Τι είναι η Επεξεργασία Τιμολογίων; – Επεξήγηση της Επεξεργασίας Τιμολογίων

Η επεξεργασία τιμολογίων ή η επεξεργασία λογαριασμών είναι ολόκληρη η γκάμα λειτουργιών που σχετίζονται με την επιχειρηματική δραστηριότητα (λογοπαίγνιο χωρίς πρόθεση) της αγοράς προϊόντων/υπηρεσιών από έναν πωλητή.

Όσο απλό και αν ακούγεται – λάβετε το τιμολόγιο, ελέγξτε για ορθότητα, πληρώστε το τιμολόγιο, κλείστε τη συναλλαγή – η επεξεργασία τιμολογίου, στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν είναι μια απλοϊκή ροή εργασίας. Οποιαδήποτε καθυστέρηση ή διακοπή αυτής της διαδικασίας μπορεί να έχει αρνητικό αντίκτυπο στις σχέσεις σας με τους προμηθευτές και να εμποδίσει την έγκαιρη παράδοση υπηρεσιών, προμηθειών και υλικών.

Ας δούμε πώς επεξεργάζονται τα τιμολόγια και πώς Αυτοματισμός AP βοηθά στον εξορθολογισμό διαχείριση τιμολογίων για να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να λειτουργούν πιο αποτελεσματικά.

Τι είναι η επεξεργασία τιμολογίων;

Η επεξεργασία τιμολογίων είναι η ροή εργασιών που ακολουθεί η ομάδα πληρωτέων λογαριασμών από τη στιγμή που λαμβάνει ένα τιμολόγιο προμηθευτή. Περιλαμβάνει όλα τα βήματα από τη λήψη του τιμολογίου ενός πωλητή έως την καταγραφή της πληρωμής μετά από κατάλληλους ελέγχους και εγκρίσεις.

Ένα τιμολόγιο μπορεί να υποβληθεί σε επεξεργασία για πληρωμή μόνο αφού διαγράψει όλα τα βήματα επεξεργασίας τιμολογίου. Ακολουθούν αναλυτικά τα βήματα επεξεργασίας τιμολογίων:

Η ροή εργασιών επεξεργασίας τιμολογίων

• Συλλέξτε και οργανώστε τα τιμολόγια που αποστέλλονται μέσω πολλαπλών καναλιών: email, post κ.λπ.
• Λήψη δεδομένων τιμολογίου, αντιστοίχιση κωδικών γενικού καθολικού και αντιστοίχιση των δεδομένων τιμολογίου με δικαιολογητικά έγγραφα (ΟΠ ή αποδείξεις).
  • Σε περίπτωση διαφορών, το τιμολόγιο επιστρέφεται στον πωλητή.
• Στείλτε τιμολόγια σε εξουσιοδοτημένους υπεύθυνους έγκρισης για έγκριση ή απόρριψη, με βάση τις εσωτερικές πολιτικές δαπανών.
• Ρυθμίστε πληρωμές μέσω τραπεζικού εμβάσματος, ACH ή ελέγξτε για τα εγκεκριμένα τιμολόγια.
• Καταγράψτε την πληρωμή στο ERP ή στο λογιστικό σας λογισμικό.

Μια απλοποιημένη ροή εργασιών επεξεργασίας τιμολογίων είναι ζωτικής σημασίας για την αναγνώριση των πληρωτέων λογαριασμών και τη βελτιστοποίηση των ταμειακών ροών για την κάλυψη έγκυρων πληρωμών.

Πώς να επεξεργαστείτε τα τιμολόγια;

Σε εταιρείες μεσαίου και μεγάλου μεγέθους, η επεξεργασία τιμολογίων αποτελεί μέρος της διαδικασίας Πληρωμή Λογαριασμών (AP). Η διαδικασία του διαχείριση τιμολογίων είναι σημαντικό όχι μόνο για την οργάνωση των ταμειακών ροών αλλά και για τη διαχείριση των πωλητών και των προμηθευτών για την εξασφάλιση έγκαιρης προμήθειας.

Η συμβατική επεξεργασία τιμολογίων περιλαμβάνει τα ακόλουθα βασικά βήματα:

• Αξιολόγηση του τιμολογίου που ελήφθη από τον πωλητή: Ένα τιμολόγιο λαμβάνεται πρώτα από έναν πωλητή για ένα προϊόν ή υπηρεσία που έχει παραγγελθεί συνήθως μέσω εντολής αγοράς (PO). Το προσωπικό επεξεργασίας τιμολογίων πληρωτέων λογαριασμών καταγράφει το τιμολόγιο σε λογιστικά βιβλία με έναν κωδικό αναγνώρισης (το Γενικό Καθολικό ή τον κωδικό GL).
• Αντιστοίχιση τιμολογίου: Τα δεδομένα στο τιμολόγιο, συμπεριλαμβανομένου του είδους του προϊόντος/υπηρεσίας που παραγγέλθηκε, της τιμής που συμφωνήθηκε, της ημερομηνίας παράδοσης, κ.λπ., συγκρίνονται με την αρχική ΟΠ. Σε περίπτωση που το τιμολόγιο εκδίδεται μετά την παράδοση του προϊόντος/υπηρεσίας, τα στοιχεία του τιμολογίου αντιστοιχίζονται και με τα στοιχεία της απόδειξης παράδοσης. Αυτό το «ταντιστοίχιση τριών δρόμων» απαντά ερωτήματα όπως:

o Οι όροι πληρωμής ταιριάζουν;

o Περιλαμβάνονται τυχόν υποσχεθείσες εκπτώσεις;

o Έχει κωδικοποιηθεί το τιμολόγιο στους κατάλληλους λογαριασμούς εξόδων;

o Υπάρχουν ζητήματα απόδοσης μετά την απόδειξη που δικαιολογούν παρακράτηση πληρωμής;

• Έλεγχος για αποκλίσεις: Οποιαδήποτε ασυμφωνία στα δεδομένα τιμολογίου επισημαίνεται ως εξαίρεση. Στη συνέχεια, το προσωπικό του AP επικοινωνεί με τον πωλητή και το αρμόδιο τμήμα της εταιρείας για να διορθώσει το σφάλμα/ασυμφωνία. Μόλις επιλυθεί η εξαίρεση, το τιμολόγιο εκδίδεται ξανά από τον προμηθευτή και η διαδικασία αντιστοίχισης τιμολογίων επαναλαμβάνεται.
• Λήψη κατάλληλων εξουσιοδοτήσεων και εγκρίσεων: Ανάλογα με τις πολιτικές της εταιρείας, το τιμολόγιο δρομολογείται σε διάφορα επίπεδα διαχείρισης για επαλήθευση και έγκριση. Ο αριθμός και η φύση των απαιτούμενων εγκρίσεων εξαρτάται από την πολιτική και το μέγεθος της εταιρείας. Άλλοι παράγοντες περιλαμβάνουν τα τμήματα που εμπλέκονται στη διαδικασία προμήθειας και προμήθειας, τον τύπο του προϊόντος και το ποσό του τιμολογίου. Για παράδειγμα, ορισμένες εταιρείες ενδέχεται να απαιτούν εγκρίσεις σε επίπεδο διαχείρισης για τιμές τιμολογίων υψηλότερες από ένα συγκεκριμένο όριο.
• Εξουσιοδότηση πληρωμής τιμολογίου: Μετά από όλα τα επίπεδα έγκρισης, το τιμολόγιο εξοφλείται σύμφωνα με τους όρους που έχουν διαπραγματευτεί με τον πωλητή. Η πληρωμή μπορεί να είναι ευθύνη του τμήματος AP, του τμήματος οικονομικών ή του τμήματος αγορών, ανάλογα με τη δομή της επιχείρησης. Η πληρωμή διεκπεραιώνεται ως επιταγές, τραπεζικά εμβάσματα ή άλλες μεθόδους, σύμφωνα με προκαθορισμένους όρους και προϋποθέσεις.
• Κλείσιμο της συναλλαγής: Μόλις ολοκληρωθεί η πληρωμή, η συγκεκριμένη διαδρομή τιμολογίου κλείνει και η συναλλαγή καταγράφεται ως ολοκληρωμένη. Τα στοιχεία τιμολογίου και πληρωμής αρχειοθετούνται στο GL για μελλοντικούς ελέγχους.

Θέλετε να αυτοματοποιήσετε τις μη αυτόματες διαδικασίες AP; Κάντε κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών για να δείτε πώς τα Nanonets μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να εφαρμόσει από άκρο σε άκρο Αυτοματισμός AP.

Προκλήσεις στην επεξεργασία τιμολογίων

1. Χαμένα ή χαμένα τιμολόγια

Αυτό είναι ένα πρόβλημα όταν μια εταιρεία ασχολείται με πολλούς προμηθευτές και πολλά τιμολόγια σε καθημερινή βάση. Το πρόβλημα επιδεινώνεται από το γεγονός ότι τα τιμολόγια μπορούν να ληφθούν σε διάφορες μορφές – όπως έντυπα αντίγραφα, σαρωμένα pdf, αρχεία επεξεργασίας κειμένου, κ.λπ. Γίνεται πρόκληση η διαχείριση αυτών των διαφορετικών μορφών τιμολογίων, που λαμβάνονται σε διαφορετικές χρονικές στιγμές και συχνά από διαφορετικό προσωπικό .

Τα χαμένα τιμολόγια οδηγούν σε καθυστερημένες πληρωμές και συναφείς κυρώσεις, τεταμένες σχέσεις προμηθευτών, καθυστερήσεις στη λειτουργία και ζητήματα ελέγχου.

2. Αναντιστοιχία ή έλλειψη δεδομένων

Ένα τιμολόγιο περιέχει κρίσιμα δεδομένα όπως εταιρικά αναγνωριστικά, φορολογικά στοιχεία, παρεχόμενη υπηρεσία/προϊόν, τιμή, κατάσταση παράδοσης κ.λπ. Εάν τα τιμολόγια είναι σε διάφορες μορφές, καθίσταται δυσκίνητος, αν όχι αδύνατος ο έλεγχος για όλα τα έγκυρα δεδομένα από αυτά. Μερικά λάθη που είναι εύκολο να χάσετε περιλαμβάνουν:

– Χρήση λανθασμένου ονόματος πελάτη

– Μη αναλυτική περιγραφή προϊόντων/υπηρεσιών

– Δεν αντιστοιχεί στην μάρκα που ζητήθηκε

– Σφάλματα υπολογισμού

– Μη χρήση του σωστού νομίσματος

– Χωρίς αναφορά στην ημερομηνία λήξης

– Χωρίς αναφορά σε εκπτώσεις ή πρόστιμα

– Λάθη φορολογικού συντελεστή

Σύμφωνα με Ένθερμοι Συνεργάτες, σχεδόν το ένα τέταρτο όλων των τιμολογίων επισημαίνονται για εξαιρέσεις που πρέπει να αντιμετωπιστούν από το προσωπικό επεξεργασίας τιμολογίων πληρωτέων λογαριασμών. Τα λάθη στα τιμολόγια οδηγούν τόσο σε χρηματικές όσο και σε χρονικές απώλειες.

Έχει αναφερθεί ότι μόνο τα νοσοκομεία χάνουν περίπου 68 δισεκατομμύρια δολάρια ετησίως λόγω σφαλμάτων χρέωσης. Τα σφάλματα στα έντυπα τιμολόγια είναι αρκετά δαπανηρά να διορθωθούν – η διόρθωση των δεδομένων τιμολογίου μπορεί να κοστίσει $53.50 ανά τιμολόγιο κατά μέσο όρο!

Τα προβλήματα που σχετίζονται με τη μη αυτόματη επεξεργασία λογαριασμών συμβάλλουν σε πάνω από το 30% του κόστους της ομάδας AP. Ο έλεγχος της ακρίβειας καταναλώνει επίσης αμέτρητο χρόνο και εάν κριθεί ανεπαρκής ή λανθασμένος, η εξαίρεση που τίθεται θα απαιτούσε περισσότερο χρόνο για την επίλυση. Τέτοιες καθυστερήσεις επεξεργασίας τιμολογίων επηρεάζουν τα χρονοδιαγράμματα πληρωμών. Σχεδόν 1 στις 5 εταιρείες χάνουν με ευνοϊκούς όρους και μειωμένες τιμές λόγω καθυστερημένων πληρωμών από τον προμηθευτή.

3. Άγνωστη κατάσταση τιμολογίου

Η τρέχουσα κατάσταση ενός τιμολογίου στο σχήμα επεξεργασίας του είναι συχνά άγνωστη, ειδικά εάν υπάρχουν πολλοί ενδιαφερόμενοι που εμπλέκονται στη διαδικασία. Που είναι? Ποιος το έχει εγκρίνει; Τι άλλο χρειάζεται; Πότε θα γίνει η πληρωμή; Αυτά είναι ερωτήματα που ανακύπτουν συχνά λόγω έλλειψης διαφάνειας.

4. Σφάλματα δρομολόγησης τιμολογίων

Μπορεί να υπάρχουν πολλοί προμηθευτές που εκδίδουν πολλά τιμολόγια σε μια εταιρεία σε καθημερινή βάση. Μετά από προκαταρκτικό έλεγχο, η ομάδα επεξεργασίας τιμολογίων AP ταξινομεί κάθε τιμολόγιο στην ουρά δρομολόγησης. Ακόμη και ο πιο αποτελεσματικός ειδικός AP μπορεί να κάνει λάθος στη δρομολόγηση ενός τιμολογίου. Όταν ένα τιμολόγιο δρομολογείται λανθασμένα, περνά από περιττά βήματα – χάσιμο χρόνου και ανθρώπινης προσπάθειας. Αυτό το σενάριο «υψηλού αγγίγματος» είναι ιδιαίτερα αγχωτικό, ειδικά όταν η ομάδα του AP πρέπει να κλείνει περιοδικά βιβλία. Έτσι, αν και οι ομάδες πληρωτέων λογαριασμών έχουν σχεδιαστεί για να βελτιώσουν το προμήθεια και προμήθεια Στη διαδικασία, στην πραγματικότητα, θα μπορούσαν να αφιερώσουν υπερβολικό χρόνο κυνηγώντας τιμολόγια μέσω της περίπλοκης οδού έγκρισης και διορθώνοντας προκύπτοντα σφάλματα που συμβαίνουν στην αλυσίδα.

Πρακτικές επιπτώσεις προβλημάτων επεξεργασίας τιμολογίων

Τα προβλήματα του παραδοσιακού διαδικασία διαχείρισης τιμολογίων, που αναφέρονται στην προηγούμενη ενότητα, μπορεί να έχει σοβαρές επιπτώσεις στην παραγωγικότητα και την κερδοφορία μιας εταιρείας:

• Απώλεια αποτελεσματικότητας και παραγωγικότητας: Ο έλεγχος ενός τιμολογίου, ο χειρισμός σφαλμάτων και εξαιρέσεων, η παρακολούθηση της πορείας του, η λήψη εγκρίσεων και η πληρωμή του τιμολογίου είναι χρονοβόρες διαδικασίες. Ο χρόνος που «σπαταλάται» σε τέτοιες εργασίες θα ξοδευόταν καλύτερα σε εργασίες που συμβάλλουν στην αξία της επιχείρησης. Οι επαναλαμβανόμενες εργασίες που σχετίζονται με την επεξεργασία λογαριασμών μπορούν να καταπνίξουν την παραγωγικότητα ενός οργανισμού.
• Το ηθικό και η κουλτούρα των εργαζομένων: 60% του προσωπικού της AP σύμφωνα με πληροφορίες βρίσκουν την επεξεργασία τιμολογίων την πιο απεχθή αγγαρεία της δουλειάς τους – η δυσαρέσκεια με περισσότερες από τις μισές δουλειές τους οδηγεί σε απώλεια ηθικού και ενθουσιασμού μεταξύ των εργαζομένων. Είναι φυσικό οι εργαζόμενοι βρίσκω χρόνος που αφιερώνουν σε ενδιαφέρουσες πτυχές της δουλειάς τους ανταμείβοντας. Έτσι, η ελαχιστοποίηση των εγκόσμιων μικροδουλειών της διαδικασίας επεξεργασίας τιμολογίων και η αύξηση του χρόνου που αφιερώνεται σε δύσκολες και ενδιαφέρουσες πτυχές της εργασίας ενός εργαζομένου μπορεί να ενισχύσει την ικανοποίηση από την εργασία και κατά συνέπεια τη διατήρηση των εργαζομένων.
• Κλιμακούμενες υποχρεώσεις: Οι καθυστερήσεις που προκαλούνται στη ροή εργασιών επεξεργασίας τιμολογίων μπορεί να οδηγήσουν σε μη εκκρεμή τιμολόγια. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε δεδουλευμένες υποχρεώσεις με την πάροδο του χρόνου, κλιμάκωση της πίεσης κατά τις περιόδους ελέγχου και μη συμμόρφωση. Όλα αυτά επηρεάζουν το τελικό αποτέλεσμα.
• Ευπάθεια κατά της απάτης: Ορισμένες απάτες που συμβαίνουν στη διαδικασία τιμολογίων περιλαμβάνουν απάτες τρίτων, λανθασμένη χρέωση εργασίας, διπλές πληρωμές και άλλα εσωτερικά σφάλματα. Οι απάτες τιμολογίων μπορεί να εκδηλωθούν ως μη φυσιολογικός όγκος τιμολογίων, αναντιστοιχία μεταξύ του προϊόντος/υπηρεσίας που παραδόθηκε και των προδιαγραφών τιμολογίου, ασυμφωνίες μεταξύ PO και τιμολογίου και αμφίβολη συμπεριφορά εργαζομένων. Οι χειροκίνητες εργασίες επεξεργασίας τιμολογίων μπορεί να είναι βαρετές και να οδηγήσουν σε ψυχικό λήθαργο. Αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα την παράλειψη απάτης κατά τον έλεγχο των τιμολογίων για σφάλματα και προβλήματα δεδομένων. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα σε περιόδους κρίσης. Για παράδειγμα, η πανδημία Covid-19 σύμφωνα με πληροφορίες αύξησε τη συχνότητα απάτης στα τιμολόγια το 2020. Η απάτη στα τιμολόγια είναι δύσκολο να εντοπιστεί με μη αυτόματο τρόπο, ειδικά όταν ο όγκος της επιχείρησης είναι υψηλός.
• Αποκεντρωμένη επεξεργασία τιμολογίων: Η απουσία μιας συνεπούς ή συνεκτικής ροής εργασιών διαχείρισης τιμολογίων μπορεί να οδηγήσει σε κατακερματισμένες διαδικασίες, οι οποίες με τη σειρά τους μπορεί να παρεμποδίσουν την κεντρική προβολή και διακυβέρνηση.
• Εμπόδια στην κλιμάκωση: Καθώς η εταιρεία μεγαλώνει, η χειροκίνητη επεξεργασία λογαριασμών γίνεται δυσκίνητη. Έτσι, η συνέχιση της διατήρησης αυτού που πιθανώς λειτουργεί για μια μικρή εγκατάσταση εμποδίζει την επέκταση και τη δυνατότητα κλιμάκωσης. Ο απώτερος στόχος κάθε επιχείρησης δεν είναι να διατηρήσει το status-quo αλλά να αναπτυχθεί!

Ρυθμίστε ροές εργασίας AP χωρίς επαφή και απλοποιήστε τη διαδικασία των πληρωτέων λογαριασμών σε δευτερόλεπτα. Κάντε τώρα κράτηση για μια ζωντανή επίδειξη διάρκειας 30 λεπτών.

Αυτοματοποιημένη επεξεργασία τιμολογίων

Η αυτοματοποίηση της επεξεργασίας τιμολογίων προσφέρει μια σαφή λύση στα περισσότερα, αν όχι σε όλα τα προβλήματα που σχετίζονται με αυτήν τη μη αυτόματη διαδικασία. Η προειδοποίηση του «αν όχι όλων» προκύπτει λόγω της ελάχιστης ανάγκης χειρωνακτικής παρέμβασης σε ορισμένα στάδια. Ωστόσο, η αυτοματοποίηση πολλών από τις επαναλαμβανόμενες εργασίες της διαδικασίας μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, να εξοικονομήσει χρήματα, να διατηρήσει το ηθικό των εργαζομένων και να διατηρήσει καλές σχέσεις με τους προμηθευτές.

Η εντελώς ανέγγιχτη δρομολόγηση τιμολογίων – η αυτόματη επεξεργασία τιμολογίων από την παραλαβή έως το κλείσιμο, χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση – εξακολουθεί να είναι σπάνια. ΕΝΑ επισκόπηση που διεξάγεται μεταξύ του προσωπικού που εμπλέκεται στις διαδικασίες AP δείχνει μια συντριπτική υποστήριξη για την αυτοματοποίηση της πλειοψηφίας των χειρωνακτικών εργασιών.

Μερικά συγκεκριμένα πλεονεκτήματα της αυτοματοποίησης ορισμένων ή των περισσότερων εργασιών της ροής εργασιών επεξεργασίας τιμολογίων είναι:

• Συνοχή δεδομένων: Τα εργαλεία αυτοματοποιημένης επεξεργασίας τιμολογίων συχνά περιλαμβάνουν αυτοματοποιημένα εργαλεία εξαγωγής δεδομένων που μπορούν να εξάγουν σχετικά δεδομένα από τιμολόγια και να τα αποθηκεύουν σε τυποποιημένη μορφή που θα βοηθούσε τους μετέπειτα ελέγχους και εγκρίσεις. Πολλά εργαλεία επεξεργασίας τιμολογίων διαθέτουν ενσωματωμένες μονάδες OCR που μπορούν να εξάγουν σχετικά δεδομένα από τιμολόγια. Με δυνατότητα AI εργαλεία διαχείρισης τιμολογίων όπως τα Nanonets μπορούν να εκπαιδευτούν ώστε να εξάγουν συγκεκριμένα δεδομένα από μια ποικιλία μορφών τιμολογίων.
• Ταχύτερη τριπλή αντιστοίχιση: Οι αυτοματοποιημένες τριμερείς συγκρίσεις του τιμολογίου με το PO και την απόδειξη είναι ταχύτερες από τις μη αυτόματες επικυρώσεις, καθώς όλα τα δεδομένα που σχετίζονται με τη συναλλαγή αποθηκεύονται ψηφιακά στο ίδιο μέρος και μπορούν εύκολα να συγκριθούν είτε οπτικά είτε μέσω AI λογισμικό. Οι αυτοματοποιημένες ροές εργασίας επεξεργασίας τιμολογίων μπορούν να ενσωματωθούν με βάσεις δεδομένων και άλλα λογιστικά συστήματα για αυτόματη αντιστοίχιση χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση.
• Βελτιωμένες εγκρίσεις: Η αυτόματη μετάβαση του τιμολογίου από το ένα στάδιο στο άλλο και η ρύθμιση υπενθυμίσεων για έγκριση μπορούν να αποφύγουν καθυστερήσεις στην επεξεργασία του τιμολογίου. Η συμπερίληψη απρόβλεπτων και υπενθυμίσεων στη ροή εργασίας μπορεί να εξαλείψει τα σημεία συμφόρησης. Η ενσωμάτωση ηλεκτρονικών υπογραφών και ψηφιακών εντύπων μπορεί να επιτρέψει τις εν κινήσει εγκρίσεις από διαφορετικούς συμμετέχοντες στη διαδικασία, έτσι ώστε η φυσική απουσία από το γραφείο να μην καθυστερεί τη διαδικασία έγκρισης.
• Διαφάνεια διαδικασίας: Η πολυεπίπεδη πρόσβαση σε δεδομένα και η κεντρική αποθήκευση δεδομένων μπορούν να επιτρέψουν τη διαφάνεια. Η αυτοματοποίηση της επεξεργασίας τιμολογίων δημιουργεί επίσης μια διαδρομή ελέγχου για την παρακολούθηση της προόδου του τιμολογίου κατά μήκος των σημείων ελέγχου.
• Ασφάλεια δεδομένων: Η ψηφιοποίηση των δεδομένων τιμολογίου μπορεί να αποτρέψει την απώλεια πληροφοριών που συνήθως σχετίζονται με τη φυσική μετακίνηση του εγγράφου για επικύρωση και έγκριση. Ο αυτοματισμός μπορεί επίσης να επιτρέψει την ενοποίηση της ροής εργασιών διαχείρισης τιμολογίων με αυτή της εταιρείας σύστημα διαχείρισης εγγράφων και άλλα εργαλεία τήρησης βιβλίων για σκοπούς ελέγχου και αρχειοθέτησης. Βοηθά επίσης στη συμμόρφωση με τους κανονισμούς.
• Καλύτερη επιχειρηματική ευφυΐα: Η αυτοματοποιημένη διαχείριση τιμολογίων μπορεί να επιτρέψει την εύκολη πρόσβαση και αξιολόγηση των δεδομένων αγορών και των δαπανών, επιτρέποντας έτσι καλύτερη ανάλυση και λήψη αποφάσεων.
• Διατήρηση σχέσεων προμηθευτών: Η απουσία καθυστερήσεων και η οργανωμένη διαχείριση των τιμολογίων έχει ως αποτέλεσμα έγκαιρες πληρωμές, καλύτερη επικοινωνία με τους προμηθευτές και συνεπώς παραγωγικές σχέσεις με τους πωλητές.
• Εξάλειψη της απάτης: Η αυτοματοποίηση των ροών εργασιών έγκρισης τιμολογίων μπορεί να εξαλείψει την απάτη τοποθετώντας ελέγχους σε όλη τη ροή εργασιών και αυξάνοντας την ορατότητα. Οι παρατυπίες μπορούν να επισημανθούν αυτόματα κατά τη διάρκεια του αυτοματοποιημένος αγώνας τριών δρόμων. Και η επαλήθευση ηλεκτρονικής υπογραφής μπορεί να αποτρέψει τόσο εσωτερικές/εξωτερικές απάτες όσο και σχετικές απώλειες.

Διαδικασίες AP που είναι κατάλληλες για αυτοματοποίηση

Μερικά από τα βήματα επεξεργασίας τιμολογίων που θα επωφεληθούν από την αυτοματοποίηση είναι:

• Απόδειξη τιμολογίου: Δεδομένου ότι λαμβάνονται διάφορες μορφές τιμολογίων από διαφορετικούς προμηθευτές, η αυτόματη ανίχνευση των διαφόρων σχετικών πεδίων στο τιμολόγιο θα βοηθούσε στην ψηφιοποίηση του τιμολογίου και στην καλύτερη διαχείριση των δεδομένων. Τα εργαλεία OCR είναι χρήσιμα εδώ.
• Επικύρωση τιμολογίου: Είναι εύκολο να ορίσετε κανόνες για τον έλεγχο της ακεραιότητας και της πληρότητας των δεδομένων στα τιμολόγια. Η συμπλήρωση των διαφόρων προσαρμοσμένων πεδίων στη βάση δεδομένων τιμολογίων μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό ελλιπών ή ελλιπών πληροφοριών.
• Τριμερής αντιστοίχιση: Τα τιμολόγια δημιουργούνται συχνά ως απάντηση σε μια PO και συχνά συνδέονται με μια απόδειξη. Αυτά τα τρία έγγραφα θα συνδέονται με έναν κοινό αριθμό PO. Η αυτοματοποιημένη αντιστοίχιση τιμολογίων, PO και αποδείξεων θα επισπεύσει τη διαδικασία επικύρωσης και θα μεταφέρει το τιμολόγιο στο επόμενο επίπεδο χωρίς καθυστερήσεις.
• Χειρισμός εξαιρέσεων: Οι εξαιρέσεις και οι ακραίες περιπτώσεις δεν είναι ασυνήθιστες στη διαχείριση τιμολογίων. Περιπτώσεις αιχμής ενδέχεται να προκύψουν λόγω αλλαγών ζώνης ώρας, πολλαπλών επαναλαμβανόμενων χρεώσεων, αναδρομικών προσαρμογών τιμών και μεταβλητών μηνών. Ορισμένα λογισμικά, ειδικά αυτά που τροφοδοτούνται από AI, όπως τα Nanonets, μπορούν να χειριστούν αυτές τις ακραίες περιπτώσεις, ενώ ορισμένα απαιτούν διαφορετικά επίπεδα ανθρώπινης παρέμβασης.
• Η διαδικασία έγκρισης: Τα ψηφιακά τιμολόγια μπορούν να μετακινηθούν αυτόματα κατά μήκος της ιεραρχίας διαχείρισης για εγκρίσεις. Η ρύθμιση υπενθυμίσεων μπορεί επίσης να βοηθήσει στην επίσπευση της διαδικασίας τιμολογίου.
• Πληρωμή: Οι ψηφιακές πληρωμές (τραπεζική μεταφορά κ.λπ.) μπορούν να ενσωματωθούν στο λογισμικό για να ενεργοποιηθεί η αυτόματη πληρωμή στον προμηθευτή μόλις ληφθούν όλες οι εγκρίσεις.
• Analytics: Ο αυτοματισμός μπορεί να επιτρέψει την αξιολόγηση και αναλύσεις μοτίβων δαπανών και σχέσεων προμηθευτών, που θα μπορούσαν να βοηθήσουν σε διορθώσεις πορείας και παραγωγικές επιχειρηματικές αποφάσεις. Τα συστήματα που βασίζονται σε τεχνητή νοημοσύνη θα επέτρεπαν καλύτερες αναλύσεις με περισσότερη εκπαίδευση με τιμολόγια.

Κάντε κράτηση αυτής της ζωντανής επίδειξης διάρκειας 30 λεπτών για να είναι η τελευταία φορά που θα χρειαστεί να πληκτρολογήσετε με μη αυτόματο τρόπο δεδομένα από τιμολόγια ή αποδείξεις σε λογισμικό ERP.

Νανοδίκτυα για έξυπνη επεξεργασία τιμολογίων

Το Nanonets είναι ένα λογισμικό που βασίζεται σε τεχνητή νοημοσύνη και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αυτοματοποίηση και τον εξορθολογισμό των βημάτων επεξεργασίας τιμολογίων της επιχείρησής σας.

Τα δεδομένα μπορούν να συλληφθούν χωρίς σφάλματα από διάφορους τύπους αρχείων τιμολογίων. Ο κινητήρας AI των Nanonets μπορεί να εκπαιδευτεί με πραγματικά τιμολόγια, χωρίς να χρειάζεται κωδικοποίηση, γεγονός που τον καθιστά προσαρμόσιμο στην εταιρεία.  

Διαθέτει επίσης ενσωματωμένους αλγόριθμους τελευταίας τεχνολογίας και ισχυρή υποδομή για εγκρίσεις πολλαπλών βημάτων. Το λογισμικό επεξεργασίας τιμολογίων Nanonets μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα συστήματα, όπως η βάση δεδομένων Mysql, το QuickBooks ή το Salesforce και είναι αγνωστικό πλατφόρμας. Είναι ακριβές και επεκτάσιμο, εξοικονομεί χρόνο και χρήμα για την ομάδα επεξεργασίας τιμολογίων πληρωτέων λογαριασμών και ενισχύει την παραγωγικότητα.

Πάρε μακριά

Η αυτοματοποίηση της επεξεργασίας τιμολογίων απλοποιεί τη διαδικασία αγοράς, ενισχύει τη διαφάνεια της διαδρομής τιμολογίων, εξοικονομεί χρόνο και χρήμα, αυξάνει την παραγωγικότητα των εργαζομένων και βελτιώνει τις σχέσεις με τους προμηθευτές. Η αυτοματοποίηση ροής τιμολογίων επιτρέπει στους ανθρώπινους εργαζομένους να επικεντρωθούν σε λιγότερο κοσμικές, υψηλότερης αξίας δραστηριότητες, όπως ο σχεδιασμός και η στρατηγική. Αυτά μπορούν, με τη σειρά τους, να οδηγήσουν σε βελτιωμένη συνολική αποτελεσματικότητα και κερδοφορία της επιχείρησης.

• SEO Powered Content & PR Distribution. Ενισχύστε σήμερα.
• PlatoAiStream. Web3 Data Intelligence. Ενισχύθηκε η γνώση. Πρόσβαση εδώ.
• Minting the Future με την Adryenn Ashley. Πρόσβαση εδώ.
• Αγορά και πώληση μετοχών σε εταιρείες PRE-IPO με το PREIPO®. Πρόσβαση εδώ.
• πηγή: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/