Σπάζοντας τον κύκλο καθυστερημένων πληρωμών (Γκλεν Φόστερ)

Εν μέσω οικονομικής αναταραχής, συμπεριλαμβανομένης της αύξησης του εταιρικού φόρου για το 2023, οι καθυστερήσεις πληρωμών αυξάνονται και επηρεάζουν σημαντικά την επιβίωση των επιχειρήσεων. Σύμφωνα με μελέτη της FSB, ένας στους τρεις ιδιοκτήτες επιχείρησης είχε αύξηση στις καθυστερημένες πληρωμές τιμολογίων σε σχέση με το
πέρυσι. 

Οι καθυστερημένες πληρωμές μπορεί να είναι αποτέλεσμα πολύπλοκων διαδικασιών έγκρισης πληρωμών και κακής διαχείρισης ταμειακών ροών. Με την τρέχουσα κατάσταση της παγκόσμιας οικονομίας, ο μετριασμός της αφερεγγυότητας παραμένει μια πρόκληση για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. 

Τι οδηγεί σε καθυστερήσεις πληρωμών;

Στη διαδικασία πληρωμής μπορούν να εντοπιστούν διάφορες αιτίες καθυστερήσεων πληρωμών. Πρώτον, η πολυπλοκότητα της έγκρισης πληρωμής παραμένει ένας παράγοντας που συμβάλλει. Για παράδειγμα, όσοι εργάζονται σε ΜΜΕ μπορεί να είναι υπεύθυνοι για διάφορες λειτουργίες και μπορεί να μην έχουν όλοι
πρόσβαση στα οικονομικά της επιχείρησης και κατά συνέπεια δεν είναι σε θέση να πληρώσει τον προμηθευτή. Η ανάγκη εξορθολογισμού των πληρωμών μέσω μιας οργανωμένης και συστηματικής έγκρισης είναι βασική. Στη συνέχεια, οι καθυστερήσεις πληρωμών μπορεί να προκύψουν από χρονοβόρες μη αυτόματες διαδικασίες που γίνονται εμπόδια
για την έγκαιρη πληρωμή. Ο αναποτελεσματικός εξορθολογισμός των τιμολογίων ή η υπερβολική εξάρτηση από μη αυτόματες διαδικασίες αυξάνει την πιθανότητα καθυστερήσεων πληρωμών. 

Οι καθυστερήσεις πληρωμών οδηγούν σε αστάθεια των επιχειρήσεων 

Οι τόκοι και το κόστος ανάκτησης χρέους είναι δύο από τις μεγαλύτερες συνέπειες των καθυστερήσεων πληρωμών. Το κόστος των τόκων για καθυστερημένες πληρωμές (νόμιμος τόκος) εντός του ΗΒ είναι 8% του οφειλόμενου ποσού συν το βασικό επιτόκιο της Τράπεζας της Αγγλίας για συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων.
Αυτό το βασικό επιτόκιο αυξήθηκε μεταξύ της 31ης Δεκεμβρίου 2021 και της 22ας Σεπτεμβρίου 2022, αυξάνοντας από 0.25% σε 2.25%. Η αύξηση των επιτοκίων καθιστά ακόμη πιο δύσκολη την έγκαιρη εξόφληση των τιμολογίων από τις επιχειρήσεις. Επιπλέον, οι επιχειρήσεις πρέπει επίσης να πληρώσουν πρόστιμα
καθυστερημένες πληρωμές. Ουσιαστικά, όσο περισσότερο αυξάνονται οι τόκοι, τόσο υψηλότερο είναι το συνολικό χρέος των επιχειρήσεων.

Για τις επιχειρήσεις που εγκλωβίζονται στον κύκλο καθυστερήσεων πληρωμών, η φήμη επηρεάζεται αρνητικά – επηρεάζοντας τις σχέσεις προμηθευτών-αγοραστών στον κλάδο και όχι μόνο. Δεδομένων των κακών σχέσεων προμηθευτών, η παράδοση των υποσχόμενων προϊόντων και υπηρεσιών μπορεί να καθυστερήσει,
με αποτέλεσμα οι επιχειρήσεις να χάσουν το ανταγωνιστικό τους πλεονέκτημα ή χειρότερα τους πελάτες τους. 

Η επιβίωση της επιχείρησης εξαρτάται από τη βελτίωση των σχέσεων με τους προμηθευτές. Πρόσθετα προνόμια όπως προνομιακές τιμές, κορυφαία πρόσβαση σε νέα προϊόντα και αποκλειστικές ή περιορισμένες προσφορές προμηθευτών εξαρτώνται από μια καλή σχέση προμηθευτή/αγοραστή. Οι επιχειρήσεις αποκτούν ανταγωνιστικό χαρακτήρα
πλεονέκτημα όταν προσφέρουν σταθερή ποιότητα στους πελάτες τους. Η σταθερή ποιότητα βελτιώνει την κερδοφορία. 

Λύση για το σπάσιμο του κύκλου καθυστερήσεων πληρωμών

Ένας από τους τρόπους με τους οποίους οι επιχειρήσεις μπορούν να ξεφύγουν από τον κύκλο καθυστερήσεων πληρωμών είναι η αξιοποίηση ψηφιακών λογιστικών εργαλείων για να διασφαλίσουν ότι οι προμηθευτές τους πληρώνονται έγκαιρα και να μετριάσουν τα πολύπλοκα συστήματα έγκρισης. 

Τα εργαλεία ψηφιακής λογιστικής επιτρέπουν στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να προγραμματίζουν πληρωμές, μειώνοντας τον κίνδυνο τυχαίας απώλειας μιας πληρωμής. Συγκεκριμένες λειτουργίες όπως έγκριση ροής εργασιών, διαχείριση προμηθευτή/αγοραστή, παρακολούθηση ταμειακών ροών και συλλογή τιμολογίων εξοικονομούν επιχειρήσεις
χρόνο κατά τη διαχείριση των οικονομικών τους και να επιτρέπουν την ορατότητα όλων των συναλλαγών. Επιτρέπουν επίσης στις επιχειρήσεις να εφαρμόσουν μια προληπτική προσέγγιση πραγματοποιώντας πληρωμές χύμα, δημιουργώντας μια άλλη γραμμή άμυνας που αποτρέπει τον κύκλο καθυστερημένων πληρωμών. Στη συνέχεια, αυτά τα προληπτικά
και τα προληπτικά μέτρα που γίνονται δυνατά από τα ψηφιακά λογιστικά εργαλεία διατηρούν ποιοτικές σχέσεις προμηθευτή-αγοραστή. 

Η βιωσιμότητα των επιχειρήσεων απειλείται από τις καθυστερήσεις πληρωμών. Ευτυχώς, ο εξορθολογισμός των οικονομικών των επιχειρήσεων μέσω εργαλείων ψηφιακής λογιστικής μπορεί να μειώσει τις καθυστερήσεις πληρωμών και να επιτρέψει στις επιχειρήσεις να παραμείνουν συμβατές και ανθεκτικές στις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες.