Οι ομάδες χρηματοδότησης επιχειρήσεων εκτελούν μια τριπλή αντιστοίχιση τιμολογίων προμηθευτών ως βασική διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών. Με 3 τρόπους αντιστοίχισης δικαιολογητικών, οι εταιρείες μπορούν να εντοπίσουν διπλότυπες, λανθασμένες ή δόλιες πληρωμές.
Ο στόχος αυτού του άρθρου είναι να κατανοήσουμε τη διαδικασία αντιστοίχισης 3 κατευθύνσεων, τα σημεία πόνου των διαδικασιών μη αυτόματης αντιστοίχισης, τον τρόπο αυτοματοποίησης της διαδικασίας αντιστοίχισης τριών κατευθύνσεων και τα οφέλη του αυτοματισμού.
Η αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων εκτελείται καλύτερα ως αυτοματοποιημένη ροή εργασιών που υποστηρίζεται από λύσεις αυτοματισμού πληρωτέων λογαριασμών όπως τα Nanonets.
Τι είναι ένας αγώνας 3 δρόμων;
Όλες οι πληρωμές περιλαμβάνουν κάποιο είδος επαλήθευσης για την αποφυγή απάτης και τη διασφάλιση ότι τα οικονομικά στοιχεία στα δικαιολογητικά ταιριάζουν μεταξύ τους.
Η αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων είναι μια διαδικασία εσωτερικού ελέγχου που συγκρίνει την εντολή αγοράς (PO) με το σημείωμα καλής λήψης (GRN) και το τιμολόγιο του σχετικού προμηθευτή.
Μια αντιστοίχιση 2 κατευθύνσεων, σε σύγκριση, συγκρίνει μόνο το PO με το τιμολόγιο. Η ποσότητα που τιμολογείται (στο τιμολόγιο) θα πρέπει να ταιριάζει με την ποσότητα που έχει παραγγελθεί (στην παραγγελία αγοράς). Και η τιμή του τιμολογίου θα πρέπει να ταιριάζει με την τιμή που αναφέρεται στην εντολή αγοράς.
Η διαδικασία αντιστοίχισης διπλής κατεύθυνσης είναι η προεπιλεγμένη προσέγγιση για την επαλήθευση των τιμολογίων μεταξύ των οργανισμών. Ωστόσο, οι εταιρείες υιοθετούν ολοένα και περισσότερο την τριπλή αντιστοίχιση για να προσθέσουν ένα επιπλέον επίπεδο επαλήθευσης και να αποτρέψουν την υπερβολική δαπάνη.
Η αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων βοηθά στην ταχύτερη έγκριση των πληρωμών τιμολογίων και επίσης επισημαίνει τυχόν ασυνέπειες, σφάλματα ή πιθανή απάτη.
Η τριπλή αντιστοίχιση συγκρίνει τις λεπτομέρειες και τα σύνολα στοιχείων γραμμής μεταξύ των παραγγελιών αγοράς (PO), των αποδείξεων παραλαβής (επαληθευμένη παραλαβή και του δελτίου συσκευασίας) και των τιμολογίων πωλητή που αποστέλλονται στον πελάτη.
Ένα επιτυχώς επαληθευμένο τιμολόγιο πρέπει να ταιριάζει με την PO και την απόδειξη εντός αποδεκτών επιπέδων ανοχής. Ένα τιμολόγιο που δεν ταιριάζει με τις ανοχές τίθεται σε αναμονή και αποστέλλεται για κατάλληλο έλεγχο.
Θέλετε να αυτοματοποιήσετε τις μη αυτόματες διαδικασίες αντιστοίχισης 3 κατευθύνσεων; Κάντε κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών για να δείτε πώς τα Nanonets μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να εφαρμόσει από άκρο σε άκρο Αυτοματισμός AP.
Πίνακας περιεχομένων
Πώς να ταιριάξετε 3 τρόπους;
Η διαδικασία πληρωτέων λογαριασμών εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την παρακολούθηση των λεπτομερειών σε τρία έγγραφα: εντολές αγοράς, αποδείξεις παραγγελιών και τιμολόγια.
Πριν επεξεργαστούν τις πληρωμές προμηθευτών, οι ομάδες AP εξετάζουν αυτά τα 3 έγγραφα για να επαληθεύσουν ότι το προϊόν/η υπηρεσία που έλαβε η εταιρεία ταιριάζει με τις λεπτομέρειες αυτού που είχε αρχικά παραγγελθεί/ζητηθεί.
3 τρόπος αντιστοίχιση τιμολογίων βοηθά στην επισήμανση σφαλμάτων ή ασυνεπειών σε οποιοδήποτε από τα 3 σημαντικά έγγραφα που αναφέρονται παραπάνω. Τα σφάλματα/τα ζητήματα μπορεί να περιλαμβάνουν λανθασμένα στοιχεία πληρωμής, διογκωμένες/λανθασμένες τιμές, λανθασμένα ή κατεστραμμένα προϊόντα κ.λπ.
Εάν επισημανθούν σφάλματα στη διαδικασία αντιστοίχισης 3 κατευθύνσεων, το τιμολόγιο τίθεται σε αναμονή και η πληρωμή παρακρατείται. Μόλις το ζήτημα διευθετηθεί και μια επιτυχημένη τριπλή αντιστοίχιση, το τιμολόγιο μπορεί να υποβληθεί σε επεξεργασία και να πληρωθεί.
Παράδειγμα αγώνα 3 κατευθύνσεων
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ένας αγοραστής, Buyer Inc., λαμβάνει ένα τιμολόγιο για $1500 από έναν πωλητή/προμηθευτή, Supplier Inc., για εκατό κινήσεις στυλό:
- Η ομάδα AP συγκρίνει/αντιστοιχίζει πρώτα το τιμολόγιο με το PO της για να ελέγξει εάν η περιγραφή (μονάδες στυλό), η ποσότητα (100), το κόστος (15 $ ανά τεμάχιο), η συνολική τιμή (1500 $) και οι όροι (όροι πληρωμής) ταιριάζουν με τους αρχικούς όρους εγκεκριμένη ΔΠ.
- Στη συνέχεια, τα στοιχεία τιμολογίου και PO συγκρίνονται/αντιστοιχίζονται με αυτά στην απόδειξη παραγγελίας (αναφορά παραλαβής). Αυτή η απόδειξη συντάσσεται από το τμήμα παραλαβής με βάση το δελτίο συσκευασίας που συνοδεύει την παράδοση. Ο τύπος και η ποσότητα των μονάδων στυλό (100), η τιμή (15 $ ανά τεμάχιο) και η συνολική τιμή (1500 $) θα πρέπει να ταιριάζουν με αυτά που αναφέρονται στην αρχική PO και στο τιμολόγιο.
- Το τμήμα παραλαβής ελέγχει επίσης τη ζημιά και την ποιότητα σε αυτό το στάδιο.
Εάν το τιμολόγιο, η PO και η απόδειξη παραγγελίας ταιριάζουν ακριβώς (ή εντός ενός αποδεκτού επιπέδου ανοχής), τότε έχετε μια επιτυχημένη αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων. Το τιμολόγιο μπορεί πλέον να πληρωθεί από την ομάδα AP.
Εάν τα 3 έγγραφα δεν ταιριάζουν – πάνω από το επίπεδο ανοχής αντιστοίχισης τριών κατευθύνσεων – τότε το τιμολόγιο τίθεται σε αναμονή μέχρι να ταξινομηθούν τα σφάλματα/τα ζητήματα.
Ας δούμε εν συντομία καθένα από αυτά τα έγγραφα και ας δούμε πώς σχετίζονται με τη διαδικασία αντιστοίχισης 3 κατευθύνσεων πληρωτέων λογαριασμών:
Παραγγελία αγοράς
Μια εντολή αγοράς ή PO είναι η τυπική, διαδοχικά αριθμημένη φόρμα μιας εταιρείας που παραθέτει τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που απαιτεί. Η εντολή αγοράς χρησιμοποιείται για την εξουσιοδότηση μιας αγοράς.
Η ΟΠ γίνεται σύμβαση όταν αποστέλλεται και γίνεται αποδεκτή από τον πωλητή που σκοπεύει να παραδώσει τα αγαθά ή τις υπηρεσίες. Η τμήμα αγορών δημιουργεί μια εντολή αγοράς που βασίζεται σε μια υπογεγραμμένη και εγκεκριμένη αίτηση αγοράς μετά την επιλογή προμηθευτή.
Η διαδικασία παραγγελίας αγοράς καταγράφει το όνομα και το λογότυπο της εταιρείας, το όνομα του προμηθευτή και τα στοιχεία επικοινωνίας, τους νομικούς όρους και τους όρους πληρωμής, τις προσφερόμενες εκπτώσεις, τον αριθμό παραγγελίας αγοράς, τη διεύθυνση τιμολόγησης και αποστολής της εταιρείας, τα στοιχεία γραμμής με περιγραφές, τις τιμές, τις ποσότητες που παραγγέλθηκαν, το εκτεταμένο ποσό, το υποσύνολο, τον φόρο επί των πωλήσεων εάν υπάρχει, και συνολικό ποσό.
Παραλαβή
Η απόδειξη είναι ένα φυσικό ή ηλεκτρονικό έγγραφο που αντικατοπτρίζει την πραγματική παραλαβή αγαθών/υπηρεσιών. Οι αποδείξεις επαληθεύονται από το τμήμα παραλαβής της εταιρείας με βάση το αναλυτικό δελτίο συσκευασίας του προμηθευτή που περιλαμβάνεται στα παραδοτέα προϊόντα.
Η απόδειξη αναφέρει τον τρόπο πληρωμής καθώς και τον αριθμό εντολής αγοράς – διευκολύνοντας την αντιστοίχιση εγγράφων.
Η παραλαβή των εμπορευμάτων μπορεί να είναι παράδοση ολόκληρης της παραγγελίας αγοράς ή μερικής αποστολής, εάν κάποια προϊόντα έχουν παραγγελθεί για μεταγενέστερη παράδοση ή αποστέλλονται από διαφορετική τοποθεσία.
Τιμολόγιο προμηθευτή
Το τιμολόγιο πωλητή είναι ένα έγγραφο που τιμολογεί τον πελάτη για τα αγαθά που παραδόθηκαν ή τις παρεχόμενες υπηρεσίες. Το τιμολόγιο είναι αίτημα πληρωμής.
Τα πεδία τιμολογίου είναι κατά κύριο λόγο τα ίδια με αυτά μιας παραγγελίας αγοράς.
Τα τιμολόγια αναφέρουν επίσης έναν αριθμό τιμολογίου, ημερομηνίες παραγγελίας, ημερομηνίες αποστολής, διεύθυνση εμβάσματος, όρους πληρωμής, εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής, υποσύνολο, φόρο επί των πωλήσεων και συνολικό οφειλόμενο ποσό.
Αυτοματοποιήστε τη λήψη δεδομένων, δημιουργήστε ροές εργασίας και βελτιστοποιήστε τη διαδικασία αντιστοίχισης 3 κατευθύνσεων σε δευτερόλεπτα. Δεν απαιτείται κωδικός. Κάντε τώρα κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών.
Σημεία πόνου στη χειροκίνητη αντιστοίχιση
Η μη αυτόματη αντιστοίχιση 2 ή 3 κατευθύνσεων μπορεί να είναι οδυνηρά αργή, δαπανηρή και επιρρεπής σε σφάλματα. Αυτοματοποίηση της τριπλής αντιστοίχισης και της ροής εργασιών έγκρισης πληρωτέων λογαριασμών σίγουρα θα βοηθούσε τις ομάδες AP να επικεντρωθούν σε εργασίες υψηλότερης αξίας και να τις γλιτώσουν από ένα βουνό χειρωνακτικής εργασίας με χαρτί.
Η μη αυτόματη αντιστοίχιση χιλιάδων δικαιολογητικών μπορεί να είναι χρονοβόρα, δαπανηρή και έντασης εργασίας. Οι ομάδες AP καταλήγουν να ξοδεύουν πολλές ανθρωποώρες για να κυνηγήσουν χειροκίνητα για κάθε τιμολόγιο, PO και απόδειξη!
Καθυστερήσεις και λάθη αναγκάζουν την ομάδα των πληρωτέων λογαριασμών να εργάζονται υπερωρίες και θα μπορούσαν επίσης να επιφέρουν κυρώσεις για καθυστερημένες πληρωμές στους πωλητές.
Ακολουθούν μερικά από τα κύρια σημεία πόνου στη μη αυτόματη διαδικασία τριπλής αντιστοίχισης που καταλήγουν να προκαλούν καθυστερήσεις και υπερβάσεις κόστους:
Έγγραφα που χάθηκαν ή λείπουν
Μια μη αυτόματη διαδικασία αντιστοίχισης απαιτεί τη συλλογή, αποθήκευση και διατήρηση όλων των εγγράφων για μελλοντική αναφορά. Με την πάροδο του χρόνου, τα έγγραφα μπορεί να καταστραφούν, να χαθούν, να κλαπούν ή να χαθούν. Αυτό μπορεί να επηρεάσει σοβαρά την ορατότητα των υποχρεώσεων και να προκαλέσει καθυστερήσεις.
Χειρισμός παραλλαγών
Μια παραλλαγή προκύπτει όταν τα στοιχεία γραμμής, οι ποσότητες, τα εκτεταμένα ποσά ή οι συνολικές οφειλές σε ένα τιμολόγιο πωλητή δεν αντιστοιχούν στην παραγγελία αγοράς ή στην απόδειξη αγαθών ή υπηρεσιών. Ο χειρισμός παραλλαγών ή εξαιρέσεων με μη αυτόματο τρόπο μπορεί να είναι εξαιρετικά δύσκολος και δύσκολος στην τεκμηρίωση.
Εφάπαξ σενάρια
Εάν ένας υπάλληλος πληρωτέων λογαριασμών αντιμετωπίσει ένα εφάπαξ σφάλμα αντιστοίχισης, θα πρέπει να διερευνήσει το πρόβλημα για να το λύσει. Η επίλυση απαιτεί επιπλέον χρόνο σε σύγκριση με ένα γνωστό επαναλαμβανόμενο ζήτημα.
Για παράδειγμα, εάν ο πωλητής τιμολογήσει λάθος προϊόν, οι πληρωτέοι λογαριασμοί θα πρέπει να ζητήσουν διορθωμένο τιμολόγιο για να ολοκληρωθεί η αντιστοίχιση. Η αναμονή για τη λήψη ενός διορθωμένου τιμολογίου από τον πωλητή θα καθυστερήσει την έγκριση τιμολογίου, την πληρωμή και θα μειώσει τη συνολική παραγωγικότητα.
Διπλότυπα ή δόλια τιμολόγια
Τα διπλότυπα τιμολόγια δεν θα έχουν τα απαραίτητα δικαιολογητικά, τα οποία έχουν ήδη αντιστοιχιστεί με το αρχικό τιμολόγιο. Αλλά φανταστείτε να προσπαθείτε να αναγνωρίσετε με μη αυτόματο τρόπο ένα διπλότυπο ή δόλιο τιμολόγιο μεταξύ χιλιάδων άλλων!
Καθυστερήσεις έγκρισης τιμολογίου
Σε μια μη αυτόματη ροή εργασιών έγκρισης τιμολογίου, το τιμολόγιο μεταφέρεται κυριολεκτικά από το ένα γραφείο στο άλλο μέχρι την τελική έγκριση. Είναι δύσκολο να παρακολουθείτε το επίπεδο έγκρισης στο οποίο έχει κολλήσει ένα έγγραφο αυτήν τη στιγμή και ποιος είναι ο υπεύθυνος έγκρισης.
Σε έντυπη τριπλή αντιστοίχιση και εγκρίσεις εγκρίσεων τιμολογίων, οι καθυστερήσεις μπορεί να προκύψουν από αναβλητικότητα, μεγάλο φόρτο εργασίας, επίλυση ερωτήσεων με τον αιτούντα και αργίες/άδειες.
Κάντε κράτηση αυτής της ζωντανής επίδειξης διάρκειας 30 λεπτών για να είναι η τελευταία φορά που θα χρειαστεί να πληκτρολογήσετε με μη αυτόματο τρόπο δεδομένα από τιμολόγια ή αποδείξεις σε λογισμικό ERP.
Οφέλη από την αυτοματοποίηση της διαδικασίας
Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας αντιστοίχισης 3 κατευθύνσεων αντιμετωπίζει τα περισσότερα, αν όχι όλα τα σημεία πόνου της χειροκίνητης αντιστοίχισης που καλύπτονται παραπάνω. Ακολουθούν μερικοί από τους κορυφαίους λόγους για τους οποίους οι επιχειρήσεις αυτοματοποιούν όλο και περισσότερο την τριπλή αντιστοίχιση και τη μεγαλύτερη διαδικασία AP:
Παρέχετε ίχνη ελέγχου
Μια αυτοματοποιημένη ψηφιακή προσέγγιση διασφαλίζει ότι όλα τα αρχεία είναι συνεπή και παρέχουν μια ενιαία πηγή αλήθειας. Όταν τα δεδομένα είναι εύκολα προσβάσιμα ανά πάσα στιγμή, οι επιχειρήσεις μπορούν να έχουν πρόσβαση σε σαφείς διαδρομές ελέγχου και να εντοπίζουν γρήγορα τις οικονομικές ασυνέπειες.
Μειώστε τα ποσοστά σφαλμάτων και απάτης
Το αυτοματοποιημένο λογισμικό αντιστοίχισης 3 κατευθύνσεων λειτουργεί με προκαθορισμένους κανόνες/ροές εργασίας με βάση τα επίπεδα ανοχής και τις εγκρίσεις. Τέτοιες αυτοματοποιημένες ροές εργασίας είναι γρήγορες και εξαιρετικά ακριβείς. Επισημαίνουν γρήγορα σφάλματα και πιθανές περιπτώσεις απάτης, έτσι ώστε οι ομάδες AP να μπορούν να αναλάβουν άμεση δράση.
Βελτιώστε τις σχέσεις με τους προμηθευτές
Μια υπερχρεωμένη ροή εργασίας AP που ταιριάζει 3 κατευθύνσεις εξασφαλίζει έγκαιρες πληρωμές από τον προμηθευτή. Οι πωλητές εκτιμούν τις πρόωρες πληρωμές και θα μπορούσαν να προσφέρουν εκπτώσεις σε αντάλλαγμα. Έτσι, η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει στην εξοικονόμηση κόστους, ενώ δημιουργεί μια σταθερή αλυσίδα εφοδιασμού.
Αυξήστε την κατώτατη γραμμή
Η αυτοματοποίηση της τριπλής αντιστοίχισης και άλλων διαδικασιών AP εξοικονομεί χρόνο, μειώνει το κόστος εργασίας, αποτρέπει την απάτη/λάθη και παρέχει εκπτώσεις στον προμηθευτή μακροπρόθεσμα. Αυτό παίζει σημαντικό ρόλο στην κατώτατη γραμμή της εταιρείας.
Άνευ ραφής συγχρονισμός
Κλείστε τα βιβλία σας πιο γρήγορα συγχρονίζοντας την αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων απευθείας με το ERP ή το λογιστικό σας λογισμικό.
Ρυθμίστε ροές εργασίας AP χωρίς επαφή και απλοποιήστε τη διαδικασία των πληρωτέων λογαριασμών σε δευτερόλεπτα. Κάντε τώρα κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών.
Πώς να αυτοματοποιήσετε την αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων και τις ροές εργασίας AP
γέφυρα Λογισμικό αυτοματισμού AP, όπως και τα Nanonets, μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς να μεταβούν από τη μη αυτόματη αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων σε μια εντελώς άνετη αυτοματοποιημένη ροή εργασίας. Ομάδες AP σε όλες τις επιχειρήσεις χρησιμοποιούν Nanonets για τη δημιουργία αυτοματοποιημένων ροών εργασιών πληρωτέων λογαριασμών από άκρο σε άκρο.
Η αυτοματοποίηση AP και οι ροές εργασίας αντιστοίχισης 3 κατευθύνσεων που έχουν δημιουργηθεί στα Nanonets μπορούν να μειώσουν το 80% του φόρτου εργασίας του τμήματος AP χωρίς να απασχολούν επιπλέον προσωπικό.
Με τα Nanonets μπορείτε να ρυθμίσετε μια αυτοματοποιημένη ροή εργασιών αντιστοίχισης AP 3 που αυτόματα:
- Τραβάει έγγραφα και αρχεία από πολλές πηγές – email, σαρωμένα έγγραφα, ψηφιακά αρχεία/εικόνες, αποθήκευση cloud, ERP κ.λπ.
- Ταξινομεί και ταξινομεί τα έγγραφα σωστά ως τιμολόγια, PO και αποδείξεις
- Διαβάζει και συλλαμβάνει δεδομένα από όλα τα τιμολόγια, τις PO και τις αποδείξεις με ακρίβεια
- Συμφωνεί πεδία, έξοδα, υπόλοιπα και πληροφορίες επιπέδου SKU σε σχετικά τιμολόγια, PO και αποδείξεις με αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων
- Επισημαίνει σφάλματα τριπλής αντιστοίχισης που παραβιάζουν τα επίπεδα ανοχής ή αποστέλλει τιμολόγια για περαιτέρω έγκριση σε μια επιτυχημένη αντιστοίχιση 3 κατευθύνσεων.
- Χειριστείτε όλες τις ροές εργασιών δαπανών, από τη δημιουργία αναφοράς δαπανών έως τη λήψη εγκρίσεων διαχειριστή
- Και συγχρονίστε/ενσωματώστε όλα τα παραπάνω με οποιοδήποτε ERP, λογιστικό λογισμικό ή επιχειρηματικό εργαλείο της επιλογής σας
- Ενσωματωνόμαστε εύκολα με τα Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks και άλλα
Εξοικονομήστε την ομάδα του AP σας από εργασίες που περιλαμβάνουν βουνά από χαρτί. Κάντε κράτηση για μια επίδειξη για να δείτε πώς τα Nanonets μπορούν να αυτοματοποιήσουν όλες τις διαδικασίες σας στο AP.
- πληρωτέοι λογαριασμοί
- αυτοματοποίηση πληρωτέων λογαριασμών
- AI
- AI και μηχανική μάθηση
- αι τέχνη
- ι γεννήτρια τέχνης
- ρομπότ ai
- τεχνητή νοημοσύνη
- πιστοποίηση τεχνητής νοημοσύνης
- τεχνητή νοημοσύνη στον τραπεζικό τομέα
- ρομπότ τεχνητής νοημοσύνης
- ρομπότ τεχνητής νοημοσύνης
- λογισμικό τεχνητής νοημοσύνης
- blockchain
- συνέδριο blockchain ai
- Coingenius
- συνομιλητική τεχνητή νοημοσύνη
- κρυπτοσυνεδριο αι
- του νταλ
- βαθιά μάθηση
- έχεις google
- επεξεργασία τιμολογίων
- μάθηση μηχανής
- Πλάτων
- πλάτων αι
- Πληροφορία δεδομένων Plato
- Παιχνίδι Πλάτωνας
- Πλάτωνα δεδομένα
- platogaming
- κλίμακα αι
- σύνταξη
- zephyrnet
