Was ist Record-to-Report (R2R-Prozess) im Finanzwesen?

Record-to-Report (R2R) ist ein wichtiger Finanzmanagementprozess in der Unternehmensfinanzierung, der sich auf die Erfassung, Verarbeitung und Bereitstellung genauer Finanzdaten konzentriert.

Dieser Prozess umfasst alles von der Aufzeichnung von Finanztransaktionen bis hin zur Erstellung und Berichterstattung von Finanzberichten und Leistungsberichten, die Stakeholder für wichtige Entscheidungen nutzen.

Für Unternehmen ist R2R nicht nur eine regulatorische oder buchhalterische Formalität, sondern dient als Rückgrat der strategischen Finanzplanung und -analyse. Es bietet einen Spiegel der finanziellen Gesundheit des Unternehmens und ermöglicht fundierte Entscheidungen, die Wachstum, Nachhaltigkeit und die Einhaltung gesetzlicher Standards vorantreiben.

Das Verständnis von R2R in seiner Gesamtheit ist daher nicht nur etwas für Buchhalter oder Finanzanalysten, sondern für jeden innerhalb einer Organisation von entscheidender Bedeutung.

Das Konzept von Record-to-Report

Der Record-to-Report (R2R)-Zyklus ist der finanzielle Herzschlag einer Organisation. Es handelt sich um ein umfassendes Framework, das rohe Finanzdaten in aussagekräftige, umsetzbare Erkenntnisse umwandelt.

Der R2R-Zyklus umfasst folgende Schlüsselkomponenten:

1. Datensammlung: Die Grundlage von R2R, bei dem alle Finanztransaktionen genau aufgezeichnet werden.
2. Datenverarbeitung: Transaktionen werden klassifiziert, sortiert und in den entsprechenden Konten erfasst.
3. Konsolidierung: Daten aus verschiedenen Quellen und Tochtergesellschaften werden kombiniert, um einen einheitlichen Finanzstatus darzustellen.
4. Versöhnung: Sicherstellen, dass alle Finanzdaten in allen Berichten korrekt und konsistent sind.
5. Reporting: Die Erstellung von Jahresabschlüssen und Berichten, die die finanzielle Gesundheit des Unternehmens widerspiegeln.
6. Analyse: Interpretation von Daten, um Erkenntnisse für die strategische Entscheidungsfindung zu gewinnen.
7. Schließen: Abschlussberichte und Abschluss der Bücher für den Zeitraum.

Die Notwendigkeit von Record-to-Report

Das R2R spielt eine zentrale Rolle bei der Finanzverwaltung innerhalb eines Unternehmens. Es dient mehreren Zwecken –

1. Verbesserte Entscheidungsfähigkeit

Der R2R-Prozess ist von entscheidender Bedeutung für die Erstellung präziser Finanzberichte, die als Grundlage für strategische Entscheidungen auf verschiedenen Ebenen der Organisation dienen.

• Für interne Stakeholder:
  • Leistungsbeurteilung: Ermöglicht Führungskräften die Beurteilung der finanziellen Gesundheit und der betrieblichen Effizienz anhand vordefinierter Ziele und Benchmarks.
  • Strategische Planung: Erleichtert die Formulierung umsetzbarer Strategien, um Lücken zu schließen, die Leistung zu optimieren und Chancen zu nutzen.
• Für externe Stakeholder:
  • Investitionsentscheidungen: Bietet Investoren und externen Parteien wichtige Daten zur Bewertung der finanziellen Rentabilität und des Wachstumspotenzials der Organisation.
  • Transparenz und Vertrauen: Stärkt das Vertrauen der Stakeholder durch klare, zuverlässige Finanzberichte.

2. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Genauigkeit

Die Einhaltung von Finanzvorschriften ist nicht verhandelbar, und der R2R-Prozess stellt sicher, dass Unternehmen die Vorschriften einhalten und gleichzeitig die Genauigkeit ihrer Finanzberichte wahren.

• Standardisiertes Reporting-Framework: Bietet eine konsistente Methode zur Erfassung und Validierung von Finanzdaten, die für die Erfüllung verschiedener regulatorischer Anforderungen von entscheidender Bedeutung ist.
• Risikominderung:
  • Compliance-Risiko: Reduziert die Wahrscheinlichkeit der Nichteinhaltung branchenspezifischer und geografischer Finanzberichterstattungsstandards.
  • Finanzielles Risiko: Minimiert Fehler in der Finanzberichterstattung und vermeidet so mögliche Bußgelder, rechtliche Konsequenzen und Reputationsschäden.

3. Steuerberichterstattung und -strategie

Der R2R-Prozess trägt wesentlich dazu bei, die detaillierten und organisierten Finanzinformationen bereitzustellen, die für ein effektives Steuermanagement erforderlich sind.

• Beurteilung der Steuerschuld: Ermöglicht eine genaue Berechnung der Steuerpflichten und stellt die Einhaltung von Steuergesetzen und -vorschriften sicher.
• Strategische Steuerplanung: Identifiziert Möglichkeiten zur Steueroptimierung und -einsparung und verbessert so die Steuereffizienz.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der R2R-Prozess nicht nur eine verfahrenstechnische Notwendigkeit ist, sondern ein strategisches Instrument, das kritische Bereiche der Unternehmensführung unterstützt – von fundierten Entscheidungen über die Sicherstellung von Compliance bis hin zur Optimierung von Steuerstrategien.

Der Record-to-Report-Prozess

Lassen Sie uns tiefer in den Record-to-Report (R2R)-Prozess eintauchen, seine aufeinanderfolgenden Schritte durchgehen und seine pragmatische Anwendung im Geschäftskontext untersuchen.

Manueller R2R-Prozess

Einige Freiberufler, Startups und kleine Unternehmen navigieren den Record-to-Report (R2R)-Prozess ohne die ausgefeilte ERP-Infrastruktur oder spezielle Buchhaltungssoftware, insbesondere in der Anfangsphase. Dieser Ansatz basiert häufig auf Kostenerwägungen, Einfachheit und dem anfänglich geringeren Transaktionsvolumen.

• Datensammlung: Manuelle Eingabe in Tabellenkalkulationen oder einfache Buchhaltungstools wie Excel. Transaktionen werden in einem Hauptbuchformat aufgezeichnet, in dem Datum, Betrag und Zahlungsmethode vermerkt sind, mit separaten Blättern für Verkäufe, Ausgaben, Vermögenswerte und andere finanzielle Ereignisse.
• Datenverarbeitung: Die Kategorisierung und Aufzeichnung von Transaktionen wird zum Zeitpunkt der Datenerfassung manuell verwaltet. Der Geschäftsinhaber oder ein benannter Mitarbeiter überprüft jede Transaktion, bestimmt deren Art (z. B. Einnahmen, Ausgaben, Kauf von Vermögenswerten) und erfasst sie entsprechend im entsprechenden Hauptbuch.
• Konsolidierung: In sehr kleinen Unternehmen oder Startups ist eine Konsolidierung möglicherweise nicht erforderlich, wenn das Unternehmen von einem einzigen Standort aus operiert und keine Tochtergesellschaften hat. Bei Bedarf erfolgt die Konsolidierung jedoch manuell, häufig durch die Erstellung einer Master-Tabelle, in der Finanzdaten aus verschiedenen Quellen zusammengefasst werden.
• Versöhnung: Bei der Abstimmung werden die Aufzeichnungen manuell mit Kontoauszügen und Belegen abgeglichen. Dies kann zeitaufwändig sein, ist jedoch für die Gewährleistung der Genauigkeit der Finanzberichterstattung von entscheidender Bedeutung.
• Reporting: Finanzberichte werden manuell erstellt, entweder durch die Beauftragung eines freiberuflichen Beraters am Ende jedes Quartals oder mithilfe von Vorlagen in Excel oder Word. Dieser Schritt erfordert ein gutes Verständnis der Finanzgrundsätze, um sicherzustellen, dass Berichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Kapitalflussrechnungen korrekt erstellt werden.
• Analyse: In kleineren Betrieben ohne spezielle Software ist die Analyse möglicherweise weniger formalisiert. Geschäftsinhaber oder Manager prüfen möglicherweise Finanzberichte, um Trends, Rentabilität und Bereiche für Kosteneinsparungen zu ermitteln, und verlassen sich dabei eher auf ihre Intuition und Erfahrung als auf ausgefeilte Analysetools.
• Schließen: Der Abschlussprozess erfolgt manuell, mit einer Checkliste, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Aktivitäten für den Zeitraum erfasst und abgeglichen wurden. Dazu kann die Bestätigung gehören, dass alle Rechnungen ausgestellt und bezahlt, Ausgaben erfasst und notwendige Rückstellungen gebildet wurden.

Der Betrieb ohne ERP oder spezielle Buchhaltungssoftware erfordert eine sorgfältige Buchhaltung und ein ausgeprägtes Verständnis der Buchhaltungsgrundlagen. Während dies für Unternehmen mit einem sehr geringen Transaktionsvolumen machbar ist, werden die Einschränkungen manueller Prozesse immer offensichtlicher, wenn sich ein Unternehmen zu einem KMU (kleinen und mittleren Unternehmen) entwickelt, was häufig einen Übergang zu ausgefeilteren Buchhaltungslösungen und Automatisierung erforderlich macht, um dies sicherzustellen Effizienz, Genauigkeit und Compliance.

R2R-Prozess mit Buchhaltungssoftware / ERP

Für Unternehmen, die über Tabellenkalkulationen hinausgegangen sind, stellt der Einsatz einer eigenständigen Buchhaltungssoftware/ERP einen bedeutenden Fortschritt bei der Verwaltung des Record-to-Report (R2R)-Prozesses dar. Dieses Szenario erfordert typischerweise ein ausgefeilteres Finanzmanagement, als manuelle Methoden zulassen.

Datensammlung

Durch die Umstellung auf Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme wird die Erfassung von Transaktionen teilweise automatisiert.

• Diese Plattformen können direkt in Bankkonten, Point-of-Sale-Systeme und andere Finanzdatenquellen integriert werden und Transaktionen automatisch in Echtzeit aufzeichnen.
• Rechnungen und andere Transaktionen, die per E-Mail oder papierbasierten Belegen eingehen, müssen manuell in das System eingegeben werden.
• Benutzerdefinierte oder unregelmäßige Finanztransaktionen, die nicht in Standardvorlagen oder -kategorien passen, erfordern möglicherweise manuelle Eingriffe, um eine genaue Aufzeichnung sicherzustellen.

Datenverarbeitung

Mithilfe einer Buchhaltungssoftware oder eines ERP-Systems wird die Kategorisierung und Aufzeichnung von Transaktionen mithilfe eines Kontenplans und einer entsprechenden FIBU-Kodierung für jede Finanztransaktion implementiert, was manuell erfolgt. Die Software identifiziert die Art jeder Transaktion anhand des eingegebenen (manuell zugewiesenen) FIBU-Codes und ordnet sie dem richtigen Hauptbuch (Ausgaben, Vermögenswerte, Einnahmen usw.) zu, wodurch der manuelle Arbeitsaufwand und das Fehlerpotenzial erheblich reduziert werden. Die Kodierung von Anbietern kann die Kategorisierung zusätzlich erleichtern.

Alles, was Sie über GL-Codes wissen müssen

GL-Codes sind Codes, die zur Kategorisierung von Finanztransaktionen verwendet werden. Erfahren Sie, wie Sie diese einrichten und zuweisen, und erkunden Sie die GL-Code-Automatisierung mit Nanonets.

Vereinigung

Für Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Tochtergesellschaften erleichtern Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme den Konsolidierungsprozess.

Diese Systeme können Daten aus verschiedenen Quellen verarbeiten und sie automatisch zu einer einheitlichen Voreinstellung präziser Finanzberichte konsolidieren, die für die Analyse und Berichterstattung bereit sind.

Versöhnung

Einige Funktionen in Buchhaltungssoftware und ERP-Systemen unterstützen den Prozess, erfordern jedoch einen gewissen manuellen Aufwand.

• Daten zu Banktransaktionen müssen manuell in die ERP-/Buchhaltungssoftware eingegeben werden.
• Der Abgleich von in der Software erfassten Transaktionen mit Kontoauszügen kann aufgrund von Zeitunterschieden oder Fehlern zu nicht abgeglichenen Posten führen, was eine manuelle Untersuchung und Lösung erforderlich macht.

Reporting

Die Erstellung von Finanzberichten wird mit Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen zum Kinderspiel.

Sie können automatisch Finanzberichte auf der Grundlage der erfassten Transaktionen erstellen und dabei die geltenden Finanzberichtsstandards einhalten.

Benutzer können Berichtsvorlagen häufig ohne großen manuellen Aufwand an spezifische Anforderungen anpassen.

Analyse

Die Verfügbarkeit von Echtzeitdaten gepaart mit umfassenden Berichten und Analysen verbessert die Fähigkeit zur fundierten Entscheidungsfindung.

Schließen

Der Abschlussprozess profitiert von der strukturierten Vorgehensweise der ERP-Systeme, die Checklisten und Workflows bieten.

Allerdings sind häufig manuelle Eingriffe erforderlich, um Journaleinträge anzupassen, Abstimmungen zu überprüfen und zu genehmigen und sicherzustellen, dass alle Finanzaktivitäten korrekt erfasst werden.

Insbesondere komplexe oder ungewöhnliche Transaktionen am Ende des Berichtszeitraums erfordern möglicherweise eine detaillierte manuelle Überprüfung, um eine ordnungsgemäße Erfassung und Klassifizierung sicherzustellen.

Automatisierter R2R-Prozess mit Nanonets und Buchhaltungssoftware

Die Integration von Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen mit Buchhaltungsautomatisierungssoftware wie Nanonets revolutioniert den Record-to-Report (R2R)-Prozess und bietet beispiellose Effizienz, Genauigkeit und umsetzbare Erkenntnisse für das Finanzmanagement.

Datensammlung

Durch die Integration mit AP-Automatisierungsplattformen wie Nanonets wird die Erfassung und Eingabe von Finanzdaten vollständig automatisiert und nutzt OCR- und KI-Technologien.

Alle Finanzinformationen werden automatisch von ihrem Ursprungsort (Rechnungen, Quittungen, E-Mails, POS-Systeme, Kontoauszüge) erfasst und verarbeitet, sobald sie eintreffen, wodurch ein nahtloser Datenfluss in Ihre Finanzsysteme gewährleistet wird.

Durch die KI-gestützte Datenextraktion mit Genauigkeitsraten von über 99 % wird die Zuverlässigkeit Ihrer Finanzdaten deutlich erhöht, was unzählige Stunden spart und die Atmosphäre am Arbeitsplatz verändert.

Die realen Auswirkungen sind tiefgreifend: Stellen Sie sich vor, Ihr Team verlagert seinen Fokus von der mühsamen Dateneingabe auf die Übernahme strategischerer, hochwertigerer Aufgaben.

Datenverarbeitung

Sobald die Daten erfasst sind, werden sie automatisch verarbeitet und in Echtzeit in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System eingegeben.

Die traditionell arbeitsintensiven Aufgaben der Codierung von Hauptbucheinträgen (GL) werden jetzt mühelos von fortschrittlicher KI erledigt, einschließlich Natural Language Processing (NLP) und Large Language Models (LLMs).

Diese Automatisierung beschleunigt nicht nur die Datenverarbeitung, sondern minimiert auch Fehler, sodass Ihr Finanzteam seine Fähigkeiten und sein Fachwissen dort einsetzen kann, wo es am wichtigsten ist.

Vereinigung

Nanonets können so konfiguriert werden, dass sie Nachbearbeitungsschritte ausführen und so komplexe Szenarien wie Intercompany-Transaktionen und Transaktionen mit mehreren Währungen geschickt verwalten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dateneingabe in Ihre ERP- oder Buchhaltungssoftware stets sauber und genau ist.

Versöhnung

Nanonets kann Ihre Kontoauszüge automatisch importieren und Transaktionen mit Kontoauszügen abgleichen, wobei etwaige Inkonsistenzen zur menschlichen Überprüfung gekennzeichnet werden, wodurch die Genauigkeit verbessert und das Risiko finanzieller Diskrepanzen verringert wird.

Berichterstattung, Analyse und Abschluss

Da Transaktionen sofort bei ihrem Auftreten gemeldet werden, erhalten Entscheidungsträger Zugriff auf aktuelle Finanzdaten.

Diese Agilität bei der Berichterstattung ermöglicht fundiertere und zeitnahere Geschäftsentscheidungen.

Darüber hinaus reduzieren die optimierten und automatisierten Arbeitsabläufe den Zeit- und Arbeitsaufwand für den Buchabschluss erheblich, steigern die Effizienz und reduzieren das Fehlerpotenzial.

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Die Integration von Automatisierungssoftware wie Nanonets in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme verändert nicht nur den R2R-Prozess; es revolutioniert es. Durch die Automatisierung mühsamer manueller Aufgaben, die Verbesserung der Datengenauigkeit und die Bereitstellung von Finanzeinblicken in Echtzeit können Unternehmen nicht nur ihre Finanzprozesse optimieren, sondern auch strategische Erkenntnisse nutzen, um Wachstum und Effizienz voranzutreiben.

Weiterführende Literatur und Ressourcen

Das Erste, was man erkennen muss, ist, dass der oben bereitgestellte Überblick über den Record-to-Report-Prozess (R2R) zwar als solide Grundlage dient, Unternehmen jedoch aktiv nach umsetzbaren Informationen suchen müssen, die angewendet werden können, um ihre Abläufe effizienter, konformer und effizienter zu gestalten strategisch sinnvoll. Hier ist, worauf Sie achten sollten:

1. Die Rolle von Governance, Risiko und Compliance (GRC): Wie können Unternehmen ihre R2R-Prozesse effektiv an den GRC-Anforderungen ausrichten?
   1. Unternehmensführung in R2R stellt sicher, dass die Finanzberichterstattung klaren Richtlinien, Verfahren und Standards unterliegt. Es definiert Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Finanzteams und stellt die Ausrichtung auf umfassendere Geschäftsziele sicher.
   2. Risikomanagement Der Schwerpunkt von R2R liegt auf der Identifizierung, Bewertung und Minderung von Risiken im Zusammenhang mit der Finanzberichterstattung. Dies umfasst alles von Dateneingabefehlern bis hin zu Compliance-Risiken bei Finanzvorschriften.
   3. Compliance im Kontext von R2R beinhaltet die Einhaltung geltender Rechnungslegungsstandards, Gesetze und Vorschriften. Dadurch wird sichergestellt, dass Finanzberichte in Übereinstimmung mit anerkannten Rahmenwerken wie GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) oder IFRS (International Financial Reporting Standards) sowie unter Einhaltung von Steuergesetzen und anderen regulatorischen Anforderungen erstellt werden.

Sechs Schritte für eine erfolgreiche GRC-Implementierung: https://www.crowe.com/insights/6-steps-for-a-successful-grc-implementation

Integriertes GRC: Der Schlüssel zu einem besseren Risikobewusstsein und einer besseren Leistung

Risiko- und Compliance-Informationen im richtigen Format, zur richtigen Zeit und in den richtigen Händen sind der Schlüssel zum Unternehmenserfolg.

• Strategische Implikationen von R2R: Erfahren Sie tiefer, wie R2R-Erkenntnisse in umsetzbare Strategien umgewandelt werden können. Wie können beispielsweise in Finanzberichten identifizierte Trends Einfluss auf strategische Veränderungen in Geschäftsmodellen, Investitionen in neue Technologien oder den Eintritt in neue Märkte haben? Beispiel -

Der digitale Abschluss

Den R2R-Prozess in das digitale Zeitalter vorantreiben

• Fallstudien und Beispiele aus der Praxis: Suchen Sie nach Unternehmen, die ihren R2R-Prozess erfolgreich optimiert haben. Dazu könnten Beispiele für Kosteneinsparungen, verbesserte Compliance oder strategische Weichenstellungen auf der Grundlage von Erkenntnissen aus R2R-Daten gehören. Beispiel -

GlaxoSmithKlines R2R-Transformation mit Cadency

Erfahren Sie mehr von Babak Naraghi, Direktor von R2R Cadency GPO bei GSK, während er mit Cadency über die finanzielle Transformation von GlaxoSmithKline spricht.

• Internationale Standards: Welche Auswirkungen ergeben sich für Unternehmen, die in mehreren Gerichtsbarkeiten tätig sind?

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Record-to-Report-Prozess (R2R) ein wichtiger Bestandteil der Geldverwaltung in Unternehmen ist und über das bloße Befolgen von Regeln hinaus zu einem entscheidenden Instrument für den Erfolg wird.

Durch den Einsatz von Automatisierung und neuen Technologien wie ERP-Systemen und Tools wie Nanonets können Unternehmen schneller und genauer arbeiten und erhalten in Echtzeit einen klaren Überblick über ihren Finanzstatus.

Ein effizienter R2R-Prozess erleichtert nicht nur die tägliche Arbeit, sondern hilft auch bei wichtigen Entscheidungen und hilft Unternehmen, die heutigen geschäftlichen Herausforderungen intelligenter und besser zu planen.

Mit Blick auf die Zukunft wird die Rolle von R2R in der Geschäftsstrategie nur noch zunehmen und seine Beherrschung zu einem entscheidenden Faktor für den Unternehmenserfolg machen.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/what-is-record-to-report-r2r-process-in-finance/