Απεικόνιση τιμολογίου: Πώς μπορεί να αυτοματοποιήσει τη διαδικασία AP σας

Η απεικόνιση τιμολογίων δεν είναι πλέον μια φουτουριστική τεχνολογία που βγήκε από το Star Wars. Οι περισσότεροι από εμάς έχουμε σαρώσει έναν κωδικό QR ή χρησιμοποιήσαμε τις δυνατότητες OCR του Google Lens για να μεταφράσουμε τα σήματα του δρόμου σε πραγματικό χρόνο. Οι πρόσφατες εξελίξεις στην τεχνητή νοημοσύνη και την ML έχουν γίνει λογισμικό απεικόνισης τιμολογίων πολύ πιο ισχυρό, επιτρέποντας στις ομάδες AP να αυτοματοποιήσουν ορισμένες από τις πιο κουραστικές πτυχές των διαδικασιών πληρωτέων λογαριασμών.

Σε αυτήν την ανάρτηση ιστολογίου, θα εξετάσουμε πώς η απεικόνιση τιμολογίων μπορεί να βοηθήσει στην αυτοματοποίηση της επεξεργασίας πληρωτέων λογαριασμών και πώς Λογισμικό αυτοματισμού Nanonets AP μπορεί να αυτοματοποιήσει ολόκληρη τη διαδικασία για εξοικονόμηση χρόνου, χρημάτων και πόρων.

Τι είναι η απεικόνιση τιμολογίου;

Η απεικόνιση τιμολογίων είναι η διαδικασία ψηφιοποίησης των τιμολογίων και εξαγωγής δεδομένων από αυτά. Είναι ένας τρόπος μετατροπής χάρτινων τιμολογίων σε ψηφιακά αρχεία που είναι πιο εύκολο να αποθηκεύονται, να έχουν πρόσβαση και να χρησιμοποιούνται για περαιτέρω επεξεργασία.

Η δυνατότητα απεικόνισης τιμολογίων είναι πλέον ενσωματωμένη στα εργαλεία αυτοματισμού τιμολογίων. Αυτά τα εργαλεία όχι μόνο εντοπίζουν και αναγνωρίζουν κείμενο, αριθμούς και άλλες πληροφορίες από τιμολόγια, αλλά μπορούν να στείλουν τα εξαγόμενα δεδομένα σε λογιστικά συστήματα ή Λογισμικό ERP για περαιτέρω επεξεργασία.

Η απεικόνιση τιμολογίων μπορεί να βοηθήσει στον εξορθολογισμό ολόκληρης της ροής εργασιών πληρωτέων λογαριασμών, στη μείωση της μη αυτόματης προσπάθειας και στην εξοικονόμηση πολύτιμου χρόνου και πόρων. Οι ομάδες AP θα μπορούν να επεξεργάζονται τιμολόγια πιο γρήγορα και με ακρίβεια και είναι πιο πιθανό να λάβετε εκπτώσεις από προμηθευτές για έγκαιρες πληρωμές.

Πώς λειτουργεί η απεικόνιση τιμολογίων

Ας είμαστε ειλικρινείς — σε κανέναν δεν αρέσει η χειροκίνητη επεξεργασία των τιμολογίων. Είναι χρονοβόρο, επαναλαμβανόμενο και συχνά το λιγότερο αγαπημένο μέρος της δουλειάς ενός υπαλλήλου AP. Τώρα φανταστείτε ότι πρέπει να επεξεργαστείτε 600-800 τιμολόγια το μήνα. Η χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων από μόνη της θα έπαιρνε τον περισσότερο χρόνο της ομάδας, αφήνοντας ελάχιστο χώρο για πιο κρίσιμες εργασίες.

Εδώ βοηθά το λογισμικό επεξεργασίας τιμολογίων. Το λογισμικό ακολουθεί γενικά μια διαδικασία τριών βημάτων για να ολοκληρώσει την εργασία.

• Το φυσικό τιμολόγιο σαρώνεται για να δημιουργηθεί μια ψηφιακή έκδοση του εγγράφου.
• Τα δεδομένα τιμολογίων ερμηνεύονται με βάση συγκεκριμένους επιχειρηματικούς κανόνες που έχουν θεσπιστεί.
• Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα είναι ακριβή και πλήρη και στείλτε τα στα ενδιαφερόμενα μέρη για να λάβετε την απαραίτητη έγκριση
• Αρχειοθετείται σε οποιοδήποτε σύστημα Enterprise Resource Planning (ERP) για περαιτέρω επεξεργασία και ανάλυση.

Τώρα υπάρχουν δύο τύποι εργαλείων επεξεργασίας τιμολογίων εκεί έξω: βάσει κανόνων και βάσει τεχνητής νοημοσύνης. Τα συστήματα που βασίζονται σε κανόνες βασίζονται σε προκαθορισμένους κανόνες που βασίζονται σε συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά ή μοτίβα που αναμένεται να βρεθούν στο τιμολόγιο. Τα εργαλεία που βασίζονται σε τεχνητή νοημοσύνη χρησιμοποιούν ML για να μάθουν πώς και να προβλέψουν ποια δεδομένα θα εξαγάγουν και θα επεξεργαστούν από τα τιμολόγια.

Ένα σύστημα που βασίζεται σε κανόνες μπορεί να προγραμματιστεί ώστε να αναζητά τη λέξη "σύνολο" ακολουθούμενη από ένα ποσό σε δολάρια για να ληφθεί το συνολικό κόστος του τιμολογίου. Τα συστήματα που βασίζονται σε κανόνες μπορεί να είναι αποτελεσματικά για απλές εργασίες επεξεργασίας τιμολογίων, αλλά μπορεί να δυσκολεύονται με πιο σύνθετα τιμολόγια ή αυτά που δεν ακολουθούν την αναμενόμενη μορφή.

Ένα έξυπνο εργαλείο μπορεί να αναγνωρίσει διάφορες μορφές τιμολογίων και να προσαρμόσει ανάλογα την επεξεργασία του. Τα έξυπνα εργαλεία μπορεί να είναι πιο ευέλικτα και ακριβή από τα συστήματα που βασίζονται σε κανόνες, αλλά μπορεί να απαιτούν περισσότερα εκπαιδευτικά δεδομένα και τεχνογνωσία για να δημιουργηθούν.

[Ενσωματωμένο περιεχόμενο]

Λογισμικό αυτοματισμού Nanonets AP συνοδεύεται από ενσωματωμένη απεικόνιση τιμολογίου. Μπορείτε να σαρώσετε και να ανεβάσετε τιμολόγια μαζικά, να αυτοματοποιήσετε πλήρως την εξαγωγή δεδομένων, να δρομολογήσετε τιμολόγια στις σωστές εγκρίσεις, να τα εκχωρήσετε σε μέλη της ομάδας και να πληρώσετε τους προμηθευτές με λίγα μόνο κλικ.

Ακολουθεί μια αναλυτική επισκόπηση του τρόπου λειτουργίας της απεικόνισης τιμολογίων στο λογισμικό αυτοματισμού AP:

1. Μεταφορτώστε τιμολόγια στο σύστημα σε οποιαδήποτε μορφή, συμπεριλαμβανομένων αρχείων PDF και εικόνας.
2. Εξάγετε κρίσιμες πληροφορίες από τα τιμολόγια αυτόματα χρησιμοποιώντας τεχνολογίες OCR και AI.
3. Αντιστοιχίστε τιμολόγια με παραγγελίες αγοράς και αποδείξεις αγαθών.
4. Δρομολογήστε τα τιμολόγια στις σωστές εγκρίσεις.
5. Αυτόματη πληρωμή των προμηθευτών με βάση διαμορφωμένους κανόνες.

Ο αυτοματισμός ελευθερώνει τις ομάδες πληρωτέων λογαριασμών ώστε να επικεντρωθούν σε κρίσιμες εργασίες, όπως η ανάλυση προτύπων δαπανών, οι σχέσεις με τους προμηθευτές, η συμμόρφωση και η διαπραγμάτευση τιμών. Αυτό ενισχύει την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα.

Λόγοι για να υιοθετήσετε την απεικόνιση και την αυτοματοποίηση τιμολογίων στη ροή εργασιών σας στο AP

Οι εταιρείες έχουν επωφεληθεί πολύ από τις τελευταίες καινοτομίες στην τεχνολογία απεικόνισης τιμολογίων. Έχει κάνει την εξαγωγή δεδομένων πιο αβίαστη και παραγωγική από ποτέ, τόσο πολύ Η αυτοματοποίηση τιμολογίων γίνεται κανόνας για εταιρείες που θέλουν να βελτιώσουν τις ροές εργασιών AP.

Για τους προμηθευτές, αυτό σημαίνει ταχύτερες πληρωμές και μειωμένο κίνδυνο σφαλμάτων τιμολογίων. Οι αυτοματοποιημένες ροές εργασιών δρομολόγησης και έγκρισης εξαλείφουν την ανάγκη παρακολούθησης πληρωμών ή αντιμετώπισης καθυστερημένων συναλλαγών, οδηγώντας σε αυξημένη εμπιστοσύνη και λιγότερες διαφωνίες που σχετίζονται με πληρωμές.

Αυτά τα πλεονεκτήματα δεν περιορίζονται μόνο στους πωλητές. Η ομάδα AP σας επωφελείται από την αυτοματοποιημένη εισαγωγή δεδομένων και τις απλές εργασίες AP, ελευθερώνοντας τον πολύτιμο χρόνο τους για να επικεντρωθούν σε στρατηγικές εργασίες, οδηγώντας σε βελτιωμένες σχέσεις με τους προμηθευτές, καλύτερη διαχείριση μετρητών και πιο αποτελεσματική διαπραγμάτευση των όρων πληρωμής.

Περισσότερα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η αυτοματοποίηση απεικόνισης τιμολογίων βοηθά τόσο τις ομάδες AP όσο και τους προμηθευτές:

1. Αποτρέψτε την απάτη

Αφού περνάει κάθε τιμολόγιο 2-way, 3-way ή 4-way αντιστοίχιση εντολών αγοράς και αποδείξεων πωλήσεων με τιμολόγια (με τη διευκόλυνση της τεχνολογίας OCR), οι δόλιες πωλητές δεν θα μπορούν να επωφεληθούν από την επιχείρησή σας. Αποτρέπει επίσης την επεξεργασία δόλιων πληρωμών, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που προκύπτουν από εσφαλμένη εισαγωγή δεδομένων, ψευδείς χρεώσεις ή δόλιες επιταγές.

Επιπλέον, μπορούν να δημιουργηθούν αυτοματοποιημένες εγκρίσεις τιμολογίων και μια διαδρομή ελέγχου για τη λογιστική ομάδα και τους ελεγκτές για να προσθέσουν ένα ακόμη επίπεδο προστασίας από δόλιες δραστηριότητες.

2. Μειώστε τα ανθρώπινα λάθη

Η μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων είναι επιρρεπής σε σφάλματα, που οδηγούν σε λανθασμένες πληρωμές, κυρώσεις και τεταμένες σχέσεις με τους προμηθευτές. Με την απεικόνιση και την αυτοματοποίηση τιμολογίων, αυτά τα σφάλματα μειώνονται σημαντικά καθώς το λογισμικό καταγράφει και επεξεργάζεται με ακρίβεια τα δεδομένα τιμολογίων.

Αυτό διασφαλίζει επίσης ότι κανένα τιμολόγιο δεν θα χαθεί ή θα ξεχαστεί, βελτιώνοντας περαιτέρω την αξιοπιστία και την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας AP σας. Μπορείτε να υπολογίσετε σωστά τις ταμειακές ροές σας και να λάβετε τα απαραίτητα μέτρα για να διατηρήσετε ένα υγιές υπόλοιπο ταμειακών ροών.

3. Διασφαλίστε τη συμμόρφωση

Οι έλεγχοι γίνονται λιγότερο τρομακτικοί καθώς όλη η απαραίτητη τεκμηρίωση είναι άμεσα διαθέσιμη, προσβάσιμη σε κεντρική τοποθεσία και ανιχνεύσιμη. Επιπλέον, οι ενοποιήσεις με το σύστημα ERP διασφαλίζουν ότι όλες οι συναλλαγές καταγράφονται και παρακολουθούνται σε πραγματικό χρόνο.

Οι διαδικασίες αναθεώρησης και δρομολόγησης έγκρισης διασφαλίζουν ότι κάθε τιμολόγιο επαληθεύεται σύμφωνα με τις εταιρικές και ρυθμιστικές πολιτικές. Επιπλέον, μπορείτε να ορίσετε φορολογικούς κανόνες και κανονισμούς στο λογισμικό για να υπολογίζετε και να εφαρμόζετε αυτόματα τους σωστούς φορολογικούς συντελεστές στα τιμολόγια, διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με τους τοπικούς και διεθνείς φορολογικούς νόμους.

4. Διατηρήστε καλύτερες σχέσεις με τους προμηθευτές

Οι πωλητές εκτιμούν τις άμεσες απαντήσεις και τις ακριβείς πληρωμές. Και η αυτοματοποιημένη επεξεργασία τιμολογίων διασφαλίζει ότι όλα τα τιμολόγια πληρώνονται στην ώρα τους. Επιπλέον, καθώς το σύστημα τους κρατά ενήμερους με αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις, αισθάνονται πιο ασφαλείς για τις συναλλαγές τους με την επιχείρησή σας — και αυτό μειώνει την ανάγκη για παρακολούθηση.

Αυτό το επίπεδο διαφάνειας μπορεί να οδηγήσει σε καλύτερη διαπραγμάτευση όρων, εκπτώσεων και, ενδεχομένως, ακόμη και αποκλειστικών συμφωνιών. Αυτό διευκολύνει επίσης την επίλυση τυχόν διαφωνιών ή ζητημάτων που μπορεί να προκύψουν, οδηγώντας σε ισχυρότερες, πιο συνεργατικές σχέσεις.

5. Παρακολουθήστε καλύτερα την απόδοση του προμηθευτή

Με όλες τις πληροφορίες προμηθευτών συγκεντρωμένες, η παρακολούθηση της απόδοσής τους και η λήψη αποφάσεων βάσει δεδομένων γίνεται πιο διαχειρίσιμη. Μπορούν να αποφευχθούν απροσδόκητες καθυστερήσεις στην αναπλήρωση των αποθεμάτων, καθώς το σύστημα μπορεί να προβλέψει και να ειδοποιήσει πότε είναι απαραίτητη η ανανέωση με βάση τα ιστορικά δεδομένα του πωλητή.

Αυτό το επίπεδο πρόβλεψης όχι μόνο εξασφαλίζει μια ομαλή αλυσίδα εφοδιασμού, αλλά μειώνει επίσης τον κίνδυνο υπεραποθέματος ή υποαποθέματος, βελτιστοποιώντας έτσι τη διαχείριση αποθεμάτων.

6. Ενισχύστε το ηθικό και την παραγωγικότητα της ομάδας AP

Φανταστείτε να λέτε σε ένα μέλος της ομάδας AP ότι δεν θα χρειαστεί να κυνηγήσουν τους συναδέλφους ή τους συμπαίκτες τους από άλλα τμήματα για εγκρίσεις. Ή ότι δεν θα έχουν ξανά χειροκίνητη επεξεργασία τιμολογίων. Αυτό ακριβώς μπορεί να προσφέρει η απεικόνιση τιμολογίων και η αυτοματοποίηση.

Η εξάλειψη των κουραστικών και επαναλαμβανόμενων εργασιών μπορεί να αυξήσει την ικανοποίηση από την εργασία και τα υψηλότερα επίπεδα παραγωγικότητας. Επιπλέον, με τη γρήγορη και ακριβή επεξεργασία των τιμολογίων, η ομάδα μπορεί να αποφύγει το άγχος των βιασμών της τελευταίας στιγμής και να επιτύχει καλύτερη ισορροπία μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής.

7. Βελτιωμένη οικονομική πρόβλεψη

Με ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο για τις πληρωμές τιμολογίων, οι ομάδες AP μπορούν να έχουν μια σαφή εικόνα των ταμειακών ροών της εταιρείας. Αυτό επιτρέπει καλύτερη οικονομική πρόβλεψη και προγραμματισμό. Για παράδειγμα, το να γνωρίζετε πότε οφείλεται μια μεγάλη πληρωμή μπορεί να βοηθήσει στην προσαρμογή του προϋπολογισμού και στην αποφυγή τυχόν προβλημάτων ταμειακών ροών.

8. Βελτιώστε την κερδοφορία

Με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας τιμολογίου, οι εταιρείες μπορούν να μειώσουν σημαντικά το κόστος επεξεργασίας κάθε τιμολογίου. Αυτό, σε συνδυασμό με την αξιοποίηση των εκπτώσεων πρόωρης πληρωμής και την αποφυγή προστίμων καθυστερημένης πληρωμής ή κυρώσεων που σχετίζονται με τη συμμόρφωση, μπορεί να οδηγήσει σε αξιοσημείωτη βελτίωση στα αποτελέσματα της εταιρείας.

Επιπλέον, η ικανότητα ακριβούς πρόβλεψης των ταμειακών ροών και του προϋπολογισμού αποτελεσματικά μπορεί επίσης να συμβάλει στην αύξηση της κερδοφορίας. Κατανοώντας ξεκάθαρα την οικονομική κατάσταση της εταιρείας, μπορούν να ληφθούν καλύτερες αποφάσεις που μπορούν να επηρεάσουν θετικά την κερδοφορία της επιχείρησης. 

Η αυτοματοποίηση της απεικόνισης τιμολογίων ενισχύει την αποτελεσματικότητα του AP

Η αυτοματοποίηση απεικόνισης και επεξεργασίας τιμολογίων έχει αποδειχθεί ότι αλλάζει το παιχνίδι για τους πελάτες μας, με αποτέλεσμα σημαντική εξοικονόμηση κόστους και χρόνου.

[Ενσωματωμένο περιεχόμενο]

Ανάδοχος αποκατάστασης περιβάλλοντος πλήρους εξυπηρέτησης με έδρα το Μέριλαντ, Υπηρεσίες ACM, είναι ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα αυτού του μετασχηματισμού. Ενσωμάτωσαν τη λύση Nanonets OCR στις δραστηριότητές τους και τα αποτελέσματα ήταν εξαιρετικά — μια τεράστια μείωση κατά 90% στον χρόνο επεξεργασίας των τιμολογίων τους.

Αυτό που ήταν μια εβδομαδιαία αγγαρεία 20 ωρών μετατράπηκε σε μια εργασία που μπορούσε να ολοκληρωθεί σε μια μόνο μέρα. Αυτό όχι μόνο επιτάχυνε τη διαδικασία εξαγωγής τιμολογίων, αλλά οδήγησε επίσης σε ένα πιο χαρούμενο εργασιακό περιβάλλον. Το κόστος επεξεργασίας των τιμολογίων μειώθηκε κατακόρυφα για τις Υπηρεσίες ACM. Επιπλέον, με την έγκαιρη διευθέτηση των τιμολογίων τους, μπόρεσαν να επωφεληθούν από εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής από τους πωλητές τους.

[Ενσωματωμένο περιεχόμενο]

Ascend Properties, μια εταιρεία διαχείρισης ακινήτων με έδρα το Ηνωμένο Βασίλειο κατάφερε να εξοικονομήσει 80% στο κόστος επεξεργασίας τιμολογίων μετά την εφαρμογή ενός αυτοματοποιημένου συστήματος απεικόνισης τιμολογίων. Είχαν 5 υπαλλήλους πλήρους απασχόλησης αφοσιωμένους στη χειροκίνητη επεξεργασία τιμολογίων. Μετά την αυτοματοποίηση, χρειάζονταν μόνο ένα, ελευθερώνοντας την υπόλοιπη ομάδα να επικεντρωθεί σε πιο στρατηγικές εργασίες.

Τελικές σκέψεις

Εάν σκέφτεστε να εφαρμόσετε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα απεικόνισης τιμολογίων, η επιλογή μιας λύσης που ταιριάζει στις ανάγκες της επιχείρησής σας είναι απαραίτητη. Αναζητήστε ένα σύστημα που προσφέρει παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο, ενοποίηση με το σύστημα ERP σας και προσαρμόσιμες ροές εργασιών έγκρισης.

Θυμηθείτε, ο στόχος είναι να βελτιστοποιήσετε τη διαδικασία AP σας, να μειώσετε τις μη αυτόματες εργασίες και να βελτιώσετε το τελικό αποτέλεσμα. Με τη σωστή λύση, μπορείτε να επιτύχετε αυτούς τους στόχους και πολλά άλλα.

Αναχωρώ Λύση αυτοματισμού Nanonets OCR και AP για έναν ολοκληρωμένο, εύχρηστο και αποτελεσματικό τρόπο αυτοματοποίησης της διαδικασίας απεικόνισης τιμολογίων σας. Με την προηγμένη τεχνολογία AI μας, μπορείτε να μειώσετε δραστικά τον χρόνο επεξεργασίας τιμολογίων, να βελτιώσετε την ακρίβεια και να βελτιώσετε την παραγωγικότητα της ομάδας σας.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Ενδυναμώστε τον εαυτό σας. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• PlatoESG. Αυτοκίνητο / EVs, Ανθρακας, Cleantech, Ενέργεια, Περιβάλλον, Ηλιακός, Διαχείριση των αποβλήτων. Πρόσβαση εδώ.
• BlockOffsets. Εκσυγχρονισμός της περιβαλλοντικής αντιστάθμισης ιδιοκτησίας. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/invoice-imaging-automate-accounts-payable-processing/