Die Kreditorenbuchhaltung (AP) eines Unternehmens trägt die sehr wichtige Verantwortung, nachzuverfolgen, was das Unternehmen Lieferanten und Verkäufern schuldet, und zu überprüfen, ob Zahlungen genehmigt und an diese Gegenparteien geleistet werden. Ohne eine Kreditorenbuchhaltung wäre es für ein Unternehmen schwierig, alle Rechnungen, die es von seinen Lieferanten erhält, nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass diese Verpflichtungen erfüllt werden. Diese kurzfristigen Verbindlichkeiten des Unternehmens sind die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und stellen eine wichtige Verpflichtung dar, der das Unternehmen nachkommen muss.
Was ist Kreditorenbuchhaltung?
Bei einer Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen handelt es sich einfach um eine kurzfristige Schuld, die ein Unternehmen einem Lieferanten oder Lieferanten schuldet. Im Allgemeinen muss die Kreditorenbuchhaltung eine Verbindlichkeit innerhalb von etwa 30 Tagen begleichen. Der Gesamtbetrag der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen erscheint in der Bilanz des Unternehmens im Abschnitt für kurzfristige Verbindlichkeiten.
Eine Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen stellt einen geschuldeten Betrag dar; es handelt sich nicht um eine Transaktion, die bereits in bar bezahlt wurde. Dabei handelt es sich um geschuldetes Geld für einen Kauf, den das Unternehmen auf Kredit getätigt hat.
Eine Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen ist keine in rechnung stellen. Die Rechnung ist ein Papier- oder digitales Dokument, das dem Unternehmen den Kauf von Waren oder Dienstleistungen in Rechnung stellt. Bei der Verbindlichkeit handelt es sich um den geschuldeten Betrag. Eine Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen ist auch keine Forderung aus Lieferungen und Leistungen, bei der es sich um einen Betrag handelt, den ein Unternehmen für seine Waren oder Dienstleistungen schuldet, die es auf Kredit an andere Unternehmen verkauft hat.
Was ist eine Kreditorenbuchhaltung?
Da die Kreditorenbuchhaltung für den Erfolg und die Gesundheit eines Unternehmens so wichtig ist, verfügen die meisten Unternehmen über eine eigene Kreditorenbuchhaltungsabteilung. Die Hauptaufgabe der Kreditorenbuchhaltung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Schulden des Unternehmens ordnungsgemäß erfasst und beglichen werden.
Wenn diese Kreditorenbuchhaltungsfunktion nicht von der Kreditorenbuchhaltung erfüllt wird, werden Lieferanten und Lieferanten nicht bezahlt. In dieser Situation wird es zu schlechten Beziehungen kommen zwischen dem Unternehmen und seinen Lieferanten, was sich auf die Fähigkeit des Unternehmens auswirken könnte, künftig benötigte Waren und Dienstleistungen zu beschaffen.
Neben der Sicherstellung, dass jeder pünktlich bezahlt wird, haben die Kreditorenbuchhaltungsabteilungen auch die Aufgabe sicherzustellen, dass keine Buchhaltungsfehler gemacht werden. Es muss auf Betrug achten, versuchen, Fehler zu vermeiden und festgestellte Unstimmigkeiten auszugleichen.
Eine weitere Funktion der Kreditorenbuchhaltung, die Kreditorenbuchhaltungsabteilungen haben, ist: Erhalten Sie Rabatte für vorzeitige Zahlungen auf Rechnungen. Viele Lieferanten bieten solche Rabatte an, wenn Zahlungen vor dem Fälligkeitsdatum einer Rechnung erfolgen. So kann die Kreditorenbuchhaltung dazu beitragen, die Gemeinkosten in einem Unternehmen zu reduzieren, was für jedes Unternehmen natürlich ein ständiges Anliegen ist.
Rollen innerhalb einer AP-Abteilung
Da sind viele Verantwortlichkeiten der Kreditorenbuchhaltung, und diese Aufgaben sind auf mehrere Mitarbeiter innerhalb der Zahlungsabteilung aufgeteilt. Ein kleines Unternehmen verfügt möglicherweise nur über einen Kreditorenbuchhalter. Ein größerer Betrieb beschäftigt möglicherweise die folgenden Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung:
- Koordinator der Kreditorenbuchhaltung
- Rechnung an Pay Manager
- Kreditorenbuchhalter
- Spezialist für Kreditorenbuchhaltung
- Buchhaltungsassistenten
Ein sehr großes Unternehmen könnte auch einen Kreditorenbuchhalter haben, der für die gesamte Kreditorenbuchhaltung verantwortlich ist. Die genauen Aufgaben, die jeder Rolle innerhalb einer Kreditorenbuchhaltung zugewiesen sind, variieren je nach Unternehmen und Betriebsgröße.
Arbeitsablauf in Kreditorenbuchhaltungsabteilungen
In jeder Kreditorenbuchhaltungsabteilung gibt es einen Arbeitsablauf, der den gesamten Prozess der Beschaffung von Dienstleistungen und Waren und der anschließenden Bearbeitung der mit solchen Käufen verbundenen Rechnungen beschreibt und sicherstellt, dass jeder pünktlich bezahlt wird. Dieses Schritt-für-Schritt-Verfahren kann entweder digital oder manuell erfolgen, wobei das digitale Format die einfachere und weniger zeitaufwändige Methode bietet. In beiden Fällen folgt der Arbeitsablauf für ein Kreditorenbuchhaltungsteam im Allgemeinen dem folgenden Schema:
#1) Erfassen Sie die Rechnung. Die Rechnung, ob physisch oder elektronisch, muss in das Enterprise Resource Planning (ERP)-Softwareprogramm eingegeben werden. Wie bereits erwähnt, könnte dies durch einen Menschen oder einen digitalen Arbeiter erfolgen.
#2) Genehmigung. Nachdem die Rechnung ordnungsgemäß katalogisiert wurde, muss sie genehmigt werden. Auch dieser Schritt könnte entweder manuell oder automatisiert erfolgen.
#3) Zahlungserlaubnis. Zu diesem Zeitpunkt muss die Zahlung der Rechnung autorisiert werden. Es liegt in der Verantwortung der Kreditorenbuchhaltung, diese Genehmigung von der entsprechenden Partei innerhalb des Unternehmens einzuholen.
#4) Übertragung. Nachdem die Zahlung autorisiert wurde, muss sie gesendet und überprüft werden. Obwohl in einigen Fällen immer noch physische Zahlungsmethoden wie Scheck oder Bargeld verwendet werden könnten, erfreuen sich digitale Zahlungen zunehmender Beliebtheit, insbesondere solche, die integriert werden können AP-Software.
Für die Zahlungsabteilung ist es wichtig, den End-to-End-Workflow-Prozess genau zu überwachen. Wenn diese Funktion der Kreditorenbuchhaltung nicht korrekt ausgeführt wird, können Fehler auftreten, die das Kreditorenbuchhaltungsteam stärker belasten.
Funktionen der AP-Abteilungen
Es gibt mehrere wichtige Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung, bei deren Ausführung die Kreditorenbuchhaltungsteams gewissenhaft sein müssen. Im Allgemeinen fallen sie in eine der folgenden Kategorien:
#1) Finanzberichte abgleichen. Kreditorenbuchhaltungsabteilungen müssen falsche Belastungen verhindern und alle Unstimmigkeiten korrigieren, die in Kontoauszügen oder anderen Finanzdokumenten auftauchen.
#2) Lösen Sie Probleme mit Rechnungsdaten. Das Kreditorenbuchhaltungsteam muss etwaige Inkonsistenzen in den Daten einer Rechnung erkennen und die Informationen schnell korrigieren.
#3) Rechnungen verarbeiten. Die Rechnungen, die ein Unternehmen von seinen Lieferanten erhält müssen von der Kreditorenbuchhaltung bearbeitet werden damit sie rechtzeitig bezahlt werden können.
#4) Rechnungszahlungen. Eine wichtige Funktion der Kreditorenbuchhaltung ist die Zahlung auf einer Rechnung.
#5) Interne Zahlungen. Neben der Bezahlung von Rechnungen muss eine Kreditorenabteilung auch interne Zahlungen für Dinge wie Büromaterial und Portokosten verwalten.
#6) Speichern Sie Rechnungen und gleichen Sie sie ab. Rechnungen müssen mit ihren Bestellungen abgeglichen werden. Sie müssen außerdem physisch oder elektronisch gespeichert werden, wobei letztere Methode die effizienteste Methode für die Recherche und den Abruf darstellt.
#7) Pflegen Sie gute Beziehungen zu Lieferanten. Die Aufrechterhaltung der Lieferanten-Geschäftsbeziehung ist eine wichtige Aufgabe der Kreditorenbuchhaltungsabteilungen. Wenn Rechnungen pünktlich bezahlt werden und Informationen schnell geklärt und gespeichert werden, ist es wahrscheinlicher, dass zukünftige Transaktionen problemlos verlaufen.
Organisation des Kreditorenbuchhaltungsteams
Je besser eine Zahlungsabteilung organisiert ist, desto wertvoller ist sie für das Unternehmen. Mit der richtigen Organisation wird auch der Arbeitsablauf effizienter. Hier sind einige Tipps, um eine AP-Abteilung möglichst einfallsreich zu strukturieren:
# 1) Dokumentieren Sie alles. Stellen Sie sicher, dass für jeden Einkauf des Unternehmens eine Bestellung (PO) vorliegt, damit ein Datensatz erstellt werden kann. Auch die Steueridentifikationsnummern sollten protokolliert werden.
#2) Bewahren Sie Aufzeichnungen auf, um sie leicht abrufen zu können. Dokumente mit Datumsstempel sollten an einem leicht zugänglichen Ort aufbewahrt werden.
#3) Überprüfen Sie es noch einmal. Lassen Sie verschiedene AP-Teammitglieder sich gegenseitig überprüfen, um Betrug und Fehler zu verhindern.
#4) Konten regelmäßig abgleichen. Überprüfen Sie vorzugsweise täglich, ob die Rechnungen mit den Bestellungen übereinstimmen. Führen Sie ein Verzeichnis aller Unstimmigkeiten und deren Lösungen.
#5) Nutzen Sie digitale Zahlungen. Die heutigen elektronischen Zahlungsformen, einschließlich des Automated Clearing House (ACH), sind effizient und einfach. Sie kosten oft nicht mehr als Papierzahlungen und sind einfacher zu verfolgen.
# 6) Automatisieren Sie das AP-Team. Neben Zahlungen können auch viele Funktionen der Kreditorenbuchhaltung digitalisiert werden. Dies hat viele Vorteile, einschließlich der Vermeidung von Dateneingabefehlern.
Wie Automatisierung den Kreditorenbuchhaltungsabteilungen zugute kommen kann
Kreditorenbuchhaltungsteams, die auf die neueste Software von heute upgraden, werden von unzähligen Vorteilen profitieren. Die ältere, manuelle, papierbasierte Methode zur Durchführung von Kreditorenbuchhaltungsfunktionen ist zeitaufwändig und arbeitsintensiv. Kreditorenbuchhaltungsabteilungen, die mit fortschrittlicher Software auf vollständige Automatisierung umsteigen, können Rechnungen schneller und mit weniger Fehlern und Ungenauigkeiten verarbeiten. Und weil Die besten AP-Programme von heute sind mit künstlicher Intelligenz (KI) ausgestattet.Für viele Aufgaben ist nur wenig menschliches Zutun erforderlich.
Moderne Kreditorenbuchhaltungssoftware ist beispielsweise in der Lage, E-Mails zu lesen, Rechnungen zu scannen und wichtige Details aus diesen Dokumenten automatisch zu erfassen. Wenn mehr Aufmerksamkeit erforderlich ist, können Echtzeitbenachrichtigungen an AP-Teammitglieder gesendet werden. Da dieses System auf Autopilot funktioniert, ist weniger menschlicher Einsatz seitens der Mitarbeiter erforderlich.
AP-Software kann auch Regeln für den Workflow einbinden. Beispielsweise kann eine Rechnung von einem Programm zur Genehmigung an die richtige Abteilung weitergeleitet werden. Für die Bezahlung von Rechnungen können Zahlungskontrollen integriert werden, die durch verschiedene Faktoren, wie z. B. den Zahlungsbetrag, bearbeitet werden können. Eine Zahlung kann automatisch vom Bankkonto des Unternehmens abgebucht werden. Die KI erledigt diese Aufgaben ganz alleine. Und mit maschinellem Lernen kann die KI aus Erfahrungen lernen.
Alles, was das Programm tut, wird in einem Hauptbuch aufgezeichnet, und diese Aufzeichnung kann nach Belieben eingesehen werden. Auch hier ist weniger menschliche Arbeit erforderlich, da dieser Prüfpfad automatisch von einem Softwareprogramm erstellt wird.
Software, die für Kreditorenbuchhaltungsabteilungen entwickelt wurde, kann auch mit anderen digitalen Buchhaltungstools integriert werden, wodurch ein ganzheitliches, vollelektronisches Buchhaltungssystem entsteht, das die Kreditorenbuchhaltung für die Mitarbeiter einfacher und weniger zeitaufwändig macht.
Rekapitulieren
Jedes Unternehmen, das erfolgreich sein will, braucht eine produktive Kreditorenbuchhaltung mit der richtigen Ausstattung. Kreditorenbuchhaltungsabteilungen, die auf veraltete papierbasierte Technologien angewiesen sind, laufen Gefahr, von ihren Mitbewerbern abgehängt zu werden. Die heutigen hochentwickelten digitalen Tools bieten den Zahlungsabteilungen viele Vorteile, nicht zuletzt einen geringeren menschlichen Aufwand und schnellere Bearbeitungszeiten.
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