienz der zukünftigen Rechnungsverarbeitung zu verbessern.
Der wichtigste Teil der Rechnungsprüfung
Die Überprüfung der Richtigkeit einer Rechnung ist ein zentraler Aspekt des Rechnungsprüfungsprozesses. Für die manuelle Überprüfung gibt es drei Hauptmethoden:
- Zwei-Wege-Matching
Bei dieser Methode werden die Angaben der Rechnung mit dem Versandbeleg abgeglichen. Das Ziel besteht darin, zu bestätigen, dass die Einzelposten auf der Rechnung genau das widerspiegeln, was geliefert wurde. Dadurch wird sichergestellt, dass die auf der Rechnung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen mit dem tatsächlichen Wareneingang übereinstimmen.
- Drei-Wege-Matching
Bei diesem Ansatz werden die Rechnungsdetails nicht nur mit dem Versandbeleg, sondern auch mit der Bestellung abgeglichen. Durch den Drei-Wege-Abgleich wird überprüft, ob die Waren oder Dienstleistungen sowohl bestellt als auch erhalten wurden. Es gewährleistet den Abgleich der Daten auf Rechnung, Bestellung und Versandbeleg und sorgt so für einen umfassenderen Überprüfungsprozess.
- Prüfung ohne Bestellung
In Fällen, in denen keine Bestellung ausgestellt wurde, kann die Kreditorenbuchhaltung die Rechnung dennoch überprüfen. Dies kann eine direkte Bestätigung mit der Einkaufsabteilung, dem Versender oder ein Verweis auf andere Transaktionsdokumente wie die Frachtrechnung sein. Diese Methode ist eine Alternative zum herkömmlichen bidirektionalen Abgleich, wenn eine formelle Bestellung nicht Teil der Transaktion war.
Sollten bei der Prüfung Unstimmigkeiten festgestellt werden, ist es üblich, die Rechnung abzulehnen und zur Korrektur an den Lieferanten zurückzusenden. Dadurch wird sichergestellt, dass in den Finanzunterlagen genaue und gültige Informationen enthalten sind. In Fällen, in denen Hinweise auf Betrug oder verdächtige Aktivitäten vorliegen, wird die gekennzeichnete Rechnung in der Regel zur weiteren Untersuchung zurückgestellt, um Art und Ausmaß des Problems zu ermitteln.
Sobald das Kreditorenbuchhaltungsteam (AP) die Rechnung erfolgreich validiert und ihre Richtigkeit und Übereinstimmung mit den relevanten Dokumenten bestätigt hat, kann es sie zur Genehmigung senden und die Zahlungsabwicklung einleiten. Dieser Schritt markiert die letzte Phase der Rechnungsprüfung und stellt sicher, dass nur legitime und korrekte Rechnungen zur Zahlung freigegeben werden, was zur finanziellen Integrität und Compliance innerhalb der Organisation beiträgt.
Wie verbessert die AP-Automatisierung die Rechnungsprüfung?
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP) spielt eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit des Rechnungsprüfungsprozesses. Ein wesentlicher Vorteil ist die Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung durch Funktionen wie die optische Zeichenerkennung (OCR), wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt. Diese Geschwindigkeit beschleunigt nicht nur den gesamten Prozess, sondern ermöglicht auch häufigere und zeitnahere Audits.
Darüber hinaus verringert die AP-Automatisierung das Risiko manueller Dateneingabe- und Verarbeitungsfehler. Durch die Automatisierung der Datenextraktion und -validierung wird sichergestellt, dass relevante Informationen genau erfasst werden, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Unstimmigkeiten während des Audits minimiert wird. Diese Genauigkeit ist entscheidend für die Wahrung der Integrität der Finanzunterlagen.
Ein weiterer bemerkenswerter Vorteil sind die Matching-Funktionen der AP-Automatisierung. Das System gleicht Rechnungen nahtlos mit Begleitdokumenten wie Bestellungen und Versandbelegen ab und stellt so sicher, dass alle Details übereinstimmen. Diese umfassende Matching-Funktion erhöht die Genauigkeit und minimiert die Wahrscheinlichkeit, dass während des Auditprozesses Unstimmigkeiten übersehen werden.
Echtzeit-Sichtbarkeit und Transparenz werden durch die AP-Automatisierung erleichtert. Stakeholder können den Status von Rechnungen, Genehmigungen und Zahlungen verfolgen und so Einblicke in den Arbeitsablauf erhalten. Diese Transparenz ist unerlässlich, um Engpässe zu erkennen, Probleme zeitnah zu beheben und die Einhaltung festgelegter Richtlinien sicherzustellen.
Darüber hinaus bietet die AP-Automatisierung strategische Analysen, die Einblicke in das Ausgabeverhalten und die Leistung der Anbieter bieten. Diese Analysen ermöglichen es Unternehmen, während des Prüfungsprozesses fundierte Entscheidungen zu treffen und Bereiche für Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung zu identifizieren.
Darüber hinaus sorgt die AP-Automatisierung für die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und behördlichen Anforderungen. Automatisierte Arbeitsabläufe können so konfiguriert werden, dass sie vordefinierten Regeln und Genehmigungshierarchien folgen und so das Risiko einer Nichteinhaltung verringern. Dadurch wird sichergestellt, dass Rechnungen konsequent und nach festgelegten Richtlinien geprüft werden.
Die Aufrechterhaltung eines umfassenden Audit-Trails ist ein Schlüsselmerkmal der AP-Automatisierung. Dieser detaillierte Verlauf der ergriffenen Maßnahmen, Genehmigungen und etwaigen Änderungen bietet eine zuverlässige Dokumentation und erleichtert interne und externe Audits. Das automatisierte System stellt sicher, dass alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Rechnungsbearbeitung aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Transparenz aufgezeichnet werden.
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