Was ist ein Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung?

Wachsende Unternehmen müssen Beziehungen zu vielen Lieferanten und Anbietern pflegen. Anbieter mit unterschiedlichen Rechnungsstandards/-verfahren neigen dazu, dies zu tun Kreditorenbuchhaltungsprozesse ziemlich umständlich. Das Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung kann dazu beitragen, den Kreditorenbuchhaltungsprozess zu vereinfachen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Zahlungen an Lieferanten effizient abgewickelt werden.

Über die Kreditorenbuchhaltung

Abbrechnungsverbindlichkeiten bezieht sich auf die Kurzfristigkeit Verbindlichkeiten die einem Unternehmen durch den Kauf von Waren oder Dienstleistungen von Lieferanten/Verkäufern auf Kredit entstehen. Der Kreditorenbuchhaltung ist für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da es den Überblick über eingehende Rechnungen oder Rechnungen behält, die regelmäßig beglichen werden müssen.

Unternehmen, die die Belastung ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse reduzieren und einen reibungslosen Geschäftsablauf aufrechterhalten möchten, könnten die Dienste eines nutzen Abbrechnungsverbindlichkeiten Outsourcing-Unternehmen.

Was ist Kreditorenbuchhaltungs-Outsourcing?

Bei der Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung handelt es sich um den Prozess der Beauftragung eines spezialisierten Dienstleisters, der mehrere Kreditorenbuchhaltungsfunktionen übernehmen kann, die Unternehmen intern nur schwer bewältigen können.

Unternehmen, die die Kreditorenbuchhaltung auslagern, verfügen über die notwendigen Fähigkeiten, Tools und Technologien, um sie in die bestehenden Kreditorenbuchhaltungsprozesse einer Organisation zu integrieren.

Unternehmen, die mit sensiblen Finanzdaten arbeiten, zögern möglicherweise, einen Drittanbieter für ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu beauftragen. Daher sollten sie stattdessen vielleicht AP-Automatisierung in Betracht ziehen.

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AP-Outsourcing vs. AP-Automatisierung

Beim AP-Outsourcing geht es um die Übergabe von Kreditorenbuchhaltungsprozessen an einen Drittanbieter. Das bedeutet, dass Sie für die Abwicklung Ihrer Geschäftstransaktionen die Kreditorenbuchhaltungsdienste einer externen Stelle in Anspruch nehmen. AP-AutomatisierungIm Vergleich dazu handelt es sich um die Übernahme/Integration eines AP-Software um Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu extrahieren, zu validieren und zu genehmigen.

Die Auslagerung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse kann dazu beitragen, Zahlungen zu rationalisieren und Arbeit, Zeit und Fehler zu sparen. Die Einführung einer AP-Automatisierungssoftware kann Ihnen eine bessere Kontrolle verschaffen Rechnungsdatenerfassung, Sicherheit und Hilfe bei der besseren Datenanalyse zur Steigerung der Geschäftseffizienz. Es fallen jedoch auch andere Kosten an, beispielsweise die Investition in die Software und die Bereitstellung von Zeit für die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der Software.

Die Wahl zwischen Outsourcing oder Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hängt ganz von der Größe und Art eines Unternehmens ab. Während die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung die internen Kreditorenbuchhaltungsprozesse vereinfacht, ist Outsourcing ideal für ein Unternehmen, das seine Arbeitslast in der Kreditorenbuchhaltung reduzieren möchte.

Konzentrieren wir uns zunächst auf die Vor- und Nachteile des Outsourcings der Kreditorenbuchhaltung.

Vorteile des Outsourcings der Kreditorenbuchhaltung

Das Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung kann für ein Unternehmen äußerst vorteilhaft sein. Qualifizierte Outsourcing-Anbieter können die Kreditorenbuchhaltungsprozesse eines Unternehmens effizienter gestalten; und verbessert so den Cashflow. Lieferanten und Lieferanten können so von pünktlichen Zahlungen profitieren.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Unternehmen von der Auslagerung ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse profitieren können:

1. Kostenreduzierung

Die Auslagerung Ihrer Kreditorenbuchhaltung kann für ein Unternehmen kosteneffektiv sein. Interne Kreditorenbuchhaltungsprozesse erfordern die Einstellung von Mitarbeitern, Investitionen in Schulungsmaterialien und Ausrüstung/Software, was für ein Unternehmen recht teuer sein kann. Outsourcing kann dazu beitragen, diese Gemeinkosten zu vermeiden und sich dennoch als budgetfreundlich erweisen, da Sie den Anbieter auf Rechnungsbasis bezahlen.

2. Skonto bei vorzeitiger Zahlung

Durch die Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung können Sie die Effizienz Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse steigern, indem Sie Lieferantenrechnungen und -zahlungen optimieren. Dies kann dazu beitragen, Doppelzahlungen oder versäumte Rechnungen zu vermeiden. Da alles organisiert ist, können Sie auch Lieferantenrechnungen frühzeitig begleichen, um bessere Rabatte zu erhalten.

3. Verbesserte Effizienz und Produktivität

Die Auslagerung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse kann zu einer schnelleren Rechnungsbearbeitung beitragen. Unternehmen, die Kreditorenbuchhaltungsdienstleistungen anbieten, konzentrieren sich ausschließlich auf Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse. die Arbeit schneller und genauer erledigen. Da die Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung verwaltet werden, können sich Ihre Mitarbeiter außerdem auf höherwertige Aufgaben konzentrieren und die Effizienz steigern, was insgesamt zu einer besseren Produktivität führt.

4. Weniger Fehler und bessere Betrugsbekämpfung

Neben der Rationalisierung von Rechnungen reduzieren Outsourcing-Unternehmen für die Kreditorenbuchhaltung auch das Risiko von Fehlern in Rechnungen. Durch die Durchführung ordnungsgemäßer Prüfungen und Validierungen können sie Fehler in Rechnungen erkennen und falsche Zahlungen verhindern. Der Einsatz von AP-Experten und hochentwickelter Technologie hilft ihnen, Risiken zu erkennen und deren Auftreten zu reduzieren Betrug.

5. Qualifizierte Ressourcen und neueste Technologie

Outsourcing-Unternehmen für die Kreditorenbuchhaltung nutzen Fachleute, die mit den neuesten Tools oder Software vertraut sind, um Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu optimieren. Das bedeutet, dass Ihr Unternehmen mit der neuesten Technologie und hochpräzisen Werkzeugen ausgestattet ist, ohne dass Sie in diese investieren müssen.

6. Ständige Verfolgung

Viele Outsourcing-Unternehmen für die Kreditorenbuchhaltung arbeiten extern, nutzen aber modernisierte Technologie, die bei jedem Schritt nachverfolgt werden kann. Mit der automatisierten Nachverfolgung erhalten Unternehmen Echtzeitzugriff und Informationen zu ihren Kreditorenprozessen.

7. Kein Mangel an Arbeitskräften

Wenn AP-Prozesse aufgrund der Abwesenheit von Mitarbeitern unterbrochen werden, können sie sich vervielfachen und das Unternehmen belasten. Outsourcing-Anbieter verfügen über ausreichend Arbeitskräfte (und Ersatzteams), um einzugreifen und Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse zu verwalten.

Nachteile des Outsourcings der Kreditorenbuchhaltung

Auch wenn die Auslagerung Ihrer Kreditorenbuchhaltung problemlos zu sein scheint, gibt es doch einige Probleme, mit denen ein Unternehmen beim Outsourcing dennoch konfrontiert sein kann. Nachfolgend sind einige der Nachteile aufgeführt, die beim AP-Outsourcing auftreten können.

1. Fehlervalidierung

Outsourcing-Unternehmen sind möglicherweise nicht immer transparent in der Art und Weise, wie sie mit Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozessen umgehen. Trotz des Einsatzes moderner Technik kann es immer noch zu Fehlern kommen. Diese Fehler bleiben oft unbemerkt. Außerdem können Änderungen in Ihren Prozessen von Outsourcing-Unternehmen, die Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse abwickeln, möglicherweise nicht vollständig umgesetzt werden, was zu mehr Fehlern oder Nacharbeiten führt.

2. Weniger Prozesskontrolle

Jedes Unternehmen, das damit zu tun hat Best Practices für die Kreditorenbuchhaltung Inhouse wird zwangsläufig eine größere Kontrolle über seine Prozesse haben. Durch direkte Genehmigungen können Notfälle priorisiert und sofort behandelt werden. Bei einem Drittanbieter müssen Sie sich an deren Bedingungen und Zeitpläne halten. Sie können weit entfernt liegen und die mangelnde Transparenz der Prozesse kann zu einem ernsten Problem werden.

3. Probleme mit der Vervielfältigung

Viele Outsourcing-Unternehmen für die Kreditorenbuchhaltung rechnen auf Rechnungsbasis ab. Wenn Ihr Unternehmen also doppelte Rechnungen teilt, müssen Sie auch dafür bezahlen. Wenn Outsourcing-Anbieter nicht über die Möglichkeit verfügen, doppelte Rechnungen zu erkennen, entstehen dem Unternehmen letztendlich mehr Kosten als nötig.

4. Weniger flexibel

Ein Outsourcing-Unternehmen für die Kreditorenbuchhaltung kann bestimmte Geschäftsbedingungen haben, die die Arbeit für Ihr Unternehmen möglicherweise nicht flexibel machen. Wenn ein Vertrag mit dem Anbieter keine Ausnahmen bei der Verarbeitung regelt, muss Ihr Unternehmen diese gesondert regeln. Dies kann zu mehr Komplexität, Nacharbeit und Unannehmlichkeiten führen.

5. Übermäßige Abhängigkeit

Die Möglichkeit, wichtige AP-Aufgaben abgeben zu können, mag gut sein, ist aber mit Kosten verbunden. Tatsache ist, dass Sie bei Kreditorenbuchhaltungsdienstleistungen, die wichtige Transaktionen beinhalten, stark vom Outsourcing-Anbieter abhängig werden. Wenn der Anbieter also vor Herausforderungen wie Sicherheitslücken oder sogar einer Insolvenz steht, können Ihre Unternehmensprozesse abrupt zum Erliegen kommen.

6. Datenschutz- und Sicherheitsprobleme

Unternehmen sollten bedenken, dass sie ihre Privatsphäre verlieren, wenn sie Finanzinformationen preisgeben und Zugang zu sensiblen Daten gewähren und sich gleichzeitig für die Auslagerung von Kreditorenbuchhaltungsprozessen entscheiden.

Normalerweise nutzen solche Drittanbieter interne Server und Cloud-Speicher, um sensible Daten zu speichern. Obwohl es als zentraler Zugriff für beide Beteiligten dient, sind die Daten auch anfällig für potenzielle Sicherheitsverletzungen und Hacks.

Bewertung von Outsourcing-Anbietern für die Kreditorenbuchhaltung

Wie können Sie den richtigen Outsourcing-Service für die Kreditorenbuchhaltung auswählen, um die notwendigen Vorteile zu erzielen? Hier sind einige Richtlinien, die Sie befolgen können, um den richtigen Outsourcing-Anbieter für die Kreditorenbuchhaltung auszuwählen:

• Informieren Sie sich über das AP-Outsourcing-Unternehmen: Es empfiehlt sich, sich über ein AP-Outsourcing-Unternehmen zu informieren, bevor man mit ihm eine Partnerschaft eingeht. Informationen über Erfahrungsberichte, Benutzerrezensionen oder Feedback können die Leistungshistorie des Anbieters hervorheben. Ein Blick auf frühere Projekte kann Aufschluss darüber geben, wie sie mit Kunden, ihren Prozessen usw. umgehen.
• Intern besprechen: Eine interne Diskussion mit dem Management und den Mitarbeitern vor der Übergabe von Kreditorenbuchhaltungsprozessen an einen Outsourcing-Anbieter kann dabei helfen, Klarheit über die zu erfüllenden Anforderungen und potenziell auftretenden Herausforderungen zu gewinnen. Die Effizienz steigt und Fehler werden reduziert, wenn das Unternehmen, seine Lieferanten und der Outsourcing-Anbieter alle auf einer Seite sind.
• Prüfen Sie auf Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen: AP-Outsourcing-Firmen können sogar in einem anderen Land ansässig sein. Bevor Sie die Outsourcing-Unternehmen die Kontrolle über Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse übernehmen lassen, prüfen Sie deren Sicherheitsmaßnahmen und wie sie den Datenschutz Ihrer Finanzdaten wahren. Dies kann dabei helfen, das damit verbundene Risiko und die vorhandenen Sicherheitsmaßnahmen zur Verhinderung von Sicherheitsverletzungen einzuschätzen.

Outsourcing-Dienstleistungen für die Kreditorenbuchhaltung

Die Auslagerung der Kreditorenbuchhaltung ist für viele Unternehmen zu einer beliebten Geschäftspraxis geworden, denen die Kapazitäten und Mittel zur Bewältigung ihrer wachsenden Kreditorenbuchhaltungsprozesse fehlen. Viele Outsourcing-Firmen im weiten Umkreis stehen zur Verfügung, um eine Vielzahl von Dienstleistungen anzubieten.

Die häufigsten AP-Prozesse, die ausgelagert werden, sind: Bestellung or Rechnungsabgleich (0r 3-Wege-Anpassung), Rechnungsautomatisierung, Diskrepanzlösung und AP-Verwaltung. Je nach Arbeitsumfang und Budget kann sich ein Unternehmen dafür entscheiden, etwas auszulagern.

Zusammenfassung

Das Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung ist eine praktische Lösung für Unternehmen, um ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse effizient und kostengünstig zu gestalten. Immer mehr Unternehmen vertrauen auf Outsourcing-Firmen in der Kreditorenbuchhaltung, um ihre Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung neu zu gestalten und zu optimieren, auch wenn es zwischenzeitlich nur leichte Probleme gab. Die Einstellung, Automatisierung oder Auslagerung ist eine Wahl, die Unternehmen abhängig von ihren Mitteln, ihrer Zeit und ihren Fähigkeiten treffen können, um reibungslosere Kreditorenbuchhaltungsprozesse und eine bessere Geschäftseffizienz sicherzustellen.