Eine der wichtigsten Transaktionen zwischen Unternehmen findet statt, wenn a Bestellung wird eingerichtet, ein Artikel oder eine Dienstleistung wird fertiggestellt, an in rechnung stellen wird vom Verkäufer verschickt und der Käufer leistet eine Zahlung. Selbst viele Unternehmen tun dies heute noch manuell, indem sie PDFs per E-Mail hin- und herschicken und auf menschliches Eingreifen warten, um jeden Schritt abzuschließen.
Natürlich AP-Automatisierung und verbesserte Genehmigungsabläufe kann die Zeit verkürzen, die zum Durchlaufen dieser Schritte benötigt wird, aber was wäre, wenn der Mensch nirgendwo im Prozess einen Haltepunkt schaffen würde? Bei EDI-Zahlungen können die Computersysteme zweier Organisationen miteinander kommunizieren, um Bestellungen zu versenden und auszuführen, Rechnungen zu übermitteln und schließlich Gelder von einem Bankkonto auf das andere zu überweisen.
EDI-Zahlungen sind nicht dasselbe wie drahtlose Überweisungen oder ACH-Zahlungen, obwohl sie häufig miteinander verwechselt werden. In diesem Artikel behandeln wir die Definition von EDI-Zahlungen, ihre Vorteile, EDI-Zahlungsarten und Unterschiede zwischen EDI, ACH und EFT.
Was ist eine EDI-Zahlung?
EDI steht für „Electronic Data Interchange“ und EDI-Zahlungen nutzen ein einheitliches Datenformat, um Zahlungsinformationen und andere Daten zwischen Computern zu übertragen. Computer in verschiedenen Netzwerken können EDI-Zahlungen nutzen, um Informationen sofort voneinander zu senden und zu empfangen.
Die Möglichkeiten der EDI-Infrastruktur beschränken sich nicht auf Zahlungen, Unternehmen können sie auch zur Übertragung von Folgendem nutzen:
Die elektronische Dokumentation und Kommunikation hat in den letzten Jahren große Fortschritte gemacht; Die EDI-Technologie ist der nächste Schritt auf dem Weg zur Verbesserung und Rationalisierung von Geschäftsbeziehungen Zahlungsprozesse von Lieferantenund in größerem Maßstab das Finanz- und Rechnungswesen in das digitale Zeitalter bringen.
Um es noch einmal zu wiederholen: EDI ist nicht eine reine Zahlungstechnologie. Es handelt sich um eine automatisierte Methode zur Standardisierung elektronischer Daten und deren Übermittlung zwischen Computern.
Was ist ein Beispiel für eine EDI-Zahlung in der Praxis?
Wenn eine EDI-Zahlung erfolgt, durchläuft sie jedes Mal denselben Zyklus. Wenn das Computersystem des Zahlungsempfängers eine Rechnung von seinem Lieferanten erhält, liegt diese in Form elektronischer Daten vor und wird vom empfangenden Computer automatisch bewertet und entschlüsselt.
Als Antwort sendet das elektronische System des Käufers dann eine Zahlung, die mit dem Betrag auf der Rechnung übereinstimmt. Auf beiden Seiten können die elektronischen Daten aufgrund ihres Formats automatisch in den ERP-Systemen des jeweiligen Unternehmens erfasst werden.
Das Lieferantenzahlungsmanagement wird zu einem schnellen und einfachen Erlebnis statt zu einem zeitaufwändigen Unterfangen, an dem mehrere Personen beteiligt sind und das potenzielle Engpässe verursacht. Aufgrund der Struktur und des Prozesses, die mit EDI-Zahlungen einhergehen, können kleine und große Unternehmen gleichermaßen von den Vorteilen dieses innovativen Ansatzes für den Informationsaustausch profitieren.
Arten von EDI-Zahlungen
Obwohl der Kern von „Was ist eine EDI-Zahlung?“ sich nicht ändert, gibt es viele Möglichkeiten, die EDI-Technologie in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Mit zunehmender Verbreitung von EDI-Zahlungen in der Wirtschaft wird sich die Technologie weiter verbessern und die Vorteile von EDI-Zahlungen werden immer größer.
Derzeit sind Web-EDI-Zahlungen, direkte EDI-Zahlungen und mobiles EDI die wichtigsten Möglichkeiten für den Einsatz der EDI-Technologie zur Ermöglichung von Zahlungen.
Web-EDI-Zahlungen
EDI-Zahlungen können über Standard-Internetbrowser per Web-EDI abgewickelt werden. Mit Online-Formularen können elektronische Daten über Safari, Google, Bing und andere Internetplattformen übermittelt werden. Wenn Sie danach suchen Vereinfachen Sie die Begleichung von Rechnungen, Web-EDI-Zahlungen sind ein guter Ausgangspunkt.
Direkte EDI-Zahlungen (Point-to-Point)
Bei der direkten EDI-Zahlung, die oft als Punkt-zu-Punkt-Zahlung bezeichnet wird, geht es darum, eine persönliche Verbindung mit Geschäftspartnern herzustellen, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten. Durch den Verzicht auf Standard-Web-EDI-Zahlungen werden Punkt-zu-Punkt-Zahlungen reduziert, in denen EDI-Zahlungen fehlschlagen können. Diese gelten auch als sicherer und privater und stellen eine großartige Option für große Anbieter und Lieferanten dar, die regelmäßig an hochwertigen Deals zusammenarbeiten.
Mobiles EDI
Mobile EDI-Transaktionen bleiben aufgrund der langsamen Benutzerakzeptanz, Sicherheitsbedenken und der geringen Bildschirmgröße zurück und werden immer häufiger, da sich die Technologie an die Mobiltelefon-zentrierte Welt, in der wir leben und arbeiten, anpasst. In den kommenden Jahren werden mehr Unternehmensleiter große Transaktionen abschließen Angebote direkt von ihrem Handy aus.
Unterschiede zwischen EDI, ACH und EFT
Wie bereits erwähnt, ist die Bedeutung von EDI-Zahlung nicht genau gleichbedeutend mit ACH und EFT Zahlungen. Obwohl diese elektronischen Zahlungsoptionen auf den ersten Blick gleich aussehen mögen, unterscheiden sie sich in ihrer Funktionsweise, und EDI selbst ist keine Zahlungstechnologie, sondern eine Datenübertragungstechnologie. Obwohl sie sich voneinander unterscheiden, kommt es häufig vor, dass selbst erfahrene Geschäftsleute elektronischen Datenaustausch, automatisierte Clearingstelle und elektronische Geldüberweisung verwechseln.
Sowohl EFT- als auch ACH-Zahlungen fallen unter elektronische Zahlungen, aber in Wirklichkeit ist ACH eine Unterkategorie von EFT-Zahlungen. Der elektronische Geldtransfer ist die übergeordnete Kategorie. es umfasst ACH, Überweisungen und andere digitale Zahlungskanäle. Aber umgekehrt funktioniert es nicht – ein ETF ist keine Art von ACH.
Im Vergleich zu ACH-Zahlungen ist es wichtig zu bedenken, dass EDI keine Zahlung an sich ist. Stattdessen handelt es sich um ein Datenformat, das es mehreren Unternehmen ermöglicht, Zahlungsinformationen und zugehörige Dokumente zu senden und zu empfangen, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. EDI kann überall auf der Welt eingesetzt werden, geschieht sofort und nutzt private Netzwerke oder das Internet zur Übermittlung von Informationen. ACH hingegen ist auf das ACH-Netzwerk angewiesen, die Überweisung von Geldern kann einige Tage dauern und funktioniert nur innerhalb der USA
„ETF“ ist ein Sammelbegriff für alle elektronischen Zahlungen, während sich EDI auf die Back-End-Technologie zur Übertragung von Zahlungsinformationen bezieht. Obwohl diese drei Punkte klar abgegrenzt sind, spielen sie alle eine entscheidende Rolle in der nächsten Geschäftsgeneration.
Papierschecks und Rechnungszahlungen per Telefon? Dank elektronischer Zahlungstechnologien werden diese bald der Vergangenheit angehören.
In der folgenden Tabelle sind die Unterschiede zwischen diesen drei Betriebssystemen aufgeführt:
EDI (Elektronischer Datenaustausch) |
ACH (Automatisierte Clearingstelle) |
EFT (Elektronischer Geldtransfer) |
|
Definition |
Elektronischer Austausch von Geschäftsdokumenten und Transaktionen. |
Elektronischer Geldtransfer zwischen Bankkonten innerhalb der USA |
Elektronischer Geldtransfer zwischen Bankkonten. |
Geltungsbereich |
Umfangreiches Angebot an Geschäftsdokumenten (Rechnungen, Bestellungen). |
Wird hauptsächlich für Zahlungen verwendet, einschließlich Gehaltsabrechnungen und Rechnungszahlungen. |
Wird hauptsächlich für den Geldtransfer zwischen Geschäftskonten verwendet. |
Data Exchange |
Standardisierte Formate für verschiedene Geschäftsdokumente. |
Der Schwerpunkt liegt auf Zahlungsanweisungen und zugehörigen Bankinformationen. |
Dabei handelt es sich in erster Linie um Transaktionsdaten und Kontoinformationen. |
Transaktionszeit |
Hängt von der Komplexität des Dokuments ab; kann in Echtzeit oder im Batch erfolgen. |
Wird normalerweise in Chargen verarbeitet und kann am nächsten oder am selben Tag erfolgen. |
Variiert; kann in Echtzeit erfolgen oder einige Werktage dauern. |
Transaktionsgebühr |
Die Kosten variieren je nach Transaktionsvolumen und EDI-Anbieter. |
Feste oder variable Gebühren basierend auf Transaktionsvolumen und Service. |
Es können Transaktionsgebühren anfallen, die jedoch häufig niedriger sind als bei Papiermethoden. |
Sicherheit |
Eine verschlüsselte Datenübertragung sorgt für einen sicheren Dokumentenaustausch. |
Sicher, mit Protokollen zum Schutz der Daten während der elektronischen Übertragung. |
Sicher, es bestehen jedoch Schwachstellen, wenn die Übertragung nicht sicher erfolgt. |
Integration |
Erfordert die Integration mit internen Systemen zur Dokumentenerstellung. |
Integriert sich in Banksysteme; eingeschränkte Integration mit anderen Systemen. |
Integriert sich in interne Systeme für nahtlose Geldtransfers. |
Anwendungsbeispiele |
Ideal für Unternehmen mit komplexem Dokumentenaustausch (Einzelhandel, Fertigung). |
Wird häufig für Gehaltsabrechnungen, Lieferantenzahlungen und Rechnungsbegleichungen verwendet. |
Wird häufig für Gehaltsabrechnungen, Lieferantenzahlungen und wiederkehrende Rechnungen verwendet. |
Internationale Verwendung |
Weltweit weit verbreitet für den internationalen Handel und das Lieferkettenmanagement. |
Wird hauptsächlich in den USA und in begrenztem Umfang für internationale Transaktionen verwendet. |
International weit verbreitet für grenzüberschreitende Zahlungen. |
Vorteile von EDI-Zahlungen
Auf die gleiche Weise Roboterprozessautomatisierung EDI-Zahlungen haben begonnen, das Finanz- und Rechnungswesen für immer zu verändern und weisen einen neuen Weg für die Zahlungsdynamik zwischen Käufern und Verkäufern vor.
Ohne menschliches Eingreifen sind Datenfehler nahezu ausgeschlossen, Informationen können dabei nicht verloren gehen und Zahlungen werden jederzeit pünktlich ausgeführt. Die Vorteile eines erweiterten Ansatzes mit EDI-Zahlungen sind:
Produktivität
Verwaltung von Lieferantenrechnungen ist jetzt viel einfacher geworden. Ein Prozess, der früher Zeit und Aufmerksamkeit mehrerer Fachleute in mehreren Organisationen erforderte, kann jetzt autonom durchgeführt werden, wodurch Zeit gespart wird Forderungen und Verbindlichkeiten Teams, die diese Art von Transaktionen traditionell verwalten und vorantreiben.
Verbessertes Beziehungsmanagement
Weniger verspätete Zahlungen oder Prozessstörungen machen die Lieferanten-/Lieferantendynamik positiver als je zuvor. Wenn Ihr Unternehmen weiß, dass es ohne Probleme Zahlungen erhalten und pünktlich leisten kann, werden alle zufriedener sein. Die Verfolgung verspäteter Zahlungen oder die Lösung von Zahlungsfehlern kann zu Frustration, Misstrauen und zum Scheitern von Geschäftsbeziehungen führen.
Fehlerreduzierung
Die übermittelten Daten können bei einer EDI-Zahlung nicht verfälscht werden. Da der Computer Daten automatisch kopiert und sendet, besteht keine Möglichkeit, dass durch manuelles menschliches Versagen eine Zahl verwechselt, ein falscher Betrag erfasst oder eine Zahlung an den falschen Empfänger gesendet wird.
Funktionelle Fokusverschiebung
Die mit EDI-Zahlungen verbundene Produktivitätssteigerung kann zur Transformation der Finanz- und Buchhaltungsfunktionen beitragen. Wenn die Experten in diesen Teams mehr Zeit haben, verfügen sie über die nötige Bandbreite, um strategischer vorzugehen, mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten und mithilfe von Automatisierungstools neue Möglichkeiten hervorzuheben.
EDI-Zahlungen ersetzen manuelle Zahlungen
Letztendlich ist EDI also eine fortschrittliche Möglichkeit, detaillierte Zahlungsinformationen zu senden und zu empfangen. Es unterstützt Unternehmen auf ihrem Weg zur digitalen Transformation und verändert die Landschaft für die Zukunft sicherer Zahlungen.
Die EDI-Technologie verdrängt manuelle Zahlungsprozesse; es ist Zeit für sie zu gehen! Wenn wir zeitaufwändige, manuelle Prozesse durch überschaubare, technologische Tools ersetzen, profitieren alle.
Ebenso ersetzen EDI-Zahlungen einen manuellen Prozess, Finanz- und Buchhaltungsautomatisierung skaliert mit den gleichen Absichten. Die Tagebucheinträge, die Sie früher stundenlang vorbereitet haben? Diese können nun automatisiert werden. Ungleichgewichte in der unbereinigten Testbilanz beheben? Vieles davon lässt sich automatisieren. Wir sind Zeugen eines Revolution in der Automatisierung; Anstatt dagegen anzukämpfen, sollten wir gemeinsam herausfinden, wie wir das Beste daraus machen können.
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