Die beste Software zum Scannen von Rechnungen im Jahr 2022

Neuauflage von Plato

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Tungsten ist eine Cloud-basierte Software-as-a-Service (SaaS)-Rechnungsstellungs- und Abrechnungslösung, die kleinen Unternehmen helfen soll, den Überblick über ihre Finanzen zu behalten.

Die Plattform bietet alle Tools, die zum einfachen Erstellen, Versenden und Verfolgen von Rechnungen erforderlich sind – und bewahrt gleichzeitig die Finanzinformationen Ihres Unternehmens sicher in der Cloud. Darüber hinaus wurde Wolfram weithin für seine Fähigkeit gelobt, sich nahtlos in andere Geschäftsanwendungen wie Buchhaltungssoftware wie Xero oder Freshbooks oder sogar Social-Media-Plattformen wie LinkedIn zu integrieren, um Werbe-E-Mails über die Dienstleistungen Ihres Unternehmens zu versenden.

Die Plattform verfügt auch über integrierte Benachrichtigungen, wenn Zahlungen von Kunden per E-Mail oder SMS-Textnachricht eingegangen sind – etwas, das Ihnen jeden Monat Stunden sparen kann, wenn Sie ständig mit einer großen Anzahl von Kunden zu tun haben.

Stampli ist ein cloudbasiertes Tool zum Scannen von Rechnungen, mit dem du deine Geschäftsfinanzen verwalten und Kunden abrechnen kannst. Es ist im Web, für Android und iOS verfügbar.

Sie können Rechnungen von Ihrem Telefon oder Tablet aus erstellen und versenden, was ideal für kleine Unternehmen ist, die Zeit sparen möchten, indem sie keinen echten Computer verwenden müssen. Stampli bietet auch Erinnerungen für überfällige Zahlungen, E-Mail-Verfolgung von erhaltenen Rechnungen und anpassbare Vorlagen für verschiedene Arten von Kunden (wie wiederkehrende Abonnements).

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Was ist die beste Software zum Scannen von Rechnungen auf dem Markt?

Die beste Software zum Scannen von Rechnungen ist diejenige, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht und einfach zu bedienen ist. Ein Rechnungsscanner kann verwendet werden, um Papierrechnungen in digitale Kopien umzuwandeln, wodurch Zeit gespart wird, da mehrere Rechnungen schnell und effizient gescannt werden können.

Mit der Rechnungssoftware können Sie Ihre Rechnungen in das Programm importieren und nach Kunden- oder Projektnamen organisieren, sodass Sie jederzeit nachverfolgen können, wer welchen Geldbetrag schuldet. Dies ermöglicht auch eine einfache Aufzeichnung, falls ein Kunde jemals die Zahlung bei seinem Bankkartenunternehmen oder Kreditkartenaussteller anfechten sollte, weil er aufgrund doppelter Belastungen von einem anderen Anbieter/Dienstleister, der an Projekten mit ähnlichen Kunden gearbeitet hat, einen falschen Betrag auf seiner Abrechnung erhalten hat auch.

Die unverzichtbaren Funktionen der Rechnungsscan-Plattform

Eine Plattform zum Scannen von Rechnungen kann Unternehmen dabei helfen, Zeit, Mühe und Geld zu sparen. Entscheidend ist, dass Sie die richtige Lösung für Ihre geschäftlichen Anforderungen auswählen. Hier sind einige der Must-Have-Funktionen für eine Plattform zum Scannen von Rechnungen:

Sichere und außergewöhnliche Dateneingabe

Sie möchten, dass die von Ihnen erfassten Daten sicher sind, und Ihre Kunden auch. Daher benötigen Sie ein System, das:

Sicher und verschlüsselt: Ihre Plattform zum Scannen von Rechnungen sollte Verschlüsselungsalgorithmen (wie AES 256) verwenden, um sicherzustellen, dass alle Ihre Daten nicht nur vor böswilligen Benutzern, sondern auch vor unbefugtem Zugriff durch Hacker geschützt sind.
Sichere Dateneingabe: Bei der Erfassung von Rechnungen möchten Sie sicher sein, dass alle Informationen über Ihr Unternehmen oder Ihren Kunden von nur einer Person und ohne Eingriffe Dritter korrekt eingegeben wurden – damit niemand eine Rechnung nachträglich ändern kann wurde von jemand anderem im Büro erwischt.

Nanonets können Text mit einer Genauigkeit von über 95 % aus Rechnungen extrahieren. Mit rollenbasiertem Zugriff können Sie die Benutzer auch daran hindern, die extrahierten Informationen zu ändern. Über 30,000 Benutzer vertrauen Nanonets bei der Automatisierung manueller Aufgaben.

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Verwenden von Rechnungsfeldern zum Benennen und Speichern von Rechnungen

Manchmal ist alles, was Sie brauchen, eine zuverlässige Methode zur Erkennung und Aufbewahrung Ihrer Rechnungen auf der Grundlage einer Handvoll Schlüsselfelder.

Nehmen wir zu Argumentationszwecken an, dass gescannte Rechnungen nach den Namen ihrer jeweiligen Lieferanten abgelegt werden. Das Dokument wird in den Ordner des entsprechenden Lieferanten gelegt, wobei die Rechnungsnummer und das Datum deutlich gekennzeichnet sind.

Beispielsweise können der Name des Lieferanten, die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum mit der besten Rechnungsscansoftware unter Verwendung automatisierter Erfassungsmethoden aus dem gescannten Dokument extrahiert werden. Sobald die Rechnung mit diesen Merkmalen erstellt wurde, kann sie in ein Dokument exportiert und mit einem eindeutigen Namen versehen werden.

Die intelligente Plattform von Nanonets kann selektiv Informationen aus Ihren Rechnungen extrahieren. Ich habe eine 15-seitige Rechnung erhalten, möchte aber nur Informationen von der 2. und 3. Seite. Betrachten Sie es als erledigt mit Nanonets.

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Rechnungsdatenerfassung

Die Datenerfassung ermöglicht es Ihnen, Rechnungen von einem einzigen Ort aus zu importieren und zu verwalten. Es trägt dazu bei, dass alle Ihre Rechnungsdaten an einem Ort gespeichert sind, sodass Sie jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen können.

Der wichtigste Teil der Datenerfassung ist der Import der Original-PDF-Rechnungsdateien in Ihr System. Es ist jedoch nicht nur für die Erfassung der Rechnung wichtig, sondern auch für die Erstellung eines Audit-Trails für jede Transaktion und die Speicherung relevanter Informationen zu jeder Transaktion (z. B. wann sie erstellt wurde), wer sie erstellt hat, wer sie überprüft oder genehmigt hat und welche Aktionen durchgeführt wurden genommen einmal genehmigt.

Da jedes Unternehmen seine eigenen Anforderungen an Datenerfassungssysteme (und verschiedene Arten von Rechnungen) hat, gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, wie Sie diese Funktion innerhalb Ihrer Softwareplattform nutzen können.

Automatisieren Sie die Datenerfassung, die Erstellung von Audit-Trail-Protokollen und das Speichern von Informationen in einer Datenbank mit Nanonets.

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Genauigkeit und fehlerfreie Ausgabe

Eine geeignete Plattform zum Scannen von Rechnungen stellt sicher, dass die Daten korrekt und zeitnah eingegeben werden. So vermeiden Sie und Ihre Mitarbeiter Fehler bei der Dateneingabe.

Ungenaue oder falsche Angaben auf Rechnungen können zu kostspieligen Fehlern und peinlichen Situationen führen. Fehler können auch zeitaufwändig sein und zu Umsatzeinbußen aufgrund von Gebühren für verspätete Zahlungen oder Strafen führen.

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Sparen Sie Zeit, Aufwand und Geld

Beim Rechnungsscannen werden Rechnungen, Quittungen, Rechnungen und andere Dokumente in digitalem Format erfasst, damit sie einfach gespeichert und verwaltet werden können. Wenn Sie eine Rechnungsscansoftware verwenden, sparen Sie Zeit und Mühe, indem Sie diesen Prozess automatisieren. Sie können auch den Buchhaltungsprozess automatisieren, um Fehler zu reduzieren und Kosten zu sparen. Einige Funktionen wie Dokumentenspeicherung, Mehrbenutzerzugriff oder Cloud-Speicherung helfen, Kosten zu senken und gleichzeitig die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.

Wenn Sie mit Rechnungen und Quittungen arbeiten oder sich Gedanken über die Identitätsprüfung machen, sehen Sie sich Nanonets an Online-OCR or PDF-Textextraktor um Text aus PDF-Dokumenten zu extrahieren kostenlos registrieren. Klicken Sie unten, um mehr darüber zu erfahren Unternehmensautomatisierungslösung von Nanonets.

Wer verwendet eine Rechnungsverwaltungssoftware?

Viele Unternehmen nutzen Technologie, um ihr Leben in der modernen Welt einfacher zu machen. Einer der wichtigsten Bereiche, in denen dies geschieht, ist die Fakturierungs- und Buchhaltungssoftware. Ein Rechnungsverwaltungssystem hilft bei der Erstellung und Verwaltung Ihrer Rechnungen, sodass sie immer verfügbar sind, wenn sie versendet werden müssen, und behält gleichzeitig den Überblick darüber, wer sie wann bezahlt hat. Diese Systeme können bei Bedarf auch Prozesse wie das Versenden von Mahnungen oder das Abrufen des Zahlungsverlaufs optimieren.

Rechnungsverwaltungssoftware kann Unternehmen jeder Größe zugute kommen. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das gerade erst gründet, oder ein etabliertes Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitern, es ist eines der wichtigsten Tools, um Ihr Unternehmen auf Kurs zu halten. Rechnungsverwaltungssoftware wird verwendet von:

Kleinunternehmer

Für Kleinunternehmer und Freiberufler ist eine Rechnungsverwaltungssoftware ein wichtiges Tool, um Finanzdaten und Rechnungen im Auge zu behalten. Mit diesen Tools können Sie sehen, was ein- und ausgeht, sodass Sie Ihre Finanzen einfach planen können. Sie können es verwenden, um Rechnungen zu erstellen, sie während ihres gesamten Lebenszyklus (Genehmigungsprozess) zu verwalten und Ausgaben und Verkäufe unterwegs mit mobilen Geräten zu verfolgen.

Das Tool zum Scannen von Rechnungen hilft auch, Buchhaltungsfehler zu vermeiden, indem es die Steuern jeder Rechnung automatisch berechnet, sodass sie zum richtigen Zeitpunkt eingezogen werden.

Mittelständische Organisationen

Mittelständische Unternehmen haben oft eine große Anzahl von Lieferanten und Kunden, aber nicht so viele, dass sie Software auf Unternehmensebene benötigen. Diese Unternehmen suchen nach einer einfachen, einfachen Lösung mit genügend Funktionalität, um ihre Anforderungen zu erfüllen.

In diesem Fall kann eine Rechnungsverarbeitungssoftware besonders nützlich sein, da sie relativ einfach einzurichten und an Ihr Unternehmen anzupassen ist. Darüber hinaus können die komplexeren Rechnungsprozesse mit dieser Art von Software automatisiert werden – das spart Zeit bei manuellen Eingaben oder Dateneingabefehlern – und bietet Ihnen gleichzeitig volle Transparenz darüber, was mit Ihren Rechnungen zu einem bestimmten Zeitpunkt passiert.

Große Unternehmen

Große Unternehmen müssen oft eine große Anzahl von Rechnungen verarbeiten sowie viele Mitarbeiter und Lieferanten abrechnen. Sie haben auch viele Kunden, die sie im Namen dieser Mitarbeiter und Lieferanten abrechnen müssen.

Daher verfügen sie wahrscheinlich über komplexe Buchhaltungsprozesse, die durch den Einsatz von Rechnungsscansoftware rationalisiert werden können.

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Wie wähle ich die beste Software zum Scannen von Rechnungen aus?

Die Rechnungsstellung ist eine der wesentlichen Voraussetzungen für jedes Unternehmen, um seinen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen. Unternehmer müssen die beste Plattform zum Scannen von Rechnungen auswählen, die ihnen hilft, alle Daten zu verwalten und professionell aussehende Rechnungen zu erstellen.

Es kann schwierig sein, die beste Plattform zum Scannen von Rechnungen zu finden, da viele Optionen verfügbar sind. Treffen Sie mit den folgenden Schritten eine fundierte Entscheidung und erledigen Sie die Rechnungsstellung schneller.

Verschaffen Sie sich ein Verständnis für die Anforderungen Ihres Unternehmens

Die Kenntnis Ihrer geschäftlichen Anforderungen ist das Wichtigste, was Sie tun können, wenn Sie nach einer Rechnungsautomatisierungssoftware suchen. Es hilft Ihnen, festzustellen, welche Features und Funktionen für Ihr Unternehmen entscheidend sind, und gibt Aufschluss darüber, welche spezifischen Anwendungen am besten geeignet sind, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Wenn Sie beispielsweise ein stationäres Einzelhandelsgeschäft haben, das High-End-Produkte verkauft, ist eine Online-Plattform möglicherweise nicht das Richtige für Sie, da Kunden Schwierigkeiten haben würden, über ihre Telefone oder Tablets darauf zuzugreifen.

Eine gute Lösung wäre stattdessen eine herkömmliche Desktop-Anwendung mit leistungsstarken Berichtsfunktionen, die es Managern in der Zentrale ermöglichen, die Verkäufe nach Standort im Auge zu behalten, damit sie die Personalpläne entsprechend planen können.

Finden Sie heraus, was Sie von Ihrer Softwareintegration benötigen

Bevor Sie Ihre Entscheidung treffen, muss sich die Software in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse integrieren. Sie möchten nicht mit einem System stecken bleiben, das nicht zu Ihrem Geschäftsmodell passt. Woher wissen Sie also, welche Integrationsanforderungen wichtig sind? Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten:

Müssen andere Anwendungen in das Rechnungsscan-Tool integriert werden? Wenn ja, welche Art von Integration ist erforderlich?
Funktioniert diese Anwendung auf mehreren Plattformen? Wird es sowohl auf Mac als auch auf PCs laufen oder nur auf dem einen oder anderen?
Gibt es sonst noch etwas, worauf Sie bei der Auswahl eines Rechnungsscansystems besonders achten sollten?

Denken Sie an Ihr Budget.

Bei den Kosten für Software ist es wichtig, nicht nur die monatliche Gebühr, sondern auch zusätzliche Kosten zu berücksichtigen. Einige Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder kostenlose Softwareversionen an, die Ihnen bei der Entscheidung helfen können, ob die Lösung für Ihr Unternehmen geeignet ist, bevor Sie sich für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheiden. Andere Anbieter bieten großzügige Rabatte, wenn Sie mehrere Monate im Voraus bezahlen. Es lohnt sich also, diese Art von Angeboten zu recherchieren und herauszufinden, was verfügbar ist.

Vergessen Sie außerdem nicht die Schulungskosten oder Supportgebühren. Bei vielen Lösungen zum Scannen von Rechnungen müssen Mitarbeiter zusätzliche Schulungen erhalten, um sie effektiv nutzen zu können. Einige bieten gegen Aufpreis auch begrenzte Live-Hilfe oder telefonischen Support – und einige beinhalten sogar keinen Kundendienst! Der Anbieter der Rechnungsscansoftware sollte in der Lage sein, genau zu erklären, wie viel diese Dienste kosten und was sie beinhalten, damit es später keine Überraschungen gibt, wenn es um die Implementierung und die laufende Nutzung geht.

Vergleichen Sie die Funktionen der Rechnungsscansoftware

Achten Sie beim Vergleich von Paketen zum Scannen von Rechnungen auf Folgendes:

Das Paket muss alle Funktionen haben, die Sie benötigen. Wenn Sie Ihrem Unternehmen neue Produkte oder Dienstleistungen hinzufügen möchten, wird die Software dies zulassen?
Ist es einfach zu bedienen? Wird dies Auswirkungen darauf haben, wie lange Ihre Mitarbeiter brauchen, um neue Rechnungen einzurichten? Lässt es sich bei Bedarf in andere Anwendungen wie Buchhaltungs- oder Bestandsverwaltungssysteme integrieren?
Ist es sicher und skalierbar genug für ein wachsendes Unternehmen? Überlegen Sie, was passieren könnte, wenn Sie eines Tages plötzlich 100 statt 10 Mitarbeiter haben. Möchten Sie ein Rechnungserstellungssystem, das die Last bewältigt, ohne abzustürzen oder die Produktivität zu verlangsamen, weil seine Datenbank nicht für ein Wachstum der Beschäftigungsgröße und der Anzahl der Mitarbeiter geeignet ist? Transaktionen, die jeden Monat (oder jede Woche) verarbeitet werden?

Finden Sie heraus, welche Methoden andere Unternehmen anwenden.

Überprüfen Sie die Anzahl der Bewertungen, die ein Softwarepaket hat. Wenn es zu wenige sind, bedeutet das nicht, dass das Produkt schlecht ist; Es ist noch nicht lange genug auf dem Markt, um gute Bewertungen zu erhalten. Wenn Sie jedoch etwas mit über 100 Bewertungen und einer durchschnittlichen Bewertung von 4 Sternen oder höher sehen, ist das ein ziemlich guter Indikator dafür, dass andere Unternehmen, die die Software verwenden, damit zufrieden sind.

Eine weitere Möglichkeit, um zu überprüfen, ob sich eine Software zum Scannen von Rechnungen lohnt, besteht darin, sich die Installationsbasis anzusehen – wie oft sie von Benutzern heruntergeladen wurde. Je höher diese Zahl, desto mehr Interesse an Ihrem Unternehmen wird dieses Marktsegment haben (vorausgesetzt, sie haben ähnliche Bedürfnisse). Wenn für einen bestimmten Dienstanbieter keine Installationen aufgeführt sind. Dennoch behaupten sie, in ihrer Gegend beliebt zu sein, schauen Sie sich das Feedback anderer Kunden und Online-Rezensionen an, bevor Sie sich für etwas anmelden, das zu teuer oder zu kompliziert für das ist, was Sie brauchen.

Überprüfen Sie schließlich, wie viele Bewertungen jeder erhält! Dies kann Aufschluss darüber geben, wie zufrieden Menschen, die während ihres Arbeitstages ähnliche Produkte verwenden, von ihnen empfinden, bevor sie allein auf der Grundlage begrenzter Informationen Investitionsentscheidungen treffen.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Rechnungsscansoftware ein Tool ist, mit dem Sie Ihre Rechnungen scannen und als PDF-Dateien versenden können. Sie wurden entwickelt, um Unternehmen die Abwicklung ihrer Kreditorenbuchhaltung zu erleichtern, indem sie eine einfache Möglichkeit bieten, Dokumente hochzuladen und zu verfolgen, was bisher bezahlt wurde. Einige der besten Rechnungssoftware werden in diesem Blog erwähnt, um Ihnen bei der Auswahl der besten Software zu helfen.

Nanonetze Online-OCR & OCR-API habe viele interessante Anwendungsfälle tDies könnte Ihre Geschäftsleistung optimieren, Kosten sparen und das Wachstum fördern. Finden Sie heraus Wie können die Anwendungsfälle von Nanonets auf Ihr Produkt angewendet werden?

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