Πρότυπο συμφωνίας τραπεζικού λογαριασμού

Τι είναι ο τραπεζικός συμβιβασμός;

Η τραπεζική συμφωνία είναι η διαδικασία μέσω της οποίας μια εταιρεία επαληθεύει τις λογιστικές εγγραφές που έγιναν με την πάροδο του χρόνου.

Καθ' όλη τη διάρκεια του έτους η εταιρεία καταχωρεί τις εγγραφές της στο ταμείο και η τράπεζα τις καταχωρεί στο βιβλιάριο της. Στο τέλος της περιόδου, και οι δύο εγγραφές αντιστοιχίζονται για να διασφαλιστεί ότι δεν υπάρχουν διαφορές μεταξύ του υπολοίπου του λογαριασμού κλεισίματος. Όλη αυτή η διαδικασία ονομάζεται συμφωνία τραπεζικού λογαριασμού.

Η συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών είναι μια τυπική διαδικασία για τις επιχειρήσεις. Επομένως, πρέπει να εκτελείται περιοδικά για να ενημερώνονται τα βιβλία. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για τη διεκπεραίωση της συμφωνίας τραπεζικών λογαριασμών: ένα έτοιμο πρότυπο τραπεζικής συμφωνίας.

Ας βουτήξουμε βαθιά στο πώς να κάνουμε τη συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών και να χρησιμοποιήσουμε το πρότυπο συμφωνίας τραπεζών Nanonets. Αποκτήστε το πρότυπό σας τώρα.

---

Ποια είναι τα διάφορα βήματα που περιλαμβάνονται σε μια τραπεζική συμφωνία;

Κάθε συναλλαγή που πραγματοποιείται στη λογιστική συνήθως περιέχει τουλάχιστον δύο εγγραφές. Όταν πουλάτε κάτι, καταγράφετε τη συναλλαγή και ο αγοραστής προσθέτει το στοιχείο στα περιουσιακά του στοιχεία ή στα αποθέματά του. Θα χρειαστεί να εξετάσετε έγγραφα και από τις δύο πλευρές για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία τραπεζικού συμβιβασμού.

Ακολουθούν τα βήματα στη διαδικασία συμφωνίας τραπεζών:

• Λάβετε το ταμείο και το αντίγραφο κίνησης της τράπεζας.
• Βεβαιωθείτε ότι το μηνιαίο υπόλοιπο ανοίγματος είναι το ίδιο και για τα δύο έγγραφα.
• Συγκρίνετε όλες τις καταχωρήσεις και από τα δύο έγγραφα. Σταυρώστε τις καταχωρίσεις που ταιριάζουν και επισημάνετε τις καταχωρίσεις που δεν ταιριάζουν.
• Βρείτε τον λόγο για τον οποίο οι καταχωρίσεις δεν ταιριάζουν. Κάντε τις απαραίτητες διορθώσεις.
• Αναφέρετε τις διορθώσεις με τις κατάλληλες λεπτομέρειες στοιχείων για μελλοντικούς ελέγχους.
• Μόλις γίνουν όλες οι διορθώσεις, το μηνιαίο υπόλοιπο κλεισίματος θα πρέπει να ταιριάζει.
• Ενημερώστε τα εμπλεκόμενα μέρη για τις τροποποιήσεις που έχετε κάνει.
• Σχεδιάστε ένα τακτικό πρόγραμμα συμφιλίωσης για να καλύψετε τυχόν κενά.

Για να κάνετε την τραπεζική συμφωνία πιο εύκολη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Μετατροπέας τραπεζικού λογαριασμού Nanonets εργαλείο μετατροπής σαρωμένων εγγραφών κίνησης τραπεζικού λογαριασμού σε CSV.

Απλοποιήστε τώρα τη συμφωνία τραπεζών με ένα πρότυπο συμφωνίας τραπεζών.

---

Γιατί χρειάζεστε συμφωνία τραπεζικού λογαριασμού;

Ως λογιστής ή λογιστής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών για διάφορους λόγους:

• Για να ελέγξετε την ακρίβεια των λογιστικών σας αρχείων
• Για να βρείτε σφάλματα στα λογιστικά σας αρχεία (ή σε άλλα έγγραφα που σχετίζονται με την επιχείρηση)
• Για τον εντοπισμό απάτης ή κλοπής εντός της εταιρείας σας
• Για να εντοπίσετε προβλήματα με το λογιστικό λογισμικό σας
• Για να διασφαλίσετε ότι η εταιρεία σας εκπληρώνει τις οικονομικές της υποχρεώσεις

---

Πώς γίνεται ο τραπεζικός συμβιβασμός;

Η τραπεζική συμφωνία είναι η επαλήθευση, η προσαρμογή και η συμφωνία λογαριασμών με τράπεζα, εταιρεία πιστωτικών καρτών ή χρηματοπιστωτικό ίδρυμα. Η συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών έχει ως στόχο να διασφαλίσει ότι όλες οι χρεώσεις και οι πιστώσεις έχουν καταγραφεί κατάλληλα στο λογιστικό σύστημα. Μερικά από τα βήματα που περιλαμβάνονται στη συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών είναι:

Ελέγξτε όλες τις συναλλαγές στο αντίγραφο κίνησης της τράπεζας.

Ένα από τα πρώτα βήματα στη συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών είναι να ελέγξετε όλες τις συναλλαγές στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού σας λογαριασμού σε σχέση με εκείνες στα βιβλία σας. Αν βρείτε διαφορές, αναζητήστε τον λόγο. Θα μπορούσε να είναι ότι:

• Μια συναλλαγή δεν καταγράφηκε στα βιβλία σας επειδή δεν είναι ακόμη ληξιπρόθεσμη ή πληρωμένη (π.χ. επιταγή).
• Έγινε σφάλμα κατά την καταγραφή της συναλλαγής. για παράδειγμα, αν σημειώσατε 10 $ και μετά συνειδητοποιήσετε ότι θα έπρεπε να ήταν 100 $. Αυτό μπορεί να συμβεί όταν εργάζεστε γρήγορα ή όταν αποσπάτε την προσοχή σας από άλλα πράγματα.
• Εισαγάγατε ένα ποσό σε έναν λογαριασμό, αλλά δημοσιεύσατε ένα άλλο ποσό στον ίδιο λογαριασμό αργότερα (ή το αντίστροφο).

Τραβήξτε τα αρχεία του λογαριασμού σας.

Το δεύτερο βήμα για τη συμφωνία του τραπεζικού λογαριασμού σας είναι η ανάκτηση των αρχείων σας. Χρησιμοποιήστε τις πληροφορίες που έχετε στη διάθεσή σας για να συγκρίνετε με το αντίγραφο κίνησης τραπεζικού λογαριασμού, εντοπίζοντας τυχόν ελλείπουσες και διπλές συναλλαγές. Αυτό μπορεί να γίνει χειροκίνητα ή με ένα πρόγραμμα υπολογιστή που αυτοματοποιεί τη διαδικασία.

Βρείτε συναλλαγές που δεν καταγράφονται στο αντίγραφο κίνησης.

Τώρα που έχετε καταγράψει όλες τις συναλλαγές σας σωστά, ήρθε η ώρα να ελέγξετε για τυχόν ελλείψεις ή λανθασμένες συναλλαγές. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να τα βρείτε:

• Ελέγξτε το αντίγραφο κίνησης της τράπεζας για καταθέσεις και αναλήψεις που λείπουν. Εάν ένα αντικείμενο δεν υπάρχει στο αντίγραφο κίνησης της τράπεζας, θα πρέπει να μάθετε πού πήγε (ή αν δεν κατατέθηκε ποτέ). Εάν ένα αντικείμενο είναι κατάθεση αλλά δεν έχει καταγραφεί ως έχει, τότε κάτι πρέπει να πήγε στραβά με τη διαδικασία εγγραφής σας—ίσως ξεχάσατε να καταγράψετε την κατάθεση ή κάνατε λάθος κατά την καταχώρισή του στα βιβλία. Ο ευκολότερος τρόπος για να ελέγξετε για αυτό το σφάλμα είναι εξετάζοντας κάθε συναλλαγή ξεχωριστά και συγκρίνοντας την περιγραφή της με αυτό που αναγράφεται στο αντίγραφο κίνησης του τραπεζικού λογαριασμού. Για παράδειγμα: "Κατάθεση μετρητών" έναντι "Αριθ. επιταγής".
• Ανατρέξτε στη λίστα συναλλαγών σας για τυχόν εφάπαξ πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν με επιταγή ή μετρητά που δεν είχαν καταγραφεί στα βιβλία. Εάν είναι δυνατόν, αυτά θα πρέπει να εισαχθούν αμέσως μετά την εμφάνισή τους. Διαφορετικά, θα πρέπει να εισαχθούν κάποια στιγμή προτού απομακρυνθούν πολύ από την αρχική τους ημερομηνία, ώστε να μπορούν να εναρμονιστούν κατάλληλα (αν και δεν υπάρχει καθορισμένη προθεσμία).

Βεβαιωθείτε ότι όλες οι συναλλαγές καταγράφονται στα βιβλία της εταιρείας σας.

Ένα από τα πιο κρίσιμα βήματα στη συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών είναι η διασφάλιση ότι όλες οι συναλλαγές καταγράφονται στα βιβλία της εταιρείας σας. Πρέπει να καταχωρήσετε συναλλαγές και να κάνετε προσθήκες ή διορθώσεις εάν οι συναλλαγές δεν καταγράφονται στα βιβλία της εταιρείας σας.

Αυτό μπορεί να γίνει μέσω ηλεκτρονικού λογιστικού συστήματος ή χειροκίνητα. Εάν το κάνετε χειροκίνητα, βεβαιωθείτε ότι όλες οι συναλλαγές καταγράφονται στο ημερολόγιό σας.

Εντοπίστε και συμβιβάστε τις διαφορές μεταξύ λογαριασμών.

Το επόμενο βήμα στη διαδικασία συμφωνίας είναι ο εντοπισμός και ο συμβιβασμός των διαφορών μεταξύ των λογαριασμών. Εντοπίστε τυχόν συναλλαγές που λείπουν από τα βιβλία σας ή τυχόν συναλλαγές που έχουν καταγραφεί στα βιβλία της άλλης εταιρείας αλλά δεν έχουν καταχωρηθεί ακόμη στα δικά σας. Αναζητήστε συναλλαγές που έχουν εισαχθεί σε λάθος λογαριασμό και ελέγξτε εάν αναρτήθηκαν σωστά στην κατάλληλη στιγμή. Εάν εντοπίσετε κάποιο σφάλμα, διορθώστε το αμέσως κάνοντας τις κατάλληλες προσαρμογές και δημοσιεύοντας διορθώσεις όπου χρειάζεται.

Η διαδικασία της τραπεζικής συμφωνίας μπορεί να είναι περίπλοκη και χρονοβόρα, αλλά αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της διατήρησης της ακεραιότητας κάθε επιχείρησης. Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, θα έχετε μια πιο ακριβή καταγραφή της οικονομικής σας κατάστασης και θα διασφαλίσετε ότι είστε σε καλό δρόμο για την επιτυχία στον κλάδο σας.

Χρησιμοποιήστε το πρότυπο τραπεζικής συμφωνίας για να απλοποιήσετε τη διαδικασία τραπεζικής συμφωνίας.

---

Τι προκαλεί τις διαφορές συμφιλίωσης;

Η τραπεζική συμφωνία είναι μια διαδικασία που συγκρίνει τα λογιστικά σας αρχεία με την κατάσταση της τράπεζάς σας. Η όλη διαδικασία είναι αυτοματοποιημένη, αλλά μπορεί να χρειαστεί χρόνος για να ολοκληρωθούν όλες οι συναλλαγές και να διασφαλιστεί ότι ταιριάζουν. Σφάλματα συμφωνίας μπορεί να προκύψουν για διάφορους λόγους:

Διαφορές χρονισμού

Η ανακριβής εισαγωγή δεδομένων μπορεί να οδηγήσει σε αποκλίσεις συμφωνίας. Για παράδειγμα, οι συναλλαγές μπορεί να εισαχθούν πολύ νωρίς ή αργά για να συμπεριληφθούν στη συμφωνία.

• Οι συναλλαγές ενδέχεται να εισαχθούν πολύ νωρίς. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι συμφωνείτε έναν λογαριασμό που χρησιμοποιεί ένα οικονομικό έτος που δεν συμπίπτει με το τέλος του οικονομικού έτους της εταιρείας σας. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να το λάβετε υπόψη κατά την εισαγωγή συναλλαγών κατά τον τρέχοντα μήνα της εταιρείας σας. Με άλλα λόγια, εάν ένας από τους λογαριασμούς σας έχει τέλος οικονομικού έτους στις 30 Ιουνίου και πραγματοποιείτε συναλλαγές για την 1η Ιουλίου έως τις 31 Δεκεμβρίου (το οικονομικό έτος της εταιρείας σας), αυτοί οι αριθμοί θα πρέπει να προσαρμοστούν προσθέτοντας ή αφαιρώντας ημέρες με βάση τις αντίστοιχες ημερομηνίες εισόδου τους.
• Οι συναλλαγές ενδέχεται να εισαχθούν πολύ αργά. Εάν εργάζεστε με έναν λογαριασμό που απαιτεί ειδική επεξεργασία λόγω της φύσης του ή του επαγγελματικού του σκοπού—για παράδειγμα, προπληρωμένα έξοδα όπως ασφάλιστρα—θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι αυτά θα εισαχθούν έγκαιρα, ώστε να μπορούν να συμβάλλουν στο κλείσιμο υπολοίπων στο τέλος κάθε περιόδου (ή τριμήνου).

Λάθη

Λάθη μπορεί να συμβούν, αλλά δεν φταις πάντα εσύ. Είναι σημαντικό να προσδιορίσετε τις αιτίες των διαφορών συμφιλίωσης, ώστε να γνωρίζετε πώς να τις αποφύγετε στο μέλλον. Ας δούμε λοιπόν μερικά κοινά λάθη και τι μπορείτε να κάνετε για αυτά:

• Λείπουν ή ανακριβή στοιχεία συναλλαγής: Εάν δεν έχετε ρυθμίσει σωστά όλες τις συναλλαγές σας στα βιβλία, θα υπάρξει ασυμφωνία μεταξύ των τραπεζικών κινήσεων και των υπολοίπων εισπρακτέων λογαριασμών (ARB) κατά τη συμφωνία. Η λύση? Ελέγξτε ξανά όλες τις εισερχόμενες συναλλαγές πριν τις εισαγάγετε στα βιβλία—και ελέγξτε ξανά μετά την εισαγωγή τους.
• Λανθασμένη ρύθμιση: Έχουν ρυθμιστεί όλα τέλεια; Μεγάλος! Αλλά απλώς βεβαιωθείτε ότι κάθε λογαριασμός εμφανίζεται και στις δύο πλευρές του ισολογισμού και σε μια κατάσταση κερδών και ζημιών (P&L), συμπεριλαμβανομένων των λογαριασμών ιδίων κεφαλαίων των κατόχων, όπως το Κεφάλαιο Ιδιοκτητών και τα Διανεμηθέντα Κέρδη. Με αυτά τα κρίσιμα στοιχεία στη θέση τους, θα πρέπει να είναι ευκολότερο για εσάς να διασφαλίσετε ότι όλα εξισορροπούνται σωστά κατά τη διάρκεια περιοδικών συμφωνιών καθ' όλη τη διάρκεια του έτους.

Συναλλαγές που λείπουν

Οι συναλλαγές που λείπουν μπορεί να οφείλονται σε πολλούς λόγους. Ορισμένες συναλλαγές δεν καταχωρήθηκαν ποτέ από την αρχή, επομένως δεν θα εμφανιστούν στη συμφωνία. Άλλες συναλλαγές ενδέχεται να έχουν καταχωρηθεί λανθασμένα, με αποτέλεσμα να υπάρχει ανακριβές υπόλοιπο. Ακόμα κι αν το σύστημά σας έχει ρυθμιστεί ώστε να εναρμονίζει όλους τους λογαριασμούς αυτόματα, είναι επίσης πιθανό να διαγράψατε μια συναλλαγή κατά λάθος. Είναι σημαντικό να εξετάζετε προσεκτικά αυτές τις περιπτώσεις, καθώς μπορεί να υποδεικνύουν σφάλματα στο σύστημά σας ή στις διαδικασίες σας.

Προστασία Από

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων είναι τρομοκρατημένοι με αυτό. Αλλά δυστυχώς, οι απατεώνες είναι πιο δημιουργικοί από τους ιδιοκτήτες εταιρειών στις μεθόδους τους για να το κάνουν αυτό. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα:

• Οι πληρωμές σε μετρητά από πελάτες που καταγράφηκαν στα βιβλία ως ελήφθησαν κατέληγαν στην τσέπη κάποιου.
• Οι τεχνικές kiting περιλαμβάνουν την καθυστέρηση κατάθεσης μετρητών και επιταγών έως ότου τα έσοδα από μια επόμενη κατάθεση μπορούν να καλύψουν τα κλεμμένα χρήματα ή τις επιταγές.
• Οι ψεύτικες επιταγές αποστέλλονται στον πλασματικό αλλά με πραγματική εμφάνιση προμηθευτή.
• Τα κεφάλαια εκτρέπονται σε μη ανιχνεύσιμους τραπεζικούς λογαριασμούς.
• Κλοπή μετοχών ή άλλων εταιρικών πόρων.
• Ψεύτικα τραπεζικά αρχεία.

Δεδομένου ότι οι ειδικοί απατεώνες είναι καλοί στο να κρύβουν τα ίχνη τους, μπορεί να είναι δύσκολο να εντοπιστεί η απάτη με την πρώτη ματιά σε ένα αντίγραφο κίνησης τραπεζικού λογαριασμού ή σε οποιαδήποτε συμφωνία τραπεζικού λογαριασμού. Είναι γνωστό ότι οι ελεγκτές χάνουν ακόμη και αυτές. Αλλά αν κάτι σας φαίνεται περίεργο, αξίζει να το ψάξετε.

Η πρόληψη είναι η πιο ισχυρή γραμμή άμυνας κατά της απάτης. Στον πιο σημαντικό βαθμό εφικτό, ο διαχωρισμός των θέσεων εργασίας με τις απαιτούμενες διακοπές θα πρέπει να είναι το πρώτο πράγμα που εφαρμόζει κάθε οργανισμός. Οι περισσότεροι απατεώνες μπορούν να αποθαρρυνθούν μόνο αν γνωρίζουν ότι κάποιος εξετάζει προσεκτικά τα αρχεία και τις συμφωνίες τραπεζών και πιστωτικών καρτών και παρακολουθεί αυστηρά τα εταιρικά περιουσιακά στοιχεία.

Διαβάστε περισσότερα:

Πώς να συμβιβάζετε τις πληρωμές;